Cuando tu empresa británica aterrice en EE. UU., uno de los primeros pasos que tendrás que dar es obtener un número de identificación del empleador (EIN). El proceso de solicitud está diseñado para empresas estadounidenses, por lo que las empresas internacionales pueden tener más dificultades con él, especialmente a la hora de decidir qué campos dejar en blanco, cómo presentar la solicitud sin una dirección en EE. UU. y por qué una empresa del Reino Unido puede necesitar un EIN.

A continuación explicaremos por qué y cuándo las empresas del Reino Unido pueden necesitar un EIN de EE. UU., cómo pueden solicitarlo y qué sucede una vez que lo tienen.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el EIN y por qué lo necesitan las empresas del Reino Unido?
  
• ¿Puede una empresa del Reino Unido obtener un EIN sin tener presencia en EE. UU.?
  
• ¿Cómo pueden las empresas del Reino Unido solicitar un EIN?
  
• ¿Qué sucede una vez que recibes tu EIN?
  

¿Qué es el EIN y por qué lo necesitan las empresas del Reino Unido?

Un EIN de EE. UU. es una identificación fiscal federal emitida por la agencia tributaria estadounidense (IRS). El EIN es similar a la Referencia Única del Contribuyente (UTR) del Reino Unido. Es la forma en que el IRS rastrea la actividad de tu empresa en el sistema fiscal de EE. UU.

El EIN lo utilizarás para presentar documentos fiscales, contratar empleados estadounidenses, abrir cuentas bancarias comerciales en EE. UU., solicitar licencias y mucho más. El número no es privado, como una contraseña, pero sigue siendo confidencial porque los bancos y las plataformas de pago lo utilizan para verificar la identidad de tu empresa. Una vez emitido, el EIN será tuyo mientras exista tu empresa (a menos que la estructura cambie sustancialmente).

Si tu actividad empresarial se desarrolla en los EE. UU., probablemente necesites un EIN. Estas son algunas de las actividades que requieren que las empresas del Reino Unido soliciten el EIN:

• Contratación de empleados estadounidenses: Si pagas a tus empleados en EE. UU., necesitarás un EIN para declarar los salarios, presentar documentos de impuestos sobre la nómina y emitir formularios como los W-2. Aunque la razón social de tu empresa esté totalmente en el Reino Unido, la agencia tributaria estadounidense (IRS) exige un ID fiscal de EE. UU. si tienes empleados estadounidenses.

• Cómo abrir una cuenta bancaria para empresas estadounidenses: La mayoría de los bancos estadounidenses no te permitirán abrir una cuenta de empresa sin un EIN. El banco utiliza el número para el cumplimiento de la normativa y las declaraciones fiscales. También necesitas uno para solicitar una tarjeta de crédito comercial o una línea de crédito en los EE. UU.

• Uso de plataformas establecidas en EE. UU.: Muchos procesadores de pagos y plataformas de EE. UU. piden un EIN durante el onboarding para verificar tu empresa. Si, por ejemplo, abres una cuenta de Stripe de EE. UU., necesitarás un EIN.

• Presentación de formularios fiscales o reclamaciones de tratados: Aunque no debas impuestos de EE. UU., es posible que tengas que presentar formularios que requieran un EIN, por ejemplo, si declaras beneficios del tratado o ingresos procedentes de EE. UU. Si has creado una sucursal o filial en EE. UU., necesitarás un EIN para presentar las declaraciones del impuesto de sociedades.

• Registro para los impuestos estatales de EE. UU.: Si vendes bienes o servicios en EE. UU., es posible que tengas que registrarte para pagar impuestos estatales, como el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre franquicias. Necesitarás un EIN para registrarte en las autoridades fiscales del estado, aunque tu empresa venda de forma remota sin presencia en EE. UU.

• Solicitud de licencias o permisos: Muchos registros y licencias de empresas de EE. UU., federales y locales, requieren un EIN como parte de la documentación.

¿Una empresa del Reino Unido puede obtener un EIN sin estar presente en EE. UU.?

No necesitas ninguna dirección en EE. UU., una cuenta bancaria ni una entidad constituida en EE. UU. para obtener el EIN. Tampoco necesitas un intermediario ni un servicio de direcciones de EE. UU. para solicitarlo. El IRS permite que las empresas que no son estadounidenses, incluidas las del Reino Unido, lo soliciten directamente.

La principal diferencia para las empresas que no son estadounidenses es que el sistema de solicitud de EIN en línea de la IRS no está disponible para solicitantes internacionales. Está restringido a entidades con una oficina principal en EE. UU. o un territorio de EE. UU., y espera que la «parte responsable» tenga un número de seguridad social (SSN) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) de EE. UU.

Como empresa del Reino Unido, tendrás que solicitarlo por teléfono, fax o correo postal. Estos métodos no son tan rápidos como los del portal nacional en línea, pero hay un equipo especializado (el «EIN International Operation») que se encarga de este tipo de solicitudes.

Si tu empresa del Reino Unido tiene prevista alguna actividad en EE. UU. que active la necesidad de un EIN (p. ej., abrir una cuenta bancaria estadounidense o contratar personal establecido en EE. UU.), debes solicitar un EIN de inmediato.

¿Cómo pueden solicitar un EIN las empresas del Reino Unido?

El proceso en sí es sencillo: debes rellenar el formulario SS-4 y enviarlo al IRS. Esto es lo que implica para los solicitantes internacionales:

Paso 1: Reúne la información

Antes de empezar, asegúrate de tener a mano todos tus datos. Prepárate para indicar:

• La razón social de tu empresa en el Reino Unido (según esté registrado oficialmente). Si utilizas un nombre comercial distinto en EE. UU., puedes incluirlo como «nombre comercial». El EIN se emitirá con tu razón social.

• Tu dirección comercial registrada. Puedes usar tu dirección del Reino Unido; no es necesario tener una dirección postal de EE. UU.

• Una breve explicación de por qué estás completando la solicitud. Por ejemplo, «Cumplimiento de la normativa del IRS» o «Para contratar empleados estadounidenses».

• Tu número previsto de empleados si tienes previsto contratar empleados establecidos en EE. UU. en los próximos 12 meses. Está bien poner "0" si todavía no tienes previsto contratar a nadie.

• La fecha en la que esperas pagar los salarios en EE. UU. por primera vez. Completa esto solo si tienes previsto contratar empleados de EE. UU.

• Un nombre y un número de teléfono al que el IRS pueda llamar si la agencia tiene alguna pregunta sobre la solicitud.

• Una persona designada por un tercero, si autoriza a otra persona a responder preguntas en tu nombre, como un asesor legal.

Paso 2: Completa el formulario SS-4

Este es el formulario oficial del IRS para solicitar un EIN. Es de una sola página y se puede descargar gratis desde el sitio web del IRS. Puedes completarlo en línea o imprimirlo y rellenarlo a mano.

Como empresa del Reino Unido, asegúrate de seguir las instrucciones internacionales del IRS:

• Incluye el nombre completo de la persona responsable. Deja en blanco el campo SSN/ITIN o escribe «extranjero» si no tienes un ID fiscal de EE. UU.

• Introduce tu dirección postal del Reino Unido: aquí es donde se enviará la confirmación de tu EIN.

No hay que pagar tasas. Ten cuidado con los servicios que intentan cobrarte por enviar tu solicitud.

Paso 3: Envía el formulario al IRS

Como solicitante internacional, puedes enviar el formulario SS-4 por teléfono, fax o correo postal.

Opción 1: Solicitar por teléfono

Llama a la línea de EIN internacional del IRS: +1 267 941 1099. Esta línea está disponible de lunes a viernes, de 6:00 a.m. a 11:00 p.m., hora del este de EE. UU. Un agente del IRS te pedirá que leas en voz alta la información del formulario SS-4.

La persona que llama debe estar autorizada para recibir el EIN; por lo general, es la parte responsable o alguien designado en el formulario. Si todo está bien, el IRS expedirá tu EIN durante la llamada.

Este es el método más rápido para obtener tu EIN. Recibirás el número en el acto, y el IRS hará un seguimiento por correo con una carta de confirmación formal.

Opción 2: Solicitar por fax

Envía por fax tu formulario SS-4 completo a la Oficina Internacional del IRS: +1 304 707 9471. Incluye un número de fax de respuesta (o una dirección de correo electrónico) a la que el IRS pueda enviar la confirmación de tu número EIN.

La mayoría de las solicitudes enviadas por fax se procesan en unos cuatro días hábiles. Si no proporcionas un número de declaración, el IRS enviará tu confirmación por correo, y eso lleva más tiempo.

Puedes utilizar una máquina de fax física o bien un servicio de fax en línea. Asegúrate de que tu formulario esté firmado y sea legible. Si envías un fax desde el Reino Unido, verifica que la transmisión se haya realizado correctamente.

Opción 3: Presentar la solicitud por correo

Envía por correo el formulario SS-4 rellenado y firmado a:

Internal Revenue Service
Atención: EIN International Operation
Cincinnati, OH 45999
EE. UU.

El correo ordinario está bien, pero hacerlo certificado y con acuse de recibo puede darte tranquilidad. Lo normal es que recibas tu EIN en unas cuatro semanas. Este método es fiable, pero no es aconsejable si tienes que trabajar con una fecha límite.

Qué hacer si tu solicitud se retrasa

Si no recibes tu EIN en el plazo previsto o si te preocupa que tu fax o correo se haya perdido o se haya gestionado mal, puedes llamar al IRS para hacer un seguimiento. Los retrasos a menudo se deben a uno de estos tres problemas:

• Información incompleta o no coincidente en el formulario

• Falta la información de contacto de la devolución

• Problemas relacionados con la zona horaria o el volumen de llamadas si se solicita por teléfono

Sea cual sea la forma en que lo solicites, verifica todo lo que hay en el formulario antes de enviarlo. Si hay un error, el IRS puede hacer un seguimiento por teléfono o correo. Si presentas la solicitud por teléfono, es más fácil hacer correcciones en tiempo real.

¿Qué sucede una vez que recibes tu EIN?

Puedes usar tu EIN de inmediato, aunque la carta de confirmación, llamada carta CP 575, aún no haya llegado. Una vez que llegue, guarda la carta CP 575 en un lugar seguro. Es posible que lo necesites a efectos de cumplimiento de la normativa bancaria, onboarding a la plataforma o prueba de registro fiscal en EE. UU.

Tu empresa tendrá ese EIN de forma exclusiva y por tiempo indefinido. No caduca y no es necesario renovarlo. Eres responsable de informar al IRS si se producen cambios en el nombre de la empresa, la dirección o la parte responsable.

Obtener un EIN no activa automáticamente las obligaciones fiscales de EE. UU.; simplemente significa que el IRS tiene un expediente abierto sobre tu empresa. Si tu empresa comienza a generar ingresos procedentes de EE. UU., contrata empleados en EE. UU. o crea una presencia sujeta a impuestos, es posible que se deban presentar declaraciones fiscales. Sin embargo, el simple hecho de tener un EIN no genera una obligación.