Manchmal wird eine Rechnung verschickt und die Details der Transaktion ändern sich. Vielleicht gibt ein/e Kund/in einen Teil seiner/ihrer Bestellung zurück oder Sie entdecken einen Fehler bei den Preisen. Vielleicht verändert sich der Umfang des Projekts nach der Abrechnung. Sie können die Rechnung nicht einfach löschen oder so tun, als wäre sie nicht ausgestellt worden. Wie können Sie sie also auf eine Weise korrigieren, die den Buchhaltungsstandards entspricht und Ihre Aufzeichnungen in Ordnung hält? Hier kommen Stornorechnungen ins Spiel. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Stornorechnungen funktionieren, wann sie verwendet werden und warum sie für die Einhaltung der Steuervorschriften wichtig sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Stornorechnung?
  
• Wie funktioniert eine Stornorechnung?
  
• Wann sollten Unternehmen eine Stornorechnung ausstellen?
  
• Sind Stornorechnungen zur Einhaltung der Steuervorschriften erforderlich?
  

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung – manchmal auch Gutschrift genannt – ist ein Dokument, das ein Unternehmen an einen Kunden/eine Kundin sendet, um einen Teil einer zuvor ausgestellten Rechnung zu reduzieren oder zu stornieren. Es stellt im Wesentlichen eine Möglichkeit dar, einen Kunden/eine Kundin drauf hinzuweisen, dass er/sie nicht den vollen Betrag, der ihm/ihr in Rechnung gestellt wurde, schuldet.

Stornorechnungen sind ebenso wie Rechnungen rechtsverbindliche Dokumente. Sie verweisen auf die Originalrechnung und erklären, welcher Betrag gutgeschrieben wird und warum, ob es sich um eine Rückerstattung, eine Rückgabe oder einen Fehler bei den Preisen handelt. Die ursprüngliche Rechnung bleibt in Ihren Büchern unangetastet, aber die Stornorechnung gleicht dies aus und schafft einen klaren Prüfpfad.

Angenommen, Sie stellen eine Rechnung über 1.000 $ aus, stellen dann aber fest, dass Sie 100 $ zu viel berechnet haben. Anstatt die Originalrechnung zu bearbeiten oder zu löschen (was die meisten Buchhaltungssysteme nicht zulassen, sobald sie finalisiert ist), stellen Sie eine Stornorechnung über 100 $ aus. Diese Gutschrift wird entweder an den Kunden/die Kundin zurückerstattet oder auf ein zukünftiges Guthaben angerechnet.

Wie funktioniert eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung wird als separates Dokument erstellt, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Darin wird erfasst, dass dem Kunden/der Kundin Geld geschuldet wird oder nicht mehr geschuldet wird, aber die tatsächliche Rückerstattung, falls vorhanden, ist eine separate Aktion. Die Stornorechnung liefert den Nachweis, nicht die Transaktion.

In Ihren Büchern reduziert die Stornorechnung den realisierten Umsatz und die Forderungen, da Sie diesen Teil der Zahlung nicht mehr erwarten. In den Büchern des Kunden/der Kundin reduziert eine Stornorechnung seine/ihre erfassten Ausgaben oder Verbindlichkeiten.

Optisch ähneln Stornorechnungen Rechnungen, mit ein paar Unterschieden. Stornorechnungen enthalten Folgendes:

• Eine eindeutige Stornorechnungsnummer (abweichend von Ihrer Rechnungsnummer)

• Das Ausstellungsdatum

• Die ursprüngliche Rechnungsnummer

• Name, Adresse und Kontaktdaten Ihres Unternehmens

• Name und Adresse Ihres Kunden/Ihrer Kundin

• Eine eindeutige Bezeichnung (z. B. Stornorechnung, Gutschrift)

• Den Grund für die Gutschrift (z. B. „Rücksendung – bei Erhalt beschädigt“)

• Den Gutschriftbetrag (als negative Zahl oder in Klammern)

• Alle damit verbundenen Steuern werden rückgängig gemacht oder angepasst

• Eine Unterschrift oder Autorisierung, falls erforderlich

Durch die Ausstellung separater Dokumente statt nachträglicher Änderungen sorgen Sie für einheitliche Finanzunterlagen, halten Steuervorschriften und Buchhaltungsstandards ein und bieten eine klare Dokumentation für interne Überprüfungen, Audits oder Zahlungsanfechtungen.

Wenn Sie Dutzende oder Hunderte von Rechnungen verwalten, sollten Sie die Automatisierung Ihres Workflows in Betracht ziehen. Beispielsweise können Sie mit Stripe Invoicing eine Stornorechnung direkt aus der Originalrechnung erstellen. Das System passt den Saldo des Kunden/der Kundin an oder stellt eine Rückerstattung aus, wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde.

Wann sollten Unternehmen eine Stornorechnung ausstellen?

Eine Stornorechnung sollte ausgestellt werden, wenn ein Unternehmen eine Rechnung zugunsten des Kunden/der Kundin korrigieren muss. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Szenarien, in denen eine Stornorechnung verwendet wird.

Produktretouren

Wenn Kundinnen oder Kunden Waren nach Rechnungsstellung zurücksenden, sollten Sie eine Stornorechnung über den Wert dieser Artikel ausstellen. Wenn beispielsweise 10 Einheiten verkauft wurden und 2 zurückgegeben werden, deckt die Stornorechnung die Kosten für die 2 zurückgegebenen Einheiten ab. Dadurch wird dieser Teil formal aus dem ursprünglichen Verkauf entfernt und der Saldo des Kunden/der Kundin angepasst.

Beschädigte oder fehlerhafte Artikel

Wenn ein Produkt beschädigt ankommt oder nicht wie versprochen funktioniert und Sie einer Rückerstattung zustimmen oder der Kundin/dem Kunden diese Artikel nicht in Rechnung stellen, stellen Sie eine Stornorechnung aus. Aus der Stornorechnung geht hervor, dass der Kunde/die Kundin diesen Teil der Rechnung nicht mehr schuldet.

Stornierte Bestellungen

Wenn eine Bestellung storniert wird, nachdem eine Rechnung versendet wurde, wird die Stornierung durch eine Stornorechnung abgewickelt. Wenn die gesamte Bestellung storniert wird, wird mit der Stornorechnung die gesamte Rechnung storniert. Wird nur ein Teil storniert, reduziert die Stornorechnung den fälligen Betrag entsprechend.

Überfakturierung oder Fehler bei der Rechnungsstellung

Fehler passieren: Vielleicht wurde die falsche Menge abgerechnet, ein Rabatt wurde nicht angewendet oder es hat sich eine doppelte Abbuchung eingeschlichen. Wenn ein Fehler auftritt, stellen Sie eine Stornorechnung aus, um ihn zu beheben.

Teillieferungen oder unvollständige Leistungen

Wenn Sie mehr als das Gelieferte in Rechnung stellen – z. B. wenn Sie 50 Einheiten in Rechnung stellen, aber nur 45 versendet werden – stellen Sie eine Stornorechnung für die Differenz aus, damit Sie nur die Umsätze für die tatsächlich gelieferten Einheiten erfassen.

Anpassungen nach Rechnungsstellung oder vereinbarte Rabatte

Selbst wenn die Rechnung bei Versand korrekt war, können sich bestimmte Details geändert haben. Wenn Sie und der Kunde/die Kundin aus Kulanz, zur Beilegung eines Streits oder als Reaktion auf eine Änderung des Umfangs im Nachhinein einen Rabatt vereinbaren, stellen Sie eine Stornorechnung aus, um den reduzierten Betrag formell zu dokumentieren.

Sind Stornorechnungen zur Einhaltung der Steuervorschriften erforderlich?

Stornorechnungen werden häufig zur Einhaltung von Steuervorschriften verlangt. Wenn Sie eine Rechnung mit Steuern nach der Ausstellung reduzieren oder stornieren, erwarten die Steuerbehörden eine Gutschrift, die die Anpassung dokumentiert. So stellen Sie sicher, dass die von Ihnen eingereichten Unterlagen die tatsächlichen Geschehnisse in Ihrem Unternehmen widerspiegeln und nicht nur das, was Sie ursprünglich in Rechnung gestellt haben. Nachdem eine Stornorechnung ausgestellt wurde, ändert sich der Betrag, den Sie an die Behörde melden.

• Durch die Stornorechnung wird in der Regel der gesamte steuerpflichtige Umsatz für den Erklärungszeitraum, in dem sie ausgestellt wurde, reduziert.

• Stornorechnungen müssen je nach Zeitpunkt und Art der Anpassung möglicherweise in bestimmten Formularen oder Rückgabeplänen erklärt.

Die Stornorechnung während des richtigen Zeitraums ausgestellt und korrekt referenziert werden. Andernfalls, selbst wenn die Rückerstattung oder Rückgabe legitim war, könnten Sie am Ende nicht übereinstimmende Datensätze haben – oder schlimmer noch, eine Prüfung auslösen.

Wenn Sie eine Erstattung ohne Stornorechnung ausstellen, kann das Finanzamt die ursprüngliche Rechnung in voller Höhe als gültig behandeln. Wenn Sie versuchen, diesen erstatteten Betrag von Ihrer Steuererklärung abzuziehen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, dies mit der entsprechenden Stornorechnung nachzuweisen.

Regionale Durchsetzung

Die Erwartungen an Stornorechnungen unterscheiden sich je nach Region leicht, aber die zugrunde liegenden Prinzipien sind die gleichen:

• In Regionen mit höherer Mehrwertsteuer (USt.) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) – wie der Europäischen Union und Neuseeland – sind Stornorechnungen in der Regel obligatorisch, um die Steuerpflicht für zurückgesandte Waren, stornierte Dienstleistungen oder Preiskorrekturen zu verringern. Ohne eine Stornorechnung können Sie die Rechnung nicht ändern oder die Einnahmen aus Ihrer Steuererklärung entfernen.

• In Regionen mit unterschiedlichen Steuersystemen sind Stornorechnungen oft nicht explizit erforderlich, gelten aber dennoch als Standardnachweis zur Unterstützung von Umsatzanpassungen und sind wichtig für die Abwehr von Prüfungen.

In einigen Rechtsordnungen ist ausdrücklich festgelegt, wie lange Unternehmen Stornorechnungen ausstellen müssen. So müssen Unternehmen im Vereinigten Königreich USt.-Stornorechnungen innerhalb von 45 Tagen nach der Änderung ausstellen.

Aufzeichnungspflichten

Ebenso wie Rechnungen müssen auch Stornorechnungen für Steuer- und Prüfungszwecke aufbewahrt werden. In vielen Ländern müssen sie oft 5–10 Jahre aufbewahrt werden.

Jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung nach ihrer Ausstellung reduzieren – sei es aufgrund einer Rückgabe, eines Fehlers, einer Teillieferung oder eines Rabatts nach Rechnungsstellung –, wird diese Änderung durch eine Stornorechnung festgeschrieben. So vereinheitlichen Sie Ihre Aufzeichnungen, halten Ihre Kundinnen und Kunden auf dem Laufenden und sorgen dafür, dass Ihre Steuererklärungen korrekt sind.