Al expandir tu empresa del Reino Unido a Estados Unidos, uno de los primeros pasos que deberás dar es obtener un número de identificación del empleador (EIN). El proceso de solicitud está diseñado para empresas de EE. UU., por lo que los fundadores internacionales pueden tener más dificultades con él, específicamente al decidir qué campos dejar en blanco, cómo presentar una solicitud sin una dirección en los EE. UU. y por qué una empresa del Reino Unido podría necesitar un EIN.

A continuación, explicaremos por qué y cuándo las empresas del Reino Unido pueden necesitar un EIN de EE. UU., cómo pueden solicitarlo y qué sucede una vez que lo tienen.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un EIN y por qué las empresas del Reino Unido necesitan uno?
  
• ¿Puede una empresa del Reino Unido obtener un EIN sin tener presencia en EE. UU.?
  
• ¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido solicitar un EIN?
  
• ¿Qué sucede una vez que recibes tu EIN?
  

¿Qué es un EIN y por qué las empresas del Reino Unido necesitan uno?

El EIN de EE. UU. es una identificación fiscal federal emitida por el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos). Un EIN es similar al registro único tributario (UTR) del Reino Unido. Es la forma en que el IRS rastrea la actividad de tu empresa en el sistema fiscal de los EE. UU.

Usarás el EIN para presentar documentos fiscales, contratar empleados estadounidenses, abrir cuentas bancarias comerciales en EE. UU., solicitar licencias y mucho más. El número no es privado, como una contraseña, pero sigue siendo confidencial porque los bancos y las plataformas de pago lo utilizan para verificar la identidad de tu empresa. Una vez emitido, tu EIN es tuyo mientras exista tu empresa (a menos que la estructura cambie sustancialmente).

Si operas en Estados Unidos, lo más probable es que necesites un EIN. Estas son algunas de las actividades que requieren que las empresas del Reino Unido lo soliciten:

• Contratar empleados en EE. UU.: si vas a pagar a empleados en Estados Unidos, necesitarás un EIN para declarar los salarios, presentar documentos fiscales de nómina y emitir formularios como los W-2. Incluso si tu empresa está completamente establecida en el Reino Unido, el IRS exige un número de identificación fiscal de EE. UU. cuando tienes personal trabajando en Estados Unidos.

• Abrir una cuenta bancaria comercial en EE. UU.: la mayoría de los bancos estadounidenses no te permitirán abrir una cuenta de empresa sin un EIN. El banco utiliza el número para el cumplimiento de la normativa y la declaración fiscal. También necesitas una para solicitar una tarjeta de crédito comercial o una línea de crédito en los EE. UU.

• Usar plataformas establecidas en EE. UU.: muchos procesadores de pagos y plataformas de EE. UU. solicitan un EIN durante el onboarding para verificar tu empresa. Por ejemplo, si estás creando una cuenta de Stripe de EE. UU., necesitarás un EIN.

• Presentar formularios fiscales o reclamos por beneficios tributarios: incluso si no debes pagar impuestos en EE. UU., es posible que debas presentar formularios que requieran un EIN, por ejemplo, si reclamas beneficios de tratados o declaras ingresos provenientes de EE. UU. Si estableciste una sucursal o subsidiaria en EE. UU., necesitarás un EIN para presentar las declaraciones de impuestos corporativos.

• Registrarse para impuestos estatales en EE. UU.: si vendes bienes o servicios en EE. UU., es posible que tengas que registrarte para pagar impuestos a nivel estatal, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto de franquicia. Necesitarás un EIN para registrarte ante las autoridades fiscales del estado, incluso si eres un vendedor remoto sin presencia en EE. UU.

• Solicitar licencias o permisos: mucho registros y licencias comerciales en EE. UU., tanto federales como locales, requieren un EIN como parte de la documentación.

¿Puede una empresa del Reino Unido obtener un EIN sin tener presencia en EE. UU.?

No necesitas una dirección, cuenta bancaria ni entidad constituida en EE. UU. para obtener un EIN. Tampoco necesitas un intermediario ni una dirección en EE. UU. para solicitarlo. El IRS les permite a las empresas no estadounidenses, incluidas las empresas del Reino Unido, presentar una solicitud directamente.

La principal diferencia para las empresas fuera de EE. UU. es que el sistema de solicitud de EIN en línea del IRS no está disponible para los solicitantes internacionales. Está limitado a entidades con oficina principal en EE. UU. o en un territorio estadounidense, y espera que la «persona responsable» tenga un número de seguridad social (SSN) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) de EE. UU.

Como empresa del Reino Unido, tendrás que enviar la solicitud por teléfono, fax o correo. Estos métodos no son tan rápidos como los del portal nacional en línea, pero hay un equipo dedicado, llamado EIN International Operation, que gestiona este tipo de solicitudes.

Si tu empresa del Reino Unido está planeando alguna actividad en EE. UU. que desencadene la necesidad de un EIN, como abrir una cuenta bancaria en EE. UU. o contratar personal con sede en EE. UU., debes solicitar un EIN de inmediato.

¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido solicitar un EIN?

El proceso es bastante sencillo: solo debes completar el Formulario SS-4 y enviarlo al IRS. Esto es lo que implica para los solicitantes internacionales:

Paso 1: Reúne tu información

Antes de empezar, asegúrate de que tienes toda la información a mano. Prepárate para proporcionar:

• El nombre legal de tu empresa en el Reino Unido (tal como está registrada oficialmente). Si utilizas un nombre comercial distinto en EE. UU., puedes incluirlo como «nombre comercial». El EIN se emitirá bajo tu nombre legal.

• La dirección registrada de tu empresa. Puedes utilizar tu dirección en el Reino Unido; no es necesario tener una dirección postal en EE. UU.

• Una breve explicación de por qué estás completando la solicitud. Por ejemplo, «Cumplimiento de la normativa del IRS» o «Para contratar empleados estadounidenses».

• Tu cantidad esperada de empleados si planeas contratar empleados establecidos en los EE. UU. en los próximos 12 meses. Está bien poner «0» si aún no planeas contratar.

• La fecha en la que esperas pagar salarios por primera vez en EE. UU. Completa esto solo si planeas contratar empleados de EE. UU.

• Un nombre y número de teléfono al que el IRS pueda llamar si la agencia tiene preguntas sobre la solicitud.

• Un representante autorizado en caso de que designes a alguien más para responder preguntas en tu nombre, como un asesor legal.

Paso 2: Completa el formulario SS-4

Este es el formulario oficial del IRS para solicitar un EIN. Es de una sola página y se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web del IRS. Puedes llenarlo en línea o imprimirlo y completarlo a mano.

Como empresa del Reino Unido, asegúrate de seguir las instrucciones internacionales del IRS:

• Incluye el nombre completo de la parte responsable. Deja en blanco el campo de SSN/ITIN o escribe «extranjero» si no tiene un número de identificación fiscal de EE. UU.

• Ingresa tu dirección postal en el Reino Unido, aquí es donde se enviará la confirmación del EIN.

No hay que pagar ninguna comisión. Ten cuidado con los servicios que intentan cobrarte por presentar tu solicitud.

Paso 3: Envía el formulario al IRS

Como solicitante internacional, puedes enviar el formulario SS-4 por teléfono, fax o correo.

Opción 1: Solicitarlo por teléfono

Llama a la línea internacional de EIN del IRS al +1 267 941 1099. Esta línea está disponible de lunes a viernes, de 6:00 a. m. a 11:00 p. m., hora del este. Un agente del IRS te pedirá que leas en voz alta la información del formulario SS-4.

La persona que llama debe estar autorizada para recibir el EIN; por lo general, es la parte responsable o alguien designado en el formulario. Si todo es correcto, el IRS emitirá tu EIN durante la llamada.

Este es el método más rápido para obtener tu EIN. Recibirás el número en el acto y el IRS se comunicará por correo con una carta de confirmación formal.

Opción 2: Solicitarlo por fax

Envía por fax el formulario SS-4 completado a la Oficina Internacional del IRS al +1 304 707 9471. Incluye un número de fax de respuesta (o una dirección de correo electrónico) donde el IRS pueda enviarte la confirmación de tu EIN.

La mayoría de las solicitudes enviadas por fax se procesan en aproximadamente cuatro días hábiles. Si no proporcionas un número de respuesta, el IRS enviará la confirmación por correo postal, lo cual demora más tiempo.

Puedes utilizar una máquina de fax física o un servicio de fax en línea. Asegúrate de que tu formulario esté firmado y sea legible. Si envías un fax desde el Reino Unido, comprueba que la transmisión se haya realizado correctamente.

Opción 3: Solicitarlo por correo

Envía por correo el formulario SS-4 completo y firmado a

Servicio de Impuestos Internos
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
EE. UU.

El correo regular está bien, pero el envío con seguimiento puede darte mayor tranquilidad. Espera recibir tu EIN en unas cuatro semanas. Este método es confiable, pero no se recomienda si estás trabajando con una fecha límite.

Qué hacer si tu solicitud se retrasa

Si no recibes tu EIN en el plazo previsto o si te preocupa que tu solicitud por fax o correo se haya extraviado o gestionado incorrectamente, puedes llamar al IRS para hacer un seguimiento. Las demoras suelen deberse a uno de estos tres motivos:

• Información incompleta o inconsistente en el formulario

• Falta de datos de contacto para recibir la respuesta

• Dificultades por la diferencia horaria o volumen de llamadas al solicitar por teléfono

Independientemente de la forma en que presentes la solicitud, verifica todo lo que aparece en el formulario antes de enviarlo. Si hay algún error, el IRS podría comunicarse contigo por teléfono o correo. Si presentas la solicitud por teléfono, es más fácil hacer correcciones en tiempo real.

¿Qué sucede una vez que recibes tu EIN?

Puedes usar tu EIN de inmediato, incluso si la carta de confirmación, llamada carta CP 575, aún no ha llegado. Una vez que llegue, guarda la carta CP 575 en un lugar seguro. Es posible que lo necesites para cumplir con requisitos bancarios, registrarte en plataformas o como comprobante de registro fiscal en EE. UU.

Tu EIN permanece asociado a tu empresa de manera indefinida. No vence y no es necesario renovarlo. Eres responsable de informar al IRS si cambia el nombre de tu empresa, la dirección o la persona responsable.

Obtener un EIN no genera automáticamente obligaciones fiscales en EE. UU.; solo significa que el IRS tiene un expediente abierto sobre tu empresa. Si tu empresa comienza a generar ingresos provenientes de EE. UU., contrata empleados en EE. UU. o establece una presencia fiscal, entonces podrían surgir obligaciones para presentar declaraciones de impuestos. Pero el simple hecho de tener un EIN no crea una responsabilidad.