クロスボーダーで事業を行う場合、付加価値税 (VAT) 番号は、ビジネスが合法的に事業を行っていることを証明する方法の 1 つです。これらの識別番号は、適切な税金を請求し、適切な免除を適用し、何か問題が発生した場合にビジネスを保護していることを示します。たとえば、オランダでは、顧客が VAT 番号を持っている場合、クロスボーダー取引にリバースチャージ VAT が認められています。しかし、VAT 番号には偽造、入力ミス、誤用のリスクがあります。ミスを早期に発見しなければ、法令遵守が危うくなる可能性があります。
以下では、VAT 番号の確認方法 (btw nummer controleren)、確認しない場合に問題が生じる原因、柔軟で監査対応の方法で業務に検証を組み込む方法について説明します。
目次
- VAT 番号とは？企業が必要とする理由
- VAT 番号の確認が重要な理由は？
- オランダの VAT 番号の確認方法は？
- VAT 検証に EU の VIES システムを使用するには？
- VAT 番号が無効の場合は？
- VAT 番号の確認頻度は？
- VAT 番号チェックを自動化できるツールは？
- Stripe Invoicing でできること
VAT 番号とは？企業が必要とする理由
VAT 番号は、ビジネスが VAT を徴収するために登録されていることを示す政府発行の身分証明書です。VAT の対象となる商品やサービスを販売する場合、EU では VAT ID が必要です。また、顧客、パートナー、および税務当局に対して、正式に VAT システムに参加し、規則に従っていることを示します。
VAT 番号の形式は EU 加盟国ごとに異なりますが、2 文字の国コードの後に一意の数字 (場合によっては文字) が続くという同じ基本パターンに従います。たとえば、オランダでは、VAT ID (btw-identificatienummer) は NL123456789B01 のように表示されます。これは、政府システムがデータベース間でビジネスを関連付ける方法である RSIN とは異なります。そのため、これらの番号を正確に区別することが重要です。
この番号が重要な理由は？VAT 登録をしている場合は、売上に対して VAT を請求し、事業経費に対する VAT を還付請求し、対象となるクロスボーダー B2B 売上に 0% VAT を適用できます。
VAT 番号がないと、VAT を違法に請求しているか、請求すべき VAT を請求していないか、控除を受けられないか、クロスボーダー販売が制限されるかのいずれかになります。これは、EU で合法的かつ効率的にビジネスを行ううえで重要な要素です。
VAT 番号の確認が重要な理由は？
顧客の VAT 番号を収集するたびに、それが有効であることを確認する必要があります。EU で B2B 販売をゼロ税率で行う場合、顧客の VAT 番号がクロスボーダー取引に対して有効で登録されていることに依存しています。有効でない場合は、その結果に対処しなければなりません。
無効な VAT 番号を使用すると、大きなリスクに直面します。
有効な VAT 番号がないとゼロ税率にできない
EU 内の商品のクロスボーダー販売に 0% の VAT を適用する場合は、有効な顧客 VAT 番号が必要です。有効な番号がない場合は、VAT を請求する必要があります。
確認を省略して番号が無効である場合、監査人は売上を再分類することができ、未徴収の税金に利息や罰金を加えた金額を支払う義務が生じる可能性があります。
エラーや不正行為から保護する
入力ミスは起こります。数字の転置や国コードの間違いにより、実際の VAT 番号が無効に見えることがありますが、簡単なチェックで早期に発見できます。さらに、偽の VAT 番号も存在します。不正利用者は、VAT を請求されないように偽の ID を提供することがあります。確認しないと、税務当局が監査する取引チェーンの一員になるリスクがあります。
デューデリジェンスの証明が必要
監査人は、顧客が VAT 登録されていることをどのように確認したのか尋ねるでしょう。確認のスクリーンショットやログは、正しい手続きを行った証拠になります。
請求とレポート作成をクリーンに保つ
VAT 番号が無効である場合、請求書は有効な VAT 請求書として認められない場合があります。これにより、顧客が VAT を還付請求できなくなり、記録が複雑になる可能性があります。
オランダの VAT 番号の確認方法は？
VAT 番号の形式は、EU 加盟国ごとに異なります。オランダの VAT 番号は特定の形式に従うため、特に個人事業主の場合は、確認に精度が求められます。
オランダの VAT 番号の確認手順
顧客から完全な VAT ID を取得する
オランダでは、VAT 識別番号 (btw-id) は NL で始まり、9 桁の数字、B、2 桁のチェックディジットが続きます。RSIN と混同しない
法人には、2 つ目の番号である RSIN も付与されます。これは申告にのみ使用され、請求書やクロスボーダー販売には使用されません。RSIN は形式が似ていますが、ビジネスの個人 ID (BSN) に関連付けられています。この番号は EU システムで検証できないため、VAT チェックには必ず btw-id を使用してください。EU の VAT 情報交換システム (VIES) 検証ツールを使用する
VIES のウェブサイトにアクセスし、ドロップダウンから オランダ (NL) を選択します。次に、残りの VAT 番号を正確に入力し、自社の VAT 番号も入力します。最後に、フォームを送信してリアルタイムの検証結果を待ちます。結果を確認する
VAT 番号が有効な場合は、番号がアクティブであることを確認するメッセージが表示され、多くの場合、登録されている法人名と住所も表示されます。無効な場合は、まず入力ミスを再確認し、正しい番号 (RSIN ではなく btw-id) であることを確認します。必要に応じて、顧客にフォローアップします。
検証のスクリーンショットまたはタイムスタンプ付きの記録を保存してください。リバースチャージ VAT を適用する場合は特に重要です。
VAT 検証に EU の VIES システムを使用するには？
EU の VIES は、ビジネスが EU 内のクロスボーダー取引で VAT 登録されているかどうかを確認する公式の方法です。検索ツールは、各国の VAT 登録にリアルタイムでクエリを実行します。
VIES を使用すると、VAT 番号が有効でアクティブであるかどうかを確認できます。VAT 番号を登録済みのビジネスと照合し、国によっては関連する名前と住所も表示されます。また、検証アクティビティの監査証跡となる記録を生成できます。
VIES を使用するには:
VIES サイトにアクセスします。
国を選択し、2 文字のプレフィックス (DE、NL、FR など) を含む VAT 番号を入力します。
クエリを送信します。 VIES は、その国の税務当局からデータを即座に取得します。
結果が有効な場合は、確認メッセージが表示され、多くの場合、ビジネスの名前と所在地が示されます。無効な場合は、入力ミス、無効化された番号、または EU 全体の取引にビジネスが登録されていない可能性があります。顧客に再確認するか、必要に応じて各国の当局に相談してください。
検証結果を PDF として保存するか、スクリーンショットをキャプチャします。後で疑問が生じた場合、これがデューデリジェンスを行った証拠となります。
VAT 番号が無効の場合は？
無効な VAT 番号があると、税務上のリスク、請求書の問題、監査リスクが発生する可能性があります。今後の対応は、いつ発見するかによって異なります。
販売前に発見した場合
単純に国内販売と同様に VAT を請求します (ゼロ税率は適用不可)。次に、顧客に VAT 番号の確認または更新を依頼します。番号が確認できた後にのみゼロ税率を適用することで、法令遵守の問題を回避します。
販売後に発見した場合
顧客が VAT 登録済みであると主張していた場合でも、VAT を遡って支払う義務が生じる可能性があります。その他のシナリオには、無効な請求書の発行があり、顧客がクレジットノートや再発行を要求する場合があります。また、現地のルールやエラーの処理方法に応じて、罰金や利息が適用される場合もあります。
税務当局はこれを真剣に受け止めています。有効な VAT ID を持つことは、EU 域内での商品販売に 0% の税率を適用するための法的条件だからです。
VAT 番号が最終的に検証できない場合
まず、すべてを再確認します。VAT 番号の形式を調べて、国コード、正しい桁数、入力ミスがないことを確認します。また、正しい ID (RSIN ではなく btw-id) を使用していることを確認します。顧客に税務署への確認を依頼するか、新しい番号の提出を依頼します。
VAT 番号の確認頻度は？
VAT 番号は永続的なものではありません。無効化、取り消し、または変更される可能性があり、それが起きたことを知らなければ、リスクを負うのは事業者側です。
これを防ぐために、賢明なチームは VAT 番号に関する基本的な習慣を採用しています。
常にオンボーディング時に確認する: 事前に有効な番号がない商品にリバースチャージ VAT を適用しないでください。
定期的に再確認する: アクティブな B2B 顧客に対して四半期ごとまたは月次の確認サイクルを構築します。これにより、負債になる前に変更を把握できます。
変更時に再確認をトリガーする: 顧客が法人名、住所、または VAT ID を変更した場合 (または何か違和感を感じた場合)、直ちに新しい確認を実行します。
可能な限り自動化する: システムはリアルタイムで検証し、請求書を発行する前に期限切れまたは無効な番号にフラグを立てることができます。
監査を受けている場合は、最後に確認を行った日時と、販売時にその番号がまだ有効であったことを示す必要があります。
VAT 番号チェックを自動化できるツールは？
手動チェックは、スケールが必要になるまで有効です。EU で大量の販売や継続的な販売を処理する場合、自動化によって時間が節約され、リスクが軽減されます。
便利なオプションがいくつかあります。
VIES API 統合: EU はリアルタイム検証 API を提供しています。請求システムや顧客関係管理 (CRM) システムに組み込み、登録時、請求時、ゼロ税率適用前などの重要なポイントで VAT 番号を自動的に確認できます。また、VIES には、複数の VAT 番号を一度に送信して検証できるバッチリクエストシステムもあります。
会計または税務プラットフォーム: 多くは、監査証跡のための一括 VAT 検証とログ結果をサポートしています。
税務ロジックを備えた決済プラットフォーム: たとえば、Stripe は決済時に VAT 番号形式を検証し、適切な VAT 処理を適用し、取引の記録を保持できます。これらはすべて、手作業なしで実行できます。
監視ツール: 保存された VAT 番号をスケジュールに従ってチェックし、無効になると警告します。
一度設定すれば、すべての取引がデフォルトでよりスマートに、より速く、より安全に行われます。
Stripe Invoicing でできること
Stripe Invoicing は、請求書の作成から支払い回収まで、売掛金 (AR) プロセスをシンプルにします。単発請求でも継続課金でも、Stripe はビジネスが支払いを受けるまでの時間を短縮し、業務の効率化をサポートします。
売掛金処理の自動化: コーディング不要でプロフェッショナルな請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。Stripe は請求書のステータスを自動で追跡し、支払いリマインダーの送信や返金処理も行うため、キャッシュフローの管理がスムーズになります。
キャッシュフローを改善: 統合されたグローバル決済、自動リマインダー、AI を活用した督促ツールにより、売掛金回収期間 (DSO) を短縮し、より早く入金を得られます。
顧客体験の向上: 25 以上の言語、135 以上の通貨、100 以上の決済手段をサポートする最先端の決済体験を提供します。請求書へのアクセスは簡単で、セルフサービスのカスタマーポータルから支払うこともできます。
バックオフィスの負担軽減: 数分で請求書を作成し、自動リマインダーや Stripe が提供するオンライン請求書決済画面で回収にかかる時間を削減します。
既存システムとの統合: Stripe Invoicing は、主要な会計ソフトや ERP ソフトと連携でき、システム間の同期を保ちつつデータの手入力を減らします。
Stripe が売掛金プロセスをどのように簡素化できるかについてはこちらをご覧ください。今すぐ始める場合はこちらをご覧ください。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。