A veces se emite una factura y cambian los detalles de la transacción. Puede que un cliente devuelva parte de su pedido o que detectes un error en el precio. Tal vez el alcance del proyecto cambie después de la facturación. No puedes simplemente eliminar la factura o fingir que no sucedió, entonces, ¿cómo corregirla de una manera que esté en línea con los estándares contables y mantenga tus registros en orden? Aquí es donde las notas de crédito son útiles. En esta guía, analizaremos cómo funcionan las notas de crédito, cuándo usarlas y por qué son importantes de cara al cumplimiento de la normativa fiscal.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• ¿Cómo funciona una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo deben emitir las empresas una nota de crédito?
  
• ¿Son obligatorias las notas de crédito para el cumplimiento de la normativa fiscal?
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito es un documento que una empresa envía a un cliente para reducir o cancelar parte de una factura emitida anteriormente. Básicamente, es una forma de indicarle a un cliente que no debe el saldo total que se le facturó.

Al igual que las facturas, las notas de crédito son documentos legalmente vinculantes. Hacen referencia a la factura original y explican qué se está acreditando y por qué, ya sea un reembolso, una devolución o un error de precio. La factura original permanece intacta en tus libros, pero la nota de crédito la compensa y crea una pista de auditoría clara.

Imagina que emitiste una factura de 1.000 $, pero luego te das cuenta de que cobraste 100 $ de más. En lugar de editar o eliminar la factura original (algo que la mayoría de los sistemas de contabilidad no permiten una vez que se finaliza), emites una nota de crédito por 100 $. Ese crédito se le reembolsa al cliente o se aplica a un saldo futuro.

¿Cómo funciona una nota de crédito?

Una nota de crédito se crea como un documento independiente que hace referencia a la factura original. Registra que el dinero se debe al cliente o que ya no se le debe, pero el reembolso real, si lo hay, es una acción independiente. La nota de crédito proporciona la prueba, no la transacción.

En tus libros, la nota de crédito reduce los ingresos reconocidos y las cuentas por cobrar, puesto que ya no esperas esa parte del pago. En los libros del cliente, una nota de crédito reduce sus gastos registrados o cuentas por pagar.

Visualmente, las notas de crédito se parecen mucho a las facturas, con algunas distinciones. Las notas de crédito incluyen lo siguiente:

• Un número de nota de crédito único (diferente de la secuencia de la factura)

• La fecha de emisión

• El número de factura original

• El nombre, la dirección y los datos de contacto de tu empresa

• El nombre y la dirección del cliente

• Una etiqueta clara (p. ej., nota de crédito)

• El motivo del crédito (p. ej., «Bienes devueltos: dañados a la llegada»)

• El importe que se acredita (se muestra como una cifra negativa o entre paréntesis)

• Cualquier impuesto asociado que se revierta o ajuste.

• Una firma o autorización, si es necesario

Al emitir un documento independiente en lugar de cambiar una factura a posteriori, mantienes la coherencia de tus registros financieros, cumples con las reglas fiscales y las normas contables, y proporcionas documentación clara para revisiones internas, auditorías o disputas.

Si gestionas docenas o cientos de facturas, considera la posibilidad de incluir la automatización en tu flujo de trabajo. Por ejemplo, Stripe Invoicing te permite generar una nota de crédito directamente desde la factura original. El sistema ajusta el saldo del cliente o emite un reembolso si la factura ya ha sido pagada.

¿Cuándo deben las empresas emitir una nota de crédito?

Se debe emitir una nota de crédito cuando una empresa necesita corregir una factura a favor del cliente. A continuación, se muestran las situaciones más comunes en las que se utilizaría una nota de crédito.

Devoluciones de productos

Si un cliente devuelve bienes después de haberlos facturado, debes emitir una nota de crédito por el valor de esos artículos. Por ejemplo, si se vendieron 10 unidades y 2 regresan, la nota de crédito cubre el coste de las 2 unidades devueltas. Esto elimina formalmente esa parte de la venta original y ajusta el saldo del cliente.

Artículos dañados o defectuosos

Si los productos llegan rotos o no funcionan según lo prometido y aceptas reembolsar o no cobrar al cliente por esos artículos, emitirás una nota de crédito. La nota muestra que el cliente ya no debe esa parte de la factura.

Pedidos cancelados

Si se cancela un pedido después de haber enviado una factura, una nota de crédito da cuenta de la cancelación. Si se cancela todo el pedido, la nota de crédito cancela la factura completa. Si se cancela solo una parte, la nota de crédito reduce el importe adeudado en consecuencia.

Sobrefacturación o errores de facturación

Se producen errores: tal vez se facturó una cantidad incorrecta, no se aplicó un descuento o se incluyó un cargo duplicado. Cuando ocurra un error, emite una nota de crédito para corregirlo.

Entrega parcial o servicios incompletos

Si facturas más de lo que se entrega (por ejemplo, facturas 50 unidades, pero solo se envían 45), emite una nota de crédito por la diferencia para que reconozcas los ingresos solo por lo que realmente se proporcionaron.

Ajustes posteriores a la factura o descuentos acordados

Incluso si la factura era correcta cuando se envió, es posible que ciertos detalles hayan cambiado. Si el cliente y tú acordáis un descuento a posteriori como gesto de buena voluntad, para solucionar una disputa o para reflejar un cambio de alcance, emite una nota de crédito para documentar formalmente el importe reducido.

¿Son obligatorias las notas de crédito para el cumplimiento de la normativa fiscal?

Las notas de crédito suelen ser necesarias para el cumplimiento de la normativa fiscal. Si reduces o cancelas una factura que incluye impuestos después de haber sido emitida, las autoridades fiscales esperarán ver una nota de crédito que documente el ajuste. Esto asegura que tus presentaciones reflejen lo que realmente sucedió en tu negocio, no solo lo que facturaste originalmente. Una vez que se emite una nota de crédito, cambia lo que informas al gobierno.

• La nota de crédito generalmente reduce el total de ventas sujetas a impuestos para el período de devolución en el que se emitió.

• Es posible que las notas de crédito deban declararse en formularios específicos o en calendarios de devolución, según el momento y la naturaleza del ajuste.

La nota de crédito debe emitirse durante el período adecuado y debe referenciarse correctamente. De lo contrario, incluso si el reembolso o la devolución fueran legítimos, podrías terminar con registros que no coinciden o, peor aún, desencadenar una auditoría.

Si emites un reembolso sin una nota de crédito, la oficina fiscal podría considerar que la factura original es válida en su totalidad. Si intentas deducir ese importe reembolsado de tu declaración de la renta, es posible que se te pida que lo demuestres con la nota de crédito correspondiente.

Aplicación de la ley a nivel regional

Las expectativas en torno a las notas de crédito varían ligeramente según la región, pero los principios subyacentes son los mismos:

• En las regiones con impuesto sobre el valor añadido (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST), como la Unión Europea y Nueva Zelanda, respectivamente, las notas de crédito suelen ser obligatorias para reducir la responsabilidad fiscal por productos devueltos, servicios cancelados o correcciones de precios. No puedes modificar la factura ni omitir los ingresos de tu declaración sin una.

• En regiones con diferentes sistemas fiscales, las notas de crédito a menudo no se requieren explícitamente, pero aún así se consideran evidencia estándar para respaldar los ajustes de ingresos y son importantes para la defensa de auditorías.

Algunas jurisdicciones explicitan cuánto tiempo tienen las empresas para emitir notas de crédito. Por ejemplo, las empresas del Reino Unido deben emitir notas de crédito IVA en un plazo de 45 días a partir del cambio.

Requisitos de mantenimiento de registros

Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben almacenarse y conservarse a efectos fiscales y de auditoría. En muchos países, a menudo deben conservarse durante 5 a 10 años.

Cada vez que reduzcas una factura después de su emisión, ya sea por una devolución, un error, una entrega parcial o un descuento posterior a la factura, una nota de crédito formaliza ese cambio. Mantiene tus registros unificados, a tus clientes informados y tus declaraciones de impuestos precisas.