L'attivazione dei fornitori può essere una procedura noiosa e lenta, ma è anche un processo importante per qualsiasi attività che si affida a fornitori esterni. L'attivazione dei fornitori protegge dai rischi di conformità, mantiene i pagamenti attivi e senza ritardi e getta le basi per relazioni sane e durature con i fornitori.

Di seguito viene illustrato come funziona l'attivazione dei fornitori, cosa dovrebbe includere e come renderla un'esperienza positiva per tutte le parti.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'attivazione dei fornitori?
  
• Quali sono i passaggi chiave nell'elaborare l'attivazione dei fornitori?
  
• Quali sono le best practice per l'attivazione dei fornitori?
  
• Che cos'è l'automazione dell'attivazione dei fornitori?
  
• Come si sceglie il software migliore di attivazione dei fornitori?
  
• In che modo Stripe Global Payouts può essere d'aiuto
  

Che cos'è l'attivazione dei fornitori?

L'attivazione dei fornitori è l'integrazione di un nuovo fornitore nei tuoi sistemi per consentire l'avvio di un rapporto commerciale. Questa comporta la raccolta di informazioni come codice fiscale, dati bancari e documenti relativi alla conformità, per controllare il fornitore e verificare che tutti siano d'accordo sulle aspettative e sulle linee guida prima di scambiare denaro o materiali. L'attivazione dei fornitori è il modo per confermare che il fornitore possa fornire ciò che ti serve, che puoi pagarlo in modo affidabile e che non ci sono potenziali problemi di carattere finanziario o legale che potrebbero causare problemi in futuro.

Il processo può essere rapido e semplice o più completo, a seconda dell'ambito e del rischio del fornitore. In media occorrono circa tre mesi per completare la ricerca del fornitore e il processo di attivazione richiede ancora più tempo. Un fornitore occasionale potrebbe necessitare soltanto di un modulo base e della configurazione del pagamento, mentre un fornitore importante potrebbe necessitare di una revisione più lunga, anche relativa agli aspetti legali, finanziari, informatici (IT) e degli acquisti.

Quali sono i punti chiave nell'elaborare l'attivazione dei fornitori?

Ogni azienda gestisce l'attivazione dei fornitori in modo leggermente diverso, ma la maggior parte di esse segue questi passaggi fondamentali:

• Segnalazione della necessità di un nuovo fornitore. Il team degli acquisti o finanziario confermano che il fornitore è necessario, conforme al budget e idoneo a essere immesso nel sistema.
  
• Controllo del fornitore. Questo potrebbe comportare la verifica delle referenze, della stabilità finanziaria o delle certificazioni. I fornitori importanti o ad alto rischio sono spesso sottoposti a revisioni più approfondite, talvolta con informazioni di tipo legale o relative alla conformità o alla sicurezza.
  
• Ricezione dei dati e dei documenti necessari, tra cui dati sull'attività, moduli fiscali (ad esempio, il modulo W-9 o l'equivalente locale), informazioni sul conto bancario per pagamenti, licenze, certificati o polizze assicurative, nonché politiche o codici di condotta firmati, se necessario.
  
• Controllo dei dati raccolti. I codici fiscali sono corretti? I dati bancari sono formattati correttamente? Manca qualcosa? A questo punto i team addetti al rischio potrebbero eseguire uni screening di conformità (ad esempio, elenchi di soggetti sanzionati, controlli di proprietà, verifiche assicurative) prima di approvare il fornitore e proseguire.
  
• Stabilire un contratto che indichi prezzi, termini di pagamento, prodotti finali, accordi sul livello di servizio e qualsiasi specifica condizione legale richiesta dalla tua organizzazione.
  
• Inserimento del fornitore nei sistemi interni, come Enterprise Resource Planning (ERP), Approvvigionamenti e Contabilità fornitori (AP). Vengono configurati i termini di pagamento e creati gli ID del fornitore, e i dati vengono mappati sugli strumenti a valle per evitare successive rielaborazioni o frammentazioni.
  
• Per le partnership più coinvolgenti puoi illustrare al fornitore i tuoi strumenti o i tuoi processi. Ad esempio, sa come inviare le fatture e confermare gli ordini di acquisto? Chi deve contattare quando qualcosa non funziona? Per i fornitori a basso impatto questo passaggio potrebbe non essere necessario.
  

Quali sono le best practice per l'attivazione dei fornitori?

Un'elaborazione ottimale dell'attivazione fa risparmiare tempo, riduce i rischi e crea le premesse per il successo nei rapporti di lavoro.

Ecco come agiscono i team gestiti con successo.

Utilizza una lista di spunta standardizzata

Inizia con un elenco chiaro e coerente di tutto ciò che devi ottenere e verificare, in modo da rendere controllabile e ripetibile l'elaborazione.

Prequalifica in anticipo i fornitori

Prima di chiedere a un fornitore di compilare qualsiasi modulo, assicurati che soddisfi i requisiti minimi, tra cui certificazioni, limitazioni geografiche, classificazioni di diversità o credenziali specifiche del settore.

Centralizza tutte le comunicazioni

Usa un unico portale, una sola cartella o un punto di contatto condiviso. Non distribuire i moduli su email, chat e fogli di calcolo diversi. Tutti, compreso il fornitore, devono sapere dove si svolge il processo, quali passaggi sono stati completati e cosa è ancora in sospeso.

Assegna un titolare del processo

Dovrebbe sempre esserci qualcuno incaricato di monitorare l'attivazione dall'inizio alla fine, assicurandosi che ogni passaggio avvenga nel momento giusto.

Automatizza le parti ripetitive

Utilizza un software per convalidare i codici fiscali, inoltrare le approvazioni, tener traccia degli invii e segnalare i campi mancanti. In questo modo puoi ridurre i ritardi, evitare errori manuali e liberare il tuo team perché si occupi di lavori più preziosi.

Non trattare tutti i fornitori allo stesso modo

Personalizza il livello di attivazione in base al rischio, all'ambito e alla complessità del fornitore, senza render vani i controlli. Un fotografo freelance non ha bisogno dello stesso processo di un fornitore di servizi logistici essenziali.

Sii trasparente sulle aspettative

Chiarisci i dettagli del rapporto: come il fornitore dovrebbe fatturare, quando devono essere emessi i pagamenti e a chi dovrebbe rivolgersi per le varie domande. Inviare al fornitore una pagina che spiega "come lavorare con noi" può essere d'aiuto ed evitare confusioni.

Fai dall'inizio buona impressione

L'attivazione è la tua prima vera interazione con un fornitore. Se l'esperienza è caotica, lenta o poco chiara, può riflettersi negativamente sulla futura relazione commerciale. Sii reattivo, chiedi solo ciò che è necessario e fai proseguire il processo.

Che cos'è l'automazione dell'attivazione dei fornitori?

L'automazione dell'attivazione dei fornitori consiste nell'utilizzo di un software per gestire le parti dell'attivazione eseguite manualmente, ripetitive e soggette a errori. Invece di inviare i PDF tramite email e inseguire le firme mancanti, si fornisce un modulo o un portale digitale sicuro in cui i fornitori possono inviare tutto il materiale. Dietro le quinte si gestiscono la convalida, i controlli di conformità, i flussi di lavoro interni e l'integrazione nel sistema.

Ecco cosa può fare l'automazione:

• Riscossione di dati self-service: i fornitori compilano moduli digitali di attivazione e caricano i documenti.
  
• Convalida in tempo reale: prima dell'invio, il sistema verifica la presenza di campi mancanti, formati errati, codici fiscali non validi o informazioni di pagamento non corrispondenti.
  
• Inoltro del flusso di lavoro: le approvazioni vengono attivate automaticamente in base al tipo di fornitore, alle soglie di spesa o al livello di rischio.
  
• Controlli di conformità integrati: sono integrati gli screening degli elenchi di sanzioni, la verifica della licenza dell'attività, la convalida della titolarità del conto bancario e altro ancora.
  
• Integrazione nel sistema: una volta che un fornitore viene approvato, i suoi dati confluiscono direttamente nei sistemi ERP, di approvvigionamento o AP.
  
• Audit trail e visibilità: ogni approvazione, invio e modifica viene monitorata e viene apposto un marcatore temporale.
  

L'automazione rende il processo più veloce, accurato e conforme e consente di coinvolgere più persone senza esaurire il team. Non è necessario un sistema massiccio per iniziare: anche piccoli aggiornamenti, come il cambiamento da fogli di calcolo inviati tramite email a un modulo online strutturato, possono ridurre drasticamente i tempi di attivazione e pulizia.

Come scegliere il software migliore di attivazione dei fornitori?

Il software corretto rende l'attivazione meno faticosa per te e per il fornitore. Ti serve uno strumento che si adatti al modo in cui lavora il tuo team e risolva i problemi che stai riscontrando.

Ecco cosa è importante considerare.

Integrazione fluida con i sistemi già in uso

Un buon software dovrebbe inviare i dati dei fornitori approvati ovunque siano necessari: ERP, AP e qualsiasi altro sistema pertinente alla tua attività.

È self-service per i fornitori

La migliore esperienza di attivazione è quella in cui i fornitori non devono inviare un PDF tramite email, chiedere dove inviarlo e attendere una settimana per scoprire che manca un campo. Uno strumento valido offre loro un'interfaccia pulita e sicura per compilare moduli, caricare documenti e tener traccia dell'avanzamento.

Puoi creare regole nel flusso di lavoro

Ogni azienda ha la propria logica di approvazione, secondo la spesa, il rischio o l'area geografica. Il software dovrebbe permetterti di configurarla senza una richiesta di assistenza IT. Sia che si tratti di inoltrare un fornitore ad alto rischio al team legale o di saltare ulteriori approvazioni per un fornitore a basso rischio, il software dovrebbe rispecchiare il modo in cui il tuo team prende le decisioni.

Incorpora i controlli di conformità

Non dovresti cercare la ragione sociale di un fornitore per vedere se appare in un elenco di soggetti sanzionati. Una piattaforma di attivazione efficiente gestisce in automatico la verifica del codice fiscale, il monitoraggio dei certificati e il punteggio di rischio, quindi non devi fare affidamento sulla memoria o su un foglio di calcolo per mantenere la conformità.

Tiene tutto in un unico punto

Tutti i moduli, le polizze, i contratti e le comunicazioni devono essere accessibili in un unico sistema. Se tra sei mesi qualcuno chiederà: "Abbiamo mai ottenuto i certificati assicurativi da questo fornitore?", per scoprirlo non dovrai cercare negli scambi di email.

È facile da usare

L'interfaccia dovrebbe essere abbastanza intuitiva da indurre le persone a utilizzarla e abbastanza semplice da evitare che i fornitori abbiano bisogno di istruzioni. Evita qualsiasi cosa con curve di apprendimento faticose, flussi di lavoro che richiedono 20 clic e messaggi di errore enigmatici.

Cresce con la tua attività

Il software dovrebbe crescere insieme alla tua attività senza diventare eccessivamente complesso o oneroso. Fai attenzione agli strumenti che hanno senso solo con grandi volumi aziendali o che richiedono un ulteriore acquisto per sbloccare le funzioni principali.

Come Stripe Global Payouts può essere d'aiuto

Stripe Global Payouts ti consente di pagare i fornitori in tutto il mondo, facilmente e in pochi minuti. Crea i destinatari, invia bonifici una tantum o ricorrenti e tiene traccia del buon fine dei bonifici. Stripe Global Payouts può aiutarti a:

• Inviare denaro in modo sicuro: verifica istantaneamente i soggetti terzi con Financial Connections e riduce le perdite dovute a frodi con verifiche tramite password monouso, per una maggiore sicurezza.
  
• Ridurre i costi: invia denaro in oltre 50 Paesi e riduci i costi dei cambi di valuta finanziando direttamente i pagamenti in più valute dal tuo conto bancario.
  
• Risparmiare tempo: compila automaticamente i dati bancari dei destinatari con soltanto un nome utente e una password e fornisci l'accesso al denaro in pochi minuti.
  
• Integrarti rapidamente: attiva il servizio con soluzioni senza codice, moduli in hosting o interfacce di programmazione applicazioni (API) flessibili, che automatizzano i flussi dei bonifici e riducono gli errori.
  

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