請求書 が発行されてから、取引の詳細が変わることがあります。顧客が注文の一部を返品したり、価格の誤りを見つけたりするかもしれません。請求後にプロジェクトの範囲が変わるかもしれません。請求書を削除したり、何も起きなかったふりをしたりするわけにはいきません。会計基準に沿って請求書を修正し、記録を整理するにはどうすればよいのでしょうか。そこで役立つのがクレジットノートです。このガイドでは、クレジットノートの仕組み、使用するタイミング、税務コンプライアンスにおいてクレジットノートが重要な理由について説明します。

この記事の内容

• クレジットノートとは
  
• クレジットノートの仕組み
  
• 企業がクレジットノートを発行するタイミング
  
• 税務コンプライアンスのためにクレジットノートは必要か
  

クレジットノートとは

クレジットノートは、クレジットメモとも呼ばれ、以前に発行された 請求書 の一部を削除したり、取り消したりするために企業が顧客に送付する書類です。これは基本的に、請求された残高の全額を支払う義務がないことをクライアントに示すための方法です。

請求書と同様に、クレジットノートは法的拘束力のある書類です。元の請求書を参照し、返金、返品、価格の誤りなど、何がなぜ貸方に記入されているのかを説明します。元の請求書は帳簿ではそのままですが、クレジットノートによって相殺され、明確な監査証跡が作成されます。

$1,000 の請求書を発行した後で、$100 の超過請求に気付いたとします。元の請求書を編集または削除するのではなく (確定後はほとんどの会計システムでそのような操作は行えません)、$100 のクレジットノートを発行します。そのクレジットは、顧客に返金されるか、将来の残高に適用されます。

クレジットノートの仕組み

クレジットノートは、元の請求書を参照する別の書類として作成されます。顧客にその金額を支払う必要があること、または顧客がもうその金額を支払う必要がないことを記録しますが、実際の返金がある場合、それは別のアクションです。取引ではなく、クレジットノートで証拠が示されます。

帳簿上では、クレジットノートによって 認識収益 と売掛金が減額されます。これは、支払いのその部分を想定しなくなるためです。顧客の帳簿では、クレジットノートによって記録された経費または買掛金が減額されます。

視覚的には、クレジットノートは請求書によく似ていますが、いくつかの違いがあります。クレジットノートには次のものが含まれます。

• 一意のクレジットノート番号 (請求書の順序とは異なるもの)

• 発行日

• 元の請求書番号

• 会社の名称、住所、連絡先情報

• 顧客の名前と住所

• 明確なラベル (クレジットノート、クレジットメモなど)

• 貸方記入の理由 (「返品 - 到着時に破損あり」など)

• 貸方記入される金額 (マイナスの金額として、または括弧内に表示)

• 差戻しまたは調整される関連税

• 署名または承認 (必要な場合)

後から請求書を変更するのではなく、別の書類を発行することで、財務記録の一貫性を保ち、税法と会計基準に準拠し、内部レビュー、監査、または不審請求の申し立てのための明確な書類を提示します。

管理する請求書が数十件から数百件ある場合は、ワークフローに自動化を導入することを検討します。たとえば、Stripe Invoicing を使用すると、元の請求書から直接クレジットノートを生成できます。このシステムは顧客の残高を調整するか、請求書がすでに支払われている場合は返金します。

企業がクレジットノートを発行するタイミング

クレジットノートは、企業が顧客のために請求書を修正する必要がある場合に発行する必要があります。以下は、クレジットノートが使用される最も一般的なシナリオです。

返品

顧客が請求書の発行後に商品を返品した場合、それらの商品の価値に対してクレジットノートを発行する必要があります。たとえば、10 ユニットが販売され、2 ユニットが戻ってきた場合、クレジットノートは返品された 2 ユニットの費用をカバーします。これにより、元の売上からその部分が正式に差し引かれ、顧客の残高が調整されます。

商品の破損や欠陥

商品が壊れた状態で届いたり、約束どおりに機能しなかったりして、返金 する、またはそれらの商品について顧客に請求しないことに合意した場合は、クレジットノートを発行します。ノートには、顧客が請求書のその部分に対する支払い義務がなくなったことが示されます。

キャンセルされた注文

請求書の発行後に注文がキャンセルされた場合、クレジットノートにはキャンセルが計上されます。注文全体がキャンセルされた場合、クレジットノートで請求書全体をキャンセルします。一部のみがキャンセルされた場合、それに応じてクレジットノートで請求金額を減らします。

過剰請求または請求の誤り

請求した数量が間違っていたり、割引が適用されていなかったり、請求に重複があったりといった間違いが起きることがあります。エラーが発生した場合は、クレジットノートを発行して修正します。

一部納品または不完全なサービス

納品した商品よりも多く請求する場合 (たとえば、50 ユニット分を請求したものの、45 ユニットしか配送しない場合など) は、差額分のクレジットノートを発行して、実際に提供されたもののみの売上を認識できるようにします。

請求書発行後の調整または合意された割引

請求書の送付時に正しかったとしても、特定の詳細が変更されていることがあります。不審請求の申し立てを解決するため、または対象範囲の変更を反映するために、善意の意思表示として事後にお客様と顧客が割引に合意した場合、クレジットノートを発行して削減額を正式に文書化します。

税務コンプライアンスのためにクレジットノートは必要か

クレジットノートは多くの場合、税務コンプライアンスに必要です。税金を含む 請求書 を発行後に減額するか取り消した場合、税務当局は調整を文書化したクレジットノートが示されることを期待します。これにより、最初に請求した内容だけでなく、ビジネスで実際に起こったことが申告に反映されます。クレジットノートが発行されると、政府への報告内容が変わります。

• 通常、クレジットノートは発行された返品期間の課税対象の売上総額を減額します。

• クレジットノートは、調整のタイミングや性質に応じて、特定の形式または返品スケジュールで申告する必要があります。

クレジットノートは、適切な期間に発行され、正しく参照されている必要があります。そうしないと、返金や返品が正当であっても、記録が一致しなくなったり、さらに悪ければ、監査の対象になったりします。

クレジットノートなしで返金した場合、税務署は元の請求書を完全に有効として扱う可能性があります。返金額を納税申告書から差し引こうとすると、対応するクレジットノートで証明するように求められる場合があります。

地域ごとの施行

クレジットノートに対する期待は地域によって若干異なりますが、基本原則は同じです。

• 欧州連合やニュージーランドなど、それぞれ付加価値税 (VAT) または 物品サービス税 (GST) が課される地域では、返品、キャンセルされたサービス、または価格修正に対する仮受消費税を軽減するために、通常クレジットノートが必須です。クレジットノートがないと、請求書を修正したり、申告書から売上を省いたりすることはできません。

• 税制が異なる地域では、多くの場合、クレジットノートは明示的に要求されませんが、それでも売上調整をサポートするための標準的な証拠とみなされており、監査対策に重要です。

一部の管轄区域では、企業がクレジットノートを発行しなければならない期間が明示されています。たとえば、イギリスの企業は、変更から 45 日以内 に VAT クレジットノートを発行する必要があります。

記録保持要件

請求書と同様に、クレジットノートも税務と監査の目的で保管および保持する必要があります。多くの国では、多くの場合 5 〜 10 年間保管する必要があります。

返品、エラー、部分納品、請求書発行後の割引などの理由を問わず、請求書を発行後に減額する場合は、クレジットノートによってその変更が正式なものとなります。これにより、常に記録が一元化されて顧客に情報が提供され、納税申告が正確になります。