บางครั้งใบแจ้งหนี้ออกไปแล้วแต่รายละเอียดของธุรกรรมมีการเปลี่ยนแปลง เพราะลูกค้าอาจส่งคืนสินค้าบางส่วนในคําสั่งซื้อหรือคุณอาจพบข้อผิดพลาดเกี่ยวกับราคา บางทีขอบเขตของโครงการอาจเปลี่ยนไปหลังจากการเรียกเก็บเงิน คุณไม่สามารถทำแค่ลบใบแจ้งหนี้หรือทําเป็นว่าไม่เคยมีใบแจ้งหนี้ใบนั้น แล้วคุณจะแก้ไขให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีและเก็บบันทึกของคุณให้เรียบร้อยได้อย่างไร ใบลดหนี้นำมาใช้ประโยชน์ได้ในกรณีนี้ ในคู่มือนี้ เราจะพูดถึงหลักการทํางานของใบลดหนี้ เวลาที่ควรใช้ใบลดหนี้ และเหตุใดใบลดหนี้จึงมีความสําคัญต่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบลดหนี้คืออะไร
  
• ใบลดหนี้ทํางานอย่างไร
  
• ธุรกิจควรออกใบลดหนี้เมื่อใด
  
• จําเป็นต้องใช้ใบลดหนี้เพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีหรือไม่
  

ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ธุรกิจส่งให้ลูกค้าเพื่อลดหรือยกเลิกยอดบางส่วนของใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วก่อนหน้านั้น โดยพื้นฐานแล้วเป็นวิธีที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าไม่ต้องชำระยอดเต็มตามที่ถูกเรียกเก็บเงิน

ใบลดหนี้เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันตามกฎหมายเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ โดยจะอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมและอธิบายว่ามีการลดหนี้อะไรบ้าง และเพราะเหตุใด ไม่ว่าจะเป็นการคืนเงิน การคืนสินค้า หรือข้อผิดพลาดด้านราคา จะไม่มีการแตะต้องใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมในบัญชีของคุณ เพราะใบลดหนี้ทำหน้าที่จะหักล้างและสร้างเส้นทางการตรวจสอบบัญชีที่ชัดเจน

ลองนึกภาพว่าคุณออกใบแจ้งหนี้มูลค่า 1,000 ดอลลาร์ แต่แล้วก็พบว่าคุณเรียกเก็บเงินเกินไป 100 ดอลลาร์ คุณต้องออกใบลดหนี้มูลค่า 100 ดอลลาร์ แทนที่จะแก้ไขหรือลบใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม (ซึ่งระบบบัญชีส่วนใหญ่ไม่อนุญาตให้ทำเมื่อสรุปแล้ว) ระบบจะคืนเงินดังกล่าวไปให้ลูกค้าหรือนําไปใช้กับยอดชำระในอนาคตก็ได้

ใบลดหนี้ทํางานอย่างไร

ใบลดหนี้จะถูกสร้างเป็นเอกสารแยกต่างหากที่อ้างอิงกับใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม เพื่อบันทึกยอดเงินที่ค้างชําระให้กับลูกค้าหรือยอดที่ลูกค้าไม่ได้เป็นหนี้อีกต่อไป แต่การคืนเงินจริง (ถ้ามี) จะเป็นการดําเนินการแยกต่างหาก ใบลดหนี้เป็นหลักฐาน ไม่ใช่ธุรกรรม

ใบลดหนี้จะลดรายรับที่รับรู้และลูกหนี้การค้าในบัญชีของคุณ เนื่องจากคุณไม่ได้รอรับชําระเงินส่วนนั้นอีกต่อไป ส่วนในบัญชีของลูกค้า ใบลดหนี้จะลดค่าใช้จ่ายหรือบัญชีเจ้าหนี้ที่บันทึกไว้

ทั้งนี้ใบลดหนี้มีลักษณะคล้ายกับใบแจ้งหนี้มาก โดยมีความแตกต่างเล็กน้อย ใบลดหนี้ประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขใบลดหนี้ที่เป็นเลขไม่ซ้ำ (แตกต่างจากเลขลําดับใบแจ้งหนี้ของคุณ)

• วันที่ออก

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ฉบับเดิม

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของคุณ

• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า

• ป้ายกํากับที่ชัดเจน (เช่น ใบลดหนี้)

• เหตุผลที่ลดหนี้ (เช่น "ส่งคืนสินค้าเนื่องจากเสียหายเมื่อมาถึง")

• จํานวนเงินที่ลดหนี้ (แสดงเป็นตัวเลขติดลบหรืออยู่ในวงเล็บ)

• ภาษีที่เกี่ยวข้องใดๆ ที่กลับรายการหรือปรับยอด

• ลายเซ็นหรือการอนุมัติ หากจําเป็น

การออกเอกสารแยกต่างหากแทนที่จะเปลี่ยนใบแจ้งหนี้หลังจากเกิดเหตุการณ์จะทำให้บันทึกทางการเงินของคุณมีมาตรฐานเชื่อถือได้ เป็นไปตามกฎระเบียบด้านภาษีและมาตรฐานการบัญชี รวมทั้งเป็นการจัดทำเอกสารประกอบที่ชัดเจนสําหรับการตรวจสอบภายใน การตรวจสอบ หรือในกรณีที่เกิดข้อพิพาท

หากคุณมีใบแจ้งหนี้่ที่ต้องจัดการหลายสิบหรือหลายร้อยรายการ แนะนำให้พิจารณานําระบบอัตโนมัติมาใช้ในขั้นตอนการทํางานของคุณ ตัวอย่างเช่น Stripe Invoicing ช่วยให้คุณสร้างใบลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมได้โดยตรง โดยระบบจะปรับยอดค้างชำระของลูกค้าหรือคืนเงินให้หากมีการชำระใบแจ้งหนี้แล้ว

ธุรกิจควรออกใบลดหนี้เมื่อใด

ควรออกใบลดหนี้เมื่อธุรกิจจําเป็นต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้เพื่อประโยชน์ของลูกค้า ด้านล่างนี้เป็นสถานการณ์ที่ควรออกใบแจ้งหนี้ที่พบบ่อย

การส่งคืนผลิตภัณฑ์

หากลูกค้าส่งคืนสินค้าหลังจากได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว คุณควรออกใบลดหนี้ตามมูลค่าของสินค้าเหล่านั้น ตัวอย่างเช่น หากมีการขาย 10 หน่วยและคืนกลับมา 2 หน่วย ใบลดหนี้จะมีมูลค่าตามราคาของ 2 หน่วยที่ส่งคืน ซึ่งเป็นการหักส่วนนั้นจากการขายเดิมอย่างเป็นทางการและปรับยอดชำระของลูกค้า

สินค้าเสียหายหรือมีตําหนิ

หากผลิตภัณฑ์ที่ส่งให้ลูกค้าเสียหายหรือใช้งานไม่ได้ตามที่่ควรจะเป็น และคุณตกลงว่าจะคืนเงินหรือไม่เรียกเก็บค่าสินค้าส่วนนั้นจากลูกค้า คุณจะต้องออกใบลดหนี้ เอกสารนี้จะแสดงว่าลูกค้าไม่ต้องชําระค่าสินค้าส่วนนั้นในใบแจ้งหนี้อีกต่อไป

คําสั่งซื้อที่ยกเลิก

หากคําสั่งซื้อถูกยกเลิกหลังออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ใบลดหนี้จะถูกใช้เพื่อบันทึกการยกเลิกดังกล่าว หากมีการยกเลิกทั้งคําสั่งซื้อ ใบลดหนี้จะยกเลิกใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมทั้งหมด หากยกเลิกเพียงบางส่วน ใบลดหนี้จะลดจํานวนเงินที่ต้องชําระลงตามที่ยกเลิก

ข้อผิดพลาดจากการเรียกเก็บเงินเกินหรือการออกใบแจ้งหนี้

ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ เช่น อาจมีการเรียกเก็บเงินโดยจํานวนสินค้าไม่ถูกต้อง ไม่มีการหักส่วนลด หรือมีการเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อน เมื่อเกิดข้อผิดพลาด ให้ออกใบลดหนี้เพื่อแก้ไข

การจัดส่งบางส่วนหรือบริการที่ไม่ครบถ้วน

หากคุณเรียกเก็บเงินมากกว่าสินค้าที่จัดส่ง เช่น คุณจะเรียกเก็บเงินค่าสินค้าจํานวน 50 หน่วยแต่ส่งสินค้าไปแค่ 45 หน่วย ให้ออกใบลดหนี้ตามส่วนต่างเพื่อรับรู้รายรับเฉพาะสิ่งที่ส่งให้จริงเท่านั้น

การปรับยอดหลังออกใบแจ้งหนี้หรือมีส่วนลดที่ตกลงกันไว้

แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะถูกต้องในตอนที่ส่ง แต่รายละเอียดบางอย่างอาจมีการเปลี่ยนแปลง หากคุณตกลงกับลูกค้าว่าจะให้ส่วนลดหลังจากออกใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงความปรารถนาดี เพื่อแก้ไขข้อโต้แย้ง หรือเพื่อให้เป็นไปตามขอบเขตบริการที่เปลี่ยนไป ให้ออกใบลดหนี้เพื่อบันทึกจํานวนเงินที่ลดให้อย่างเป็นทางการ

จําเป็นต้องใช้ใบลดหนี้เพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีหรือไม่

ใบลดหนี้มักจะต้องใช้เพื่อการปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี หากคุณลดยอดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่รวมภาษีหลังจากที่ออกใบแจ้งหนี้นั้นแล้ว หน่วยงานด้านภาษีย่อมต้องการเห็นใบลดหนี้ที่บันทึกการปรับยอดดังกล่าว การออกใบลดหนี้ช่วยให้มั่นใจว่าการยื่นเอกสารของคุณสะท้อนถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในธุรกิจ ไม่ใช่สะท้อนแค่สิ่งที่คุณเรียกเก็บเงินในตอนแรกเท่านั้น การออกใบลดหนี้จะเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณรายงานต่อรัฐบาล

• โดยทั่วไปแล้วใบลดหนี้จะลดยอดขายรวมที่ต้องเสียภาษีในรอบการยื่นภาษีที่มีการออกใบลดหนี้

• โดยอาจต้องแสดงใบลดหนี้ในรูปแบบหรือตามรอบเวลาการยื่นภาษีที่กำหนดโดยเฉพาะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับช่วงเวลาและลักษณะของการปรับยอด

การออกใบลดหนี้จะต้องทำในช่วงเวลาที่เหมาะสมและอ้างอิงอย่างถูกต้อง มิฉะนั้น แม้ว่าการคืนเงินหรือการคืนสินค้าจะถูกต้อง ก็อาจทำให้คุณมีบันทึกรายการที่ไม่ตรงกัน หรือที่แย่กว่านั้นก็อาจทำให้ถูกตรวจสอบ

หากคุณคืนเงินโดยไม่มีใบลดหนี้ สํานักงานภาษีอาจถือว่าใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมนั้นถูกต้องเต็มจํานวน หากคุณพยายามหักจํานวนเงินที่คืนออกจากแบบแสดงรายการภาษี คุณอาจต้องพิสูจน์ด้วยใบลดหนี้ที่เกี่ยวข้อง

การบังคับใช้ระดับภูมิภาค

ข้อกำหนดเกี่ยวกับใบลดหนี้แตกต่างกันเล็กน้อยในแต่ละภูมิภาค แต่มีหลักการพื้นฐานเหมือนกัน ดังนี้

• ในภูมิภาคที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือภาษีสินค้าและบริการ (GST) เช่น สหภาพยุโรปและนิวซีแลนด์ตามลําดับ มักจะต้องใช้ใบลดหนี้ในการลดภาระด้านภาษีกรณีที่มีการส่งคืนสินค้า ยกเลิกบริการ หรือแก้ไขราคา คุณไม่สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้หรือหักรายรับดังกล่าวออกจากการยื่นภาษีได้หากไม่มีใบแจ้งหนี้

• ในภูมิภาคที่มีระบบภาษีหลายระบบ มักไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าจะต้องออกใบลดหนี้ แต่ก็ยังถือว่าเป็นหลักฐานมาตรฐานที่ใช้รับรองการปรับยอดรายรับและสําคัญต่อการรับมือกับการตรวจสอบ

เขตอํานาจศาลบางแห่งระบุระยะเวลาที่ธุรกิจต้องออกใบลดหนี้ไว้อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น บริษัทในสหราชอาณาจักรจะต้องออกใบลดหนี้แบบมีภาษีมูลค่าเพิ่มภายใน 45 วันหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงยอด

ข้อกําหนดการเก็บบันทึก

ใบลดหนี้จะต้องได้รับการจัดเก็บและเก็บรักษาไว้เพื่อจุดประสงค์ทางภาษีและการตรวจสอบบัญชี เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ ในหลายประเทศมักจะต้องเก็บไว้เป็นเวลา 5-10 ปี

เมื่อใดก็ตามที่คุณลดยอดใบแจ้งหนี้หลังจากออกใบแจ้งหนี้แล้ว ไม่ว่าจะเป็นเพราะการคืนสินค้า ข้อผิดพลาด การจัดส่งบางส่วน หรือให้ส่วนลดหลังออกใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้จะทําให้การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเป็นทางการ โดยจะช่วยให้บันทึกเชื่อมโยงเป็นชุดเดียวกัน ลูกค้ารับทราบข้อมูล และช่วยให้คุณยื่นภาษีได้อย่างถูกต้อง