Lorsque vous exercez des activités transfrontalières, les numéros de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sont une façon pour votre entreprise de prouver qu'elle le fait légalement. Ces identifiants montrent que vous facturez la bonne taxe, que vous appliquez les bonnes exonérations et que vous protégez l'entreprise en cas de problème. Les Pays-Bas, par exemple, autorisent la TVA au preneur pour les transactions transfrontalières si le client possède un numéro de TVA. Cependant, parfois, les numéros de TVA peuvent être incorrects : ils peuvent être falsifiés, mal saisis ou utilisés à mauvais escient. Et si vous ne détectez pas les erreurs rapidement, votre conformité pourrait être compromise.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment vérifier un numéro de TVA (btw nummer controleren), ce qui risque de ce passer si vous ne le faites pas et comment intégrer la validation dans vos opérations de manière flexible et prête pour l’audit.

Que contient cet article?

• À quoi correspond le numéro de TVA, et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin?
  
• Pourquoi est-il important de vérifier les numéros de TVA?
  
• Comment pouvez-vous vérifier un numéro de TVA néerlandais?
  
• Comment vous servez-vous du système VIES de l’UE pour la validation de la TVA?
  
• Que faire si un numéro de TVA n'est pas valide?
  
• À quelle fréquence les entreprises doivent-elles vérifier les numéros de TVA?
  
• Quels outils permettent d’automatiser les contrôles de numéro de TVA?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

À quoi correspond le numéro de TVA, et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin?

Un numéro de TVA est une pièce d'identité officielle qui indique au monde entier que votre entreprise est enregistrée pour collecter la TVA. Un numéro de TVA est requis dans l'UE si vous vendez des biens ou des services qui sont soumis à la TVA. Il signale également à vos clients, partenaires et autorités fiscales que vous êtes officiellement dans le système de TVA et que vous respectez les règles.

Chaque pays de l’UE formate les numéros de TVA différemment, mais ils suivent le même modèle de base : un code pays à deux lettres, suivi d’une chaîne unique de chiffres (et parfois de lettres). Aux Pays-Bas, par exemple, le numéro de TVA, appelé btw-identificatienummer, ressemble à ceci : NL123456789B01. Il est différent du RSIN, qui est la façon dont votre entreprise est liée par les systèmes gouvernementaux entre les bases de données. Il est donc important de maintenir la justesse de ces chiffres.

Pourquoi ce numéro est-il important? Si vous êtes inscrit à la TVA, vous pouvez débiter la TVA sur les ventes, récupérer la TVA sur les frais d’entreprise et appliquer une TVA à 0 % sur les ventes transfrontalières interentreprises admissibles.

Sans numéro de TVA, soit vous facturez illégalement la TVA, soit vous ne la facturez pas comme vous devriez le faire, soit vous passez à côté de déductions, ou vous limitez votre capacité de vendre à l’étranger. C’est un élément clé pour faire des affaires dans l’UE légalement et efficacement.

Pourquoi est-il important de vérifier les numéros de TVA?

Lorsque vous collectez le numéro de TVA d’un client, vous devez vérifier sa validité. Chaque fois que vous appliquez un taux zéro sur une vente interentreprises dans l’UE, vous vous appuyez sur le fait que le numéro de TVA du client est actif et enregistré pour le commerce transfrontalier. Si ce n’est pas le cas, vous devrez faire face aux conséquences.

Si vous vous servez de numéros de TVA non valides, vous courez des risques importants.

Impossible d’appliquer de détaxe sans numéro de TVA valide

Un numéro de TVA client valide est requis lors de l’application d’une TVA à 0 % sur les ventes transfrontalières de marchandises au sein de l’UE. Si vous n’avez pas de numéro valide, vous devez débiter la TVA.

Si vous sautez la vérification et que le numéro n’est pas valide, les auditeurs peuvent requalifier la vente, et vous pourriez être redevable des impôts non perçus, plus les intérêts ou les pénalités.

Il vous protège contre les erreurs et les fraudes

Des fautes de frappe se produisent. Les chiffres transposés ou un mauvais code de pays peuvent donner l’impression qu’un vrai numéro de TVA est invalide, mais une vérification rapide permet d’y remédier suffisamment tôt. De plus, il existe de faux numéros de TVA. Les fraudeurs donnent parfois des numéros bidon pour éviter de se faire facturer la TVA. Si vous ne vérifiez pas, vous risquez de faire partie d’une chaîne que les autorités fiscales décident de contrôler.

Vous avez besoin d’une preuve de vérification préalable

Les auditeurs vous demanderont probablement comment vous étiez au courant de l’inscription de votre client à la TVA. Une capture d'écran ou une entrée journal de votre chèque est la preuve que vous avez bien agi.

Cela permet de garder votre facturation et vos rapports propres

Si un numéro de TVA n’est pas valide, la facture peut ne pas être considérée comme une facture de TVA valide. Cela peut empêcher votre client de récupérer la TVA et compliquer vos dossiers.

Comment pouvez-vous vérifier un numéro de TVA néerlandais?

Chaque pays de l’UE formate différemment les numéros de TVA. Les numéros de TVA néerlandais possèdent un format spécifique, leur vérification nécessite donc de la précision, en particulier pour les entreprises individuelles.

Les étapes à suivre pour vérifier un numéro de TVA néerlandais

1. Obtenez le numéro de TVA complet auprès de votre client
   Aux Pays-Bas, le numéro d'identification de TVA (btw-id) commence par NL, suivi de neuf chiffres, puis d'un B et de deux chiffres pour la vérification.

2. Ne le confondez pas avec leur RSIN
   Les entités juridiques obtiennent également un deuxième numéro : le RSIN. Il est utilisé uniquement pour les déclarations et non pour les factures ou les ventes transfrontalières. Le RSIN ressemble à la TVA, mais est lié à l’identifiant personnel d’une entreprise (BSN). Puisque ce numéro ne sera pas validé dans le système de l’UE, vous devez toujours utiliser le btw-id pour les contrôles de TVA.

3. Utilisez l’outil de validation du système d’échange d’informations sur la TVA (VIES) de l’UE
   Rendez-vous sur le site du VIES et sélectionnez Pays-Bas (NL) dans le menu déroulant. Ensuite, saisissez le reste du numéro de TVA exactement tel qu’il a été donné, ainsi que votre numéro de TVA. Enfin, envoyez le formulaire et attendez un résultat de validation en réel.

4. Vérifiez le résultat
   Si le numéro de TVA est valide, vous verrez la confirmation que le numéro est actif, souvent avec le nom et l’adresse de l'entreprise enregistrés. S'il n'est pas valide, revérifiez d'abord que vous avez le bon numéro (btw-id, et pas le RSIN). Faites un suivi avec le client si nécessaire.

Enregistrez une capture d’écran ou un horodatage de la validation, surtout si vous appliquez la TVA avec taxe au preneur.

Quelle est votre utilisation du système VIES de l’UE pour la validation de la TVA?

Le système VIES de l’UE est le moyen officiel de vérifier si une entreprise est inscrite à la TVA pour les transactions transfrontalières dans l’UE. L’outil de recherche interroge le registre de TVA de chaque pays en temps réel.

Avec VIES, vous pouvez confirmer si un numéro de TVA est valide et actif. Vous pouvez faire correspondre le numéro de TVA à une entreprise enregistrée, et certains pays contiennent un nom et une adresse associés. Vous pouvez également générer des enregistrements comme preuve d’audit de votre activité de validation.

Pour utiliser VIES :

1. Accédez au site VIES.

2. Sélectionnez le pays et saisissez le numéro de TVA comportant le préfixe à deux lettres (par exemple, DE, NL, FR).

3. Envoyez la requête. VIES récupère instantanément les données auprès de l'administration fiscale de ce pays.

Si le résultat est valide, vous verrez un message de confirmation, indiquant souvent le nom et l’emplacement d’une entreprise. S’il n’est pas valide, cela peut signifier la présence d’une faute de frappe, d’un numéro désactivé, ou que l’entreprise n’a pas été activée pour le commerce à l’échelle de l’UE. Revérifiez cela avec le client ou consultez l’autorité nationale si nécessaire.

Enregistrez le résultat de la validation au format PDF ou prenez une capture d'écran. Si des questions se posent ultérieurement, c'est la preuve que vous avez effectué votre vérification préalable.

Quelles sont les conséquences si un numéro de TVA n’est pas valide?

Un numéro de TVA non valide peut déclencher une exposition fiscale, des émissions de factures et un risque d’audit. La suite dépend du moment où vous le décelez.

Si vous le décelez avant la vente

Débitez simplement la TVA sur les marchandises comme s’il s’agissait d’une vente nationale (vous ne pouvez pas la mettre à zéro). Ensuite, demandez au client de confirmer ou de mettre à jour leur numéro de TVA. Évitez les problèmes de conformité en ne détaxant qu’après le paiement de la TVA.

Si vous vous en rendez compte après la vente

Vous pourriez avoir à rembourser la TVA même si le client prétendait être inscrit à la TVA. D’autres scénarios incluent l’émission d’une facture non valide, ce qui signifie que votre client pourrait exiger une note de crédit ou une nouvelle émission. Alternativement, des pénalités ou des intérêts pourraient s’appliquer, en fonction des règles locales et de la façon dont l’erreur a été traitée.

Les autorités fiscales prennent cela au sérieux, car avoir un numéro de TVA valide est une condition juridique pour l’application du taux de 0 % sur les ventes de marchandises intra-UE.

Si, au bout du compte, un numéro de TVA ne se valide pas

Revérifiez tout d’abord l’ensemble. Examinez la mise en forme pour vous assurer que le numéro de TVA comporte le code du pays, que les chiffres sont corrects et qu’il n’y a aucune faute de frappe. Vérifiez que vous utilisez également la bonne pièce d’identité, comme le btw-id aux Pays-Bas. Demandez au client de vérifier auprès de son bureau des services fiscaux ou de fournir un nouveau numéro.

À quelle fréquence les entreprises devraient-elles vérifier les numéros de TVA?

Un numéro de TVA n’est pas permanent. Il peut être désactivé, révoqué, ou modifié, et si cela se produit sans que vous ne le sachiez, c’est vous qui êtes exposé.

Pour s’en prémunir, les équipes intelligentes adoptent des habitudes de base en matière de numéros de TVA :

• Vérifiez toujours lors de l'inscription des utilisateurs : n'appliquez jamais à l'avance la TVA avec la taxe au preneur sur les marchandises sans numéro valide.

• Revérifiez régulièrement : mettez en place un cycle de vérification trimestriel ou mensuel pour les clients interentreprises actifs. Cela permet d'identifier les changements avant qu'ils ne deviennent des passifs.

• Déclenchez de nouvelles vérifications en cas de changement : si un client change le nom de l'entreprise, d'adresse ou de numéro de TVA (ou si quelque chose semble erroné), effectuez immédiatement une nouvelle vérification.

• Automatisez dans la mesure du possible : les systèmes peuvent valider en temps réel et signaler les numéros expirés ou non valides avant que vous n'émettiez une facture.

Si vous faites l’objet d’un contrôle, il vous faudra indiquer, lors de votre dernière vérification, que le numéro était toujours valide au moment de la vente.

Quels sont les outils qui permettent d’automatiser les contrôles du numéro de TVA?

Les contrôles manuels fonctionnent jusqu’à ce vous soyez en phase de vous développer. Si vous gérez des volumes élevés ou des ventes récurrentes dans l’UE, l’automatisation permet de gagner du temps et de réduire les risques.

Plusieurs options utiles peuvent servir :

• Intégration de l’interface de programmation du formulaire d'inscription (API) de VIES : l'UE fournit une API de validation en temps réel. Vous pouvez l'intégrer à votre système de facturation ou de gestion de la relation client (CRM) pour vérifier automatiquement les numéros de TVA à des points clés, tels que l'inscription, la facturation ou avant la détaxation. VIES dispose également d'un système de requête par lots qui vous permet de soumettre plusieurs numéros de TVA à valider en une seule fois.

• Plateformes de comptabilité ou fiscales : beaucoup prennent en charge la validation de la TVA groupée et enregistrent les résultats pour les pistes d'audit.

• Plateformes de paiement avec logique fiscale : Stripe, par exemple, peut valider les formats des numéros de TVA lors du paiement, appliquer le bon traitement de TVA et conserver une trace de la transaction, le tout sans effort manuel.

• Outils de suivi : ils vérifient les numéros de TVA sauvegardés selon un calendrier et vous alertent si l'un d'eux devient non valide.

Configurez-les une seule fois, et chaque transaction devient, par défaut, plus intelligente, plus rapide et plus sûre.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing simplifie le processus de gestion des comptes clients (AR), de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation unique ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• *Automatisez les comptes clients : * créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans codage. Stripe suit automatiquement l’état de la facture, envoie des rappels de paiement et procède aux remboursements, ce qui vous permet d’assurer la bonne gestion de votre trésorerie.

• *Accélérez le flux de trésorerie : * réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance optimisés par l’IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.

• *Améliorez l’expérience client : * offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, plus de 135 devises et plus de 100 modes de paiement. Les factures sont faciles d’accès et peuvent être réglées par un portail client en libre-service.

• *Réduisez la charge de travail en arrière-guichet : * générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergées par Stripe.

• Intégrez-le à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire la saisie manuelle de données.

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