Als je grensoverschrijdend werkt, zijn btw-nummers een manier om te laten zien dat je bedrijf dit legaal doet. Deze nummers laten zien dat je de juiste belasting in rekening brengt, de juiste vrijstellingen toepast en de onderneming beschermt als er iets misgaat. Nederland staat bijvoorbeeld verleggingsregeling voor btw toe voor grensoverschrijdende transacties als de klant een btw-nummer heeft. Soms kunnen btw-nummers echter fout zijn: ze kunnen vervalst, verkeerd getypt of misbruikt zijn. En als je een fout niet vroeg ontdekt, kan je compliance in gevaar komen.

Hieronder leggen we uit hoe je een btw-nummer kunt controleren (btw nummer controleren), wat er mis kan gaan als je dat niet doet en hoe je op een flexibele, audit-ready manier validatie in je bedrijfsvoering kunt inbouwen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een btw-nummer en waarom hebben ondernemingen dat nodig?
  
• Waarom is het belangrijk om btw-nummers te checken?
  
• Hoe check je een Nederlands btw-nummer?
  
• Hoe gebruik je het EU VIES-systeem voor btw-validatie?
  
• Wat gebeurt er als een btw-nummer niet klopt?
  
• Hoe vaak moeten ondernemingen btw-nummers checken?
  
• Welke tools kunnen btw-nummercontroles automatiseren?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een btw-nummer en waarom hebben ondernemingen dat nodig?

Een btw-nummer is een officieel identiteitsbewijs dat aangeeft dat je bedrijf geregistreerd is om btw te heffen. Een btw-nummer is vereist in de EU als je goederen of diensten verkoopt die onderworpen zijn aan btw. Het geeft ook aan je klanten, partners en belastingautoriteiten aan dat je officieel in het btw-systeem zit en je aan de regels houdt.

Elk EU-land heeft een ander formaat voor btw-nummers, maar ze volgen allemaal hetzelfde basispatroon: een landcode van twee letters, gevolgd door een unieke reeks cijfers (en soms letters). In Nederland ziet het btw-nummer, ook wel btw-identificatienummer genoemd, er bijvoorbeeld zo uit: NL123456789B01. Dat is iets anders dan het RSIN, dat de manier is waarop overheidssystemen je bedrijf in databases koppelen. Het is dus belangrijk om deze nummers goed bij te houden.

Waarom is dit nummer belangrijk? Als je btw-geregistreerd bent, kun je btw in rekening brengen op verkopen, btw terugvragen op zakelijke uitgaven en 0% btw toepassen op in aanmerking komende grensoverschrijdende B2B-verkopen.

Zonder btw-nummer breng je ofwel illegaal btw in rekening, breng je geen btw in rekening die je wel zou moeten doen, loop je aftrekposten mis of beperk je je mogelijkheden om grensoverschrijdend te verkopen. Het is een essentieel onderdeel van legaal en efficiënt zakendoen in de EU.

Waarom is het belangrijk om btw-nummers te controleren?

Wanneer je het btw-nummer van een klant verzamelt, moet je controleren of het geldig is. Elke keer dat je een B2B-verkoop in de EU vrijstelt van btw, vertrouw je erop dat het btw-nummer van de klant actief is en geregistreerd staat voor grensoverschrijdende handel. Als dat niet het geval is, krijg je te maken met de gevolgen.

Als je met ongeldige btw-nummers werkt, loop je aanzienlijke risico's.

Zonder geldig btw-nummer kun je geen nultarief toepassen

Een geldig btw-nummer van de klant is vereist wanneer je 0% btw toepast op grensoverschrijdende verkopen van goederen binnen de EU. Als je geen geldig nummer hebt, moet je btw in rekening brengen.

Als je de verificatie overslaat en het nummer ongeldig is, kunnen controleurs de verkoop herclassificeren en kun je aansprakelijk worden gesteld voor de niet-geïnde belasting plus rente of boetes.

Het beschermt je tegen fouten en fraude

Typefouten komen voor. Omgewisselde cijfers of een verkeerde landcode kunnen een echt btw-nummer ongeldig doen lijken, maar een snelle controle kan dit vroegtijdig opsporen. Bovendien bestaan er valse btw-nummers. Fraudeurs geven soms valse ID's om te voorkomen dat ze btw moeten betalen. Als je niet controleert, loop je het risico deel uit te maken van een keten die de belastingdienst besluit te controleren.

Je hebt bewijs nodig van due diligence

Controleurs zullen waarschijnlijk vragen hoe je wist dat je klant btw-geregistreerd was. Een screenshot of logboek van je controle is het bewijs dat je het juiste hebt gedaan.

Het houdt je facturatie en rapportage overzichtelijk

Als een btw-nummer niet klopt, is de factuur misschien niet geldig als btw-factuur. Daardoor kan je klant de btw niet terugvragen en wordt je administratie ingewikkelder.

Hoe controleer je een Nederlands btw-nummer?

Elk EU-land heeft een ander formaat voor btw-nummers. Nederlandse btw-nummers hebben een specifiek formaat, dus het controleren ervan vereist nauwkeurigheid, vooral voor eenmanszaken.

Stappen om een Nederlands btw-nummer te controleren

1. Vraag het volledige btw-nummer op bij je klant
   In Nederland begint het btw-nummer (btw-id) met NL, gevolgd door negen cijfers, dan een B en twee controlecijfers.

2. Verwar het niet met hun RSIN
   Rechtspersonen krijgen ook een tweede nummer: het RSIN. Dit wordt alleen gebruikt voor aangiften, niet voor facturen of grensoverschrijdende verkopen. Het RSIN lijkt erop, maar is gekoppeld aan het persoonlijke identificatienummer (BSN) van een bedrijf. Dat nummer wordt niet gevalideerd in het EU-systeem, dus gebruik altijd het btw-id voor btw-controles.

3. Gebruik de validatietool van het EU-systeem voor de uitwisseling van btw-informatie (VIES)
   Ga naar de VIES-website en selecteer Nederland (NL) in de vervolgkeuzelijst. Voer vervolgens de rest van het btw-nummer precies zoals opgegeven in, samen met je eigen btw-nummer. Dien ten slotte het formulier in en wacht op een live validatieresultaat.

4. Controleer het resultaat
   Als het btw-nummer geldig is, zie je een bevestiging dat het nummer actief is, vaak met de geregistreerde bedrijfsnaam en het adres. Als het ongeldig is, controleer dan eerst of er geen typefouten in staan en of je het juiste nummer hebt (btw-id, niet RSIN). Neem indien nodig contact op met de klant.

Sla een screenshot of een tijdgestempeld verslag van de validatie op, vooral als je de btw-verleggingsregeling toepast.

Hoe gebruik je het EU VIES-systeem voor btw-validatie?

Het VIES-systeem van de EU is de officiële manier om te controleren of een bedrijf btw-geregistreerd is voor grensoverschrijdende transacties in de EU. De zoekfunctie raadpleegt in realtime het btw-register van elk land.

Met VIES kun je controleren of een btw-nummer geldig en actief is. Je kunt het btw-nummer koppelen aan een geregistreerd bedrijf, en sommige landen vermelden ook de bijbehorende naam en het adres. Bovendien kun je auditbestendige records van je validatieactiviteiten genereren.

Om VIES te gebruiken:

1. Ga naar de VIES-website.

2. Kies het land en vul het btw-nummer in, inclusief de twee letters voor het land (bijvoorbeeld DE, NL, FR).

3. Dien de zoekopdracht in. VIES haalt direct gegevens op bij de belastingdienst van dat land.

Als het resultaat geldig is, zie je een bevestigingsbericht, vaak met de naam en locatie van het bedrijf. Als het ongeldig is, kan dat betekenen dat er een typefout is gemaakt, dat het nummer is gedeactiveerd of dat de onderneming niet is geactiveerd voor handel binnen de EU. Neem indien nodig opnieuw contact op met de klant of raadpleeg de nationale autoriteit.

Sla het validatieresultaat op als pdf of maak een screenshot. Als er later vragen rijzen, is dit het bewijs dat je je due diligence hebt gedaan.

Wat gebeurt er als een btw-nummer ongeldig is?

Een ongeldig btw-nummer kan leiden tot belastingrisico's, factuurproblemen en auditrisico's. Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van wanneer je het ontdekt.

Als je het voor de verkoop ontdekt

Breng gewoon btw in rekening op goederen alsof het een binnenlandse verkoop betreft (je kunt geen nultarief toepassen). Vraag vervolgens de klant om zijn btw-nummer te bevestigen of bij te werken. Voorkom complianceproblemen door pas een nultarief toe te passen nadat het nummer is gecontroleerd.

Als je er na de verkoop achter komt

Je moet mogelijk btw terugbetalen, zelfs als de klant beweerde btw-geregistreerd te zijn. Andere scenario's zijn onder meer het uitgeven van een ongeldige factuur, wat betekent dat je klant een creditnota of een nieuwe factuur kan eisen. Daarnaast kunnen er boetes of rente van toepassing zijn, afhankelijk van de lokale regels en hoe de fout is afgehandeld.

Belastingautoriteiten nemen dit serieus, omdat het hebben van een geldig btw-nummer een wettelijke voorwaarde is voor het toepassen van het 0%-tarief op intra-EU-verkopen van goederen.

Als een btw-nummer uiteindelijk niet klopt

Check eerst alles nog een keer. Kijk of het btw-nummer de juiste landcode en cijfers heeft en of er geen typefouten in zitten. Check ook of je het juiste nummer gebruikt, zoals het btw-nummer in Nederland. Vraag de klant om het te checken bij de belastingdienst of om een nieuw nummer te geven.

Hoe vaak moeten ondernemingen btw-nummers controleren?

Een btw-nummer is niet permanent. Het kan worden gedeactiveerd, ingetrokken of gewijzigd, en als dat gebeurt en je weet dat niet, ben jij degene die risico loopt.

Om dit te voorkomen, hanteren slimme teams een aantal basisregels met betrekking tot btw-nummers:

• Controleer altijd bij onboarding: Pas nooit btw-verleggingsregeling toe op goederen zonder een geldig nummer vooraf.

• Controleer regelmatig: Zorg voor een driemaandelijkse of maandelijkse controlecyclus voor actieve B2B-klanten. Zo worden wijzigingen opgemerkt voordat ze tot aansprakelijkheid leiden.

• Voer een nieuwe controle uit bij wijzigingen: Als een klant zijn bedrijfsnaam, adres of btw-nummer wijzigt (of als er iets niet klopt), voer dan onmiddellijk een nieuwe controle uit.

• Automatiseer waar mogelijk: Systemen kunnen in realtime controleren en verlopen of ongeldige nummers markeren voordat je een factuur verstuurt.

Als je wordt gecontroleerd, moet je laten zien wanneer je voor het laatst hebt gecontroleerd en dat het nummer op het moment van verkoop nog geldig was.

Welke tools kunnen btw-nummercontroles automatiseren?

Handmatige controles werken prima, totdat je ze op grotere schaal moet toepassen. Als je veel of terugkerende EU-verkopen hebt, bespaart automatisering tijd en vermindert het risico's.

Er zijn verschillende handige opties:

• VIES-applicatieprogrammeerinterface (API)-integratie: De EU biedt een realtime validatie-API. Je kunt deze integreren in je facturatie- of CRM-systeem (customer relationship management) om btw-nummers automatisch te controleren op belangrijke momenten, zoals bij aanmelding, facturatie of vóór nulheffing. VIES heeft ook een batchverzoeksysteem waarmee je meerdere btw-nummers tegelijk kunt indienen voor validatie.

• Boekhoud- of belastingplatforms: veel platforms ondersteunen bulkbtw-validatie en registreren resultaten voor audittrails.

• Betaalplatforms met belastinglogica: Stripe kan bijvoorbeeld btw-nummerformaten valideren tijdens het afrekenen, de juiste btw-behandeling toepassen en de transactie registreren, allemaal zonder handmatige inspanning.

• Monitoringtools: deze controleren op gezette tijden opgeslagen btw-nummers en waarschuwen je als een nummer ongeldig wordt.

Stel het eenmaal in en elke transactie wordt standaard slimmer, sneller en veiliger.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.