La incorporación de proveedores puede ser tediosa y lenta. Pero también es un proceso importante para cualquier empresa que dependa de proveedores externos. La incorporación de proveedores protege contra el riesgo de cumplimiento de la normativa, mantiene los pagos en movimiento sin retrasos, y sienta las bases para relaciones saludables y a largo plazo con los proveedores.

A continuación le explicaremos cómo funciona la incorporación de proveedores y vendedores, qué debe incluir y cómo hacer que sea una experiencia positiva para todas las partes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la incorporación de proveedores y vendedores?
  
• ¿Cuáles son los pasos clave en el proceso de incorporación de los proveedores?
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la incorporación de proveedores?
  
• ¿Qué es la automatización de la incorporación de proveedores?
  
• ¿Cómo elegir el mejor software de incorporación de proveedores?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Global Payouts
  

¿Qué es la activación de proveedores?

La activación de proveedores es el proceso de configuración de un nuevo proveedor en tus sistemas para que puedas empezar a hacer negocios con él. Esto implica recopilar información como ID fiscales, datos bancarios y cumplimiento de la normativa documentos, examinar al proveedor y asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo con las expectativas y directrices antes de intercambiar dinero o materiales. La activación del proveedor es la forma en que confirmas que el proveedor puede entregarte lo que necesitas, que puedes pagarle de forma fiable y que no hay problemas posibles, financieros, legales o de otro tipo, que puedan causar dificultades en el futuro.

El proceso puede ser rápido y sencillo o más exhaustivo, según el alcance y el riesgo del proveedor. Se tarda unos tres meses de media en completar la búsqueda de un proveedor, y el proceso de activación añade aún más tiempo. Un proveedor puntual puede necesitar sólo un formulario básico y la configuración del pago, mientras que un proveedor importante puede necesitar una revisión más larga, que incluya aspectos legales, financieros, de compras y de tecnología de la información (TI).

¿Cuáles son los pasos clave en el proceso de activación de proveedores?

Cada empresa gestiona la activación de los proveedores de forma un poco diferente, pero la mayoría sigue estos pasos básicos:

• Usted señala la necesidad de un nuevo proveedor. El departamento de adquisiciones o finanzas confirma si el proveedor es necesario, se ajusta al presupuesto y merece la pena incorporarlo al sistema.
  
• Investigas al proveedor. Esto puede implicar comprobar las referencias, la estabilidad financiera o las certificaciones. Los proveedores importantes o de alto riesgo suelen someterse aquí a revisiones más exhaustivas, que a veces incluyen aportaciones legales, de cumplimiento de la normativa o de seguridad.
  
• Recolectas los datos y documentos necesarios, incluyendo los datos de la empresa, los formularios fiscales (por ejemplo, W-9 o su equivalente local), la información de la cuenta bancaria para los pagos, las licencias, los certificados o los justificantes de seguro, y las pólizas o códigos de conducta firmados, si son necesarios.
  
• Compruebas los datos cobrados. ¿Son válidos los ID fiscales? ¿Los datos bancarios están formateados correctamente? ¿Falta algo? Aquí es también donde los equipos de riesgo podrían realizar revisiones de cumplimiento de la normativa (por ejemplo, listas de sanciones, comprobaciones de propiedad, justificante de seguros) antes de aprobar que el proveedor siga adelante.
  
• Estableces un contrato que dicta los precios, las condiciones de pago, los productos, los acuerdos de nivel de servicio y cualquier lenguaje legal específico que requiera tu organización.
  
• Añades el proveedor a tus sistemas internos, como la planificación de recursos empresariales (ERP), las adquisiciones y las cuentas a pagar (AP). Se configuran las condiciones de pago, se crean los identificadores de proveedor y se asignan los datos a las herramientas posteriores para evitar la repetición o la fragmentación posteriores.
  
• Para colaboraciones más complejas, puedes enseñar al proveedor cómo usar tus herramientas o procesos. Por ejemplo, ¿sabe cómo enviar facturas y confirmar órdenes de compra? ¿A quién debe contactar si algo se rompe? Para proveedores con los que no hay mucho contacto, puede que este paso no sea necesario.
  

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para la incorporación de proveedores?

Un buen proceso de incorporación ahorra tiempo, reduce riesgos y sienta las bases para una relación laboral satisfactoria.

He aquí cómo lo hacen los equipos mejor dirigidos.

Uso de una lista de comprobación estandarizada

Comienza con una lista clara y coherente de todo lo que debes cobrar y verificar. Esto hace que tu proceso sea auditable y repetible.

Califica previamente a los proveedores con antelación

Antes de pedir a un proveedor que rellene cualquier formulario, asegúrate de que cumple tus requisitos mínimos. Éstos podrían incluir certificaciones, restricciones geográficas, clasificaciones de diversidad o credenciales específicas del sector.

Centralización de todas las comunicaciones

Utiliza un único portal, carpeta compartida o punto de contacto. No disperses los formularios por diferentes correos electrónicos, chats y hojas de cálculo. Todo el mundo, incluyendo el proveedor, debe saber dónde está activo el proceso, qué pasos se han completado y qué queda pendiente.

Asignación de un propietario al proceso

Siempre debe haber alguien a cargo de cobrar la incorporación de principio a fin, asegurándote de que cada paso se produce en el momento correcto.

Automatización de las partes repetitivas

Utiliza software para validar ID fiscales, dirigir aprobaciones, realizar un seguimiento de las presentaciones y señalar los campos que faltan. Esto puede ayudar a reducir los retrasos, evitar errores manuales y liberar a tu equipo para que pueda dedicarse a tareas más valiosas.

No trates a todos los proveedores igual

Personaliza el nivel de la incorporación en función del riesgo, el alcance y la complejidad del proveedor sin comprometer tus controles. Un fotógrafo autónomo no necesita el mismo proceso que un proveedor principal de logística.

Se transparente sobre las expectativas

Aclara los detalles de la relación: cómo debe facturarte el proveedor, cuándo se realizan los pagos y con quién deben ponerse en contacto para diferentes cuestiones. Enviar al proveedor una hoja informativa sobre «cómo trabajar con nosotros» puede ayudar a eliminar confusiones.

Causar una buena primera impresión

La incorporación es tu primera interacción real con un proveedor. Si la experiencia es caótica, lenta u opaca, puede repercutir negativamente en su futura relación laboral. Se receptivo, pide solo lo necesario y mantén el proceso en marcha.

¿Qué es la automatización del activación de proveedores?

La automatización de la activación de proveedores consiste en el uso de software para gestionar las partes manuales, repetitivas y propensas a errores del proceso de incorporación. En lugar de enviar archivos PDF por correo electrónico y buscar las firmas que faltan, se proporciona un formulario digital seguro o un portal en el que los proveedores pueden enviar todo el material. Entre bastidores, se encarga de la validación, las comprobaciones de cumplimiento, los flujos de trabajo internos y la integración del sistema.

Esto es lo que puede permitir la automatización:

• Recopilación de datos autoservicio: los proveedores rellenan formularios digitales de incorporación y suben los documentos ellos mismos.
  
• Validación en tiempo real: el sistema comprueba si faltan campos, si los formatos son incorrectos, si los ID fiscales no son válidos o si la información de los pagos no coincide antes del envío.
  
• Ruta del flujo de trabajo: las aprobaciones se activan automáticamente en función del tipo de proveedor, los umbrales de gastos o el nivel de riesgo.
  
• Comprobaciones de cumplimiento de la normativa integradas: se han integrado comprobaciones con listas de sanciones, verificación de licencias comerciales, validación de titularidad de cuentas bancarias y mucho más.
  
• Integración de sistemas: una vez que se aprueba a un proveedor, sus datos se transfieren directamente a tus sistemas ERP, de compras o de cuentas por pagar.
  
• Registros de auditoría y visibilidad: cada aprobación, envío y cambio se registra y se marca con la fecha y la hora.
  

La automatización hace que el proceso sea más rápido, más preciso y más conforme. También te permite incorporar a más personas sin saturar a tu equipo. No necesitas un sistema enorme para empezar: incluso pequeñas actualizaciones, como pasar de hojas de cálculo enviadas por correo electrónico a un formulario estructurado en línea, pueden minimizar el tiempo de activación y la limpieza de forma espectacular.

¿Cómo elegir el mejor software de activación para proveedores?

El software adecuado hace que la activación sea menos dolorosa para ti y para el proveedor. Necesitas una herramienta que se adapte a la forma de trabajar de tu equipo y resuelva el problema que estás experimentando.

Esto es lo que debes buscar.

Se integra con los sistemas que ya utilizas

Un buen software debería enviar los datos aprobados de los proveedores a donde sea necesario: tu ERP, AP y cualquier otro sistema que se conveniente para tu empresa.

Es autoservicio para los vendedores

La mejor experiencia de activación es aquella en la que los vendedores no tienen que enviar un PDF por correo electrónico, preguntar dónde enviarlo y esperar una semana para descubrir que le falta un campo. Una buena herramienta les ofrece una interfaz limpia y segura en la que pueden rellenar formularios, cargar documentación y hacer un seguimiento del progreso.

Puedes incorporar reglas al flujo de trabajo

Cada empresa tiene su propia lógica de aprobación: por gasto, riesgo o región. Tu software debería permitirte configurarla sin tener que presentar un ticket de TI. Tanto si eso significa dirigir un proveedor de alto riesgo a tu equipo legal como omitir aprobaciones adicionales para un proveedor de bajo riesgo, el software debe reflejar la forma en que tu equipo toma las decisiones.

Incorporación de controles de cumplimiento de la normativa

No deberías tener que buscar el nombre legal de un proveedor para ver si figura en una lista de sanciones. Una plataforma de incorporación eficaz se encarga de la verificación del número de identificación fiscal, el seguimiento de certificados y la puntuación automatizada de riesgos, para que no tengas que depender de tu memoria o de una hoja de cálculo para cumplir con la normativa.

Mantiene todo en un solo lugar

Todos los formularios, políticas, contratos y comunicaciones deben estar en un solo sistema. Si alguien pregunta dentro de seis meses: «¿Alguna vez le hemos pedido justificante de seguro a este proveedor?», no deberías tener que rebuscar en los hilos de correo electrónico para averiguarlo.

Es fácil de usar

La interfaz debe ser lo suficientemente intuitiva como para que la gente quiera utilizarla y lo suficientemente sencilla como para que los vendedores no necesiten orientación. Evita cualquier sistema con curvas de aprendizaje pronunciadas, flujos de trabajo que requieran 20 clics y mensajes de error misteriosos.

Crece con tu empresa

El software debe escalar contigo sin volverse excesivamente complejo o caro. Permanece atento a las herramientas que solo tienen sentido en el volumen de la empresa o que bloquean las funciones principales detrás de una venta adicional.

Cómo puede ayudar Stripe Global Payouts

Stripe Global Payouts te permite pagar fácilmente a proveedores y vendedores de todo el mundo en cuestión de minutos. Crea destinatarios, envía pagos únicos o periódicos y realiza un seguimiento de las tasas de éxito de las transferencias. Stripe Global Payouts puede ayudarte a:

• Enviar dinero de forma segura: verifica al instante a terceros con Financial Connections, y reduce las pérdidas por fraude con verificaciones de contraseñas de un solo uso para mayor seguridad.
  
• Reducir costes: envía dinero a más de 50 países y reduce los costes de cambio de divisas financiando los pagos en múltiples divisas directamente desde tu cuenta bancaria.
  
• Ahorrar tiempo:rellena automáticamente los datos bancarios de los destinatarios con solo un nombre de usuario y una contraseña, y facilita el acceso al dinero en cuestión de minutos.
  
• Integrarte rápidamente: pasa a modo activo con soluciones sin programación, formularios alojados o interfaces de programación de aplicaciones (API) flexibles que automatizan los flujos de transferencia y reducen los errores.
  

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