Lorsque vous développez votre entreprise britannique aux États-Unis, l’une des premières étapes consiste à obtenir un numéro d’identification d’employeur (EIN). Le processus de demande est conçu pour les entreprises américaines, de sorte que les fondateurs internationaux peuvent avoir plus de mal à l’accepter, en particulier lorsqu’il s’agit de décider quels champs laisser vides, comment postuler sans adresse américaine et pourquoi une entreprise britannique peut avoir besoin d’un EIN.

Nous vous expliquons ci-dessous pourquoi et quand les entreprises britanniques peuvent avoir besoin d’un EIN américain, comment elles peuvent en faire la demande et ce qui se passe une fois qu’elles en ont un.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises britanniques en ont-elles besoin ?
  
• Une entreprise britannique peut-elle obtenir un EIN sans être présente aux États-Unis ?
  
• Comment les entreprises britanniques peuvent-elles demander un EIN ?
  
• Que se passe-t-il une fois que vous avez reçu votre EIN ?
  

Qu’est-ce qu’un EIN et pourquoi les entreprises britanniques en ont-elles besoin ?

Un EIN américain est un numéro fiscal fédéral délivré par l’IRS. Un EIN est semblable au numéro de référence de contribuable unique (UTR) du Royaume-Uni. Il permet à l’IRS de suivre l’activité de votre entreprise dans le système fiscal américain.

L'EIN vous sera utile pour remplir des documents fiscaux, embaucher des employés américains, ouvrir des comptes bancaires professionnels aux États-Unis, demander des licences, etc. Le numéro n’est pas privé (comme le serait un mot de passe), mais il reste sensible, car les institutions financières et les plateformes de paiement l’utilisent pour vérifier l’identité de votre entreprise. Une fois émis, votre EIN vous appartient aussi longtemps que votre entreprise existe (à moins que sa structure ne change de manière substantielle).

Si vous exercez vos activités aux États-Unis, vous avez probablement besoin d’un EIN. Voici quelques-unes des activités qui obligent les entreprises britanniques à en faire la demande :

• Embauche d’employés américains : si vous payez des employés aux États-Unis, vous aurez besoin d’un EIN pour déclarer les salaires, remplir les documents fiscaux et émettre des formulaires tels que les formulaires W-2. Même si votre entreprise est entièrement basée au Royaume-Uni, l’IRS exige un numéro fiscal américain si vous avez des employés américains.

• Ouverture d’un compte bancaire professionnel aux États-Unis : la plupart des institutions financières américaines ne vous permettent pas d’ouvrir un compte professionnel sans EIN. La banque utilise ce numéro à des fins de conformité et de déclaration fiscale. Vous en avez également besoin pour demander une carte bancaire ou une ligne de crédit d’entreprise aux États-Unis.

• Utilisation de plateformes établies aux États-Unis : de nombreux prestataires et plateformes de paiement américains demandent un EIN lors de l’inscription afin de vérifier votre entreprise. Si vous créez un compte Stripe américain, par exemple, vous aurez besoin d’un EIN.

• Dépôt de formulaires fiscaux ou de demandes d'adhésion à une convention fiscale : même si vous ne devez pas d’impôts aux États-Unis, vous devrez peut-être soumettre des formulaires qui exigent un EIN, par exemple si vous demandez des avantages en vertu d’une convention fiscale ou déclarez des revenus de source américaine. Si vous avez créé une succursale ou une filiale aux États-Unis, vous aurez besoin d’un EIN pour déposer vos déclarations d’impôt sur les sociétés.

• Immatriculation pour les taxes d’État des États-Unis : si vous vendez des biens ou des services aux États-Unis, vous devrez peut-être vous immatriculer pour percevoir les taxes au niveau de l’État, comme la taxe de vente ou la taxe de franchise. Vous aurez besoin d’un EIN pour vous enregistrer auprès des autorités fiscales de l’État, même si vous êtes un vendeur à distance sans présence aux États-Unis.

• Demande de licences ou de permis : de nombreux enregistrements et licences d’entreprises aux États-Unis, tant au niveau fédéral que local, exigent un numéro EIN dans les formalités administratives.

Une entreprise britannique peut-elle obtenir un EIN sans être présente aux États-Unis ?

Il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse, un compte bancaire ou une entité constituée aux États-Unis pour obtenir un EIN. De plus, vous n’avez pas besoin d’un intermédiaire ou d’un service d’adresse aux États-Unis pour faire votre demande. L’IRS permet aux entreprises non américaines, y compris britanniques, de faire directement leur demande.

La principale différence pour les entreprises non américaines est que le système de demande d’EIN en ligne de l’IRS n’est pas disponible pour les demandeurs internationaux. Il est limité aux entités ayant un bureau principal aux États-Unis ou dans un territoire américain, et il est attendu que la « partie responsable » dispose d’un numéro de sécurité sociale (SSN) ou d’un numéro individuel d’identification fiscale (ITIN) américain.

En tant qu’entreprise britannique, vous devrez envoyer votre demande par téléphone, par fax ou par courrier. Ces méthodes ne sont pas aussi rapides que le portail en ligne national, mais il existe une équipe dédiée, l’opération internationale EIN, qui traite les demandes comme celles-ci.

Si votre entreprise britannique prévoit une activité aux États-Unis qui nécessite un EIN, comme l’ouverture d’un compte bancaire américain ou l’embauche de personnel établi aux États-Unis, vous devez immédiatement demander un EIN.

Comment les entreprises britanniques peuvent-elles demander un EIN ?

Le cœur du processus est simple : remplissez le formulaire SS-4 et envoyez-le à l’IRS. Voici ce que cela implique pour les candidats internationaux :

Étape 1 : Recueillir les informations requises

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir toutes vos informations à portée de main. Préparez-vous à énumérer :

• La dénomination sociale de votre entreprise au Royaume-Uni (telle qu’elle est officiellement immatriculée). Si vous utilisez un nom commercial distinct aux États-Unis, vous pouvez l’inscrire en tant que « nom commercial ». L’EIN sera émis selon votre dénomination sociale.

• L’adresse de votre entreprise. Vous pouvez utiliser votre adresse au Royaume-Uni. il n’est pas nécessaire d’avoir une adresse postale aux États-Unis.

• Une brève explication de la raison pour laquelle vous effectuez la demande. Par exemple, vous pouvez indiquer « Conformité aux réglementations de l’IRS » ou « Embauche d’employés américains ».

• Le nombre d’employés que vous prévoyez d’embaucher si vous prévoyez d’en embaucher aux États-Unis au cours des 12 prochains mois. Vous pouvez mettre « 0 » si vous n’avez pas encore l’intention d’embaucher.

• La date à laquelle vous prévoyez de payer votre salaire aux États-Unis pour la première fois. Ne le remplissez que si vous envisagez d’embaucher des employés américains.

• Un nom et un numéro de téléphone que l’IRS peut appeler si l’agence a des questions concernant la demande.

• Un tiers désigné si vous autorisez quelqu’un d’autre à répondre aux questions en votre nom, comme un conseiller juridique.

Étape 2 : Remplir le formulaire SS-4

Il s’agit du formulaire officiel de l’IRS pour faire une demande d’EIN. Il s’agit d’une page téléchargeable gratuitement sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez le remplir en ligne ou l’imprimer et le remplir à la main.

En tant qu’entreprise britannique, assurez-vous de suivre les instructions internationales :

• Indiquez le nom complet de votre responsable. Laissez le champ SSN/ITIN vide ou indiquez « Étranger » s’ils n’ont pas de numéro d’identification fiscale américain.

• Saisissez votre adresse postale au Royaume-Uni, c’est là que votre confirmation EIN sera envoyée.

Aucuns frais d’inscription n’est facturé. Méfiez-vous des services qui tentent de vous facturer l’envoi de votre demande.

Étape 3 : Envoyer le formulaire à l’IRS

En tant que demandeur international, vous pouvez envoyer le formulaire SS-4 par téléphone, par fax ou par la poste.

Option 1 : Demande par téléphone

Appelez la ligne EIN internationale de l’IRS : +1 267 941 1099. Cette ligne est disponible du lundi au vendredi, de 6:00 à 23:00, heure de l’Est. Un agent de l’IRS vous demandera de lire à haute voix les informations du formulaire SS-4.

La personne qui appelle doit être autorisée à recevoir l’EIN. Il s’agit généralement de la partie responsable ou d’une personne désignée sur le formulaire. Si tout se passe bien, l’IRS vous délivrera votre EIN au cours de l’appel.

Il s’agit de la méthode la plus rapide pour obtenir votre EIN. Vous recevrez le numéro sur-le-champ, et l’IRS vous enverra une lettre de confirmation officielle par courrier.

Option 2 : Demande par fax

Envoyez votre formulaire SS-4 dûment rempli par télécopieur au bureau international de l’IRS : +1 304 707 9471. Indiquez le numéro de fax (ou l’adresse e-mail) à laquelle l’IRS peut envoyer votre confirmation d’EIN.

La plupart des demandes envoyées par fax sont traitées en quatre jours ouvrables environ. Si vous ne fournissez pas de numéro de retour, l’IRS vous enverra votre confirmation par courrier à la place, ce qui prendra plus de temps.

Vous pouvez utiliser un télécopieur physique ou un service de fax en ligne. Assurez-vous que votre formulaire est signé et lisible. Si vous envoyez un fax du Royaume-Uni, vérifiez que la transmission a réussi.

Option 3 : Demande par la poste

Postez le formulaire SS-4 dûment rempli et signé à l’adresse suivante :

Internal Revenue Service
Attn : Opération internationale de l’EIN
Cincinnati, OH 45999 (États-Unis)
États-Unis

La poste régulière est très bien, mais la livraison suivie peut vous donner la tranquillité d’esprit. Attendez-vous à recevoir votre EIN dans environ quatre semaines. Cette méthode est fiable, mais n’est pas recommandée si vous travaillez sur une date limite.

Que faire si votre demande est retardée ?

Si vous ne recevez pas votre EIN dans les délais prévus ou si vous craignez que votre télécopie ou votre courrier ait été perdu ou mal traité, vous pouvez appeler l’IRS pour faire un suivi. Les retards découlent souvent de l’un des trois problèmes suivants :

• Informations incomplètes ou ne correspondant pas au formulaire

• Coordonnées de retour manquantes

• Problèmes de fuseau horaire ou de volume d’appels si vous postulez par téléphone

Quelle que soit la méthode utilisée, vérifiez tous les éléments du formulaire avant de l’envoyer. En cas d’erreur, l’IRS peut effectuer un suivi par téléphone ou par courrier. Si vous faites votre demande par téléphone, il est plus facile d’apporter des corrections en temps réel.

Que se passe-t-il une fois que vous avez reçu votre EIN ?

Vous pouvez utiliser votre EIN immédiatement, même si la lettre de confirmation, appelée lettre CP 575, n’est pas encore arrivée. Une fois reçue, conservez la lettre CP 575 en lieu sûr. Vous pouvez en avoir besoin pour la conformité bancaire, l’inscription à la plateforme ou une preuve d’immatriculation fiscale aux États-Unis.

Votre EIN reste indéfiniment associé à votre entreprise. Il n’expire pas et vous n’avez pas besoin de le renouveler. Vous êtes responsable d’informer l’IRS le nom de votre entreprise, son adresse ou le responsable désigné change.

L’obtention d’un EIN ne déclenche pas automatiquement des obligations fiscales aux États-Unis ; cela signifie simplement que l’IRS a ouvert un dossier sur votre entreprise. Si votre entreprise commence à générer des revenus de source américaine, embauche des employés aux États-Unis ou établit une présence imposable, des déclarations fiscales peuvent suivre. Toutefois, le simple fait de détenir un EIN ne crée pas de responsabilité.