När du expanderar ditt brittiska företag till USA är ett av de första stegen du måste ta att skaffa ett arbetsgivarnummer (EIN). Ansökningsprocessen är utformad för amerikanska företag, så den kan vara svårare för dem som har startat ett internationellt företag, särskilt när de ska avgöra vilka fält som ska lämnas tomma, hur man ansöker utan att ha någon adress i USA och varför ett brittiskt företag kan behöva ett EIN.

Nedan förklarar vi varför och när brittiska företag kan behöva ett amerikanskt EIN, hur de kan ansöka om ett och vad som händer när de väl har ett.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett EIN och varför behöver brittiska företag det här numret?
  
• Kan ett brittiskt företag få ett EIN utan att finnas i USA?
  
• Hur kan brittiska företag ansöka om ett EIN?
  
• Vad händer när ni har fått ert EIN?
  

Vad är ett EIN och varför behöver brittiska företag det här numret?

Ett amerikanskt EIN är ett federalt skatteregistreringsnummer som utfärdas av IRS. Ett EIN liknar Storbritanniens unika skattebetalarnummer (Unique Taxpayer Reference, UTR). Det är så IRS spårar företagets aktivitet i det amerikanska skattesystemet.

Du kommer att använda ett EIN för att lämna in skattedokument, anställa amerikanska medarbetare, öppna amerikanska bankkonton för företag, ansöka om licenser och mycket mer. Numret är inte privat, som ett lösenord, men det är ändå känsligt eftersom banker och betalningsplattformar använder det för att verifiera din företagsidentitet. När ditt EIN har utfärdats är det ditt så länge ditt företag existerar (såvida inte strukturen ändras väsentligt).

Om du gör affärer i USA behöver du förmodligen ett EIN. Här är några aktiviteter som kräver att brittiska företag ansöker om ett EIN:

• Anställning av amerikanska medarbetare: Om du betalar anställda i USA behöver du ett EIN för att rapportera löner, lämna in löneskattedokument och utfärda blanketter som W-2. Även om ditt företag är helt baserat i Storbritannien kräver IRS ett amerikanskt skatteregistreringsnummer när du har amerikansk personal.

• Öppna ett amerikanskt bankkonto för företag: De flesta amerikanska banker låter dig inte öppna ett företagskonto utan ett EIN. Banken använder numret för regelefterlevnad och skatterapportering. Du behöver också ett EIN för att ansöka om ett företagskreditkort eller en kredit i USA.

• Användning av USA-baserade plattformar: Många amerikanska betalleverantörer och plattformar efterfrågar ett EIN under onboardingen för att verifiera ditt företag. Om du t.ex. skapar ett amerikanskt Stripe-konto behöver du ett EIN.

• Inlämning av skatteblanketter eller avtalsanspråk: Även om du inte är skyldig amerikansk skatt kan du behöva skicka in blanketter som kräver ett EIN, t.ex. om du gör anspråk på avtalslättnader eller rapporterar inkomst från USA. Om du har startat en filial eller ett dotterbolag i USA behöver du ett EIN för att lämna in skattedeklarationer för företag.

• Registrering för skatt i en amerikansk delstat: Om du säljer varor eller tjänster i USA kan du behöva registrera dig för skatter på delstatsnivå, t.ex. omsättningsskatt eller franchiseskatt. Du behöver ett EIN för att registrera dig hos delstatliga skattemyndigheter – även om du säljer på distans utan att vara närvarande i USA.

• Ansöka om licenser eller tillstånd: Många amerikanska företagsregistreringar och licenser – federala och lokala – kräver ett EIN som en del av pappersarbetet.

Kan ett brittiskt företag få ett EIN utan att finnas i USA?

Du behöver inte ha en amerikansk adress, bankkonto eller juridisk person i USA för att få ett EIN. Du behöver inte heller ha en amerikansk mellanhand eller adresstjänst för att ansöka. IRS låter företag utanför USA, inklusive brittiska företag, ansöka direkt.

Den största skillnaden för företag utanför USA är att det onlineansökningssystem som IRS har för EIN-nummer inte är tillgängligt för internationella sökande. Det är begränsat till enheter med huvudkontor i USA eller ett amerikanskt territorium, och det förväntar sig att den ”ansvariga parten” har ett amerikanskt socialförsäkringsnummer (SSN) eller enskilt skatteregistreringsnummer (ITIN).

Som brittiskt företag måste du ansöka via telefon, fax eller post. Dessa metoder är inte lika snabba som den inhemska onlineportalen, men det finns ett särskilt team, EIN International Operation, som hanterar sådana förfrågningar.

Om ditt brittiska företag planerar någon aktivitet i USA som leder till att EIN behövs, t.ex. att öppna ett amerikanskt bankkonto eller anställa USA-baserad personal, bör du ansöka om ett EIN direkt.

Hur kan brittiska företag ansöka om ett EIN?

Själva processen är enkel: fyll i blankett SS-4 och skicka in det till IRS. Det här är vad detta innebär för internationella sökande:

Steg 1: Ta fram dina uppgifter

Innan du börjar, bör du se till att du har alla dina uppgifter tillgängliga. Var beredd på att ange följande:

• Ditt brittiska företags registrerade namn (såsom det är officiellt registrerat). Om du använder ett separat handelsnamn i USA kan du ange det som ”handelsnamn”. EIN kommer att utfärdas i ditt juridiska namn.

• Din registrerade företagsadress. Du kan använda din adress i Storbritannien. Det finns inget krav på att ha en amerikansk postadress.

• En kort förklaring till varför du fyller i ansökan. T.ex. ”Efterlevnad av IRS regler” eller ”För att anställa amerikanska medarbetare”.

• Ditt förväntade antal anställda om du planerar att anställa medarbetare baserade i USA under de kommande 12 månaderna. Det går bra att ange ”0” om du inte planerar att anställa ännu.

• Det datum då du första gången förväntar dig att betala löner i USA. Fyll bara i detta om du planerar att anställa amerikanska medarbetare.

• Ett namn och telefonnummer som IRS kan ringa om myndigheten har frågor om ansökan.

• En utsedd tredje part om du ger någon annan fullmakt att svara på frågor för din räkning, t.ex. en juridisk rådgivare.

Steg 2: Fyll i blankett SS-4

Detta är den officiella blanketten från IRS för att ansöka om ett EIN. Den är på en sida och gratis att ladda ner från IRS webbplats. Du kan fylla i den online eller skriva ut den och fylla i den för hand.

Som brittiskt företag får du se till att följa IRS internationella instruktioner:

• Ange den ansvariga partens fullständiga namn. Lämna SSN/ITIN-fältet tomt eller skriv ”Foreign” om företaget inte har ett amerikanskt skatteregistreringsnummer.

• Ange din postadress i Storbritannien – det är hit din EIN-bekräftelse skickas.

Det kostar inget. Var försiktig med tjänster som försöker ta betalt för att skicka in din ansökan.

Steg 3: Skicka in blanketten till IRS

Som internationell sökande kan du skicka blankett SS-4 via telefon, fax eller post.

Alternativ 1: Ansök via telefon

Ring IRS internationella EIN-nummer: +1 267 941 1099. Denna linje är tillgänglig måndag till fredag, kl. 06.00 till 23.00 östlig tid. En IRS-representant kommer att be dig läsa upp informationen från blankett SS-4.

Personen som ringer måste vara behörig att ta emot EIN, vanligtvis den ansvariga parten eller någon som anges på blanketten. Om allt stämmer kommer IRS att utfärda ditt EIN under samtalet.

Detta är den snabbaste metoden för att få ditt EIN. Du får numret direkt och IRS följer upp via post med ett formellt bekräftelsebrev.

Alternativ 2: Ansök via fax

Faxa din ifyllda SS-4-blankett till IRS International Office: +1 304 707 9471. Inkludera ett faxnummer (eller en e-postadress) för retur som IRS kan använda för att skicka din EIN-bekräftelse.

De flesta faxade ansökningar behandlas inom cirka fyra arbetsdagar. Om du inte anger ett returnummer kommer IRS istället att skicka din bekräftelse via post, vilket tar längre tid.

Du kan använda en fysisk faxmaskin eller en onlinefaxtjänst. Kontrollera att blanketten är undertecknad och läsbar. Om du faxar från Storbritannien kontrollerar du att överföringen lyckades.

Alternativ 3: Ansök via post

Skicka den ifyllda och undertecknade SS-4-blanketten till:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
USA

Vanlig post är bra, men spårad leverans kan ge dig sinnesfrid. Du beräknas få ditt EIN inom cirka fyra veckor. Den här metoden är tillförlitlig, men rekommenderas inte om du arbetar mot en deadline.

Vad ska du göra om din ansökan är fördröjd

Om du inte får ditt EIN inom den förväntade tidsramen eller om du är orolig för att ditt fax eller din post har försvunnit eller hanterats felaktigt kan du ringa IRS för att följa upp det. Förseningar beror ofta på ett av tre problem:

• Ofullständiga eller felaktiga uppgifter på blanketten

• Kontaktuppgifter för retur saknas

• Utmaningar med tidszon eller samtalsvolym om du ansöker via telefon

Oavsett hur du ansöker, bör du dubbelkolla allt på blanketten innan du skickar den. Om ett misstag sker kan IRS följa upp via telefon eller post. Om du ansöker via telefon är det lättare att göra korrigeringar i realtid.

Vad händer när du har fått ditt EIN?

Du kan använda ditt EIN omedelbart, även om bekräftelsebrevet – ett så kallat CP 575-brev – inte har kommit fram ännu. När CP 575-brevet har kommit ska det förvaras på ett säkert ställe. Du kan behöva det för bankefterlevnad, onboarding av plattformar eller bevis på skatteregistrering i USA.

Ditt företag har kvar sitt EIN på obestämd tid. Det upphör inte att gälla och du behöver inte förnya det. Du är ansvarig för att uppdatera IRS om ditt företagsnamn, adress eller ansvarig part ändras.

Att få ett EIN utlöser inte automatiskt amerikanska skatteskyldigheter, utan betyder bara att IRS har en öppen akt om ditt företag. Om ditt företag börjar generera inkomster från USA, anställer personal i USA eller skapar en skattepliktig närvaro kan det bli aktuellt med skattedeklarationer. Men att bara ha ett EIN medför inte någon skyldighet.