Wanneer je je Britse bedrijf uitbreidt naar de VS, is een van de eerste stappen die je moet nemen het aanvragen van een werkgeversidentificatienummer (EIN). Het aanvraagproces is ontworpen voor Amerikaanse bedrijven, dus internationale oprichters kunnen er problemen mee hebben, met name wanneer ze beslissen welke velden ze leeg moeten laten, hoe ze een aanvraag kunnen indienen zonder een Amerikaans adres en waarom een Brits bedrijf mogelijk een EIN nodig heeft.

Hieronder leggen we uit waarom en wanneer Britse bedrijven een Amerikaanse EIN nodig hebben, hoe ze er een kunnen aanvragen en wat er gebeurt als ze er eenmaal een hebben.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een EIN en waarom hebben Britse bedrijven er een nodig?
  
• Kan een Brits bedrijf een EIN krijgen zonder aanwezigheid in de VS?
  
• Hoe kunnen Britse bedrijven een EIN aanvragen?
  
• Wat gebeurt er nadat je je EIN hebt ontvangen?
  

Wat is een EIN en waarom hebben Britse bedrijven er een nodig?

Een Amerikaanse EIN is een federale belasting-ID die wordt uitgegeven door de IRS. Een EIN is vergelijkbaar met de Unique Taxpayer Reference (UTR) van het Verenigd Koninkrijk. Zo volgt de IRS de activiteiten van je onderneming binnen het Amerikaanse belastingstelsel.

Je gebruikt een EIN om belastingdocumenten in te dienen, Amerikaanse werknemers in dienst te nemen, Amerikaanse zakelijke bankrekeningen te openen, licenties aan te vragen en meer. Het nummer is niet privé, zoals een wachtwoord, maar het is nog steeds gevoelig omdat banken en betalingsplatforms het gebruiken om je bedrijfsidentiteit te verifiëren. Na uitgifte is je EIN van jou zolang je bedrijf bestaat (tenzij de structuur aanzienlijk verandert).

Als je zakendoet in de VS, heb je waarschijnlijk een EIN nodig. Hier zijn enkele activiteiten waarvoor Britse bedrijven er een moeten aanvragen:

• Het inhuren van Amerikaanse werknemers: als je werknemers in de VS betaalt, heb je een EIN nodig om lonen te melden, loonbelastingdocumenten in te dienen en formulieren zoals W-2's uit te geven. Zelfs als je onderneming volledig in het VK is gevestigd, vereist de IRS een Amerikaanse belasting-ID als je een Amerikaans personeelsbestand hebt.

• Het openen van een Amerikaanse zakelijke bankrekening: Bij de meeste Amerikaanse banken kun je geen zakelijke rekening openen zonder een EIN. De bank gebruikt het nummer voor compliance en belastingaangifte. Je hebt er ook een nodig om een zakelijke creditcard of kredietlijn aan te vragen in de VS.

• In de VS gevestigde platforms gebruiken: veel Amerikaanse betalingsverwerkers en platforms vragen tijdens het onboarden om een EIN om je bedrijf te verifiëren. Als je bijvoorbeeld een Amerikaans Stripe account instelt, heb je een EIN nodig.

• Belastingformulieren of verdragsclaims indienen: zelfs als je geen Amerikaanse belasting verschuldigd bent, moet je mogelijk formulieren indienen waarvoor een EIN vereist is, bijvoorbeeld als je voordelen van een belastingverdrag claimt of inkomsten uit de VS opgeeft. Als je een filiaal of dochteronderneming in de VS hebt opgericht, heb je een EIN nodig om aangifte vennootschapsbelasting te doen.

• Registreren voor Amerikaanse staatsbelastingen: als je goederen of diensten verkoopt in de VS, moet je je mogelijk registreren voor staatsbelastingen, zoals omzetbelasting of franchisebelasting. Je hebt een EIN nodig om je te registreren bij de belastingautoriteiten van een staat, zelfs als je een verkoper op afstand bent zonder aanwezigheid in de VS.

• Aanvragen van licenties of vergunningen: voor veel Amerikaanse bedrijfsregistraties en -vergunningen, zowel federaal als lokaal, is een EIN vereist als onderdeel van het papierwerk.

Kan een Brits bedrijf een EIN aanvragen zonder aanwezigheid in de VS?

Je hebt geen adres in de VS, bankrekening of rechtspersoon in de VS nodig om een EIN te krijgen. Je hebt ook geen Amerikaanse tussenpersoon of adresdienst nodig om een aanvraag in te dienen. Met de IRS kunnen niet-Amerikaanse bedrijven, waaronder Britse bedrijven, rechtstreeks een aanvraag indienen.

Het belangrijkste verschil voor niet-Amerikaanse bedrijven is dat het online EIN-aanvraagsysteem van de IRS niet beschikbaar is voor internationale aanvragers. Het is beperkt tot entiteiten met een hoofdkantoor in de VS of een Amerikaans grondgebied, en het verwacht dat de 'verantwoordelijke partij' een Amerikaans socialezekerheidsnummer (SSN) of Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) heeft.

Als Brits bedrijf moet je een aanvraag indienen via telefoon, fax of post. Deze methoden zijn niet zo snel als het binnenlandse online portaal, maar er is een speciaal team, de EIN International Operation, dat verzoeken zoals deze afhandelt.

Als je Britse onderneming activiteiten in de VS plant waardoor een EIN nodig is, zoals het openen van een Amerikaanse bankrekening of het aannemen van personeel in de VS, moet je onmiddellijk een EIN aanvragen.

Hoe kunnen Britse bedrijven een EIN aanvragen?

De kern van het proces is eenvoudig: vul het SS-4-formulier in en dien het in bij de IRS. Dit is wat dat inhoudt voor internationale aanvragers:

Stap 1: Verzamel de informatie

Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je al je informatie bij de hand hebt. Wees bereid om het volgende op te sommen:

• De wettelijke naam van je Britse onderneming (zoals officieel geregistreerd). Als je in de VS een aparte handelsnaam gebruikt, kun je die als 'handelsnaam' vermelden. Het EIN wordt uitgegeven onder je wettelijke naam.

• Je geregistreerde bedrijfsadres. Je kunt je Britse adres gebruiken; het is niet vereist om een postadres in de VS te hebben.

• Een korte uitleg waarom je de aanvraag invult. Bijvoorbeeld: 'compliance met IRS regelgeving' of 'Om Amerikaanse werknemers in dienst te nemen'.

• Je verwachte aantal werknemers als je van plan bent in de komende 12 maanden werknemers in dienst te nemen die in de VS zijn gevestigd. Het is prima om "0" te zetten als je nog niet van plan bent om mensen aan te nemen.

• De datum waarop je voor het eerst loon verwacht te betalen in de VS. Vul dit alleen in als je van plan bent Amerikaanse werknemers in dienst te nemen.

• Een naam en telefoonnummer: de IRS kan bellen als de instantie vragen heeft over de aanvraag.

• Een derde partij aangewezen als je iemand anders machtigt om namens jou vragen te beantwoorden, zoals een juridisch adviseur.

Stap 2: Formulier SS-4 invullen

Dit is het officiële IRS formulier om een EIN aan te vragen. Het is één pagina en gratis te downloaden van de IRS website. Je kunt het online invullen of uitprinten en met de hand invullen.

Als onderneming in het Verenigd Koninkrijk moet je de internationale instructies van de IRS opvolgen:

• Vermeld de volledige naam van je verantwoordelijke partij. Laat het veld SSN/ITIN leeg of schrijf 'Foreign' als ze geen Amerikaanse belasting-ID hebben.

• Voer je Britse postadres in. Hier wordt je EIN-bevestiging naartoe gestuurd.

Er zijn geen kosten aan verbonden. Wees voorzichtig met diensten die je kosten in rekening proberen te brengen voor het indienen van je aanvraag.

Stap 3: Dien het formulier in bij de IRS

Als internationale aanvrager kun je formulier SS-4 telefonisch, per fax of per post verzenden.

Optie 1: Telefonisch aanvragen

Bel de IRS internationale EIN-lijn: +1 267 941 1099. Deze lijn is beschikbaar van maandag tot en met vrijdag van 6:00 uur tot 11:00 uur Eastern Time. Een IRS agent zal je vragen om de informatie van formulier SS-4 voor te lezen.

De persoon die belt, moet bevoegd zijn om het EIN te ontvangen; Zij zijn meestal de verantwoordelijke partij of iemand die op het formulier wordt aangewezen. Als alles klopt, geeft de IRS tijdens het gesprek je EIN af.

Dit is de snelste methode om je EIN te verkrijgen. Je ontvangt het nummer ter plaatse en de IRS stuurt je per post een formele bevestigingsbrief.

Optie 2: Per fax aanvragen

Fax het ingevulde SS-4-formulier naar het IRS International Office: +1 304 707 9471. Voeg een retourfaxnummer (of e-mailadres) toe waarnaar de IRS je EIN-bevestiging kan sturen.

De meeste gefaxte aanvragen worden binnen ongeveer vier werkdagen verwerkt. Als je geen retournummer opgeeft, stuurt de IRS in plaats daarvan je bevestiging per post, wat langer duurt.

Je kunt een fysiek faxapparaat of een online faxservice gebruiken. Zorg ervoor dat je formulier ondertekend en leesbaar is. Als je faxt vanuit het Verenigd Koninkrijk, controleer dan nogmaals of de verzending is geslaagd.

Optie 3: Per post aanvragen

Stuur het ingevulde en ondertekende SS-4-formulier naar:

Internal Revenue Service
Attn: EIN International Operation
Cincinnati, Verenigde Staten 45999
USA

Gewone post is prima, maar getraceerde levering kan je gemoedsrust geven. Je ontvangt je EIN binnen ongeveer vier weken. Deze methode is betrouwbaar, maar wordt niet aanbevolen als je met een deadline werkt.

Wat moet je doen als je aanvraag vertraging oploopt?

Als je je EIN niet binnen het verwachte tijdsbestek ontvangt of als je je zorgen maakt dat je indiening per fax of post verloren is gegaan of verkeerd is behandeld, kun je de IRS bellen om contact op te nemen. Vertragingen zijn vaak het gevolg van een van de volgende drie problemen:

• Onvolledige of niet-overeenkomende informatie op het formulier

• Ontbrekende contactgegevens voor retourzendingen

• Uitdagingen in tijdzone of belvolume bij telefonische aanvraag

Het maakt niet uit op welke manier je solliciteert, controleer alles op het formulier nogmaals voordat je het verzendt. Als er een fout is gemaakt, kan de IRS telefonisch of per post contact met je opnemen. Als je telefonisch een aanvraag indient, is het gemakkelijker om realtime correcties aan te brengen.

Wat gebeurt er nadat je je EIN hebt ontvangen?

Je kunt je EIN onmiddellijk gebruiken, zelfs als de bevestigingsbrief (CP 575-brief) nog niet is aangekomen. Bewaar de CP 575-brief op een veilige plaats zodra deze aankomt. Mogelijk heb je het nodig voor bankcompliance, onboarding bij platforms of een bewijs van Amerikaanse belastingregistratie.

Je EIN blijft voor onbepaalde tijd bij je onderneming. Het verloopt niet en je hoeft het niet te verlengen. Jij bent verantwoordelijk voor het bijwerken van de IRS als je bedrijfsnaam, adres of verantwoordelijke partij verandert.

Het aanvragen van een EIN leidt niet automatisch tot Amerikaanse belastingverplichtingen; Het betekent alleen dat de IRS een bestand over je bedrijf heeft geopend. Als je onderneming inkomsten uit Amerikaanse bron begint te genereren, werknemers in de VS in dienst neemt of een belastbare aanwezigheid creëert, dan volgt dat mogelijk belastingaangiften. Maar alleen het bezit van een EIN creëert geen verplichting.