Il peut arriver qu'une facture soit envoyée et que les détails de la transaction changent. Il se peut qu'un client retourne une partie de sa commande ou que vous repériez une erreur de prix. La portée du projet peut changer après la facturation. Vous ne pouvez pas simplement supprimer la facture ou faire comme si elle n'avait pas eu lieu, alors comment la corriger d'une manière conforme aux normes comptables et maintenir vos registres en ordre? C'est là que les notes de crédit sont utiles. Dans ce guide, nous expliquons comment fonctionnent les notes de crédit, quand les utiliser et pourquoi elles sont importantes pour la conformité fiscale.

Contenu de cet article

• Qu'est-ce qu'une note de crédit?
  
• Comment fonctionne une note de crédit?
  
• Quand les entreprises doivent-elles émettre une note de crédit?
  
• Les notes de crédit sont-elles requises pour la conformité fiscale?
  

Qu'est-ce qu'une note de crédit?

Une note de crédit, parfois appelée avis de crédit, est un document qu'une entreprise envoie à un client pour réduire ou annuler une partie d'une facture déjà émise. Il s'agit essentiellement d'un moyen d'indiquer à un client qu'il ne doit pas le solde total qui lui a été facturé.

Au même titre que les factures, les notes de crédit sont des documents juridiquement contraignants. Les notes de crédit font référence à la facture originale et expliquent ce qui est crédité en précisant la raison, qu'il s'agisse d'un remboursement, d'un retour ou d'une erreur de prix. La facture originale reste inchangée dans vos livres, mais la note de crédit la compense et crée une piste de vérification claire.

Imaginez la situation suivante : vous avez émis une facture de 1 000 $, mais vous vous rendez compte que vous avez surfacturé de 100 $. Au lieu de modifier ou de supprimer la facture originale (ce que la plupart des systèmes comptables n'autorisent pas une fois qu'elle est finalisée), vous émettez une note de crédit de 100 $. Ce crédit est soit remboursé au client, soit appliqué à un solde ultérieur.

Comment fonctionne une note de crédit?

Une note de crédit est créée sous la forme d'un document distinct qui fait référence à la facture d'origine. Ce document enregistre que l'argent est dû au client ou qu'il ne le doit plus, mais que le remboursement réel, s'il y en a un, est une action distincte. La note de crédit fournit la preuve, plutôt que la transaction.

Dans vos livres, la note de crédit réduit les revenus comptabilisés et les comptes clients, car vous n'attendez plus cette partie du paiement. Dans les registres comptables du client, une note de crédit réduit ses dépenses enregistrées ou ses comptes fournisseurs.

Visuellement, les notes de crédit ressemblent beaucoup à des factures, à quelques différences près. Les notes de crédit comprennent :

• Un numéro de note de crédit unique (différent de la séquence de votre facture)

• La date d'émission

• Le numéro de la facture originale

• Le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise

• Le nom et l'adresse de votre client

• Une étiquette claire (p. ex. note de crédit, avis de crédit)

• La raison du crédit (p. ex. « Marchandises retournées – endommagées à l'arrivée »)

• Le montant crédité (indiqué sous forme de chiffre négatif ou entre parenthèses)

• Toute taxe associée annulée ou ajustée

• Une signature ou une autorisation, si nécessaire

En émettant un document distinct au lieu de modifier une facture après coup, vous préservez la cohérence de vos registres financiers, vous vous conformez aux règles fiscales et aux normes comptables, et vous fournissez une documentation claire aux fins de revues internes, d'audits ou de litiges.

Si vous gérez des dizaines ou des centaines de factures, envisagez d'introduire l'automatisation dans votre flux de travail. Par exemple, Stripe Invoicing vous permet de générer une note de crédit directement à partir de la facture originale. Le système ajuste le solde du client ou émet un remboursement si la facture a déjà été payée.

Quand les entreprises doivent-elles émettre une note de crédit?

Une note de crédit doit être émise lorsqu'une entreprise doit corriger une facture en faveur du client. Vous trouverez ci-dessous les situations les plus courantes dans lesquelles une note de crédit serait utilisée.

Retours de produits

Si un client retourne des marchandises après qu'elles ont été facturées, vous devez émettre une note de crédit correspondant à la valeur de ces articles. Par exemple, si 10 unités ont été vendues et que 2 sont revenues, la note de crédit couvre le coût des 2 unités retournées. Cette opération supprime formellement cette partie de la vente initiale et ajuste le solde du client.

Articles endommagés ou défectueux

Si des produits arrivent cassés ou ne fonctionnent pas comme promis et que vous acceptez de procéder à un remboursement ou de ne pas facturer ces articles au client, vous émettrez une note de crédit. La note indique que le client n'est plus redevable de cette partie de la facture.

Commandes annulées

Si une commande est annulée après l'émission d'une facture, une note de crédit comptabilise l'annulation. Si la totalité de la commande est annulée, la note de crédit annule la facture complète. Si seule une partie est annulée, la note de crédit réduit le montant dû en conséquence.

Surfacturation ou erreurs de facturation

Des erreurs peuvent survenir, par exemple la facture porte sur une quantité erronée, une remise n'a pas été appliquée ou un paiement en double a été introduit dans les registres. Lorsqu'une erreur se produit, émettez une note de crédit pour la corriger.

Livraison partielle ou services incomplets

Si vous facturez plus que ce qui est livré (par exemple, vous facturez 50 unités, mais seulement 45 sont expédiées), émettez une note de crédit correspondant à la différence afin de comptabiliser uniquement les revenus portant sur la quantité réellement fournie.

Ajustements après facture ou remises convenues

Même si la facture était correcte au moment de son envoi, certains détails peuvent avoir changé. Si vous et le client convenez d'une remise après coup en guise de geste de bonne volonté, pour résoudre un litige ou pour refléter un changement de portée, émettez une note de crédit pour documenter formellement le montant réduit.

Les notes de crédit sont-elles requises pour la conformité fiscale?

Les notes de crédit sont souvent requises à des fins de conformité fiscale. Si vous réduisez ou annulez une facture qui inclut des taxes après son émission, l'administration fiscale s'attendra à voir apparaître une note de crédit documentant le réajustement. Cela permet de s'assurer que vos déclarations reflètent ce qui s'est réellement passé dans votre entreprise, et pas seulement ce que vous avez facturé à l'origine. Une fois qu'une note de crédit est émise, elle modifie ce que vous déclarez au gouvernement.

• La note de crédit réduit généralement le total des ventes taxables pour la période de déclaration au cours de laquelle elle a été émise.

• Les notes de crédit peuvent devoir être déclarées dans des formulaires ou des annexes de déclaration spécifiques, en fonction du moment et de la nature de l'ajustement.

La note de crédit doit être émise au cours de la période appropriée et référencée correctement. Dans le cas contraire, même si le remboursement ou le retour était légitime, vous pourriez vous retrouver avec des registres non concordants, ou pire, déclencher un audit.

Si vous effectuez un remboursement sans note de crédit, l'administration fiscale peut considérer la facture originale comme entièrement valide. Si vous essayez de déduire le montant remboursé de votre déclaration de revenus, il se peut qu'il vous soit demandé de le prouver à l'aide de la note de crédit correspondante.

Application de la loi au niveau régional

Les attentes à l'égard des notes de crédit varient légèrement d'une région à l'autre, mais les principes sous-jacents sont les mêmes :

• Dans les régions soumises à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou à la taxe sur les produits et services (TPS), comme l'Union européenne et la Nouvelle-Zélande respectivement, les notes de crédit sont généralement obligatoires afin de réduire l'obligation fiscale pour les biens retournés, les services annulés ou les corrections de prix. Vous ne pouvez pas modifier la facture ni omettre les revenus de votre déclaration sans une telle note de crédit.

• Dans les régions où les systèmes fiscaux sont différents, les notes de crédit ne sont souvent pas explicitement requises, mais elles restent considérées comme des preuves standard pour soutenir les ajustements de revenus et sont importantes pour la défense en cas d'audits.

Certaines juridictions précisent le délai dont disposent les entreprises pour émettre des notes de crédit. Par exemple, les entreprises du Royaume-Uni doivent émettre des notes de crédit avec TVA dans les 45 jours suivant la modification.

Exigences en matière de tenue des comptes

Comme pour les factures, les notes de crédit doivent être stockées et conservées à des fins fiscales et d'audit. Dans de nombreux pays, elles doivent souvent être conservées pendant 5 à 10 ans.

Chaque fois que vous réduisez le montant d'une facture après son émission, que ce soit en raison d'un retour, d'une erreur, d'une livraison partielle ou d'une remise après facture, une note de crédit formalise ce changement. Cela permet d'unifier vos registres, d'informer vos clients et d'assurer l'exactitude de vos déclarations fiscales.