Ao expandir sua empresa do Reino Unido para os EUA, um dos primeiros passos é obter um Número de Identificação do Empregador (EIN). O processo de solicitação foi projetado para empresas dos EUA, portanto, os fundadores internacionais podem ter mais dificuldade, especificamente ao decidir quais campos deixar em branco, como solicitar sem um endereço nos EUA e por que uma empresa do Reino Unido pode precisar de um EIN.

Abaixo, explicaremos por que e quando as empresas do Reino Unido podem precisar de um EIN dos EUA, como podem solicitá-lo e o que acontece quando o têm.

Neste artigo:

• O que é um EIN e por que as empresas do Reino Unido precisam dele?
  
• Uma empresa do Reino Unido pode obter um EIN sem uma presença nos EUA?
  
• Como as empresas do Reino Unido podem solicitar um EIN?
  
• O que acontece quando você recebe seu EIN?
  

O que é um EIN e por que as empresas do Reino Unido precisam dele?

Um EIN dos EUA é um ID fiscal federal emitido pelo IRS. Um EIN é semelhante ao Unique Taxpayer Reference (UTR) do Reino Unido. É como o IRS rastreia a atividade da sua empresa no sistema tributário dos EUA.

Você usará um EIN para registrar documentos fiscais, contratar funcionários dos EUA, abrir contas bancárias empresariais nos EUA, solicitar licenças e muito mais. O número não é privado, como uma senha, mas ainda é confidencial porque bancos e plataformas de pagamento o usam para verificar a identidade da sua empresa. Depois da emissão, seu EIN será seu enquanto a empresa existir (a menos que a estrutura mude substancialmente).

Se você faz negócios nos EUA, provavelmente precisa de um EIN. Veja algumas atividades que exigem que as empresas do Reino Unido solicitem um:

• Contratação de funcionários nos EUA: se você emprega funcionários nos EUA, precisará de um EIN para declarar salários, apresentar documentos fiscais da folha de pagamento e emitir formulários como W-2s. Mesmo que sua empresa esteja totalmente sediada no Reino Unido, o IRS exige um ID fiscal dos EUA quando você tem uma força de trabalho nos EUA.

• Abrir uma conta bancária de pessoa jurídica nos EUA: a maioria dos bancos dos EUA não permite abrir uma conta empresarial sem um EIN. O banco usa o número para conformidade e declarações fiscais. Você também precisa de um para solicitar um cartão de crédito empresarial ou linha de crédito nos EUA.

• Uso de plataformas baseadas nos EUA: muitos processadores e plataformas de pagamentos dos EUA solicitam um EIN durante o onboarding para verificar sua empresa. Se você pretende configurar uma conta Stripe dos EUA, por exemplo, precisará de um EIN.

• Declaração de informes fiscais ou reivindicações de tratados: Mesmo que você não deva impostos dos EUA, pode ser necessário enviar informes que exigem um EIN. Por exemplo, se pretende reivindicar benefícios de tratados ou declarar renda de origem americana. Se você configurou uma filial nos EUA, precisará de um EIN para declarar impostos corporativos.

• Cadastro para tributação estadual dos EUA: se você vende bens ou serviços nos EUA, pode ser necessário se cadastrar para impostos estaduais, como imposto sobre vendas ou imposto sobre franquias. Você precisará de um EIN para se cadastrar nas autoridades fiscais estaduais, mesmo que seja um vendedor remoto sem presença nos EUA.

• Solicitação de licenças ou permissões: vários registros e licenças de empresas dos EUA, federais e locais, exigem um EIN como parte da documentação.

Uma empresa do Reino Unido pode obter um EIN sem uma presença nos EUA?

Você não precisa de um endereço nos EUA, conta bancária ou entidade incorporada nos EUA para obter um EIN. Você também não precisa de um intermediário ou serviço de endereço dos EUA para fazer o pedido. O IRS permite que empresas de fora dos EUA, incluindo empresas do Reino Unido, se inscrevam diretamente.

A principal diferença para empresas não americanas é que o sistema de solicitação de EIN online do IRS não está disponível para solicitantes internacionais. Ele é restrito a entidades com sede nos EUA ou em um território dos EUA e espera que a "parte responsável" tenha um Social Security Number (SSN) ou Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) dos EUA.

Como empresa do Reino Unido, você precisará fazer o pedido por telefone, fax ou correio. Esses métodos não são tão rápidos quanto o portal online nacional, mas há uma equipe dedicada, a EIN International Operation, que lida com solicitações como essas.

Se a sua empresa do Reino Unido estiver planejando alguma atividade nos EUA que exija a necessidade de um EIN, como abrir uma conta bancária nos EUA ou contratar funcionários baseados nos EUA, você deve solicitar um EIN imediatamente.

Como as empresas do Reino Unido podem solicitar um EIN?

O núcleo do processo é simples: preencha o informe SS-4 e envie-o ao IRS. Veja o que isso implica para os solicitantes internacionais:

Etapa 1: Reúna seus dados

Antes de começar, certifique-se de ter todas as suas informações acessíveis. Esteja preparado para listar:

• O nome jurídico da sua empresa do Reino Unido (conforme registrado oficialmente). Se você usa um nome comercial separado nos EUA, pode listá-lo como um "nome comercial". O EIN será emitido com o seu nome jurídico.

• Seu endereço comercial registrado. Você pode usar seu endereço no Reino Unido; não é obrigatório ter um endereço de correspondência dos EUA.

• Uma breve explicação do motivo pelo qual você está concluindo a inscrição. Por exemplo, "Conformidade com regulamentos do IRS" ou "Para contratar funcionários dos EUA".

• Seu número esperado de funcionários se você planeja contratar funcionários baseados nos EUA nos próximos 12 meses. Não há problema em colocar "0" se você ainda não está planejando contratar.

• A data em que você pretende pagar os salários nos EUA. Preencha este formulário somente se você planeja contratar funcionários nos EUA.

• Um nome e um número de telefone para o qual o IRS pode ligar se tiver dúvidas sobre a solicitação.

• Um terceiro designado, se você estiver autorizando outra pessoa a responder perguntas em seu nome, como um consultor jurídico.

Etapa 2: Preencha o Formulário SS-4

Este é o formulário oficial do IRS para solicitar um EIN. Ele tem uma página e pode ser baixado gratuitamente no site do IRS. Você pode preenchê-lo online ou imprimi-lo e preenchê-lo à mão.

Como empresa do Reino Unido, siga as instruções internacionais do IRS:

• Inclua o nome completo da sua parte responsável. Deixe o campo SSN/ITIN em branco ou escreva "Foreign" (Estrangeiro) se não tiver um ID fiscal dos EUA.

• Digite seu endereço de correspondência no Reino Unido. É para lá que sua confirmação do EIN será enviada.

Não há taxa a ser aplicada. Desconfie de serviços que tentam cobrar pelo envio da sua solicitação.

Etapa 3: Envie o formulário ao IRS

Como solicitante internacional, você pode enviar o informe SS-4 por telefone, fax ou correio.

Opção 1: Solicitar por telefone

Ligue para a linha do IRS International EIN: +1 267 941 1099. Esta linha está disponível de segunda a sexta-feira, das 6h às 23h (EST). Um agente do IRS pedirá que você leia as informações do informe SS-4.

A pessoa que faz a ligação deve estar autorizada a receber o EIN. Normalmente, ela é a parte responsável ou alguém designado no formulário. Se estiver tudo certo, o IRS emitirá seu EIN durante a chamada.

Este é o método mais rápido para obter seu EIN. Você receberá o número na hora e o IRS enviará pelo correio com uma carta de confirmação formal.

Opção 2: Solicitar por fax

Envie por fax o Formulário SS-4 preenchido para o IRS International Office: +1 304 707 9471. Inclua um número de fax (ou endereço de e-mail) para o qual o IRS pode enviar sua confirmação do EIN.

A maioria das solicitações enviadas por fax é processada em cerca de quatro dias úteis. Se você não fornecer um número de devolução, o IRS enviará sua confirmação por correio, o que demorará mais tempo.

Você pode usar uma máquina de fax física ou um serviço de fax online. Verifique se o formulário está assinado e legível. Se enviar um fax do Reino Unido, verifique se a transmissão foi bem-sucedida.

Opção 3: Solicitar pelo correio

Envie o Formulário SS-4 preenchido e assinado para:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
EUA

A postagem normal é suficiente, mas a entrega rastreada pode lhe dar tranquilidade. Espere receber seu EIN em cerca de quatro semanas. Esse método é confiável, mas não é recomendado se você estiver trabalhando com um prazo.

O que fazer se a sua solicitação sofrer atrasos

Se você não receber seu EIN no prazo esperado ou se estiver preocupado que seu envio de fax ou correio tenha sido perdido ou manipulado incorretamente, ligue para o IRS para fazer um acompanhamento. Os atrasos geralmente decorrem de um de três problemas:

• Informações incompletas ou incompatíveis no formulário

• Informações de contato de retorno ausentes

• Desafios de fuso horário ou volume de chamadas se a solicitação for por telefone

Independentemente da maneira como você fizer a solicitação, confirme tudo no formulário antes de enviá-lo. Se houver um erro, o IRS poderá entrar em contato por telefone ou correio. Se você fizer a solicitação por telefone, será mais fácil fazer correções em tempo real.

O que acontece quando você recebe seu EIN?

Você pode usar seu EIN imediatamente, mesmo que a carta de confirmação (chamada de carta CP 575) ainda não tenha chegado. Assim que chegar, guarde a carta CP 575 em local seguro. Você pode precisar dela para conformidade bancária, onboarding de plataforma ou comprovante de registro fiscal dos EUA.

Seu EIN permanece com sua empresa indefinidamente. Ele não expira e você não precisa renová-lo. Você é responsável por atualizar o IRS se houver alteração no nome, endereço ou parte responsável da sua empresa.

A obtenção de um EIN não aciona automaticamente obrigações fiscais nos EUA. Significa, apenas, que o IRS tem um arquivo aberto da sua empresa. Se sua empresa começar a gerar renda de origem americana, contratar funcionários nos EUA ou criar uma presença tributável, poderá haver declarações de impostos. Porém, simplesmente deter um EIN não cria uma responsabilidade.