Soms gaat er een factuur de deur uit en veranderen de details van de transactie. Misschien retourneert een klant een deel van zijn bestelling of zie je een prijsfout. Misschien verschuift de omvang van het project na facturatie. Je kunt de factuur niet zomaar verwijderen of doen alsof het niet is gebeurd, dus hoe corrigeer je de factuur op een manier die in overeenstemming is met de boekhoudnormen en je administratie op orde houdt? Dit is waar creditnota's nuttig zijn. In deze gids bespreken we hoe creditnota's werken, wanneer je ze moet gebruiken en waarom ze belangrijk zijn voor fiscale compliance.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een creditnota?
  
• Hoe werkt een creditnota?
  
• Wanneer moeten ondernemingen een creditnota uitgeven?
  
• Zijn creditnota's vereist voor fiscale compliance?
  

Wat is een creditnota?

Een creditnota is een document dat een onderneming naar een klant stuurt om een deel van een eerder uitgegeven factuur te verminderen of te annuleren. Het is in wezen een manier om aan een klant aan te geven dat hij niet het volledige saldo verschuldigd is dat hem in rekening is gebracht.

Net als facturen zijn creditnota's juridisch bindende documenten. Ze verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en leggen uit wat er wordt gecrediteerd en waarom, of het nu gaat om een terugbetaling, een retourzending of een prijsfout. De originele factuur blijft onaangeroerd in je boekhouding, maar de creditnota compenseert deze en creëert een duidelijk controlespoor.

Stel dat je een factuur voor $ 1000 hebt uitgegeven, maar je vervolgens realiseert dat je $ 100 te veel in rekening hebt gebracht. In plaats van de oorspronkelijke factuur te bewerken of te verwijderen (wat de meeste boekhoudsystemen niet toestaan als deze eenmaal is voltooid), geef je een creditnota uit voor $ 100. Dat tegoed wordt terugbetaald aan de klant of toegepast op een toekomstig saldo.

Hoe werkt een creditnota?

Een creditnota wordt gemaakt als een afzonderlijk document dat verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Er wordt geregistreerd dat er geld verschuldigd is aan de klant of niet langer verschuldigd is, maar dat de daadwerkelijke terugbetaling, als die er is, een afzonderlijke actie is. De creditnota levert het bewijs, in plaats van de transactie.

In je boeken verlaagt de creditnota de verantwoorde omzet en debiteuren, omdat je dat deel van de betaling niet meer verwacht. In de boeken van de klant verlaagt een creditnota de geregistreerde uitgaven of crediteuren.

Visueel lijken creditnota's veel op facturen, met een paar verschillen. Creditnota's bevatten:

• Een uniek creditnotanummer (anders dan je factuurvolgorde)

• De datum van uitgifte

• Het originele factuurnummer

• De naam, het adres en de contactgegevens van je bedrijf

• Naam en het adres van je klant

• Een duidelijk label (bijv. creditnota, creditnota)

• De reden voor de bijschrijving (bijv. 'Geretourneerde goederen - beschadigd bij aankomst')

• Het bedrag dat wordt bijgeschreven (weergegeven als een negatief getal of tussen haakjes)

• Alle bijbehorende belastingen die worden verlegd of aangepast

• Een handtekening of autorisatie, indien nodig

Door een apart document uit te geven in plaats van een factuur achteraf te wijzigen, houd je je financiële administratie consistent, voldoe je aan belastingregels en boekhoudnormen en verstrek je duidelijke documentatie voor interne controles, audits of geschillen.

Als je tientallen of honderden facturen beheert, overweeg dan om automatisering in je workflow te introduceren. Met Stripe Invoicing kun je bijvoorbeeld direct op basis van de oorspronkelijke factuur een creditnota genereren. Het systeem past het saldo van de klant aan of voert een terugbetaling uit als de factuur al is betaald.

Wanneer moeten ondernemingen een creditnota uitgeven?

Een creditnota moet worden uitgegeven wanneer een onderneming een factuur in het voordeel van de klant moet corrigeren. Hieronder staan de meest voorkomende scenario's waarin een creditnota zou worden gebruikt.

Retourneren van producten

Als een klant goederen retourneert nadat ze zijn gefactureerd, moet je een creditnota opstellen voor de waarde van die artikelen. Als er bijvoorbeeld 10 eenheden zijn verkocht en er komen er 2 terug, dekt de creditnota de kosten van de 2 geretourneerde eenheden. Hiermee wordt dat deel formeel uit de oorspronkelijke verkoop verwijderd en wordt het saldo van de klant aangepast.

Beschadigde of defecte artikelen

Als producten kapot aankomen of niet werken zoals beloofd en je ermee instemt om deze artikelen terug te betalen of om de klant hiervoor geen kosten in rekening te brengen, dan maak je een creditnota. Uit de notitie blijkt dat de klant dat deel van de factuur niet meer verschuldigd is.

Geannuleerde bestellingen

Als een bestelling wordt geannuleerd nadat een factuur is verstuurd, wordt de annulering verantwoord door een creditnota. Als de hele bestelling wordt geannuleerd, annuleert de creditnota de volledige factuur. Als slechts een deel wordt geannuleerd, verlaagt de creditnota het verschuldigde bedrag dienovereenkomstig.

Fouten in overfacturering of facturering

Fouten gebeuren: misschien is de verkeerde hoeveelheid gefactureerd, is er een korting niet toegepast of is er een dubbele betaling in geslopen. Als er een fout optreedt, stel dan een creditnota op om deze te corrigeren.

Gedeeltelijke levering of onvolledige diensten

Als je meer factureert dan wat er wordt geleverd, bijvoorbeeld 50 eenheden, maar slechts 45 verzenden, maak dan een creditnota voor het verschil, zodat je omzet alleen verantwoordt voor wat daadwerkelijk is geleverd.

Aanpassingen na factuur of overeengekomen kortingen

Zelfs als de factuur correct was toen deze werd verzonden, kunnen bepaalde details zijn gewijzigd. Als jij en de klant achteraf een korting overeenkomen als gebaar van goede wil, om een geschil op te lossen of om een wijziging van de reikwijdte weer te geven, stel dan een creditnota uit om het verlaagde bedrag formeel te documenteren.

Zijn creditnota's vereist voor fiscale compliance?

Creditnota's zijn vaak vereist voor fiscale compliance. Als je een factuur met btw verlaagt of annuleert nadat deze is uitgegeven, verwacht de belastingdienst een creditnota waarin de aanpassing wordt gedocumenteerd. Dit zorgt ervoor dat je deponeringen weerspiegelen wat er werkelijk in je onderneming is gebeurd, niet alleen wat je oorspronkelijk hebt gefactureerd. Zodra een creditnota is uitgegeven, verandert dit wat je aan de overheid rapporteert.

• De creditnota verlaagt doorgaans de totale belastbare omzet voor het aangiftetijdvak waarin hij is uitgegeven.

• Creditnota's moeten mogelijk worden aangegeven in specifieke formulieren of retourschema's, afhankelijk van het tijdstip en de aard van de aanpassing.

De creditnota moet tijdens de juiste periode worden uitgegeven en er moet correct naar worden verwezen. Anders kun je, zelfs als de terugbetaling of retourzending legitiem was, eindigen met niet-overeenkomende gegevens, of erger nog, een audit starten.

Als je een terugbetaling doet zonder creditnota, kan de belastingdienst de oorspronkelijke factuur volledig als geldig beschouwen. Als je dat terugbetaalde bedrag probeert af te trekken van je belastingaangifte, kan je worden gevraagd om dit te bewijzen met de bijbehorende creditnota.

Regionale handhaving

De verwachtingen rond creditnota's verschillen enigszins per regio, maar de onderliggende principes zijn hetzelfde:

• In regio's met belasting over de toegevoegde waarde (btw) of belasting op goederen en diensten (GST), zoals respectievelijk de Europese Unie en Nieuw-Zeeland, zijn creditnota's meestal verplicht om de belastingplicht voor geretourneerde goederen, geannuleerde diensten of prijscorrecties te verminderen. Zonder dit document kun je de factuur niet aanpassen of de inkomsten niet weglaten in je aangifte.

• In regio's met verschillende belastingstelsels zijn creditnota's vaak niet expliciet vereist, maar worden ze nog steeds beschouwd als standaardbewijs ter ondersteuning van omzetcorrecties en zijn ze belangrijk voor auditverdediging.

Sommige rechtsgebieden maken expliciet hoelang ondernemingen creditnota's moeten uitgeven. Zo moeten bedrijven in het Verenigd Koninkrijk btw creditnota's uitgeven binnen 45 dagen na de wijziging.

Vereisten voor het bijhouden van gegevens

Net als bij facturen moeten creditnota's worden opgeslagen en bewaard voor belasting- en auditdoeleinden. In veel landen moeten ze vaak 5-10 jaar worden bewaard.

Elke keer dat je een factuur verlaagt nadat deze is uitgegeven, of dat nu komt door een retourzending, een fout, een gedeeltelijke levering of een korting na factuur, formaliseert een creditnota die wijziging. Zo blijft je administratie uniform, je klanten op de hoogte en zijn je belastingaangiften accuraat.