Wenn Sie Ihr britisches Unternehmen in die USA ausweiten, ist einer der ersten Schritte, die Sie unternehmen müssen, die Beantragung einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Das Antragsverfahren ist für US-Unternehmen konzipiert, sodass internationale Gründer möglicherweise Schwierigkeiten haben, insbesondere bei der Entscheidung, welche Felder leer gelassen werden sollen, wie ein Antrag ohne US-Adresse gestellt werden kann und warum ein britisches Unternehmen möglicherweise eine EIN benötigt.

Im Folgenden erläutern wir, warum und wann britische Unternehmen möglicherweise eine US-EIN benötigen, wie sie diese beantragen können und was nach Erhalt der Nummer zu beachten ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine EIN und warum benötigen britische Unternehmen eine solche Nummer?
  
• Kann ein britisches Unternehmen ohne eine Niederlassung in den USA eine EIN erhalten?
  
• Wie können britische Unternehmen eine EIN beantragen?
  
• Was passiert, sobald Sie Ihre EIN erhalten haben?
  

Was ist eine EIN und warum benötigen britische Unternehmen eine solche Nummer?

Eine US-EIN ist eine vom IRS ausgestellte Steueridentifikationsnummer auf Bundesstaatebene. Eine EIN ähnelt der britischen Unique Taxpayer Reference (UTR). Auf diese Weise verfolgt die US-Steuerbehörde IRS die Aktivitäten Ihres Unternehmens im US-Steuersystem.

Mit der EIN können Sie Steuerdokumente einreichen, Mitarbeiter/innen in den USA einstellen, US-Geschäftsbankkonten eröffnen, Lizenzen beantragen und vieles mehr. Die Nummer ist nicht privat, wie ein Passwort, aber sie ist dennoch sensibel, da Banken und Zahlungsplattformen sie verwenden, um Ihre Unternehmensidentität zu überprüfen. Nach der Vergabe bleibt Ihre EIN so lange gültig, wie Ihr Unternehmen besteht (es sei denn, die Unternehmensstruktur ändert sich wesentlich).

Wenn Sie in den USA geschäftlich tätig sind, benötigen Sie wahrscheinlich eine EIN. Im Folgenden finden Sie einige Aktivitäten, für die britische Unternehmen eine solche Genehmigung beantragen müssen:

• Einstellung von US-Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen: Wenn Sie Mitarbeiter/innen in den USA beschäftigen, benötigen Sie eine EIN, um Löhne zu melden, Lohnsteuerunterlagen einzureichen und Formulare wie W-2s auszustellen. Selbst wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz ausschließlich im Vereinigten Königreich hat, verlangt der IRS eine US-Steueridentifikationsnummer, wenn Sie Mitarbeiter/innen in den USA beschäftigen.

• Eröffnung eines US-Geschäftskontos: Bei den meisten US-Banken können Sie ohne eine EIN keine Geschäftskonto eröffnen. Die Bank verwendet die Nummer für Compliance- und Steuerberichterstattung. Sie benötigen eine solche Nummer, um eine Geschäftskreditkarte oder einen Kreditrahmen in den USA zu beantragen.

• Nutzung von Plattformen in den USA: Viele Zahlungsabwickler und -plattformen in den USA verlangen beim Onboarding eine EIN, um Ihr Unternehmen zu verifizieren. Wenn Sie beispielsweise ein Stripe-Konto in den USA einrichten, benötigen Sie eine EIN.

• Einreichung von Steuerformularen oder Ansprüchen aus Steuerabkommen: Auch wenn Sie keine Steuern in den USA schulden, müssen Sie möglicherweise Formulare einreichen, für die eine EIN erforderlich ist – beispielsweise, wenn Sie Vorteile aus Steuerabkommen in Anspruch nehmen oder Einkünfte aus US-Quellen melden. Wenn Sie eine US-Niederlassung oder Tochtergesellschaft gegründet haben, benötigen Sie eine EIN, um Körperschaftsteuererklärungen einzureichen.

• Registrierung für Steuern für US-Bundesstaaten: Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen in den USA verkaufen, müssen Sie sich möglicherweise für Steuern auf Bundesstaatsebene wie die Sales Tax oder Franchise-Steuer registrieren. Sie benötigen eine EIN, um sich bei den staatlichen Steuerbehörden zu registrieren – selbst wenn Sie ein/e Fernverkäufer/in ohne US-Präsenz sind.

• Beantragung von Lizenzen oder Genehmigungen: Viele US-Unternehmensregistrierungen und -lizenzen – auf Bundes- und Kommunalebene – verlangen eine EIN als Teil der Unterlagen.

Kann ein britisches Unternehmen eine EIN auch ohne US-Präsenz beantragen?

Sie benötigen keine US-Adresse, kein Bankkonto und keine eingetragene juristische Person in den USA, um eine EIN zu erhalten. Sie benötigen auch keinen US-Vermittler oder Adressdienst, um einen Antrag zu stellen. Der IRS gestattet Nicht-US-Unternehmen, einschließlich britischer Unternehmen, einen direkten Antrag zu stellen.

Der Hauptunterschied für Nicht-US-Unternehmen besteht darin, dass das Online-Antragssystem des IRS für internationale Antragsteller/innen nicht verfügbar ist. Es ist auf Unternehmen mit Hauptsitz in den USA oder einem US-Territorium beschränkt und setzt voraus, dass die „verantwortliche Partei“ über eine US-Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN) verfügt.

Als britisches Unternehmen müssen Sie Ihren Antrag per Telefon, Fax oder Post stellen. Diese Methoden sind nicht so schnell wie das inländische Online-Portal, jedoch gibt es ein engagiertes Team, die EIN International Operation, das Anfragen wie diese bearbeitet.

Wenn Ihr britisches Unternehmen eine Tätigkeit in den USA plant, die eine EIN erforderlich macht, wie z. B. die Eröffnung eines US-Bankkontos oder die Einstellung von Personal in den USA, sollten Sie die EIN sofort beantragen.

Wie können britische Unternehmen eine EIN beantragen?

Die Vorgehensweise ist einfach: Füllen Sie das SS-4-Formular aus und reichen Sie es beim IRS ein. Für internationale Antragsteller bedeutet dies Folgendes:

Schritt 1: Tragen Sie Ihre Informationen zusammen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen zur Hand haben. Bitte halten Sie Folgendes bereit:

• Der rechtsgültige Name Ihres britischen Unternehmens (offiziell registriert). Wenn Sie in den USA einen separaten Handelsnamen verwenden, können Sie diesen als „Handelsname“ angeben. Die EIN wird auf Ihren rechtsgültigen Namen ausgestellt.

• Ihre eingetragene Geschäftsadresse. Sie können Ihre Adresse im Vereinigten Königreich verwenden. Es ist nicht erforderlich, eine US-Postanschrift zu haben.

• Eine kurze Erklärung, warum Sie den Antrag ausfüllen. Beispielsweise „Einhaltung der IRS-Vorschriften“ oder „Einstellung von US-Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen“.

• Ihre voraussichtliche Anzahl an Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, wenn Sie in den nächsten 12 Monaten Personal in den USA einstellen möchten. Wenn Sie noch keine Einstellungen planen, können Sie „0“ eingeben.

• Das Datum, an dem Sie voraussichtlich die ersten Löhne in den USA zahlen werden. Füllen Sie dieses Feld nur aus, wenn Sie planen, Mitarbeiter/innen in den USA einzustellen.

• Name und Telefonnummer, die der IRS anrufen kann, wenn die Behörde Fragen zum Antrag hat.

• Eine/n Beauftragte/n Dritte/n, wenn Sie eine andere Person bevollmächtigen, Fragen in Ihrem Namen zu beantworten, zum Beispiel eine/n Rechtsberater/in.

Schritt 2: Füllen Sie das Formular SS-4 aus

Dies ist das offizielle Formular des IRS zur Beantragung einer EIN. Es handelt sich um eine Seite, die kostenlos von der IRS-Website heruntergeladen werden kann. Sie können es online ausfüllen oder ausdrucken und von Hand ausfüllen.

Als britisches Unternehmen sollten Sie die internationalen Anweisungen der IRS befolgen:

• Geben Sie den vollständigen Namen der verantwortlichen Person an. Lassen Sie das Feld „SSN/ITIN“ leer oder geben Sie „Ausländisch“ an, wenn die Person keine US-Steueridentifikationsnummer hat.

• Geben Sie Ihre Postanschrift im Vereinigten Königreich ein – an diese Adresse wird Ihre EIN-Bestätigung gesendet.

Es fällt keine Gebühr an. Seien Sie vorsichtig bei Diensten, die versuchen, Ihnen Gebühren für die Einreichung Ihres Antrags in Rechnung zu stellen.

Schritt 3: Senden Sie das Formular an den IRS

Als internationale/r Antragsteller/in können Sie das Formular SS-4 telefonisch, per Fax oder per Post senden.

Option 1: Telefonische Antragstellung

Rufen Sie die internationale EIN-Hotline des IRS an: +1 267 941 1099. Diese Hotline ist montags bis freitags von 6:00 bis 23:00 Uhr (Eastern Time) erreichbar. Ein/e IRS-Mitarbeiter/in wird Sie bitten, die Angaben aus dem Formular SS-4 vorzulesen.

Die anrufende Person muss zum Erhalt der EIN berechtigt sein. In der Regel handelt es sich dabei um die verantwortliche Person oder eine auf dem Formular angegebene Person. Wenn alle Angaben korrekt sind, wird Ihnen der IRS Ihre EIN noch während des Telefonats mitteilen.

Dies ist die schnellste Methode, Ihre EIN zu erhalten. Sie erhalten die Nummer sofort vor Ort, und der IRS wird Ihnen anschließend per Post ein offizielles Bestätigungsschreiben zusenden.

Option 2: Antragstellung per Fax

Faxen Sie Ihr ausgefülltes SS-4-Formular an das IRS International Office: +1 304 707 9471. Geben Sie eine Faxnummer (oder E-Mail-Adresse) an, an die der IRS Ihre EIN-Bestätigung senden kann.

Die meisten gefaxten Anträge werden innerhalb von etwa vier Werktagen bearbeitet. Wenn Sie keine Rückmeldenummer angeben, sendet der IRS stattdessen Ihre Bestätigung per Post, was länger dauert.

Sie können ein Faxgerät oder einen Online-Faxdienst verwenden. Achten Sie darauf, dass Ihr Formular unterschrieben und lesbar ist. Wenn Sie aus dem Vereinigten Königreich faxen, überprüfen Sie, ob die Übertragung erfolgreich war.

Option 3: Antragstellung per Post

Senden Sie das ausgefüllte und unterschriebene SS-4-Formular an:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
USA

Eine reguläre Postsendung wird akzeptiert, eine Sendungsverfolgung bietet Ihnen jedoch zusätzliche Sicherheit. Sie erhalten Ihre EIN in etwa vier Wochen. Diese Methode ist zuverlässig, jedoch nicht empfehlenswert, wenn Sie unter Zeitdruck stehen.

Was tun, wenn sich Ihr Antrag verzögert?

Wenn Sie Ihre EIN nicht innerhalb des erwarteten Zeitraums erhalten oder befürchten, dass Ihre Fax- oder Postsendung verloren gegangen oder falsch bearbeitet wurde, können Sie sich telefonisch an den IRS wenden, um den Status zu überprüfen. Verzögerungen sind häufig auf eines der folgenden drei Probleme zurückzuführen:

• Unvollständige oder nicht übereinstimmende Informationen auf dem Formular

• Fehlende Kontaktinformationen für den Rückversand

• Herausforderungen bei der Zeitzone oder dem Anrufvolumen bei der telefonischen Antragstellung

Unabhängig davon, auf welche Weise Sie Ihren Antrag stellen, überprüfen Sie bitte alle Angaben auf dem Formular sorgfältig, bevor Sie es absenden. Wenn ein Fehler vorliegt, kann der IRS Sie telefonisch oder per Post kontaktieren. Wenn Sie Ihren Antrag telefonisch stellen, können Sie Korrekturen leichter in Echtzeit vornehmen.

Was passiert, sobald Sie Ihre EIN erhalten haben?

Sie können Ihre EIN sofort verwenden, auch wenn das Bestätigungsschreiben – ein sogenanntes CP-575-Schreiben – noch nicht eingetroffen ist. Bewahren Sie das CP 575-Schreiben nach Erhalt an einem sicheren Ort auf. Sie benötigen dieses Schreiben möglicherweise für die Einhaltung von Bankvorschriften, die Registrierung auf einer Plattform oder als Nachweis Ihrer US-Steuerregistrierung.

Ihre EIN bleibt auf unbestimmte Zeit mit Ihrem Unternehmen verbunden. Sie läuft nicht ab und Sie müssen sie auch nicht erneuern. Sie sind für die Aktualisierung des IRS verantwortlich, wenn sich Ihr Firmenname, Ihre Adresse oder Ihre verantwortliche Partei ändert.

Die Beantragung einer EIN löst nicht automatisch US-Steuerpflichten aus; sie bedeutet lediglich, dass die US-Steuerbehörde IRS eine Akte über Ihr Unternehmen angelegt hat. Wenn Ihr Unternehmen Einkünfte aus US-Quellen erzielt, Mitarbeiter/innen in den USA einstellt oder eine steuerpflichtige Präsenz begründet, können Steuererklärungen erforderlich werden. Der bloße Besitz einer EIN begründet jedoch keine Verbindlichkeit.