A veces se emite una factura, y los detalles de la transacción cambian. Tal vez un cliente devuelve parte de su pedido, o tú detectes un error en los precios. Tal vez el alcance del proyecto cambia después de la facturación. No puedes simplemente eliminar la factura o fingir que nunca se emitió. Entonces, ¿cómo la corriges de una manera que cumpla con las normas contables y mantenga tus registros en orden? Aquí es donde las notas de crédito son útiles. En esta guía, analizaremos cómo funcionan las notas de crédito, cuándo debes usarlas y por qué son importantes para el cumplimiento de la normativa fiscal.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una nota de crédito?
  
• ¿Cómo funciona una nota de crédito?
  
• ¿Cuándo deben las empresas emitir una nota de crédito?
  
• ¿Se requieren notas de crédito para cumplir con la normativa fiscal?
  

¿Qué es una nota de crédito?

Una nota de crédito, a veces llamada memorando de crédito, es un documento que una empresa envía a un cliente para reducir o cancelar parte de una factura emitida anteriormente. Básicamente, es una forma de indicarle a un cliente que no debe el saldo total que se le facturó.

Al igual que las facturas, las notas de crédito son documentos vinculantes desde el punto de vista legal. Hacen referencia a la factura original y explican qué se acredita y por qué, ya sea un reembolso, una devolución o un error en el precio. La factura original permanece intacta en tus libros, pero la nota de crédito la compensa y crea un registro de auditoría claro.

Imagina que emitiste una factura por $1.000, pero luego te das cuenta de que cobraste $100 de más. En lugar de editar o eliminar la factura original (cosa que la mayoría de los sistemas contables no permiten una vez que está finalizada), emites una nota de crédito por $100. Ese crédito se le reembolsa al cliente o se aplica a un saldo futuro.

¿Cómo funciona una nota de crédito?

Una nota de crédito se crea como un documento separado que hace referencia a la factura original. Registra que el dinero se le debe al cliente o que este ya no lo debe, pero el reembolso real, si lo hay, es una acción independiente. La nota de crédito proporciona la prueba en lugar de la transacción.

En tus libros, la nota de crédito reduce los ingresos reconocidos y las cuentas por cobrar, ya que ya no esperas esa parte del pago. En los libros contables del cliente, una nota de crédito reduce sus gastos registrados o cuentas por pagar.

Visualmente, las notas de crédito se parecen mucho a las facturas, con algunas distinciones. Las notas de crédito incluyen lo siguiente:

• Un número de nota de crédito único (diferente de la secuencia de facturas).

• La fecha de emisión.

• El número de factura original.

• El nombre, la dirección y los datos de contacto de tu empresa.

• El nombre y la dirección de tu cliente.

• Una etiqueta clara (p. ej., nota de crédito, memorando de crédito).

• El motivo del crédito (p. ej., «Bienes devueltos, dañados al llegar»).

• El monto que se acredita (se muestra como una cifra negativa o entre paréntesis).

• Cualquier impuesto asociado que se revierta o ajuste.

• Una firma o autorización si se requiere.

Al emitir un documento por separado en lugar de cambiar una factura después de lo debido, mantienes tus registros financieros uniformes, cumples con las normas fiscales y contables, y proporcionas documentación clara para revisiones internas, auditorías o disputas.

Si gestionas docenas o cientos de facturas, considera la posibilidad de introducir la automatización en tu flujo de trabajo. Por ejemplo, Stripe Invoicing te permite generar una nota de crédito directamente desde la factura original. El sistema ajusta el saldo del cliente o emite un reembolso si la factura ya se pagó.

¿Cuándo deben las empresas emitir una nota de crédito?

Se debe emitir una nota de crédito cuando una empresa necesita corregir una factura a favor del cliente. A continuación se muestran los escenarios más comunes en los que se utilizaría una nota de crédito.

Devoluciones de productos

Si un cliente devuelve productos después de que se hayan facturado, debes emitir una nota de crédito por el valor de esos artículos. Por ejemplo, si se vendieron 10 unidades y se devuelven 2, la nota de crédito cubre el costo de las 2 unidades devueltas. Esto elimina, de manera formal, esa parte de la venta original y ajusta el saldo del cliente.

Artículos dañados o defectuosos

Si los productos llegan rotos o no funcionan según lo prometido y aceptas ofrecer un reembolso o no cobrar al cliente por esos artículos, emitirás una nota de crédito. La nota indica que el cliente ya no debe esa parte de la factura.

Pedidos cancelados

Si un pedido se cancela después de que se haya enviado una factura, una nota de crédito da cuenta de la cancelación. Si se cancela todo el pedido, la nota de crédito cancela el total de la factura. Si solo se cancela una parte, la nota de crédito reduce el importe adeudado en consecuencia.

Errores de sobrefacturación o en las facturas

Los errores ocurren: tal vez se facturó una cantidad incorrecta, no se aplicó un descuento, o se agregó un cargo duplicado. Cuando ocurra un error, emite una nota de crédito para corregirlo.

Entrega parcial o servicios incompletos

Si facturas más de lo que se entrega (por ejemplo, facturas 50 unidades, pero solo se envían 45), emite una nota de crédito por la diferencia para que reconozcas los ingresos solo por lo que realmente se proporcionó.

Ajustes posteriores a la factura o descuentos acordados

Incluso si la factura era correcta cuando se envió, ciertos detalles podrían haber cambiado. Si tú y el cliente acuerdan un descuento después de que se emite la factura como gesto de buena voluntad, para resolver una disputa o para reflejar un cambio en el alcance, emite una nota de crédito para documentar el importe reducido de manera formal.

¿Se requieren notas de crédito para el cumplimiento de la normativa fiscal?

A menudo se requieren notas de crédito para cumplir con la normativa fiscal. Si reduces o cancelas una factura que incluye impuestos después de haber sido emitida, las autoridades fiscales esperarán ver una nota de crédito que documente el ajuste. Esto garantiza que tus declaraciones fiscales reflejen lo que realmente sucedió en tu empresa, no solo lo que facturaste originalmente. Una vez que se emite una nota de crédito, cambia lo que informas al Gobierno.

• La nota de crédito, por lo general, reduce el total de ventas sujetas a impuestos para el período de devolución en el que se emitió.

• Es posible que las notas de crédito deban declararse en formularios específicos o cronogramas de devolución, según el momento y la naturaleza del ajuste.

La nota de crédito debe emitirse durante el período adecuado y debe indicarse de manera correcta. De lo contrario, incluso si el reembolso o la devolución fueron legítimos, podrías terminar con registros que no coinciden o, peor aún, dar lugar a una auditoría.

Si emites un reembolso sin una nota de crédito, la agencia tributaria podría tratar la factura original como válida en su totalidad. Si intentas deducir ese importe reembolsado de tu declaración de impuestos, es posible que se te pida que lo demuestres con la nota de crédito correspondiente.

Aplicación de la ley a nivel regional

Las expectativas en torno a las notas de crédito varían levemente según la región, pero los principios subyacentes son los mismos:

• En las regiones con impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST), como la Unión Europea y Nueva Zelanda, respectivamente, las notas de crédito suelen ser obligatorias para reducir la responsabilidad fiscal por bienes devueltos, servicios cancelados o correcciones de precios. No puedes modificar la factura u omitir los ingresos de tu declaración sin una de ellas.

• En regiones con diferentes sistemas fiscales, las notas de crédito a menudo no se requieren de manera explícita, pero, aun así, se consideran pruebas estándares para respaldar los ajustes de ingresos y son importantes para la defensa de las auditorías.

Algunas jurisdicciones hacen explícito el tiempo que tienen las empresas para emitir notas de crédito. Por ejemplo, las empresas del Reino Unido deben emitir notas de crédito de IVA en el plazo de los 45 días posteriores al cambio.

Requisitos de mantenimiento de registros

Al igual que con las facturas, las notas de crédito deben almacenarse y conservarse para fines fiscales y de auditoría. En muchos países, a menudo deben conservarse durante 5 a 10 años.

Cada vez que reduces una factura después de su emisión, ya sea por una devolución, un error, una entrega parcial o un descuento posterior a la factura, una nota de crédito formaliza ese cambio. Mantiene tus registros unificados, a tus clientes informados y tus declaraciones de impuestos precisas.