Ao expandir suas empresas no Reino Unido para os EUA, um dos primeiros passos que você precisa dar é obter um Número de Identificação do Empregador (EIN). O processo de inscrição é voltado para empresas americanas, portanto, fundadores internacionais podem ter mais dificuldade, principalmente ao decidir quais campos deixar em branco, como se inscrever sem um endereço nos EUA e por que uma empresa do Reino Unido pode precisar de um EIN.

A seguir, explicaremos por que e quando as empresas britânicas podem precisar de um EIN americano, como podem solicitar um e o que acontece depois de obtê-lo.

O que há neste artigo?

• O que é um EIN e por que as empresas britânicas precisam de um?
  
• Uma empresa britânica pode obter um EIN sem estar presente nos EUA?
  
• Como as empresas britânicas podem solicitar um EIN?
  
• O que acontece depois de receber seu EIN?
  
• Como o Stripe Atlas pode ajudar
  

O que é um EIN e por que as empresas do Reino Unido precisam dele?

Um EIN dos EUA é um ID fiscal federal emitido pelo IRS. Um EIN é semelhante ao Unique Taxpayer Reference (UTR) do Reino Unido. É como o IRS rastreia a atividade da sua empresa no sistema tributário dos EUA.

Você usará um EIN para registrar documentos fiscais, contratar funcionários dos EUA, abrir contas bancárias empresariais nos EUA, solicitar licenças e muito mais. O número não é privado, como uma senha, mas ainda é confidencial porque bancos e plataformas de pagamento o usam para verificar a identidade da sua empresa. Depois da emissão, seu EIN será seu enquanto a empresa existir (a menos que a estrutura mude substancialmente).

Se você faz negócios nos EUA, provavelmente precisa de um EIN. Veja algumas atividades que exigem que as empresas do Reino Unido solicitem um:

• Contratação de funcionários nos EUA: se você emprega funcionários nos EUA, precisará de um EIN para declarar salários, apresentar documentos fiscais da folha de pagamento e emitir formulários como W-2s. Mesmo que sua empresa esteja totalmente sediada no Reino Unido, o IRS exige um ID fiscal dos EUA quando você tem uma força de trabalho nos EUA.

• Abrir uma conta bancária de pessoa jurídica nos EUA: a maioria dos bancos dos EUA não permite abrir uma conta empresarial sem um EIN. O banco usa o número para conformidade e declarações fiscais. Você também precisa de um para solicitar um cartão de crédito empresarial ou linha de crédito nos EUA.

• Uso de plataformas baseadas nos EUA: muitos processadores e plataformas de pagamentos dos EUA solicitam um EIN durante o onboarding para verificar sua empresa. Se você pretende configurar uma conta Stripe dos EUA, por exemplo, precisará de um EIN.

• Declaração de informes fiscais ou reivindicações de tratados: Mesmo que você não deva impostos dos EUA, pode ser necessário enviar informes que exigem um EIN. Por exemplo, se pretende reivindicar benefícios de tratados ou declarar renda de origem americana. Se você configurou uma filial nos EUA, precisará de um EIN para declarar impostos corporativos.

• Cadastro para tributação estadual dos EUA: se você vende bens ou serviços nos EUA, pode ser necessário se cadastrar para impostos estaduais, como imposto sobre vendas ou imposto sobre franquias. Você precisará de um EIN para se cadastrar nas autoridades fiscais estaduais, mesmo que seja um vendedor remoto sem presença nos EUA.

• Solicitação de licenças ou permissões: vários registros e licenças de empresas dos EUA, federais e locais, exigem um EIN como parte da documentação.

Uma empresa do Reino Unido pode obter um EIN sem uma presença nos EUA?

Você não precisa de um endereço nos EUA, conta bancária ou entidade incorporada nos EUA para obter um EIN. Você também não precisa de um intermediário ou serviço de endereço dos EUA para fazer o pedido. O IRS permite que empresas de fora dos EUA, incluindo empresas do Reino Unido, se inscrevam diretamente.

A principal diferença para empresas não americanas é que o sistema de solicitação de EIN online do IRS não está disponível para solicitantes internacionais. Ele é restrito a entidades com sede nos EUA ou em um território dos EUA e espera que a "parte responsável" tenha um Social Security Number (SSN) ou Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) dos EUA.

Como empresa do Reino Unido, você precisará fazer o pedido por telefone, fax ou correio. Esses métodos não são tão rápidos quanto o portal online nacional, mas há uma equipe dedicada, a EIN International Operation, que lida com solicitações como essas.

Se a sua empresa do Reino Unido estiver planejando alguma atividade nos EUA que exija a necessidade de um EIN, como abrir uma conta bancária nos EUA ou contratar funcionários baseados nos EUA, você deve solicitar um EIN imediatamente.

Como as empresas do Reino Unido podem solicitar um EIN?

O núcleo do processo é simples: preencha o informe SS-4 e envie-o ao IRS. Veja o que isso implica para os solicitantes internacionais:

Etapa 1: Reúna seus dados

Antes de começar, certifique-se de ter todas as suas informações acessíveis. Esteja preparado para listar:

• O nome jurídico da sua empresa do Reino Unido (conforme registrado oficialmente). Se você usa um nome comercial separado nos EUA, pode listá-lo como um "nome comercial". O EIN será emitido com o seu nome jurídico.

• Seu endereço comercial registrado. Você pode usar seu endereço no Reino Unido; não é obrigatório ter um endereço de correspondência dos EUA.

• Uma breve explicação do motivo pelo qual você está concluindo a inscrição. Por exemplo, "Conformidade com regulamentos do IRS" ou "Para contratar funcionários dos EUA".

• Seu número esperado de funcionários se você planeja contratar funcionários baseados nos EUA nos próximos 12 meses. Não há problema em colocar "0" se você ainda não está planejando contratar.

• A data em que você pretende pagar os salários nos EUA. Preencha este formulário somente se você planeja contratar funcionários nos EUA.

• Um nome e um número de telefone para o qual o IRS pode ligar se tiver dúvidas sobre a solicitação.

• Um terceiro designado, se você estiver autorizando outra pessoa a responder perguntas em seu nome, como um consultor jurídico.

Etapa 2: Preencha o Formulário SS-4

Este é o formulário oficial do IRS para solicitar um EIN. Ele tem uma página e pode ser baixado gratuitamente no site do IRS. Você pode preenchê-lo online ou imprimi-lo e preenchê-lo à mão.

Como empresa do Reino Unido, siga as instruções internacionais do IRS:

• Inclua o nome completo da sua parte responsável. Deixe o campo SSN/ITIN em branco ou escreva "Foreign" (Estrangeiro) se não tiver um ID fiscal dos EUA.

• Digite seu endereço de correspondência no Reino Unido. É para lá que sua confirmação do EIN será enviada.

Não há taxa a ser aplicada. Desconfie de serviços que tentam cobrar pelo envio da sua solicitação.

Etapa 3: Envie o formulário ao IRS

Como solicitante internacional, você pode enviar o informe SS-4 por telefone, fax ou correio.

Opção 1: Solicitar por telefone

Ligue para a linha do IRS International EIN: +1 267 941 1099. Esta linha está disponível de segunda a sexta-feira, das 6h às 23h (EST). Um agente do IRS pedirá que você leia as informações do informe SS-4.

A pessoa que faz a ligação deve estar autorizada a receber o EIN. Normalmente, ela é a parte responsável ou alguém designado no formulário. Se estiver tudo certo, o IRS emitirá seu EIN durante a chamada.

Este é o método mais rápido para obter seu EIN. Você receberá o número na hora e o IRS enviará pelo correio com uma carta de confirmação formal.

Opção 2: Solicitar por fax

Envie por fax o Formulário SS-4 preenchido para o IRS International Office: +1 304 707 9471. Inclua um número de fax (ou endereço de e-mail) para o qual o IRS pode enviar sua confirmação do EIN.

A maioria das solicitações enviadas por fax é processada em cerca de quatro dias úteis. Se você não fornecer um número de devolução, o IRS enviará sua confirmação por correio, o que demorará mais tempo.

Você pode usar uma máquina de fax física ou um serviço de fax online. Verifique se o formulário está assinado e legível. Se enviar um fax do Reino Unido, verifique se a transmissão foi bem-sucedida.

Opção 3: Solicitar pelo correio

Envie o Formulário SS-4 preenchido e assinado para:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
EUA

A postagem normal é suficiente, mas a entrega rastreada pode lhe dar tranquilidade. Espere receber seu EIN em cerca de quatro semanas. Esse método é confiável, mas não é recomendado se você estiver trabalhando com um prazo.

O que fazer se a sua solicitação sofrer atrasos

Se você não receber seu EIN no prazo esperado ou se estiver preocupado que seu envio de fax ou correio tenha sido perdido ou manipulado incorretamente, ligue para o IRS para fazer um acompanhamento. Os atrasos geralmente decorrem de um de três problemas:

• Informações incompletas ou incompatíveis no formulário

• Informações de contato de retorno ausentes

• Desafios de fuso horário ou volume de chamadas se a solicitação for por telefone

Independentemente da maneira como você fizer a solicitação, confirme tudo no formulário antes de enviá-lo. Se houver um erro, o IRS poderá entrar em contato por telefone ou correio. Se você fizer a solicitação por telefone, será mais fácil fazer correções em tempo real.

O que acontece quando você recebe seu EIN?

Você pode usar seu EIN imediatamente, mesmo que a carta de confirmação (chamada de carta CP 575) ainda não tenha chegado. Assim que chegar, guarde a carta CP 575 em local seguro. Você pode precisar dela para conformidade bancária, onboarding de plataforma ou comprovante de registro fiscal dos EUA.

Seu EIN permanece com sua empresa indefinidamente. Ele não expira e você não precisa renová-lo. Você é responsável por atualizar o IRS se houver alteração no nome, endereço ou parte responsável da sua empresa.

A obtenção de um EIN não aciona automaticamente obrigações fiscais nos EUA. Significa, apenas, que o IRS tem um arquivo aberto da sua empresa. Se sua empresa começar a gerar renda de origem americana, contratar funcionários nos EUA ou criar uma presença tributável, poderá haver declarações de impostos. Porém, simplesmente deter um EIN não cria uma responsabilidade.

17. Considere empréstimos empresariais

Usar empréstimos empresariais como parte da sua estratégia financeira pode ser um passo poderoso para acelerar o crescimento do seu negócio. Veja como abordar essa etapa:

• Determine sua necessidade de um empréstimo: antes de iniciar o processo de solicitação de empréstimo, avalie se você realmente precisa de um empréstimo. Talvez você precise de fundos para expandir suas operações, comprar equipamentos, aumentar o estoque, contratar funcionários ou equilibrar o fluxo de caixa. Ter clareza sobre as necessidades financeiras do seu negócio pode ajudar você a tomar uma decisão mais informada sobre solicitar um empréstimo.

• Pesquise diferentes tipos de empréstimos: existem diferentes tipos de empréstimos disponíveis para empresas, desde empréstimos bancários tradicionais e empréstimos da Small Business Administration (SBA) até empréstimos alternativos online e linhas de crédito. Cada tipo tem seus próprios termos, taxas de juros e requisitos. A escolha certa para você dependerá das suas necessidades específicas, da sua situação financeira e do estágio do seu negócio.

• Considere os requisitos de elegibilidade: os credores têm critérios variados para aprovar empréstimos. Esses critérios podem incluir fatores como sua pontuação de crédito, a receita da empresa, a lucratividade do seu negócio e há quanto tempo ele está em operação. Antes de solicitar um empréstimo, verifique cuidadosamente esses critérios para ver se você se qualifica.

• Prepare sua solicitação de empréstimo: Depois de escolher um tipo de empréstimo e confirmar que atende aos critérios do credor, o próximo passo é preparar sua solicitação de empréstimo. Isso envolve reunir documentos financeiros como seu plano de negócios, demonstrações financeiras, declarações de imposto e detalhes das garantias. Você também pode precisar apresentar um plano descrevendo como pretende usar o empréstimo e como fará o reembolso.

• Compare as ofertas de empréstimo: se sua solicitação de empréstimo for aprovada, você poderá receber ofertas de diferentes credores. Analise cuidadosamente os termos de cada oferta, incluindo a taxa de juros, o valor do empréstimo, o prazo do empréstimo e quaisquer tarifas adicionais. Certifique-se de entender o custo total do empréstimo e como as condições de pagamento se alinham com as projeções financeiras do seu negócio.

Assumir uma dívida é um compromisso sério que exige planejamento e consideração cuidadosos. Para orientação adicional ao longo do processo, consulte um consultor financeiro ou mentor.

Não há um atalho fácil para começar um negócio. Cortar caminho ou pular etapas nos primeiros dias pode criar atritos desnecessários, confusão ou até responsabilidade legal no futuro. Mas, embora grande parte do trabalho envolvido em iniciar um novo negócio possa parecer tedioso, ele não é excessivamente complicado. Se você adotar uma abordagem cuidadosa e metódica nesse processo e tratar cada etapa na ordem correta, construirá uma base capaz de sustentar todos os objetivos e sonhos que você tem para o seu negócio — exatamente o que motivou você a iniciar essa jornada em primeiro lugar.