Quando espandi la tua attività britannica negli Stati Uniti, uno dei primi passi da compiere è ottenere un Employer Identification Number (EIN), ovvero un numero di identificazione del datore di lavoro. La procedura di richiesta è pensata per le attività statunitensi, quindi i fondatori internazionali potrebbero avere più difficoltà, in particolare nel decidere quali campi lasciare vuoti, come fare domanda senza un indirizzo statunitense e perché un'attività britannica potrebbe aver bisogno di un EIN.

Di seguito viene spiegato perché e quando le attività del Regno Unito potrebbero aver bisogno di un numero EIN statunitense, come possono richiederlo e cosa succede una volta che ne hanno uno.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è un EIN e perché le attività del Regno Unito ne hanno bisogno?
  
• Un'attività del Regno Unito può ottenere un EIN senza una presenza negli Stati Uniti?
  
• In che modo le attività del Regno Unito possono richiedere un EIN?
  
• Cosa succede una volta ricevuto l'EIN?
  

Cos'è un EIN e perché le attività del Regno Unito ne hanno bisogno?

L'EIN statunitense è un ID fiscale federale rilasciato dall'IRS. L'EIN è simile all'Unique Taxpayer Reference (UTR) del Regno Unito. È il modo in cui l'IRS monitora l'attività della tua azienda nel sistema fiscale statunitense.

Potrai utilizzare l'EIN per presentare documenti fiscali, assumere dipendenti statunitensi, aprire conti bancari aziendali negli Stati Uniti, richiedere licenze e molto altro ancora. Il numero non è privato, come una password, ma è comunque un dato sensibile perché le banche e le piattaforme di pagamento lo utilizzano per verificare l'identità della tua attività. Una volta emesso, il numero EIN sarà tuo per tutta la durata della tua attività (a meno che la struttura non cambi sostanzialmente).

Se svolgi la tua attività negli Stati Uniti, probabilmente hai bisogno di un EIN. Ecco alcune attività che richiedono alle aziende del Regno Unito di richiederlo:

• Assunzione di dipendenti statunitensi: se paghi dipendenti negli Stati Uniti, avrai bisogno di un EIN per dichiarare le retribuzioni, presentare documenti fiscali sulle buste paga ed emettere moduli come i W-2. Anche se la tua attività ha sede completamente nel Regno Unito, l'IRS richiede un ID fiscale statunitense se hai una forza lavoro statunitense.

• Apertura di un conto bancario aziendale negli Stati Uniti: la maggior parte delle banche statunitensi non consente di aprire un conto aziendale senza un EIN. La banca utilizza il numero per la conformità e la reportistica fiscale. Ne hai bisogno anche per richiedere una carta di credito aziendale o una linea di credito negli Stati Uniti.

• Utilizzo di piattaforme con sede negli Stati Uniti: molti elaboratori e piattaforme di pagamento statunitensi richiedono un EIN durante l'attivazione per verificare la tua attività. Ad esempio, se stai configurando un account Stripe negli Stati Uniti, ti servirà un EIN.

• Presentazione di moduli fiscali o richieste di convenzione contro le doppie imposizioni: anche se non devi versare imposte negli Stati Uniti, potresti dover inviare moduli che richiedono un numero EIN, ad esempio se richiedi i benefici della convenzione contro le doppie imposizioni o dichiari redditi provenienti dagli Stati Uniti. Se hai creato una succursale o una società controllata negli Stati Uniti, avrai bisogno di un EIN per presentare la dichiarazione dei redditi aziendali.

• Registrazione per le imposte degli stati degli Stati Uniti: se vendi beni o servizi negli Stati Uniti, potresti doverti registrare per le imposte a livello statale come l'imposta sulle vendite o la Franchise Tax. Avrai bisogno di un EIN per registrarti presso le autorità fiscali statali, anche se sei un venditore remoto senza presenza negli Stati Uniti.

• Richiesta di licenze o permessi: molte registrazioni e licenze commerciali negli Stati Uniti, federali e locali, richiedono un EIN come parte della documentazione.

Un'attività del Regno Unito può ottenere un EIN senza una presenza negli Stati Uniti?

Per ottenere un EIN non hai bisogno di un indirizzo o di un conto bancario statunitense oppure di un'entità costituita negli Stati Uniti. Inoltre, non è necessario avvalersi di un intermediario o di un servizio di indirizzi negli Stati Uniti per fare domanda. L'IRS consente alle aziende non americane, comprese quelle britanniche, di presentare domanda direttamente.

La differenza principale per le aziende non statunitensi è che il sistema di richiesta dell'EIN online dell'IRS non è disponibile per i richiedenti internazionali. È limitato alle entità con una sede principale negli Stati Uniti o in un territorio degli Stati Uniti e si aspetta che la "parte responsabile" abbia un Social Security Number (SSN) o un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) statunitense.

Se sei un'attività nel Regno Unito, dovrai fare domanda tramite telefono, fax o posta. Questi metodi non sono veloci come il portale online nazionale, ma c'è un team dedicato, l'EIN International Operation, che gestisce richieste come queste.

Se la tua azienda nel Regno Unito prevede di svolgere negli Stati Uniti qualsiasi attività che rende necessario un numero EIN, come l'apertura di un conto bancario negli Stati Uniti o l'assunzione di personale con sede negli Stati Uniti, devi richiedere subito un numero EIN.

In che modo le attività del Regno Unito possono richiedere un EIN?

Il nucleo della procedura è semplice: compila il modulo SS-4 e invialo al IRS. Ecco cosa comporta per i richiedenti internazionali:

Passaggio 1: Raccogli i tuoi dati

Prima di iniziare, assicurati di avere tutte le informazioni accessibili. Preparati a fornire:

• La ragione sociale della tua attività nel Regno Unito (come ufficialmente registrata). Se negli Stati Uniti utilizzi un nome commerciale separato, puoi elencarlo come "nome commerciale". L'EIN verrà emesso con la tua ragione sociale.

• L'indirizzo registrato della tua attività. Puoi utilizzare il tuo indirizzo nel Regno Unito; non è necessario avere un indirizzo postale negli Stati Uniti.

• Breve spiegazione del motivo per cui stai compilando la richiesta di registrazione. Ad esempio, "Conformità alle normative dell'IRS" o "Assunzione di dipendenti statunitensi".

• Il numero previsto di dipendenti se prevedi di assumere dipendenti con sede negli Stati Uniti nei prossimi 12 mesi. Va bene mettere "0" se non hai ancora intenzione di assumere.

• La data in cui prevedi di pagare gli stipendi negli Stati Uniti. Compila questa casella solo se prevedi di assumere dipendenti statunitensi.

• Un nome e un numero di telefono che l'IRS può chiamare se ha domande in merito alla tua richiesta.

• Un rappresentante terzo designato se autorizzi qualcun altro a rispondere alle domande per tuo conto, ad esempio un consulente legale.

Passaggio 2: Compila il modulo SS-4

Questo è il modulo ufficiale dell'IRS per richiedere un EIN. È composto da una pagina e può essere scaricato gratuitamente dal sito web dell'IRS. Puoi compilarlo online o stamparlo e compilarlo a mano.

Se sei un'attività nel Regno Unito, assicurati di attenerti alle istruzioni internazionali dell'IRS:

• Includi il nome completo della parte responsabile. Lascia in bianco il campo SSN/ITIN o scrivi "Straniero" se non hanno un ID fiscale statunitense.

• Inserisci il tuo indirizzo postale nel Regno Unito: è qui che verrà inviata la conferma dell'EIN.

Non è prevista alcuna commissione. Fai attenzione ai servizi che cercano di addebitarti il costo dell'invio della richiesta.

Passaggio 3: Invia il modulo all'IRS

In qualità di richiedente internazionale, puoi inviare il modulo SS-4 per telefono, fax o posta.

Opzione 1: richiesta per telefono

Chiama il numero internazionale dell'IRS dedicato alla richiesta dell'EIN: +1 267 941 1099. Questo numero è disponibile dal lunedì al venerdì, dalle 6:00 alle 23:00 (fuso orario orientale). Un agente dell'IRS ti chiederà di leggere ad alta voce le informazioni riportate nel modulo SS-4.

La persona che chiama deve essere autorizzata a ricevere l'EIN. In genere si tratta del responsabile o di una persona indicata nel modulo. Se è tutto a posto, l'IRS rilascerà il tuo EIN durante la chiamata.

È il metodo più veloce per ottenere l'EIN. Riceverai subito il numero e l'IRS ti invierà per posta una lettera di conferma formale.

Opzione 2: richiesta via fax

Invia via fax il modulo SS-4 compilato all'ufficio internazionale dell'IRS: +1 304 707 9471. Includi un numero di fax (o indirizzo email) di ritorno a cui l'IRS possa inviare la conferma del numero EIN.

La maggior parte delle domande inviate via fax viene elaborata in circa quattro giorni lavorativi. Se non fornisci un numero di risposta, l'IRS ti invierà la conferma per posta, il che richiede più tempo.

Puoi utilizzare un fax fisico o un servizio fax online. Assicurati che il modulo sia firmato e leggibile. Se invii un fax dal Regno Unito, verifica che la trasmissione sia andata a buon fine.

Opzione 3: richiesta per posta

Spedisci il modulo SS-4 compilato e firmato a:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
USA

La posta ordinaria va bene, ma una raccomandata può darti maggiore sicurezza. Dovresti ricevere il numero EIN entro circa quattro settimane. Questo metodo è affidabile ma sconsigliato se hai una scadenza.

Cosa fare in caso di ritardo della tua domanda

Se non ricevi l'EIN entro i tempi previsti o se temi che il fax o la posta inviati siano andati persi o gestiti male, puoi contattare l'IRS per un follow-up. I ritardi spesso sono causati da uno dei tre problemi seguenti:

• Informazioni sul modulo incomplete o non corrispondenti

• Informazioni di contatto per la restituzione mancanti

• Difficoltà legate al fuso orario o al volume delle chiamate in caso di richiesta telefonica

Indipendentemente dal metodo in cui fai domanda, ricontrolla tutto ciò che è riportato nel modulo prima di inviarlo. Qualora ci fosse un errore, l'IRS potrebbe contattarti telefonicamente o per posta. Se fai domanda per telefono, è più facile apportare correzioni in tempo reale.

Cosa succede una volta ricevuto l'EIN?

Puoi utilizzare il tuo EIN immediatamente, anche se la lettera di conferma, chiamata lettera CP 575, non è ancora arrivata. Una volta ricevuta, conservare la lettera CP 575 in un luogo sicuro. Potrebbe servirti per la conformità bancaria, l'attivazione della piattaforma o come prova di registrazione fiscale negli Stati Uniti.

Il tuo EIN rimane associato alla tua attività a tempo indeterminato. Non ha scadenza e non devi rinnovarlo. È tua responsabilità informare l'IRS in caso di modifiche alla ragione sociale, all'indirizzo o alla parte responsabile.

Avere un EIN non implica automaticamente obblighi fiscali negli Stati Uniti, significa solo che l'IRS ha aperto una pratica relativa alla sua attività. Se la tua attività inizia a generare reddito dagli Stati Uniti, assume dipendenti negli Stati Uniti o crea una presenza soggetta a tassazione, allora potrebbero essere necessario presentare dichiarazioni fiscali. Il semplice possesso di un EIN non crea una responsabilità.