Bei der Sanktionsprüfung werden Einzelpersonen, Organisationen oder Transaktionen mit offiziellen Listen sanktionierter Parteien abgeglichen, die von Regierungen oder internationalen Gremien erstellt wurden, um Geschäfte mit Personen oder Gruppen zu identifizieren und zu verhindern, die an illegalen Aktivitäten wie Terrorismus, Drogenhandel oder Menschenrechtsverletzungen beteiligt sind. Die konsolidierte Sanktionsliste der Vereinten Nationen umfasst beispielsweise 670 Einzelpersonen und 193 Organisationen. Die Prüfung von Sanktionen ist ein wichtiger Bestandteil der Einhaltung der Maßnahmen von Unternehmen zur Bekämpfung von Geldwäsche (Anti-Money Laundering, AML) und Terrorismusfinanzierung (Counter-Terrorist Financing, CTF) und zur Minderung finanzieller und rechtlicher Risiken.

Im Folgenden erklären wir, warum Sanktionsprüfungen durchgeführt werden, wie sie funktionieren, welche Arten von Unternehmen sich mit Sanktionsprüfungen befassen müssen und wie Unternehmen damit umgehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum findet eine Sanktionsprüfung statt?
  
• Wie funktioniert die Sanktionsprüfung?
  
• Welche Arten von Unternehmen müssen sich mit Sanktionsprüfungen auseinandersetzen?
  
• Umgang mit Sanktionsprüfungen als Unternehmen
  

Warum findet eine Sanktionsprüfung statt?

Sanktionsprüfungen sind ein wichtiger Bestandteil der weltweiten Bemühungen zur Bekämpfung von Finanzkriminalität, Terrorismus und anderen internationalen Bedrohungen. Es handelt sich um den Schutz vor Einzelpersonen, Organisationen und Ländern, die als potenzielle Gefahr für die nationale Sicherheit oder den internationalen Frieden eingestuft wurden. Im Folgenden erfahren Sie, warum dieser Prozess so wichtig ist.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In vielen Zuständigkeitsbereichen sind Unternehmen und Finanzinstitute gesetzlich dazu verpflichtet, sich anhand von Sanktionslisten zu prüfen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Strafen und Reputationsschäden führen.

• Risikominderung: Bei Sanktionsprüfungen können Unternehmen Transaktionen kennzeichnen, an denen Personen oder Unternehmen auf Sanktionslisten beteiligt sind. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen mit diesen Unternehmen Geschäfte machen. Zu diesen Risiken können finanzielle Verluste, rechtliche Konsequenzen und Betriebsunterbrechungen gehören.

• Nationale Sicherheit: Sanktionen werden oft aus Gründen der nationalen Sicherheit verhängt. Sanktionsprüfungen können dazu beitragen, Terrorismus, die Verbreitung von Waffen und Menschenrechtsverletzungen zu bekämpfen.

• Internationale Verpflichtungen: Länder sind oft an internationale Abkommen und Resolutionen gebunden, die sie zur Umsetzung von Sanktionen verpflichten. Die Prüfung auf Sanktionslisten ist ein wesentlicher Bestandteil der Erfüllung dieser Verpflichtungen.

• Reputationsmanagement: Die Durchführung von Transaktionen mit sanktionierten Parteien kann die Reputation eines Unternehmens ernsthaft schädigen. Das Sanktionsscreening trägt dazu bei, die Marke und das Image eines Unternehmens zu schützen und zu bewahren.

Wie funktioniert die Sanktionsprüfung?

So funktioniert der Sanktionsprüfprozess.

• Datenerhebung und -aufbereitung: Ein Unternehmen erfasst relevante Kundendaten, zu denen in der Regel Namen, Adressen und Identifikationsnummern sowie Transaktionsdetails und Informationen zum wirtschaftlichen Eigentum (Informationen darüber, wem oder was ein Unternehmen gehört) umfassen. Diese Daten sind standardisiert und für eine effiziente Überprüfung formatiert.

• Abgleich mit Sanktionslisten: Die aufbereiteten Daten werden mit einer umfassenden Datenbank mit Sanktionslisten aus einer Vielzahl von Quellen abgeglichen, darunter Regierungsbehörden, internationale Organisationen und Regulierungsbehörden. Dieser Überprüfungsprozess kann exakte Übereinstimmungen, Fuzzy-Logik (Auffinden von Teilübereinstimmungen mit ungenauen Daten) oder phonetische Übereinstimmungen (übereinstimmende Namen, die gleich ausgesprochen werden) umfassen, um potenzielle Übereinstimmungen zu identifizieren.

• Risikobewertung und Priorisierung: Risikobewertungen werden für alle identifizierten Übereinstimmungen durchgeführt. Das potenzielle Risiko, das mit jeder Übereinstimmung verbunden ist, wird auf der Grundlage von Faktoren wie der Schwere der Sanktionen, der Art der Transaktion und des Risikoprofils des Kunden/der Kundin bewertet. Übereinstimmungen werden bei der weiteren Untersuchung priorisiert.

• Untersuchung und Due Diligence: Übereinstimmungen mit hohem Risiko werden einer gründlicheren Untersuchung unterzogen, einschließlich zusätzlicher Recherchen und Due-Diligence-Prüfungen und möglicherweise der Kontaktaufnahme mit den zuständigen Behörden. In diesem Schritt wird ermittelt, ob es sich um eine richtig positive oder eine falsch positive Übereinstimmung handelt.

• Entscheidungsfindung und Berichterstattung: Basierend auf den Ergebnissen der Untersuchung wird eine Entscheidung bezüglich der Übereinstimmung getroffen. Fällt die Übereinstimmung positiv aus, werden geeignete Maßnahmen ergriffen, wie das Einfrieren von Vermögenswerten, das Sperren von Transaktionen oder die Meldung an die Aufsichtsbehörden. Falsch positive Ergebnisse werden dokumentiert und bereinigt.

Welche Arten von Unternehmen müssen Sanktionsprüfungen durchlaufen?

Viele Unternehmen müssen Sanktionsprüfungen durchführen, weil sie an Aktivitäten beteiligt sind, die sich mit sanktionierten Einzelpersonen, Unternehmen oder Ländern überschneiden könnten. Hier sind einige der wichtigsten Branchen und Sektoren aufgeführt, die in der Regel an diesem Prozess beteiligt sind.

• Finanzdienstleistungen: Banken, Kreditgenossenschaften, Wertpapierfirmen, Versicherungsgesellschaften und andere Finanzinstitute stehen bei der Einhaltung von Sanktionen an vorderster Front, da sie Transaktionen erleichtern und Vermögenswerte verwalten.

• Handel und Export: Unternehmen, die an internationalen Handels- und Exportaktivitäten beteiligt sind, unterliegen strengen Sanktionsprüfungen, um zu verhindern, dass ihre Produkte und Dienstleistungen in die Hände sanktionierter Parteien gelangen oder zu verbotenen Aktivitäten beitragen.

• Rechts- und Unternehmensberatung: Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, Beratungsunternehmen und andere professionelle Dienstleister müssen ihre Kundinnen und Kunden und Transaktionen überprüfen, um illegale Aktivitäten zu verhindern und die Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche sicherzustellen.

• Immobilien: Immobilienagenturen und Bauträger sind zunehmend verpflichtet, Sanktionsprüfungen bei potenziellen Käuferinnen und Käufern und Investorinnen und Investoren durchzuführen, um Geldwäsche und den Erwerb von Vermögenswerten durch sanktionierte Personen zu verhindern.

• Technologie und Telekommunikation: Technologieunternehmen und Telekommunikationsanbieter müssen Kundinnen und Kunden und Transaktionen überprüfen, um die Bereitstellung von Dienstleistungen für sanktionierte Unternehmen oder Einzelpersonen zu verhindern, die in Cyberkriminalität oder andere illegale Aktivitäten verwickelt sind.

• Gemeinnützige Organisationen: Auch Nichtregierungsorganisationen (NGOs) und Wohltätigkeitsorganisationen werden einer Sanktionsprüfung unterzogen, um sicherzustellen, dass ihre Gelder und Ressourcen nicht an sanktionierte Gruppen weitergeleitet oder für verbotene Zwecke verwendet werden.

• Energie und Rohstoffe: Unternehmen, die in den Sektoren Energie und Rohstoffe wie Öl, Gas und Bergbau tätig sind, unterliegen aufgrund des hohen Risikos dieser Branchen und ihres höheren Potenzials für die Beteiligung an Sanktionsverstößen einer Sanktionsprüfung.

Sanktionsprüfungen können auch für Unternehmen in Branchen wie dem Transportwesen, der Fertigung und dem Einzelhandel relevant sein, insbesondere wenn diese Unternehmen internationale Transaktionen durchführen oder mit Kundinnen und Kunden oder Lieferanten in Hochrisikoländern zusammenarbeiten.

Umgang mit Sanktionsprüfungen als Unternehmen

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, um als Unternehmen mit den Anforderungen und Abläufen im Zusammenhang mit Sanktionsprüfungen Schritt zu halten.

• Entwicklung und Umsetzung einer umfassenden Compliance-Richtlinie, in der die Verfahren für die Sanktionsprüfung dargelegt sind. Diese Richtlinie sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, den Überprüfungsprozess beschreiben und Protokolle für den Umgang mit potenziellen Übereinstimmungen festlegen.

• Führen Sie eine gründliche Due Diligence bei allen Kundinnen und Kunden, Partnern und Transaktionen durch, insbesondere bei solchen, die Hochrisikoländer oder -sektoren betreffen. Bei komplexen Geschäftsbeziehungen oder großen Transaktionen kann eine intensivere Due Diligence erforderlich sein.

• Bleiben Sie über die neuesten Sanktionen und regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden, indem Sie Updates von relevanten Behörden wie den Vereinten Nationen, der Europäischen Union und dem US-amerikanischen Office of Foreign Assets Control (OFAC) lesen. Sanktionen können sich als Reaktion auf geopolitische Entwicklungen häufig ändern. Das Abonnieren von regulatorischen Updates oder die Nutzung von Compliance-Diensten kann Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

• Erwägen Sie den Einsatz von Software zur Sanktionsprüfung, um Ihren Compliance-Prozess zu vereinfachen und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Suchen Sie nach Software, die Sie in Ihre bestehenden Systeme integrieren können und die große Datenmengen mit hoher Genauigkeit verarbeiten kann. Aktualisieren Sie die Software regelmäßig, um Änderungen in den Sanktionslisten zu berücksichtigen.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Sanktionsprüfungsprozess, um Schwachstellen oder Lücken in Ihrem Compliance-Programm zu identifizieren. Diese Prüfungen sollten die Wirksamkeit Ihrer Kontrollinstrumente, die Angemessenheit der Mitarbeiterschulung und die Gründlichkeit Ihrer Compliance-Richtlinien bewerten. Erwägen Sie, externe Wirtschaftsprüfer/innen für eine unvoreingenommene Überprüfung zu beauftragen.

• Bereiten Sie sich auf falsch positive Ergebnisse vor, bei denen es sich um Warnungen handelt, die zunächst wie eine Übereinstimmung erscheinen, es aber letztendlich nicht sind. Sie können sich darauf vorbereiten, indem Sie über klare Verfahren verfügen, um diese Warnungen zu untersuchen und zu beheben und unnötige Unterbrechungen Ihres Geschäftsbetriebs zu vermeiden.