有时，账单发出后，交易详情会发生变化。也许客户退回了部分订单，或者您发现了定价错误。也许计费后项目的范围会发生变化。您不能直接删除账单或当作无事发生，那么如何按照会计准则进行更正并保持记录有序？这时贷项通知单就派上用场了。在本指南中，我们将讨论贷项通知单的运作方式、使用时机及其对税务合规的重要性。

目录

• 什么是贷项通知单？
  
• 贷项通知单的运作机制
  
• 企业开具贷项通知单的时机
  
• 税务合规是否需要贷项通知单？
  

什么是贷项通知单？

贷项通知单（又称贷项备忘录）是企业向客户发送的文档，用于减少或取消先前开具账单的部分金额。本质上它是向客户表明其无需支付全部账单金额的法律文件。

与账单类似，贷项通知单具有法律效力，它们会引用原始账单，并解释贷记的内容及原因，是退款、退货还是定价错误。原始账单在您的账簿上保持不变，但贷项通知单抵消了它并创建了清晰的审计跟踪。

例如：您开具了 1,000 美元的账单，然后发现多收 100 美元。此时应开具 100 美元的贷项通知单（而非修改已定稿的原始账单），该金额可退还客户或抵扣未来账款。

贷项通知单的运作机制

贷项通知单作为独立文件开具，需引用原始账单编号。其作用是记录应退还客户或无需客户支付的金额（实际退款为独立操作），作为交易凭证而非交易本身。

在您的账簿上，贷项通知单会减少已确认收入和应收账款，因为您不再期望那部分付款。在客户的账簿上，贷项通知单会减少其记录的费用或应付账款。

贷项通知单与账单看上去格式相似，但包含以下专属要素：

• 独立编号（区别于账单序列号）

• 开具日期

• 原始账单编号

• 企业名称、地址及联系方式

• 客户名称及地址

• 明确标注（如“贷项通知单”、“贷记备忘录”）

• 冲抵原因（如“退货 - 到货损坏”）

• 冲抵金额（以负数或括号显示）

• 相关税费撤销或调整情况

• 必要签名或授权

通过开具单独文件而非修改已开账单，您可以保持财务记录的一致性，遵守税务规则和会计准则，并为内部审查、审计或争议提供清晰的文件。

如果您要管理数十或数百张账单，请考虑在工作流程中引入自动化。例如，Stripe Invoicing 允许您直接从原始账单生成贷项通知单。系统会调整客户的余额，如果账单已经支付，则会发出退款。

企业开具贷项通知单的时机

当企业需要以对客户有利的方式修正账单时，应开具贷项通知单。以下是使用贷项通知单的最常见情况。

商品退货

若客户在账单开具后退货，需按退货价值开具贷项通知单。例如：销售 10 件退货 2 件，通知单冲抵 2 件货款，这将正式调整原始销售记录及客户应付款。

商品损坏或有瑕疵

当商品到货损坏或功能不符，且同意退款或免除费用时，需开具贷项通知单。表明客户无需支付该部分款项

取消订单

如果在账单开具后取消订单，则贷项通知单用于记录这个取消操作。如果取消了整个订单，则贷项通知单会取消整张账单。如果仅取消部分，则贷项通知单会相应减少应付金额。

超额收费或开票错误

错误时有发生：可能计错数量、未应用折扣或出现重复收费。当出现错误时，应开具贷项通知单进行更正。

部分交付或未完成服务

如果账单金额超过实际交付量（例如开具 50 件商品的账单但只发运 45 件），需就差额开具贷项通知单，确保仅确认实际交付商品的收入。

账单开具后的调整或约定折扣

即使账单在发送时是正确的，某些详细信息也可能已发生变化。若您与客户事后达成折扣协议（出于善意、解决争议或反映范围变更），应开具贷项通知单正式记录调整后的金额。

税务合规是否需要贷项通知单？

贷项通知单通常是税务合规的必备文件。若您对已开具的含税账单进行金额调减或取消，税务机关会要求查看记录该调整的贷项通知单。这能确保税务申报反映实际业务情况，而非原始账单金额。贷项通知单开具后将改变税务申报内容。

• 通常会减少开具当期的应税销售总额。

• 可能需要根据调整时间和性质在特定税表或申报表中声明。

必须按期正确开具并引用贷项通知单。否则即使退款或退货合理，仍可能导致：记录不匹配，甚至触发审计。

若未配套开具贷项通知单而直接退款，税务机关可能仍按原始账单全额认定应税收入。如果您试图从税表中扣除该退还的金额，可能需提供对应贷项通知单作为凭证。

地区执行差异

各地区对贷项通知单的要求略有不同，但核心原则一致：

• 在实行增值税 (VAT) 或商品及服务税 (GST) 的地区（如欧盟/新西兰），贷项通知单是减少退货、取消服务或价格更正所涉税负的法定文件。没有退货时，不可直接修改账单或从申报表中剔除收入。

• 在适用不同税收制度的地区，虽非法定要求，但贷项通知单仍是证明收入调整的标准依据和审计辩护的重要文件。

一些司法管辖区明确规定企业必须开具贷项通知单的时间。例如，英国的公司必须在变更后的 45 天内开具增值税贷项通知单。

记录保存要求

与账单一样，贷项通知单必须存储和保留，用于税务和审计目的。在许多国家/地区，它们通常必须保存 5-10 年。

无论因退货、错误、部分交付还是事后折扣调减账单金额，贷项通知单都能规范记录变更，使记录保持统一，让客户同步了解，并确保报税准确无误。