Lorsque vous développez votre entreprise britannique aux États-Unis, l’une des premières étapes consiste à obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN). Le processus de demande est conçu pour les entreprises américaines, de sorte qu’il est plus complexe pour les entrepreneurs internationaux, en particulier lorsqu’il s’agit de savoir quels champs laisser vides, comment procéder sans adresse américaine et pourquoi une entreprise britannique pourrait avoir besoin d’un EIN.

Nous expliquons ci-dessous pourquoi et quand les entreprises britanniques peuvent avoir besoin d’un EIN américain, comment en faire la demande et ce qui se passe ensuite.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises britanniques en ont-elles besoin?
  
• Une entreprise britannique peut-elle obtenir un EIN sans être implantée aux États-Unis?
  
• Comment les entreprises britanniques peuvent-elles demander un EIN?
  
• Que se passe-t-il une fois l’EIN obtenu?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises britanniques en ont-elles besoin?

Un EIN américain est un numéro d’identification fiscale fédéral délivré par l’IRS. Il est similaire à la référence fiscale unique (UTR) du Royaume-Uni. Il permet à l’IRS de suivre l’activité de votre entreprise dans le système fiscal américain.

Vous utiliserez votre EIN pour remplir des documents fiscaux, recruter des employés américains, ouvrir des comptes bancaires professionnels aux États-Unis, demander des permis, etc. Contrairement à un mot de passe, le numéro n’est pas confidentiel, mais il reste sensible, car les institutions financières et les plateformes de paiement l’utilisent pour vérifier l’identité de votre entreprise. Une fois émis, votre EIN vous appartient aussi longtemps que votre entreprise existe (à moins que sa structure n’évolue de manière importante).

Si vous exercez vos activités aux États-Unis, vous avez probablement besoin d’un EIN. Découvrez quelques exemples d’activités qui nécessitent que les entreprises britanniques fassent la demande d’un EIN :

• Embauche d’employés américains : Si vous rémunérez des employés aux États-Unis, vous avez besoin d’un EIN pour déclarer les salaires, remplir les documents fiscaux et émettre des formulaires tels que le W-2. Même si votre entreprise est entièrement implantée au Royaume-Uni, l’IRS exige un numéro d’identification fiscale américain lorsque vous recourez à une main-d’œuvre américaine.

• Ouverture d’un compte bancaire professionnel aux États-Unis : La plupart des institutions financières américaines ne vous permettent pas d’ouvrir un compte professionnel sans EIN. La banque utilise ce numéro à des fins de conformité et de déclaration fiscale. Vous en avez également besoin pour demander une carte de crédit d’entreprise ou une ligne de crédit aux États-Unis.

• Utilisation de plateformes implantées aux États-Unis : De nombreux prestataires et plateformes de paiement américains exigent un EIN lors de l’inscription afin de vérifier votre entreprise. Pour créer un compte Stripe américain, par exemple, vous aurez besoin d’un EIN.

• Dépôt de formulaires fiscaux ou de demandes relatives à des conventions fiscales : Même si vous ne devez pas d’impôts aux États-Unis, vous devrez peut-être soumettre des formulaires qui exigent un EIN, par exemple si vous demandez des avantages en vertu d’une convention fiscale ou déclarez des revenus d’origine américaine. Si vous avez créé une succursale ou une filiale aux États-Unis, vous aurez besoin d’un EIN pour déposer vos déclarations d’impôt sur les sociétés.

• Inscription aux taxes d’État américaines : Si vous vendez des biens ou des services aux États-Unis, vous devrez peut-être vous inscrire pour percevoir les taxes d’État, comme la taxe de vente ou la taxe de franchise. Vous aurez besoin d’un EIN pour vous enregistrer auprès des autorités fiscales de l’État, même si vous vendez à distance, sans présence aux États-Unis.

• Demande de licences ou de permis : De nombreux enregistrements et licences d’entreprises américaines – fédérales et locales – requièrent un EIN dans le cadre des formalités administratives.

Une entreprise britannique peut-elle obtenir un EIN sans être implantée aux États-Unis?

Il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse, un compte bancaire ou une entité constituée aux États-Unis pour obtenir un EIN. En outre, vous n’avez pas besoin d’un intermédiaire ou d’un service d’adresse aux États-Unis pour faire votre demande. L’IRS permet aux entreprises étrangères, y compris britanniques, de déposer directement leur demande.

La principale différence pour les entreprises étrangères est que le système de demande d’EIN en ligne de l’IRS n’est pas disponible pour les demandeurs internationaux. Il est réservé aux entités ayant leur siège social aux États-Unis ou dans un territoire américain, et attend de la « partie responsable » qu’elle dispose d’un numéro de sécurité sociale américain (SSN) ou d’un numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN).

En tant qu’entreprise britannique, vous devrez envoyer votre demande par téléphone, par télécopieur ou par courrier. Ces méthodes ne sont pas aussi rapides que le portail en ligne national, mais il existe une équipe spécialisée (EIN International Operation) qui traite ce type de demandes.

Si votre entreprise britannique prévoit une activité aux États-Unis qui nécessite un EIN, comme l’ouverture d’un compte bancaire américain ou l’embauche de personnel situé aux États-Unis, vous devez immédiatement solliciter un EIN.

Comment les entreprises britanniques peuvent-elles demander un EIN?

La base du processus est simple : remplissez le formulaire SS-4 et soumettez-le à l’IRS. Découvrez ce que cela signifie pour les candidats internationaux :

Étape 1 : Réunir les renseignements requis

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir tous vos renseignements à portée de main. Préparez-vous à fournir :

• La dénomination sociale de votre entreprise au Royaume-Uni (telle qu’elle est officiellement enregistrée). Si vous utilisez un nom commercial distinct aux États-Unis, vous pouvez l’inscrire en tant que « nom commercial ». L’EIN sera émis sous votre nom.

• L’adresse de votre entreprise. Vous pouvez utiliser votre adresse au Royaume-Uni. il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse postale aux États-Unis.

• Une brève explication de la raison pour laquelle vous remplissez la demande. Par exemple, « Conformité aux réglementations de l’IRS » ou « Embauche d’employés américains ».

• Le nombre d’employés situés aux États-Unis que vous prévoyez embaucher au cours des 12 prochains mois. Vous pouvez mettre « 0 » si vous n’avez pas encore l’intention d’embaucher.

• La date à laquelle vous prévoyez payer des salaires aux États-Unis pour la première fois. Ne remplissez cette partie que si vous pensez embaucher des employés américains.

• Un nom et un numéro de téléphone que l’IRS peut appeler si l’agence a des questions sur la demande.

• Un tiers désigné si vous autorisez quelqu’un d’autre à répondre aux questions en votre nom, comme un conseiller juridique.

Étape 2 : Remplir le formulaire SS-4

Il s’agit du formulaire officiel de l’IRS pour faire une demande d’EIN. Il se présente sous la forme d’une page téléchargeable gratuitement sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez le remplir en ligne ou l’imprimer et le remplir manuellement.

En tant qu’entreprise britannique, assurez-vous de suivre les instructions internationales de l’IRS :

• Indiquez le nom complet de votre responsable. Laissez le champ SSN/ITIN vide ou écrivez « Foreign » en l’absence de numéro d’identification fiscale américain.

• Saisissez votre adresse postale au Royaume-Uni, là où votre confirmation d’EIN sera envoyée.

Aucuns frais ne s’appliquent. Méfiez-vous de ceux qui tentent de vous faire payer l’envoi de votre demande.

Étape 3 : Envoi du formulaire à l’IRS

En tant que demandeur international, vous pouvez envoyer le formulaire SS-4 par téléphone, par télécopieur ou par la poste.

Option 1 : Demande par téléphone

Appelez la ligne EIN internationale de l’IRS : +1 267 941 1099. Cette ligne est disponible du lundi au vendredi, de 6 h à 23 h, heure de l’Est. Un agent de l’IRS vous demandera de lire à haute voix les renseignements figurant sur le formulaire SS-4.

La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l’EIN. Il s’agit généralement de la partie responsable ou d’une personne désignée sur le formulaire. Si tout se passe bien, l’IRS vous délivrera votre EIN au cours de l’appel.

Il s’agit de la méthode la plus rapide pour obtenir votre EIN. Vous recevrez le numéro sur-le-champ, mais l’IRS vous enverra une lettre de confirmation officielle par courrier.

Option 2 : Demande par télécopieur

Envoyez votre formulaire SS-4 dûment rempli par télécopieur au bureau international de l’IRS : +1 304 707 9471. Indiquez le numéro de télécopieur (ou l’adresse courriel) auquel l’IRS peut envoyer votre confirmation d’EIN.

La plupart des demandes envoyées par télécopieur sont traitées en quatre jours ouvrables environ. Si vous ne fournissez pas de numéro pour la confirmation, l’IRS vous l’enverra par courrier, ce qui prendra plus de temps.

Vous pouvez utiliser un télécopieur physique ou un service de télécopie en ligne. Assurez-vous que votre formulaire est signé et lisible. Si vous envoyez une télécopie du Royaume-Uni, vérifiez que la transmission a réussi.

Option 3 : Faire une demande par la poste

Postez le formulaire SS-4 dûment rempli et signé à l’adresse suivante :

Internal Revenue Service
Attn : EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
États-Unis

Le courrier standard fonctionne bien, mais la livraison suivie peut vous donner la tranquillité d’esprit. Attendez-vous à recevoir votre EIN dans un délai d’environ quatre semaines. Cette méthode est fiable, mais n’est pas conseillée si vous travaillez avec des délais serrés.

Que faire si votre demande est retardée?

Si vous ne recevez pas votre EIN dans les délais prévus ou si vous craignez que votre télécopie ou votre courrier ait été perdu ou mal dirigé, vous pouvez appeler l’IRS pour faire un suivi. Les problèmes suivants sont souvent à l’origine des retards :

• Renseignements incomplets ou ne correspondant pas au formulaire

• Coordonnées de retour manquantes

• Problèmes de fuseau horaire ou de volume d’appels si vous faites la demande par téléphone

Quelle que soit la méthode utilisée, vérifiez tous les éléments du formulaire avant de l’envoyer. En cas d’erreur, l’IRS peut effectuer un suivi par téléphone ou par courrier. Si vous faites votre demande par téléphone, il est plus facile d’apporter des corrections en temps réel.

Que se passe-t-il une fois l’EIN obtenu?

Vous pouvez utiliser votre EIN immédiatement, même si la lettre de confirmation, appelée lettre CP 575, ne vous est pas encore parvenue. Une fois reçue, conservez la lettre CP 575 en lieu sûr. Vous pouvez en avoir besoin pour la conformité bancaire, l’inscription à la plateforme ou une preuve d’immatriculation fiscale aux États-Unis.

Votre EIN reste indéfiniment associé à votre entreprise. Il n’expire pas et vous n’avez pas besoin de le renouveler. Il vous incombe d’informer l’IRS si votre nom d’entreprise, votre adresse ou le responsable change.

L’obtention d’un EIN ne déclenche pas automatiquement des obligations fiscales aux États-Unis. Cela signifie simplement que l’IRS a ouvert un dossier pour votre entreprise. Si votre entreprise commence à générer des revenus d’origine américaine, si elle embauche des salariés aux États-Unis ou si elle crée une présence imposable, il se peut que vous ayez à remplir des déclarations d’impôt. Mais le simple fait de détenir un EIN n’engendre pas de responsabilité.