เมื่อขยายธุรกิจในสหราชอาณาจักรเข้าสู่สหรัฐอเมริกา หนึ่งในขั้นตอนแรกที่คุณต้องทําคือขอหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) ขั้นตอนการสมัครออกแบบมาสําหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา ดังนั้นผู้ก่อตั้งในต่างประเทศจึงอาจพบปัญหามากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องตัดสินใจว่าจะเว้นช่องใดว่างไว้ วิธีการสมัครโดยไม่มีที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา และสาเหตุที่ธุรกิจในสหราชอาณาจักรอาจต้องใช้ EIN

ด้านล่างนี้เราจะอธิบายเหตุผลและกรณีที่ธุรกิจในสหราชอาณาจักรอาจต้องใช้ EIN ของสหรัฐอเมริกา วิธีสมัคร และสิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อมี EIN

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• EIN คืออะไร และเหตุใดธุรกิจในสหราชอาณาจักรจึงต้องมีหมายเลข EIN
  
• ธุรกิจในสหราชอาณาจักรสามารถขอ EIN โดยไม่ต้องมีตัวตนในสหรัฐฯ ได้หรือไม่
  
• ธุรกิจในสหราชอาณาจักรจะสมัครขอ EIN ได้อย่างไร
  
• จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณได้รับ EIN แล้ว
  

EIN คืออะไร และเหตุใดธุรกิจในสหราชอาณาจักรจึงต้องมีหมายเลข EIN

EIN ของสหรัฐอเมริกาคือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของรัฐบาลกลางที่ออกโดย IRS EIN คล้ายกับ Unique Taxpayer Reference (UTR) ของสหราชอาณาจักร เป็นวิธีที่ IRS ใช้ติดตามกิจกรรมทางธุรกิจของคุณในระบบภาษีของสหรัฐฯ

คุณจะใช้ EIN เพื่อยื่นเอกสารภาษี จ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกา เปิดบัญชีธนาคารสําหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา สมัครขอใบอนุญาต และอื่นๆ อีกมากมาย หมายเลขดังกล่าวไม่ได้เป็นส่วนตัวเหมือนรหัสผ่าน แต่ก็ยังมีความละเอียดอ่อน เนื่องจากธนาคารและแพลตฟอร์มการชําระเงินจะใช้หมายเลขนี้เพื่อยืนยันตัวตนของธุรกิจคุณ เมื่อออกแล้ว EIN ของคุณจะเป็นของคุณตราบเท่าที่ธุรกิจของคุณยังดํารงอยู่ (เว้นแต่โครงสร้างจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก)

หากคุณทําธุรกิจในสหรัฐอเมริกา คุณอาจต้องใช้ EIN ต่อไปนี้คือตัวอย่างกิจกรรมที่กำหนดว่าธุรกิจในสหราชอาณาจักรต้องสมัครรับ EIN

• การจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกา: หากคุณจ่ายเงินให้แก่พนักงานในสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องมี EIN เพื่อรายงานค่าแรง ยื่นเอกสารภาษีเงินเดือน และออกแบบฟอร์มต่างๆ เช่น W-2 แม้ว่าธุรกิจของคุณจะตั้งอยู่ในสหราชอาณาจักรอย่างสมบูรณ์ แต่ IRS กําหนดให้ต้องระบุหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของสหรัฐอเมริกาเมื่อคุณมีพนักงานในสหรัฐอเมริกา

• การเปิดบัญชีธนาคารสําหรับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา: ธนาคารส่วนใหญ่ในสหรัฐฯ จะไม่ยอมให้คุณเปิดบัญชีธุรกิจโดยไม่มีEIN ธนาคารจะใช้หมายเลขดังกล่าวเพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดและการรายงานภาษี คุณต้องใช้หมายเลขนี้เพื่อสมัครบัตรเครดิตทางธุรกิจหรือวงเงินสินเชื่อในสหรัฐอเมริกา

• การใช้แพลตฟอร์มในสหรัฐอเมริกา: ผู้ประมวลผลและแพลตฟอร์มการชําระเงินในสหรัฐอเมริกาหลายแห่งจะขอ EIN ระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งานเพื่อยืนยันธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกําลังสร้างบัญชี Stripe ในสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องใช้ EIN

• การยื่นแบบฟอร์มภาษีหรือการอ้างสิทธิ์ในสนธิสัญญา: แม้ว่าคุณจะไม่ต้องจ่ายภาษีสหรัฐฯ แต่คุณก็อาจต้องส่งแบบฟอร์มที่ต้องมี EIN เช่น หากคุณอ้างสิทธิ์รับสิทธิประโยชน์ตามสนธิสัญญาหรือรายงานรายได้ที่มาจากสหรัฐฯ หากคุณได้จัดตั้งสาขาหรือบริษัทในเครือในสหรัฐอเมริกา คุณจะต้องใช้ EIN ในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล

• การจดทะเบียนภาษีของรัฐในสหรัฐอเมริกา: หากคุณจําหน่ายสินค้าหรือบริการในสหรัฐอเมริกา คุณอาจต้องจดทะเบียนภาษีระดับรัฐ เช่น ภาษีการขายหรือภาษีแฟรนไชส์ คุณจะต้องมี EIN เพื่อจดทะเบียนกับหน่วยงานภาษีของรัฐ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้ขายทางไกลที่ไม่มีที่ตั้งในสหรัฐอเมริกาก็ตาม

• การสมัครขอใบอนุญาต: การจดทะเบียนและใบอนุญาตประกอบกิจการในสหรัฐอเมริกาหลายรายการ ทั้งของรัฐบาลกลางและระดับท้องถิ่นกําหนดให้ต้องมี EIN เป็นส่วนหนึ่งของเอกสาร

ธุรกิจในสหราชอาณาจักรสามารถขอ EIN โดยไม่ต้องมีตัวตนในสหรัฐฯ ได้หรือไม่

คุณไม่จําเป็นต้องมีที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา บัญชีธนาคาร หรือนิติบุคคลที่จดทะเบียนในสหรัฐอเมริกาเพื่อขอรับ EIN คุณไม่จําเป็นต้องใช้บริการคนกลางหรือบริการที่อยู่ของสหรัฐอเมริกาเพื่อสมัครด้วย IRS อนุญาตให้ธุรกิจนอกสหรัฐอเมริกา รวมถึงธุรกิจในสหราชอาณาจักรสมัครได้โดยตรง

ความแตกต่างที่สําคัญสําหรับธุรกิจที่ไม่ได้อยู่ในสหรัฐอเมริกาคือระบบการสมัคร EIN ออนไลน์ของ IRS ไม่มีให้บริการสําหรับผู้สมัครจากต่างประเทศ โดยจะจํากัดเฉพาะนิติบุคคลที่มีสํานักงานใหญ่ในสหรัฐอเมริกาหรือดินแดนของสหรัฐอเมริกาเท่านั้น และคาดหวังว่า "ผู้ที่รับผิดชอบ" จะต้องมีหมายเลขประกันสังคมของสหรัฐอเมริกา (SSN) หรือหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีบุคคลทั่วไป (ITIN)

ในฐานะธุรกิจในสหราชอาณาจักร คุณจะต้องสมัครทางโทรศัพท์ แฟกซ์ หรือไปรษณีย์ วิธีการเหล่านี้ไม่รวดเร็วเท่าพอร์ทัลออนไลน์ในประเทศ แต่มีทีมเฉพาะชื่อว่า EIN International Operation ที่จัดการคําขอเช่นนี้

หากธุรกิจในสหราชอาณาจักรของคุณวางแผนที่จะทำกิจกรรมใดๆ ในสหรัฐอเมริกาที่ทำให้ต้องมี EIN เช่น การเปิดบัญชีธนาคารในสหรัฐอเมริกาหรือการจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกา คุณควรสมัครขอ EIN ทันที

ธุรกิจในสหราชอาณาจักรจะสมัครขอ EIN ได้อย่างไร

ขั้นตอนหลักนั้นไม่ซับซ้อน ซึ่งก็คือการกรอกแบบฟอร์ม SS-4 แล้วส่งให้ IRS ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำหรับผู้สมัครจากต่างประเทศ

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมข้อมูลของคุณ

ก่อนที่จะเริ่มต้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่สามารถเข้าถึงได้ เตรียมแสดงข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจในสหราชอาณาจักรของคุณ (ตามที่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการ) หากคุณใช้ชื่อทางการค้าแยกต่างหากในสหรัฐอเมริกา คุณสามารถระบุเป็น "ชื่อทางการค้า" ได้ EIN จะออกภายใต้ชื่อตามกฎหมายของคุณ

• ที่อยู่ธุรกิจที่จดทะเบียนของคุณ คุณสามารถใช้ที่อยู่ในสหราชอาณาจักรของคุณ ไม่มีข้อกําหนดว่าต้องมีที่อยู่ไปรษณีย์ในสหรัฐอเมริกา

• คําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเหตุผลที่คุณกรอกใบสมัคร ตัวอย่างเช่น "การปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ IRS" หรือ "การจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกา"

• จํานวนพนักงานที่คาดการณ์หากคุณวางแผนที่จะจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาในอีก 12 เดือนข้างหน้า คุณสามารถใส่ "0" หากยังไม่ได้วางแผนที่จะจ้าง

• วันที่คุณคาดว่าจะจ่ายค่าจ้างในสหรัฐอเมริกาเป็นครั้งแรก กรอกข้อมูลนี้เฉพาะในกรณีที่คุณวางแผนที่จะจ้างพนักงานในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น

• ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ที่ IRS สามารถโทรหาได้หากมีคําถามเกี่ยวกับใบสมัคร

• ผู้รับมอบอํานาจที่เป็นบุคคลที่สามหากคุณมอบอํานาจให้บุคคลอื่นตอบคําถามแทนคุณ เช่น ที่ปรึกษากฎหมาย

ขั้นตอนที่ 2: กรอกแบบฟอร์ม SS-4

นี่คือแบบฟอร์ม IRS อย่างเป็นทางการในการสมัครขอ EIN เป็นแบบฟอร์มหน้าเดียวและดาวน์โหลดฟรีได้จากเว็บไซต์ IRS คุณสามารถกรอกออนไลน์หรือพิมพ์และกรอกด้วยมือก็ได้

ในฐานะธุรกิจในสหราชอาณาจักร โปรดปฏิบัติตามวิธีการสำหรับธุรกิจในต่างประเทศของ IRS

• ระบุชื่อ-นามสกุลของผู้ที่รับผิดชอบ เว้นช่อง SSN/ITIN ว่างไว้ หรือเขียนคําว่า "Foreign" หากไม่มีหมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของสหรัฐอเมริกา

• ป้อนที่อยู่ไปรษณีย์ในสหราชอาณาจักรของคุณ ซึ่งเป็นที่อยู่ที่จะส่งการยืนยัน EIN ไปให้คุณ

ไม่มีค่าธรรมเนียมในการสมัคร โปรดระมัดระวังบริการที่พยายามเรียกเก็บเงินจากคุณสําหรับการส่งใบสมัคร

ขั้นตอนที่ 3: ส่งแบบฟอร์มให้ IRS

ในฐานะผู้สมัครต่างประเทศ คุณสามารถส่งแบบฟอร์ม SS-4 ทางโทรศัพท์ แฟกซ์ หรือไปรษณีย์ได้

ตัวเลือกที่ 1: สมัครทางโทรศัพท์

โทรติดต่อสาย EIN ระหว่างประเทศของ IRS ที่ +1 267 941 1099 สายนี้ให้บริการวันจันทร์ถึงวันศุกร์ เวลา 6:00 น. ถึง 23:00 น. ตามเวลา Eastern ตัวแทนของ IRS จะขอให้คุณอ่านข้อมูลจากแบบฟอร์ม SS-4

บุคคลที่โทรติดต่อจะต้องได้รับอนุญาตให้รับ EIN โดยปกติแล้วบุคคลเหล่านี้คือผู้ที่รับผิดชอบหรือบุคคลที่กําหนดไว้ในแบบฟอร์ม หากข้อมูลทุกอย่างปกติ IRS จะออก EIN ให้คุณในระหว่างการโทร

นี่เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการรับ EIN คุณจะได้รับหมายเลขทันที และ IRS จะติดตามผลทางไปรษณีย์พร้อมจดหมายยืนยันอย่างเป็นทางการ

ตัวเลือกที่ 2: สมัครทางแฟกซ์

ส่งแบบฟอร์ม SS-4 ที่กรอกเสร็จแล้วมาที่ IRS International Office ที่ +1 304 707 9471 ระบุหมายเลขแฟกซ์ตอบกลับ (หรือที่อยู่อีเมล) ที่ IRS สามารถส่งการยืนยัน EIN ให้คุณได้

ใบสมัครที่ส่งทางแฟกซ์ส่วนใหญ่จะได้รับการดําเนินการภายในเวลาประมาณ 4 วันทําการ หากคุณไม่ระบุหมายเลขตอบกลับ IRS จะส่งการยืนยันทางไปรษณีย์แทน ซึ่งจะใช้เวลานานขึ้น

คุณสามารถใช้เครื่องแฟกซ์จริงหรือบริการแฟกซ์ออนไลน์ก็ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบฟอร์มของคุณมีการลงนามและอ่านง่าย หากคุณส่งแฟ็กซ์จากสหราชอาณาจักร ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าส่งสําเร็จ

ตัวเลือกที่ 3: สมัครทางไปรษณีย์

ส่งแบบฟอร์ม SS-4 ที่กรอกและลงนามแล้วทางไปรษณีย์ไปที่:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
USA

คุณสามารถส่งไปรษณีย์ปกติได้ แต่การส่งแบบติดตามจะช่วยให้คุณวางใจได้ คุณน่าจะได้รับ EIN ภายในประมาณ 4 สัปดาห์ วิธีนี้เชื่อถือได้ แต่ไม่แนะนําหากคุณกำลังรีบ

ข้อควรปฏิบัติหากการสมัครของคุณล่าช้า

หากคุณไม่ได้รับ EIN ภายในกรอบเวลาที่คาดการณ์ไว้ หรือหากคุณกังวลว่าการส่งแฟกซ์หรือไปรษณีย์ของคุณสูญหายหรือมีการจัดการผิดพลาด คุณสามารถโทรติดต่อ IRS เพื่อติดตามผลได้ ความล่าช้ามักเกิดจากปัญหา 1 ใน 3 ข้อต่อไปนี้

• ข้อมูลในแบบฟอร์มไม่ครบถ้วนหรือไม่ตรงกัน

• ไม่มีข้อมูลติดต่อในการตอบกลับ

• ปัญหาเกี่ยวกับเขตเวลาหรือปริมาณการโทร หากสมัครทางโทรศัพท์

ไม่ว่าคุณจะสมัครด้วยวิธีใด โปรดตรวจสอบทุกอย่างในแบบฟอร์มอีกครั้งก่อนส่ง หากมีข้อผิดพลาด IRS อาจติดตามผลทางโทรศัพท์หรือไปรษณีย์ หากคุณสมัครทางโทรศัพท์ การแก้ไขแบบเรียลไทม์จะง่ายกว่า

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณได้รับ EIN แล้ว

คุณสามารถใช้ EIN ได้ทันที แม้ว่าจะยังไม่ได้รับจดหมายยืนยันที่เรียกว่าหนังสือ CP 575 ก็ตาม เมื่อมาถึงแล้ว ให้เก็บหนังสือ CP 575 ไว้ในที่ปลอดภัย คุณอาจต้องใช้ข้อมูลนี้สําหรับการปฏิบัติตามข้อกําหนดของธนาคาร กระบวนการเริ่มต้นใช้งานของแพลตฟอร์ม หรือหลักฐานการจดทะเบียนภาษีของสหรัฐอเมริกา

EIN ของคุณจะอยู่กับธุรกิจไปอย่างไม่มีกำหนด ไม่หมดอายุและคุณไม่จําเป็นต้องต่ออายุ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการอัปเดตกับ IRS หากชื่อธุรกิจ ที่อยู่ หรือบุคคลที่รับผิดชอบมีการเปลี่ยนแปลง

การได้รับ EIN ไม่ได้ทําให้เกิดภาระหน้าที่ทางภาษีของสหรัฐอเมริกาโดยอัตโนมัติ เพียงหมายความว่า IRS มีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ หากธุรกิจของคุณเริ่มสร้างรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐฯ จ้างพนักงานในสหรัฐฯ หรือสร้างตัวตนที่ต้องเสียภาษี ก็อาจจะมีการยื่นภาษีตามมา แต่การครอบครอง EIN เพียงอย่างเดียวไม่ได้ก่อให้เกิดความรับผิด