Il arrive parfois qu’un changement survienne après l’envoi d’une facture pour une transaction. Il se peut par exemple qu’un client retourne une partie de sa commande ou que vous repériez une erreur dans le prix. La portée du projet peut avoir changé après la facturation. Vous ne pouvez pas simplement supprimer la facture ou faire comme si elle n’avait pas eu lieu. Dans ces conditions, comment la corriger d’une manière conforme aux normes comptables et maintenir vos dossiers organisés ? C’est là qu’un avoir est utile. Dans ce guide, nous verrons comment fonctionnent les avoirs, quand les utiliser et pourquoi ils sont importants pour la conformité fiscale.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un avoir ?
  
• Fonctionnement d’un avoir
  
• Conditions dans lesquelles les entreprises doivent émettre un avoir
  
• Les avoirs sont-ils obligatoires pour la conformité fiscale ?
  

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Un avoir, parfois appelé note de crédit, est un document qu’une entreprise envoie à un client pour réduire ou annuler une partie d’une facture déjà émise. Il s’agit essentiellement d’un moyen d’indiquer à un client qu’il n’est pas redevable du solde total qui lui a été facturé.

Au même titre que les factures, les avoirs sont des documents juridiquement contraignants. Ils font référence à la facture d’origine et précisent l'objet du crédit et la raison de celui-ci, qu'il s'agisse d'un remboursement, d'un retour ou d'une erreur de prix. La facture d’origine reste inchangée dans vos livres, mais l’avoir la compense et crée une piste d’audit claire.

Imaginons que vous avez émis une facture de 1 000 $, mais que vous réalisez par la suite que vous avez facturé 100 $ de trop. Au lieu de modifier ou de supprimer la facture originale (ce que la plupart des systèmes comptables n’autorisent pas une fois qu’elle est finalisée), vous émettez un avoir de 100 $. Ce crédit est soit remboursé au client, soit appliqué à un solde ultérieur.

Fonctionnement d’un avoir

Un avoir est créé sous la forme d’un document distinct qui fait référence à la facture d’origine. Il indique que le client a une créance ou qu'il n'a plus de dette, mais le remboursement réel, le cas échéant, fait l'objet d'une action distincte. L’avoir fournit la preuve, plutôt que la transaction.

Dans vos livres, l’avoir réduit les revenus comptabilisés et les comptes clients, car vous n’attendez plus cette partie du paiement. Dans les livres du client, un avoir réduit ses dépenses enregistrées ou ses comptes fournisseurs.

Visuellement, un avoir ressemble beaucoup à une facture, à quelques différences près. Un avoir comprend les éléments suivants :

• Un numéro d’avoir unique (différent de la séquence de votre facture)

• La date d’émission

• Le numéro de la facture d’origine

• Le nom, l’adresse et les coordonnées de votre entreprise

• Le nom et l’adresse de votre client

• Un libellé clair (par ex. avoir, note de crédit)

• Le motif du crédit (par ex. « Retour de marchandises – endommagées à l’arrivée »)

• Le montant crédité (indiqué sous forme de chiffre négatif ou entre parenthèses)

• Toute taxe associée annulée ou ajustée

• Une signature ou une autorisation, si nécessaire

En émettant un document distinct au lieu de modifier une facture après coup, vous maintenez la cohérence de vos registres financiers, vous vous conformez aux règles fiscales et aux normes comptables, et vous fournissez une documentation claire pour les examens internes, les contrôles fiscaux ou les litiges.

Si vous gérez des dizaines ou des centaines de factures, envisagez d’introduire l’automatisation dans votre flux de travail. Par exemple, Stripe Invoicing vous permet de générer un avoir directement à partir de la facture d’origine. Le système ajuste le solde du client ou émet un remboursement si la facture a déjà été payée.

Conditions dans lesquelles les entreprises doivent émettre un avoir

Un avoir doit être émis lorsqu’une entreprise doit corriger une facture en faveur du client. Vous trouverez ci-dessous les scénarios les plus courants exigeant l’émission d’un avoir.

Retours de produits

Si un client retourne des marchandises après qu’elles ont été facturées, vous devez émettre un avoir pour la valeur de ces articles. Par exemple, si 10 unités ont été vendues et que 2 d’entre elles font l’objet d’un retour, l’avoir couvre le coût des 2 unités retournées. Il supprime formellement cette partie de la vente initiale et ajuste le solde du client.

Articles endommagés ou défectueux

Si les produits arrivent cassés ou ne fonctionnent pas comme promis et que vous acceptez de rembourser ou de ne pas facturer ces articles au client, vous émettrez un avoir. L’avoir indique que le client n’est plus redevable de cette partie de la facture.

Commandes annulées

Si une commande est annulée après l’émission d’une facture, un avoir rend compte de l’annulation. Si la totalité de la commande est annulée, l’avoir annule la facture complète. Si seule une partie est annulée, l’avoir réduit le montant dû en conséquence.

Surfacturation ou erreurs de facturation

Des erreurs peuvent survenir : une quantité incorrecte a peut-être été facturée, une réduction n'a pas été appliquée ou une facturation en double s'est glissée dans le système. Lorsqu’une erreur se produit, émettez un avoir pour la corriger.

Livraison partielle ou services incomplets

Si vous facturez un montant supérieur à ce qui a été livré (par exemple, vous facturez 50 unités mais n'en livrez que 45), émettez un avoir pour la différence afin de ne comptabiliser que les revenus correspondant à ce qui a été réellement fourni.

Ajustements ou réductions convenues après la facturation

Même si la facture était correcte au moment de son envoi, certains détails peuvent avoir changé. Si vous convenez avec le client d'une réduction a posteriori comme geste de bonne volonté, pour résoudre un litige ou pour tenir compte d'un changement dans la portée de la transaction, vous devez émettre un avoir pour documenter officiellement la réduction sur le montant facturé.

Les avoirs sont-ils obligatoires pour la conformité fiscale ?

Les avoirs sont souvent nécessaires à des fins de conformité fiscale. Si vous réduisez ou annulez une facture qui inclut des taxes après son émission, l’administration fiscale exigera un avoir attestant de l'ajustement. Son émission permet de s’assurer que vos déclarations reflètent la réalité de votre activité et non pas uniquement ce que vous avez initialement facturé. Une fois émis, l’avoir modifie ce que vous déclarez au gouvernement.

• L’avoir réduit généralement le total des ventes taxables pour la période de déclaration au cours de laquelle il a été émis.

• Les avoirs peuvent devoir être déclarés dans des formulaires spécifiques ou des tableaux récapitulant les retours, selon le moment et la nature de l'ajustement.

L’avoir doit être émis au cours de la période appropriée et référencé correctement. Dans le cas contraire, même si le remboursement ou le retour est légitime, des incohérences pourraient apparaître dans vos registres, et dans le pire des cas, la situation pourrait déclencher un audit.

Si vous effectuez un remboursement sans émettre un avoir, l’administration fiscale peut considérer la facture d’origine comme entièrement valide. Si vous essayez de déduire le montant remboursé de votre déclaration de taxe, il se peut qu’il vous soit demandé de le prouver à l’aide de l’avoir correspondant.

Application locale

Les attentes concernant les avoirs varient légèrement d’un pays à l’autre, mais les principes sous-jacents restent les mêmes :

• Dans les régions qui imposent la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe sur les produits et services (TPS), comme l’Union européenne et la Nouvelle-Zélande, respectivement, les avoirs sont généralement obligatoires pour réduire la dette fiscale en cas de retour de marchandises, d'annulation de services ou de correction de prix. Vous ne pouvez pas modifier la facture ni omettre les revenus de votre déclaration sans un avoir.

• Dans les régions où les systèmes fiscaux sont différents, les avoirs ne sont souvent pas explicitement requis, mais restent considérés comme des preuves standard pour justifier des ajustements de revenus et sont importants pour la défense en cas d’audit.

Certains pays précisent le délai dont disposent les entreprises pour émettre un avoir. Par exemple, les entreprises au Royaume-Uni doivent émettre un avoir sur une facture avec TVA dans les 45 jours suivant la modification.

Exigences en matière de tenue de dossiers

Comme pour les factures, les avoirs doivent être stockés et conservés à des fins fiscales et en cas d’audit. Dans de nombreux pays, ils doivent souvent être conservés pendant 5 à 10 ans.

Chaque fois que vous réduisez le montant d’une facture après son émission, que ce soit en raison d’un retour, d’une erreur, d’une livraison partielle ou d’une réduction après facture, un avoir officialise ce changement. Il permet de maintenir l’uniformité de vos dossiers, d’informer vos clients et d’assurer l’exactitude de vos déclarations fiscales.