Às vezes, uma fatura é enviada e os detalhes da transação mudam. O cliente pode devolver parte do pedido ou você pode detectar um erro no preço. Talvez o escopo do projeto mude após o faturamento. Você não pode simplesmente excluir a fatura ou fingir que ela não existe, então como corrigi-la de acordo com as normas contábeis e manter seus registros em ordem? É aqui que entram as notas de crédito. Este guia explica o funcionamento das notas de crédito, quando usá-las e por que são importantes para a conformidade fiscal.

Neste artigo:

• O que é uma nota de crédito?
  
• Como funciona uma nota de crédito?
  
• Quando as empresas devem emitir uma nota de crédito?
  
• As notas de crédito são obrigatórias para conformidade fiscal?
  

O que é uma nota de crédito?

Uma nota de crédito, também conhecida como nota de crédito, é um documento que uma empresa envia a um cliente para reduzir ou cancelar parte de uma fatura emitida anteriormente. É essencialmente uma maneira de indicar a um cliente que ele não deve o saldo total que foi cobrado.

Assim como as faturas, as notas de crédito são documentos juridicamente vinculantes. Elas fazem referência à fatura original e explicam o que está sendo creditado e por quê, se é um reembolso, uma devolução ou um erro de preço. A fatura original permanece intacta na contabilidade, sendo compensada pela nota de crédito, que cria uma trilha de auditoria clara.

Imagine que você emitiu uma fatura de US$ 1.000 e depois percebeu que cobrou US$ 100 a maior. Em vez de editar ou excluir a fatura original (o que a maioria dos sistemas contábeis não permite), você emite uma nota de crédito de US$ 100. Esse crédito é reembolsado ao cliente ou aplicado a um saldo futuro.

Como funciona uma nota de crédito?

Uma nota de crédito é um documento independente, que faz referência à fatura original. Ela registra que você deve algo ao cliente, ou que o cliente já não deve determinado valor. Porém, o reembolso em si é uma ação distinta. A nota de crédito fornece a prova, e não a transação.

Em seus livros, a nota de crédito reduz a receita reconhecida e as contas a receber, pois você não espera mais essa parte do pagamento. Nos livros contábeis do cliente, uma nota de crédito reduz as despesas registradas ou as contas a pagar.

Visualmente, as notas de crédito se parecem muito com faturas, com algumas distinções. As notas de crédito incluem:

• Um número de nota de crédito exclusivo (diferente da sua sequência de faturas)

• A data de emissão

• O número da fatura original

• Nome, endereço e dados de contato da sua empresa

• Nome e endereço do seu cliente

• Um título claro (nota de crédito, registro de crédito)

• O motivo do crédito (por exemplo, "Mercadorias devolvidas — danificadas na chegada")

• O valor a ser creditado (mostrado como um valor negativo ou entre parênteses)

• Impostos correspondentes estornados ou ajustados

• Uma assinatura ou autorização, se necessário

Como esse documento separado em vez de uma alteração posterior à fatura, você mantém seus registros financeiros organizados, cumpre as regras fiscais e os padrões contábeis e fornece documentação clara para revisões, auditorias ou contestações internas.

Se você gerencia dezenas ou centenas de faturas, considere introduzir a automação em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, o Stripe Invoicing permite gerar uma nota de crédito a partir da fatura original. O sistema ajusta o saldo do cliente ou emite um reembolso se a fatura já tiver sido paga.

Quando as empresas devem emitir uma nota de crédito?

Uma nota de crédito deve ser emitida quando a empresa precisar corrigir uma fatura a favor do cliente. Veja a seguir os cenários mais comuns em que uma nota de crédito seria usada.

Devoluções de produtos

Se um cliente devolver mercadorias depois de faturadas, você emite uma nota de crédito com o valor desses itens. Por exemplo, se 10 unidades foram vendidas e 2 voltam, a nota de crédito cobre o custo das 2 unidades devolvidas. Isso remove formalmente essa parte da venda original e ajusta o saldo do cliente.

Itens danificados ou defeituosos

Se os produtos chegarem quebrados ou não funcionarem como prometido e você concordar em reembolsar ou não cobrar esses itens do cliente, emitirá uma nota de crédito. A nota mostra que o cliente não deve mais essa parte da fatura.

Pedidos cancelados

Se um pedido for cancelado após a emissão da fatura, uma nota de crédito contabiliza o cancelamento. Se todo o pedido for cancelado, a nota de crédito cancela a fatura completa. Se for um cancelamento parcial, a nota de crédito reduz o valor devido.

Erros de cobrança a maior ou faturamento

Erros acontecem: talvez a quantidade errada tenha sido cobrada, um desconto não tenha sido aplicado ou tenha ocorrido uma cobrança duplicada. Quando ocorrer um erro, emita uma nota de crédito para corrigi-lo.

Entrega parcial ou serviços incompletos

Se você faturar mais do que conseguir entregar (por exemplo, você fatura 50 unidades, mas envia somente 45), emita uma nota de crédito com a diferença para reconhecer a receita apenas pelo que foi realmente fornecido.

Ajustes ou descontos acordados após a fatura

Mesmo que a fatura estivesse correta ao ser enviada, alguns detalhes podem ter sido alterados. Se você e o cliente combinarem um desconto posteriormente, para resolver uma contestação ou para refletir uma mudança de escopo, emita uma nota de crédito para documentar formalmente o valor reduzido.

As notas de crédito são necessárias para conformidade fiscal?

Muitas vezes, notas de crédito são necessárias para conformidade fiscal. Se você reduzir ou cancelar uma fatura que inclui impostos depois de emitida, as autoridades fiscais esperarão ver uma nota de crédito com o registro do ajuste. Isso garante que suas declarações reflitam o que realmente aconteceu na sua empresa, não apenas o que você cobrou originalmente. Com a emissão da nota de crédito, a declaração para o governo também muda.

• A nota de crédito normalmente reduz o total de vendas tributáveis para o período de devolução em que foi emitida.

• Pode ser necessário declarar notas de crédito em formulários ou cronogramas de devolução específicos, dependendo do momento e da natureza do ajuste.

A nota de crédito deve ser emitida no período adequado e referenciada corretamente. Caso contrário, mesmo que o reembolso ou a devolução fosse legítimo, você poderia acabar com registros incompatíveis — ou pior, acionar uma auditoria.

Se você emitir um reembolso sem uma nota de crédito, o fisco poderá tratar a fatura original como válida integralmente. Se você tentar deduzir esse valor reembolsado da sua declaração de imposto de renda, pode ser necessário comprová-lo com a nota de crédito correspondente.

Aplicação regional

A regulamentação para notas de crédito muda conforma a região, mas os princípios básicos são os mesmos:

• Em regiões com imposto sobre valor agregado (IVA) ou imposto sobre bens e serviços (GST), como a União Europeia e a Nova Zelândia, as notas de crédito costumam ser obrigatórias para reduzir a responsabilidade fiscal por mercadorias devolvidas, serviços cancelados ou correções de preços. Você não pode alterar a fatura ou omitir a receita da sua declaração sem uma.

• Em regiões com sistemas tributários diferentes, as notas de crédito muitas vezes não são explicitamente obrigatórias, mas ainda são consideradas comprovante padrão para apoiar ajustes de receita e são importantes para a defesa de auditoria.

Algumas jurisdições explicitam o tempo que as empresas têm para emitir notas de crédito. Por exemplo, empresas no Reino Unido devem emitir notas de crédito de IVA dentro de 45 dias da mudança.

Requisitos de manutenção de registros

Assim como as faturas, as notas de crédito devem ser armazenadas e retidas para fins fiscais e de auditoria. Em muitos países, elas devem ser guardadas por 5 a 10 anos.

Sempre que você reduz uma fatura após sua emissão (seja por devolução, erro, entrega parcial ou desconto pós-fatura), uma nota de crédito formaliza essa mudança. Ele mantém seus registros unificados, seus clientes informados e suas declarações fiscais corretas.