Ibland skickas en faktura ut och uppgifterna om transaktionen ändras. Kanske returnerar en kund en del av sin beställning eller så upptäcker du ett prissättningsfel. Kanske ändras projektets omfattning efter faktureringen. Du kan inte bara radera fakturan eller låtsas som att den inte har hänt, så hur korrigerar du den på ett sätt som är i linje med redovisningsstandarder och håller ordning på bokföringen? Det är här kreditnotor är användbara. I den här guiden diskuterar vi hur kreditnotor fungerar, när de ska användas och varför de är viktiga för efterlevnad av skatteregler.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en kreditnota?
  
• Hur fungerar en kreditnota?
  
• När ska företag utfärda en kreditnota?
  
• Krävs kreditnotor för efterlevnad av skatteregler?
  

Vad är en kreditnota?

En kreditnota är ett dokument som ett företag skickar till en kund för att minska eller annullera en del av en tidigare utfärdad faktura. Det är i huvudsak ett sätt att indikera för en kund att de inte är skyldiga hela det belopp som de fakturerades.

Precis som fakturor är kreditnotor juridiskt bindande dokument. De hänvisar till den ursprungliga fakturan och förklarar vad som krediteras och varför, oavsett om det är en återbetalning, en retur eller ett prissättningsfel. Den ursprungliga fakturan förblir orörd i din bokföring, men kreditnotan kompenserar för den och skapar en tydlig verifieringskedja.

Föreställ dig att du utfärdade en faktura på 1 000 USD men sedan insåg att du tog ut 100 USD för mycket. Istället för att redigera eller ta bort den ursprungliga fakturan (vilket de flesta redovisningssystem inte tillåter när den väl är klar) utfärdar du en kreditnota på 100 USD. Krediten återbetalas antingen till kunden eller tillämpas på ett framtida saldo.

Hur fungerar en kreditnota?

En kreditnota skapas som ett separat dokument som refererar till den ursprungliga fakturan. Den registrerar att du är skyldig kunden pengar eller att kunden inte längre är skyldig pengar, men den faktiska återbetalningen, om det finns en sådan, är en separat åtgärd. Kreditnotan är beviset, snarare än transaktionen.

I din bokföring minskar kreditnotan redovisade intäkter och kundfordringar, eftersom du inte längre förväntar dig den delen av betalningen. I kundens bokföring minskar en kreditnota deras bokförda utgifter eller leverantörsskulder.

Visuellt ser kreditnotor mycket ut som fakturor, med några skillnader. Kreditnotor inkluderar:

• Ett unikt kreditnotenummer (skiljer sig från ditt fakturasystem)

• Utfärdandedatum

• Det ursprungliga fakturanumret

• Företagets namn, adress och kontaktuppgifter

• Kundens namn och adress

• En tydlig etikett (t.ex. kreditnota)

• Orsaken till krediten (t.ex. "Returnerade varor – skadade vid ankomsten")

• Det belopp som krediteras (visas som ett negativt belopp eller inom parentes)

• Eventuella tillhörande skatter som återförs eller justeras

• En underskrift eller auktorisering, om så krävs

Genom att utfärda ett separat dokument i stället för att ändra en faktura i efterhand ser du till att din bokföring är konsekvent, följer skatteregler och redovisningsstandarder och tillhandahåller tydlig dokumentation för interna granskningar, revisioner eller tvister.

Om du hanterar dussintals eller hundratals fakturor bör du överväga att införa automatisering i ditt arbetsflöde. Med Stripe Invoicing kan du till exempel generera en kreditnota direkt från originalfakturan. Systemet justerar kundens saldo eller utfärdar en återbetalning om fakturan redan har betalats.

När ska företag utfärda en kreditnota?

En kreditnota bör utfärdas när ett företag behöver korrigera en faktura till kundens fördel. Nedan följer de vanligaste scenarierna där en kreditnota skulle användas.

Returer av produkter

Om en kund returnerar varor efter att de har fakturerats bör du utfärda en kreditnota för värdet av dessa artiklar. Till exempel, om 10 enheter såldes och 2 kommer tillbaka, täcker kreditnotan kostnaden för de 2 enheter som returneras. Detta tar formellt bort den delen från den ursprungliga försäljningen och justerar kundens saldo.

Skadade eller felaktiga artiklar

Om produkter anländer trasiga eller inte fungerar som utlovat och du samtycker till återbetalning eller att inte debitera kunden för dessa artiklar kommer du att utfärda en kreditnota. Kreditnotan visar att kunden inte längre är skyldig den delen av fakturan.

Annullerade beställningar

Om en order annulleras efter att en faktura har skickats ut står en kreditnota för annulleringen. Om hela ordern annulleras, annulleras hela fakturan av kreditnotan. Om endast en del annulleras minskar kreditnotan det belopp som ska betalas i enlighet med detta.

Faktureringsfel

Det händer att man gör fel. Kanske fakturerades fel antal, en rabatt tillämpades inte eller så smög sig en dubbel debitering in. När ett fel inträffar utfärdar du en kreditnota för att korrigera det.

Delleverans eller ofullständiga tjänster

Om du fakturerar för mer än vad som levereras, till exempel om du fakturerar för 50 enheter men bara 45 leveranser, kan du utfärda en kreditnota för skillnaden så att du bara redovisar intäkten för det som faktiskt tillhandahölls.

Justeringar efter fakturan eller avtalade rabatter

Även om fakturan var korrekt när den skickades kan vissa uppgifter ha ändrats. Om du och kunden kommer överens om en rabatt i efterhand som en goodwillgest, för att lösa en tvist eller återspegla en ändring av omfattningen, ska du utfärda en kreditnota för att formellt dokumentera det reducerade beloppet.

Krävs kreditnotor för efterlevnad av skatteregler?

Kreditnotor krävs ofta för efterlevnad av skatteregler. Om du minskar eller annullerar en faktura som inkluderar skatt efter att den har utfärdats, förväntar sig skattemyndigheten att se en kreditnota som dokumenterar justeringen. Detta säkerställer att dina deklarationer återspeglar vad som faktiskt hände i ditt företag, inte bara vad du ursprungligen fakturerade. När en kreditnota har utfärdats ändrar den vad du rapporterar till skattemyndigheten.

• Kreditnotan minskar vanligtvis den totala skattepliktiga försäljningen för den deklarationsperiod då den utfärdades.

• Kreditnotor kan behöva deklareras i specifika formulär eller returscheman, beroende på tidpunkt och typ av justering.

Kreditnotan måste utfärdas under rätt period och refereras korrekt. Annars, även om återbetalningen eller returen var legitim, kan du få poster som inte stämmer överens – eller ännu värre, utlösa en revision.

Om du utfärdar en återbetalning utan kreditnota kan skattemyndigheten behandla originalfakturan som giltig i sin helhet. Om du försöker dra av det återbetalade beloppet från din skattedeklaration kan du bli ombedd att bevisa det med motsvarande kreditnota.

Regional tillämpning

Förväntningarna på kreditnotor varierar något beroende på region, men de underliggande principerna är desamma:

• I regioner med mervärdesskatt (moms) eller skatt på varor och tjänster (GST) – som EU respektive Nya Zeeland – är kreditnotor vanligtvis obligatoriska för att minska skattskyldigheten för returnerade varor, avbokade tjänster eller priskorrigeringar. Du kan inte ändra fakturan eller utelämna intäkterna från din retur utan en.

• I regioner med olika skattesystem krävs ofta inte kreditnotor uttryckligen, men de anses ändå vara standardbevis för att stödja intäktsjusteringar och är viktiga för skydd mot revision.

Vissa jurisdiktioner tydliggör hur länge företag måste utfärda kreditnotor. Till exempel måste företag i Storbritannien utfärda kreditnotor för moms inom 45 dagar efter ändringen.

Dokumentationskrav

Precis som med fakturor måste kreditnotor lagras och behållas för skatte- och revisionsändamål. I många länder måste de ofta sparas i 5–10 år.

Varje gång du minskar en faktura efter att den har utfärdats – oavsett om det beror på en retur, ett fel, en delleverans eller en rabatt efter fakturan – formaliserar en kreditnota den ändringen. Den ser till att din bokföring är enhetlig, att kunderna är informerade och att dina skattedeklarationer är korrekta.