A volte viene inviata una fattura e i dettagli della transazione cambiano. Ad esempio, un cliente restituisce parte del suo ordine o potresti aver notato un errore di determinazione dei prezzi. Forse l'ambito del progetto cambia dopo la fatturazione. Non puoi semplicemente eliminare la fattura o far finta che non sia stata emessa, quindi come puoi correggerla in modo che sia in linea con gli standard contabili e che mantenga in ordine i tuoi registri? È qui che le note di credito sono utili. In questa guida parleremo di come funzionano le note di credito, quando utilizzarle e perché sono importanti per la conformità fiscale.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una nota di credito?
  
• Come funziona una nota di credito?
  
• Quando le attività devono emettere una nota di credito?
  
• Le note di credito sono necessarie per la conformità fiscale?
  

Che cos'è una nota di credito?

Una nota di credito, o nota di storno, è un documento che un'attività invia a un cliente per ridurre o annullare parte di una fattura emessa in precedenza. È essenzialmente un modo per comunicare a un cliente che non deve pagare l'intero saldo che gli è stato addebitato.

Come le fatture, anche le note di credito sono documenti giuridicamente vincolanti. Fanno riferimento alla fattura originale e spiegano cosa viene accreditato e perché, se si tratta di un rimborso, di un reso o di un errore di determinazione del prezzo. La fattura originale rimane invariata sui libri contabili, ma la nota di credito la compensa e crea un audit trail chiaro.

Immagina di aver emesso una fattura di 1.000 € ma poi ha realizzato di aver addebitato un importo superiore di 100 €. Invece di modificare o di eliminare la fattura originale (cosa che la maggior parte dei sistemi di contabilità non consente una volta finalizzata la fattura), emetti una nota di credito di 100 €. Questo credito viene rimborsato al cliente o applicato a un saldo futuro.

Come funziona una nota di credito?

Una nota di credito viene creata come documento separato che fa riferimento alla fattura originale. Indica che devi denaro al cliente o che quest'ultimo non deve più pagarti, ma il rimborso effettivo, se c'è, è un'azione separata. La nota di credito rappresenta la prova, non la transazione.

Nei libri contabili, la nota di credito riduce i ricavi riconosciuti e la contabilità clienti, poiché non ti aspetti più quella parte del pagamento. Nei libri contabili del cliente, una nota di credito riduce la spesa registrata o la contabilità fornitori.

Visivamente, le note di credito assomigliano molto a delle fatture, con alcune distinzioni. Le note di credito includono:

• Un numero di nota di credito univoco (diverso dalla sequenza della fattura)

• La data di emissione

• Il numero della fattura originale

• Ragione sociale, indirizzo e recapiti della tua attività

• Il nome e l'indirizzo del cliente

• Una dicitura chiara (ad es. nota di credito, nota di storno)

• Il motivo del credito (ad es. "Merce restituita, danneggiata all'arrivo")

• L'importo da accreditare (indicato come cifra negativa o tra parentesi)

• Eventuali imposte associate stornate o rettificate

• Una firma o un'autorizzazione, se richiesta

Producendo un documento separato anziché modificare una fattura a posteriori, mantieni coerenti i tuoi registri finanziari, rispetti le norme fiscali e gli standard contabili e fornisci una documentazione chiara per revisioni interne, audit o contestazioni.

Se gestisci decine o centinaia di fatture, prendi in considerazione l'introduzione dell'automazione nel tuo flusso di lavoro. Ad esempio, Stripe Invoicing consente di generare una nota di credito direttamente dalla fattura originale. Il sistema rettifica il saldo del cliente o emette un rimborso se la fattura è già stata pagata.

Quando le attività devono emettere una nota di credito?

Una nota di credito deve essere emessa quando un'attività deve correggere una fattura a favore del cliente. Di seguito sono riportati gli scenari più comuni in cui potrebbe essere utilizzata una nota di credito.

Resi prodotto

Se un cliente restituisce la merce dopo che è stata fatturata, devi emettere una nota di credito per il valore di tali articoli. Ad esempio, se sono state vendute 10 unità e 2 vengono restituite, la nota di credito copre il costo delle 2 unità restituite. In questo modo tale parte viene formalmente rimossa dalla vendita originale e viene rettificato il saldo del cliente.

Articoli danneggiati o difettosi

Se i prodotti arrivano rotti o non funzionano come previsto e accetti di rimborsare o di non addebitare al cliente il costo di tali articoli, emetterai una nota di credito. La nota mostra che il cliente non deve più quella parte della fattura.

Ordini annullati

Se un ordine viene annullato dopo l'invio di una fattura, l'annullamento viene contabilizzato da una nota di credito. Se l'intero ordine viene annullato, la nota di credito annulla l'intera fattura. Se viene annullata solo una parte, la nota di credito riduce di conseguenza l'importo dovuto.

Addebiti eccessivi o errori di fatturazione

Gli errori possono capitare: forse è stata addebitata la quantità errata, non è stato applicato uno sconto oppure si è verificato un addebito doppio. Quando si verifica un errore, emetti una nota di credito per correggerlo.

Servizi a consegna parziale o incompleti

Se fatturi un importo superiore alla merce consegnata (ad esempio, 50 unità ma solo 45 vengono spedite), emetti una nota di credito per la differenza in modo da riconoscere i ricavi solo per ciò che è stato effettivamente fornito.

Rettifiche successive alla fattura o sconti concordati

Anche se la fattura era corretta al momento dell'invio, alcuni dettagli potrebbero essere cambiati. Se tu e il cliente concordate uno sconto a posteriori, come gesto di buona volontà, per risolvere una contestazione o per riflettere una modifica, emetti una nota di credito per documentare formalmente l'importo ridotto.

Le note di credito sono necessarie per la conformità fiscale?

Le note di credito sono spesso richieste per la conformità fiscale. Se riduci o annulli una fattura che include le imposte dopo che è stata emessa, le autorità fiscali si aspetteranno di vedere una nota di credito che documenta la rettifica. Ciò garantisce che le tue dichiarazioni riflettano ciò che è realmente accaduto nella tua attività, non solo ciò che hai fatturato inizialmente. Una volta emessa, una nota di credito cambia ciò che dichiari al governo.

• La nota di credito in genere riduce il totale delle vendite imponibili per il periodo di dichiarazione in cui è stata emessa.

• Potrebbe essere necessario dichiarare le note di credito in moduli specifici o piani di restituzione, a seconda della tempistica e della natura della rettifica.

La nota di credito deve essere emessa durante il periodo corretto e deve essere menzionata correttamente. In caso contrario, anche se il rimborso o la restituzione erano legittimi, potresti ritrovarti con record non corrispondenti o, peggio, innescare un audit.

Se emetti un rimborso senza una nota di credito, l'ufficio tributario potrebbe considerare valida la fattura originale per intero. Se provi a detrarre l'importo rimborsato dalla tua dichiarazione dei redditi, ti potrebbe essere chiesto di dimostrarlo con la nota di credito corrispondente.

Applicazione a livello locale

Le aspettative relative alle note di credito variano leggermente a seconda del Paese, ma i principi alla base sono gli stessi:

• Nelle aree geografiche con l'imposta sul valore aggiunto (IVA) o l'imposta sui beni e servizi (GST), come rispettivamente l'Unione Europea e la Nuova Zelanda, le note di credito sono generalmente obbligatorie per ridurre l'onere fiscale per i beni restituiti, i servizi annullati o le correzioni di prezzo. Non puoi modificare la fattura né omettere i ricavi in dichiarazione senza averne emessa una.

• Nelle aree geografiche con sistemi fiscali diversi, le note di credito spesso non sono esplicitamente richieste, ma sono comunque considerate prove standard a supporto delle rettifiche dei ricavi e sono importanti per la difesa in caso di controlli.

Alcune giurisdizioni indicano il tempo a disposizione delle attività per emettere note di credito. Ad esempio, le aziende del Regno Unito devono emettere note di credito con IVA entro 45 giorni dalla modifica.

Requisiti per la contabilità

Come per le fatture, anche le note di credito devono essere archiviate e conservate a fini fiscali e di audit. In molti Paesi, spesso devono essere conservate per 5-10 anni.

Ogni volta che riduci una fattura dopo la sua emissione, a causa di un reso, di un errore, di una consegna parziale o di uno sconto successivo alla fattura, una nota di credito formalizza tale modifica. In questo modo i tuoi registri saranno unificati, i tuoi clienti informati e le tue dichiarazioni fiscali accurate.