Sanctiescreening is het proces waarbij individuen, entiteiten of transacties worden gecontroleerd aan de hand van officiële lijsten van gesanctioneerde partijen die zijn uitgegeven door regeringen of internationale instanties. Het doel hiervan is om transacties met personen of groepen die betrokken zijn bij illegale activiteiten zoals terrorisme, drugshandel of mensenrechtenschendingen te identificeren en te voorkomen. Op de geconsolideerde sanctielijst van de Verenigde Naties staan bijvoorbeeld 670 personen en 193 entiteiten. Sanctiescreening is een belangrijk onderdeel van de manier waarop organisaties voldoen aan inspanningen voor witwasbestrijding (AML) en terrorismefinanciering (CTF) en helpen financiële en juridische risico's te beperken.

Hieronder leggen we uit waarom sanctiescreening plaatsvindt, hoe het werkt, welke soorten bedrijven te maken krijgen met sanctiescreening en hoe je hier als bedrijf mee om kunt gaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom vindt sanctiescreening plaats?
  
• Hoe werkt sanctiescreening?
  
• Welke soorten bedrijven krijgen te maken met sanctiescreening?
  
• Hoe ga je als bedrijf om met sanctiescreening?
  

Waarom vindt sanctiescreening plaats?

Sanctiescreening is een belangrijk onderdeel van de wereldwijde inspanningen om financiële criminaliteit, terrorisme en andere internationale bedreigingen te bestrijden. Het is een eerstelijnsverdediging tegen individuen, entiteiten en landen die zijn aangemerkt als potentieel risico voor de nationale veiligheid of internationale vrede. Hieronder lees je waarom dit proces zo belangrijk is.

• Compliance met regelgeving: In veel rechtsgebieden zijn bedrijven en financiële instellingen wettelijk verplicht om te screenen op sanctielijsten. Het niet naleven kan leiden tot hoge boetes en reputatieschade.

• Risicobeperking: Met sanctiescreening kunnen bedrijven transacties markeren waarbij personen of entiteiten op sanctielijsten betrokken zijn, waardoor de kans kleiner wordt dat bedrijven zaken met ze doen. Deze risico's kunnen bestaan uit financiële verliezen, juridische gevolgen en operationele verstoringen.

• Nationale veiligheid: Sancties worden vaak opgelegd om redenen van nationale veiligheid. Sanctiescreening kan helpen bij het bestrijden van terrorisme, de verspreiding van wapens en mensenrechtenschendingen.

• Internationale verplichtingen: Landen zijn vaak gebonden aan internationale overeenkomsten en resoluties die hen verplichten sancties uit te voeren. Screening op sancties is een belangrijk onderdeel van het nakomen van deze verplichtingen.

• Reputatiemanagement: Het aangaan van transacties met gesanctioneerde partijen kan de reputatie van een organisatie ernstig schaden. Sanctiescreening helpt het merk en imago van een bedrijf beschermen en behouden.

Hoe werkt sanctiescreening?

Het proces voor sanctiescreening werkt als volgt.

• Verzamelen en voorbereiden van gegevens: Een bedrijf verzamelt relevante klantgegevens, waaronder meestal namen, adressen en identificatienummers, maar ook transactiegegevens en informatie over uiteindelijk belanghebbenden (wie of wat is de eigenaar van een bedrijf). Deze gegevens worden gestandaardiseerd en ingedeeld voor een efficiënte screening.

• Screening op sanctielijsten: De voorbereide gegevens worden gescreend aan de hand van een uitgebreide database met sanctielijsten uit verschillende bronnen, waaronder overheidsinstanties, internationale organisaties en regelgevende instanties. Dit screeningproces kan bestaan uit exacte overeenkomsten, fuzzy logic (het vinden van gedeeltelijke overeenkomsten met onnauwkeurige gegevens) of fonetische matching (overeenkomende namen die hetzelfde worden uitgesproken) om potentiële overeenkomsten te identificeren.

• Risicobeoordeling en prioritering: Risicobeoordelingen worden uitgevoerd op alle geïdentificeerde overeenkomsten. Het potentiële risico van elke overeenkomst wordt beoordeeld op basis van factoren zoals de zwaarte van de sancties, het type transactie en het risicoprofiel van de klant. Overeenkomsten krijgen prioriteit voor verder onderzoek.

• Onderzoek en due diligence: Overeenkomsten met een hoog risico ondergaan een grondiger onderzoek, inclusief aanvullend onderzoek en due diligence, en mogelijk contact opnemen met de relevante autoriteiten. In deze stap wordt bepaald of de overeenkomst echt is of vals-positief.

• Besluitvorming en rapportage: Op basis van de bevindingen van het onderzoek wordt een beslissing genomen over de overeenkomst. Bij een echte overeenkomst worden passende maatregelen genomen, zoals het bevriezen van tegoeden, het blokkeren van transacties of rapportage aan regelgevende instanties. Vals-positieven worden gedocumenteerd en gewist.

Welke soorten bedrijven krijgen te maken met sanctiescreening?

Veel bedrijven moeten sanctiescreening uitvoeren vanwege hun betrokkenheid bij activiteiten die te maken kunnen hebben met personen, entiteiten of landen waarvoor sancties gelden. Hier zijn enkele van de belangrijkste sectoren die doorgaans bij dit proces betrokken zijn.

• Financiële dienstverlening: Banken, kredietunies, beleggingsondernemingen, verzekeringsmaatschappijen en andere financiële instellingen lopen voorop bij compliance met sancties vanwege hun rol bij het faciliteren van transacties en het beheren van activa.

• Handel en export: Bedrijven die betrokken zijn bij internationale handel en exportactiviteiten worden onderworpen aan strenge sanctiescreening om te voorkomen dat hun producten en diensten in handen komen van gesanctioneerde partijen of bijdragen aan verboden activiteiten.

• Juridische en professionele dienstverlening: Advocatenkantoren, accountantskantoren, adviesbureaus en andere professionele dienstverleners moeten hun klanten en transacties screenen om te voorkomen dat illegale activiteiten worden gefaciliteerd en om ervoor te zorgen dat de antiwitwasregelgeving (AML) wordt nageleefd.

• Vastgoed: Makelaars en projectontwikkelaars zijn steeds vaker verplicht om sanctiecontroles uit te voeren op potentiële kopers en investeerders om het witwassen van geld en de verwerving van activa door gesanctioneerde personen te voorkomen.

• Technologie en telecom: Technologiebedrijven en telecommunicatieaanbieders moeten klanten en transacties screenen om te voorkomen dat diensten worden verleend aan gesanctioneerde entiteiten of personen die betrokken zijn bij cybercriminaliteit of andere illegale activiteiten.

• Non-profitorganisaties: Niet-gouvernementele organisaties (ngo's) en goede doelen worden ook onderworpen aan sanctiescreening om ervoor te zorgen dat hun geld en middelen niet worden omgeleid naar gesanctioneerde groepen of worden gebruikt voor verboden doeleinden.

• Energie en grondstoffen: Bedrijven die betrokken zijn bij de energie- en grondstoffensector, zoals olie, gas en mijnbouw, zijn onderworpen aan sanctiescreening vanwege het risicovolle karakter van deze sectoren en hun grotere kans op betrokkenheid bij sanctieschendingen.

Sanctiecreening kan ook relevant zijn voor bedrijven in sectoren als transport, productie en detailhandel, met name als deze bedrijven internationale transacties uitvoeren of samenwerken met klanten of leveranciers in rechtsgebieden met een hoog risico.

Hoe ga je als bedrijf om met sanctiescreening?

Hier zijn enkele best practices om als bedrijf te voldoen aan de vereisten en procedures voor sanctiescreening.

• Ontwikkel en implementeer een uitgebreid compliancebeleid waarin de procedures voor sanctiescreening worden beschreven. Dit beleid moet rollen en verantwoordelijkheden definiëren, de screeningprocedure beschrijven en protocollen opstellen voor het omgaan met potentiële overeenkomsten.

• Voer grondige due diligence uit op alle klanten, partners en transacties, vooral die waarbij risicovolle landen of sectoren betrokken zijn. Voor complexe zakelijke relaties of grote transacties kan een intensievere due diligence nodig zijn.

• Blijf op de hoogte van de laatste sancties en wijzigingen in de regelgeving door updates van relevante autoriteiten zoals de Verenigde Naties, de Europese Unie en het Amerikaanse Office of Foreign Assets Control (OFAC) te bekijken. Sancties kunnen vaak veranderen als reactie op geopolitieke ontwikkelingen. Door je te abonneren op updates over regelgeving of gebruik te maken van compliancediensten, blijf je op de hoogte.

• Overweeg het gebruik van sanctiescreeningsoftware om je complianceproces te vereenvoudigen en het risico op menselijke fouten te verminderen. Zoek software die je in je bestaande systemen kunt integreren en die grote hoeveelheden gegevens met hoge nauwkeurigheid kan verwerken. Werk de software regelmatig bij met eventuele wijzigingen in sanctielijsten.

• Controleer regelmatig je procedure voor sanctiescreening om eventuele zwakke punten of hiaten in je complianceprogramma te identificeren. Deze audits moeten de doeltreffendheid van je screeningsinstrumenten, de toereikendheid van de opleiding van het personeel en de grondigheid van je compliancebeleid beoordelen. Overweeg om externe auditors in te huren voor een onbevooroordeelde beoordeling.

• Bereid je voor op vals-positieven. Dit zijn waarschuwingen die in eerste instantie een overeenkomst lijken, maar dat uiteindelijk niet zijn. Je kunt je hierop voorbereiden via duidelijke procedures om deze waarschuwingen te onderzoeken en op te lossen en onnodige verstoringen in je activiteiten te voorkomen.