イギリスからアメリカにビジネスを拡大する場合、最初に取るべきステップの 1 つは雇用者識別番号 (EIN) の取得です。この申請プロセスはアメリカ企業向けに作成されているため、海外の創業者にとっては手続きが難しい場合があります。特に、どのフィールドを空白にするか、アメリカの住所なしでどのように申請するか、イギリスの企業になぜ EIN が必要なのか、といった点が分かりにくくなっています。

以下では、イギリス企業にアメリカの EIN が必要になる理由とタイミング、EIN の申請方法、および取得した後の対応について説明します。

この記事の内容

• EIN の概要とイギリスの企業に EIN が求められる理由
  
• アメリカに拠点を持たないイギリス企業が EIN を取得可能か
  
• イギリス企業が EIN を申請する方法
  
• EIN を受け取った後の対応
  

EIN の概要とイギリスの企業に EIN が求められる理由

アメリカの EIN は、IRS が発行する連邦納税者番号です。EIN は、イギリスの納税者番号 (UTR) と似ています。この番号により IRS は、アメリカの税制における企業の活動を追跡しています。

EIN は、税務書類の提出、アメリカの従業員の雇用、アメリカのビジネス用銀行口座の開設、ライセンスの申請などに使用されます。この番号はパスワードのようなプライベートなものではありませんが、銀行や決済プラットフォームがビジネスの本人確認に使用するため、機密性は高いです。EIN は発行されると、会社が存在する限り (構造が大幅に変更されない限り) 同じ番号を使用します。

アメリカでビジネスを行っている場合は、おそらく EIN が必要です。ここでは、イギリスの企業が申請する必要がある活動についてご紹介します。

• アメリカで従業員を雇用する: アメリカで従業員に給与を支払う場合、賃金の報告、給与税書類の提出、W-2 などのフォームの発行に EIN が必要です。ビジネスが完全にイギリスを拠点としている場合でも、アメリカの従業員がいる場合は、IRS からアメリカの納税者番号が要求されます。

• アメリカでビジネス用銀行口座を開設する: アメリカのほとんどの銀行では、EIN がないとビジネス用銀行口座を開設できません。銀行は、法令遵守と税務申告に番号を使用します。また、アメリカでビジネスクレジットカードまたは与信枠を申請するためにも必要です。

• アメリカを拠点とするプラットフォームを利用する: アメリカの多くの決済代行業者やプラットフォームでは、アカウント登録時に会社の本人確認のために EIN の入力が求められます。たとえば、アメリカの Stripe アカウントを設定する場合は、EIN が必要になります。

• 納税申告書または租税条約請求を提出する: アメリカで税金を支払う義務がない場合でも、租税条約の優遇措置を請求する場合や、アメリカ源泉所得を報告する場合など、EIN の記入が必須であるフォームを提出しなければならない場合があります。アメリカに支社または子会社を設立した場合、法人税申告書を提出するには EIN が必要です。

• アメリカで州税を登録する: アメリカで商品やサービスを販売している場合は、売上税やフランチャイズ税など、州レベルの税金の登録が必要になる場合があります。州の税務当局に登録するには、アメリカに拠点を持たないリモート販売者であっても EIN が必要です。

• ライセンスや認可を申請する: アメリカの多くのビジネス登録とライセンス (連邦政府および地方) では、書類作成の一環として EIN が必要です。

アメリカに拠点を持たないイギリス企業が EIN を取得可能か

EIN を取得するのに、アメリカの住所、銀行口座、アメリカ国内の法人は必要ありません。また、申請にアメリカの仲介者や住所指定サービスは必要ありません。イギリスの企業を含め、アメリカ国外の企業は IRS に直接申請できます。

アメリカ以外の企業にとっての主な違いは、IRS のオンライン EIN 申請システムを海外の申請者は利用できない、という点です。このオンラインシステムは、アメリカまたはアメリカ領土に主たる事業所を持つ法人に限定されており、「責任者」はアメリカの社会保障番号 (SSN) または個人納税者番号 (ITIN) を持っていなければなりません。

イギリスの企業の場合は、電話、ファックス、または郵送で申請する必要があります。これらの方法は国内のオンラインポータルほど高速ではありませんが、このようなリクエストを処理する専任の EIN 国際業務チームがあります。

イギリスの企業が、アメリカの銀行口座の開設やアメリカに居住するスタッフの雇用といった、EIN が必要になるアメリカでの活動を計画している場合は、すぐに EIN を申請する必要があります。

イギリス企業が EIN を申請する方法

基本的なプロセスはシンプルです。Form SS-4 に記入して IRS に提出します。海外からの申請者の場合、その内容は次のとおりです。

ステップ 1: 情報を収集する

開始する前に、すべての情報にアクセスできることを確認してください。以下の項目を記載する準備をします。

• イギリス企業の法人名 (正式に登録されているもの)。アメリカで別の商号を使用している場合は、「商号」として記載できます。EIN は、あなたの法人名で発行されます。

• 登録した事業所所在地イギリスの住所を使用できます。アメリカの郵送先住所を記入する必要はありません。

• 申請を完了する理由の簡単な説明。たとえば、「IRS の規制への準拠」や「アメリカの従業員を雇用するため」などです。

• 今後 12 カ月以内にアメリカを拠点とする従業員を雇用する予定の場合の予想従業員数。まだ採用する予定がない場合は、「0」を入れても問題ありません。

• アメリカで賃金を支払う最初の予定日。アメリカで従業員を雇用する予定がある場合にのみ記入してください。

• 申請に関する質問がある場合に IRS が電話をかけられる問い合わせ先の名前と電話番号。

• 法律顧問など、他者に質問への回答を委任する場合は、第三者の被指名人。

ステップ 2: Form SS-4 に入力する

これは、EIN を申請するための公式の IRS フォームです。このフォームは 1 ページで、IRS のウェブサイトから無料でダウンロードできます。オンラインで記入することも、印刷して手書きで記入することもできます。

イギリスの企業として、IRS が規定する海外企業向けの指示に必ず従ってください。

• 責任者の氏名を記載します。SSN/ITIN フィールドは空白のままにするか、アメリカの納税者番号がない場合は「Foreign」と記入します。

• イギリスの郵送先住所を入力します。EIN の確認書がこの住所に送信されます。

申請手数料はかかりません。申請書の提出に対して料金を請求しようとするサービスには注意してください。

ステップ 3: フォームを IRS に提出します

海外からの申請者は、Form SS-4 を電話、ファックス、または郵便で送信できます。

オプション 1: 電話で申請する

IRS の国際 EIN ライン (+1 267 941 1099) に電話してください。このラインは、月曜日から金曜日の午前 6:00 から午後 11:00 (東部標準時) まで利用できます。IRS の担当者から、Form SS-4 の情報を読み上げるように求められます。

EIN を受け取る権限がある人物が電話をかける必要があります。通常は、責任者またはフォームで指定されている人物です。すべてのチェックが問題なく済んだら、通話中に IRS から EIN が発行されます。

これが、EIN を取得する最も速い方法です。番号を電話口で受け取り、後に IRS から正式な確認書が郵送されます。

オプション 2: ファックスで申請する

記入済みのフォーム SS-4 を IRS 国際担当事務所 (+1 304 707 9471) にファックスで送信します。IRS から EIN の確認を送信できるよう、返信ファックス番号 (またはメールアドレス) を記載します。

ほとんどのファックス申請書は約 4 営業日以内に処理されます。返信用の番号を記載しない場合、IRS は代わりに確認書を郵送しますが、これには時間がかかります。

物理的なファックス機またはオンラインファックスサービスを使用できます。フォームに署名があり、判読可能であることを確認してください。イギリスからファックスする場合は、送信が成功したことを再確認してください。

オプション 3: 郵送で申請する

記入済みで署名済みのフォーム SS-4 を次の宛先に郵送します。

Internal Revenue Service
Attn:EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
USA

通常の郵送でも問題ありませんが、追跡番号付きの配達だと安心できます。EIN は約 4 週間で届きます。この方法は信頼性が高いですが、時間があまりない場合にはお勧めできません。

申請が遅れた場合の対処法

予定された期間内に EIN が届かない場合や、FAX や郵便物の提出物が紛失したり、処理を誤ったりした場合は、IRS に電話してフォローアップを依頼してください。遅延の原因は、多くの場合、次の 3 つのいずれかです。

• 申告書の情報に不備がある、または一致しない

• 返信先の連絡先情報の記載漏れ

• 電話で申し込む場合は、タイムゾーンや通話量の問題

どの方法で申請する場合でも、送信する前にフォームの全内容を再確認してください。誤りがあった場合、IRS が電話または郵送でフォローアップする場合があります。電話で申請すると、リアルタイムで簡単に修正できます。

EIN を受け取った後の対応

CP 575 レターと呼ばれる確認書がまだ届いていない場合でも、すぐに EIN を使用できます。CP 575 レターが届いたら、安全な場所に保管してください。これは、銀行の法令遵守、プラットフォームのアカウント登録、アメリカの税務登録の証明などで必要になる場合があります。

EIN は会社に無期限に存続します。有効期限はなく、更新の必要もありません。ビジネス名、住所、または責任者に変更があった場合は、IRS に連絡して更新してください。

EIN を取得しても、自動的にアメリカでの納税義務が発生するわけではありません。これは、IRS があなたのビジネスに関するファイルを公開していることを意味します。企業がアメリカの源泉所得の生成を開始したり、アメリカで従業員を雇用したり、課税対象の存在を構築したりすると、納税義務が発生する可能性があります。しかし、単に EIN を保有しているだけでは責任は発生しません。