Als je onderneming in Nieuw-Zeeland actief is, moet je weten hoe je moet omgaan met Goods and Services Tax (GST). Breng je GST op de verkeerde manier in rekening, dan moet je misschien geld terugbetalen of worden je klanten ontevreden Vraag je GST terug wanneer je dat niet moet doen, dan krijg je mogelijk boetes opgelegd. Als je een betalingstermijn mist, brengt de Inland Revenue Department (IRD) meteen rente in rekening.

Deze whitepaper belicht hoe je GST betrouwbaar kunt berekenen, bijhouden en indienen, terugbetalingen kunt afhandelen en veelgemaakte fouten kunt voorkomen.

Wat staat er in dit artikel?

• GST berekenen over verkopen in Nieuw-Zeeland
  
• GST berekenen over uitgaven in Nieuw-Zeeland
  
• Terugbetalingen en betalingen van GST berekenen in Nieuw-Zeeland
  
• Het gebruik van GST-calculators en boekhoudsoftware
  
• Fouten die je moet voorkomen bij het berekenen van GST
  

GST berekenen over verkopen in Nieuw-Zeeland

Als je onderneming is geregistreerd voor GST in Nieuw-Zeeland, geldt voor het merendeel van je verkoop 15% GST. Je moet het juiste bedrag berekenen voor nauwkeurige facturatie en compliance.

Als je een prijs vóór GST opgeeft, vermenigvuldig je het bedrag exclusief GST met 1,15 om de uiteindelijke prijs te berekenen.

Prijs inclusief GST = prijs exclusief GST × 1,15

• Voorbeeld: Een product met een kostprijs van 100 Nieuw-Zeelandse dollar (NZD) vóór GST wordt verkocht voor NZD 115 inclusief GST.

  • GST-bedrag: 100,00 × 0,15 = NZD 15,00
    
  • Uiteindelijke prijs: 100 + 15 = NZD 115
    

Als je uit een prijs inclusief GST het basisbedrag moet afleiden, deel je het totaal door 1,15 om de oorspronkelijke prijs vóór belasting te berekenen.

Prijs exclusief GST = prijs inclusief GST ÷ 1,15

• Voorbeeld: Een dienst met een prijs van NZD 115 inclusief GST heeft een basisprijs van NZD 100.

  • Prijs exclusief GST: 115 ÷ 1,15 = NZD 100
    
  • GST-bedrag: 115 - 100 = NZD 15
    

Wil je snel het GST-gedeelte van een totale prijs bepalen, gebruik je dit ezelsbruggetje van de IRD:

• Vermenigvuldig de prijs inclusief GST met 3 en deel vervolgens door 23 om het GST-bedrag te berekenen.

• Voorbeeld: Een totaalbedrag van NZD 230 inclusief GST bevat NZD 30 aan GST.

  • GST-bedrag: 230 × 3 ÷ 23 = NZD 30
    

Deze methode is vooral handig wanneer je bonnetjes controleert of wilt bepalen hoeveel GST je moet afdragen.

Geef altijd duidelijk aan of prijzen inclusief of exclusief GST zijn om verwarring te voorkomen. Voor B2C-transacties (business-to-consumer) worden doorgaans prijzen inclusief GST gebruikt. Voor B2B-transacties (business-to-business) worden vaak prijzen exclusief GST gebruikt en wordt het GST-bedrag afzonderlijk vermeld, omdat de koper mogelijk is geregistreerd voor GST en het bedrag kan terugvorderen.

Hoewel de meeste verkopen 15% GST bevatten, gelden er voor sommige artikelen andere regels:

• Artikelen met nultarief (0%). Er wordt geen GST in rekening gebracht, maar je kunt wel GST terugvorderen voor gerelateerde uitgaven.

  • Voorbeelden: Voor geëxporteerde goederen met een waarde van minder dan NZD 1000, bepaalde grondtransacties en nieuw geraffineerd metaal geldt het nultarief. Als je onderneming goederen exporteert ter waarde van NZD 500, betaalt je klant in totaal NZD 500 (geen GST), maar kun je nog wel GST terugvorderen voor alle gerelateerde uitgaven.
    

• Vrijgestelde leveringen: Er wordt geen GST in rekening gebracht en je kunt geen GST terugvorderen voor gerelateerde uitgaven.

  • Voorbeelden: Woninghuur, financiële diensten en gedoneerde goederen die door een non-profitorganisatie worden verkocht, zijn vrijgesteld van GST. Als verhuurder van een woning, breng je geen GST in rekening op huur en kun je geen GST terugvorderen op kosten zoals reparaties en onderhoud.
    

GST berekenen over uitgaven in Nieuw-Zeeland

Ondernemingen met een GST-registratie brengen GST in rekening over verkopen en kunnen betaalde GST terugvorderen zodat ze een lager bedrag verschuldigd zijn aan de IRD. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van voorbelastingen, waarmee de GST wordt verrekend die je aan klanten in rekening brengt. Wanneer je GST-aangifte doet, trek je de totale voorbelasting af van de GST die je in rekening hebt gebracht.

Voor terugvordering van GST voor een aankoop moet aan drie voorwaarden worden voldaan:

• De leverancier heeft een GST-registratie en heeft GST in rekening gebracht. Als een leverancier niet is geregistreerd of als de kosten zijn vrijgesteld, is er geen GST om terug te vorderen.

• De aankoop wordt gebruikt voor je onderneming, niet voor jezelf. Als een uitgave deels persoonlijk en deels zakelijk is, kun je alleen het zakelijke deel terugvorderen. Voor volledig persoonlijke aankopen kan geen GST worden teruggevorderd.

• Je hebt een geldige belastingfactuur. Dit is vereist voor terugvorderingen van meer dan NZD 50 (exclusief GST).

GST berekenen over uitgaven

Zodra je hebt vastgesteld dat een uitgave in aanmerking komt, bereken je het GST-gedeelte. Hiervoor gelden dezelfde regels als bij het berekenen van GST over verkopen:

• Als de prijs exclusief GST is, vermenigvuldig je deze met 0,15 om het GST-bedrag te bepalen.

• Als de prijs inclusief GST is, deel je het bedrag door 1,15 en trek je de uitkomst af om het GST-gedeelte te berekenen.

Als je bijvoorbeeld een laptop koopt voor NZD 1150 inclusief GST, kun je het GST-bedrag als volgt bepalen:

• Prijs exclusief GST: 1150 ÷ 1,15 = NZD 1000

• Terug te vorderen GST-gedeelte: 1150 - 1000 = NZD 150

Je kunt NZD 150 terugvorderen wanneer je GST-aangifte doet en zo het nettobedrag aan GST verlagen dat je moet afdragen.

Terugbetalingen en betalingen van GST berekenen in Nieuw-Zeeland

Elke onderneming met een GST-registratie moet GST-aangifte doen en het volgende aangeven:

• GST berekend over verkopen (verschuldigde belasting): De GST die je klanten in rekening brengt

• GST betaald over zakelijke onkosten (voorbelasting): De GST die je betaalt wanneer je aankopen doet

Het verschil hiertussen bepaalt of je iets bent verschuldigd of een terugbetaling ontvangt.

Netto verschuldigde GST = GST in rekening gebracht over verkoop - GST betaald over onkosten

Als de verschuldigde belasting hoger is dan de voorbelasting, heb je meer GST in rekening gebracht dan je hebt betaald, dus ben je het verschil verschuldigd aan de IRD.

• Voorbeeld: Een onderneming brengt NZD 1500 aan GST over verkopen in rekening, maar betaalt NZD 1200 aan GST over onkosten. Het verschil is NZD 300, te betalen aan de IRD.
  

Als de voorbelasting hoger is dan de verschuldigde belasting, heb je meer GST over onkosten betaald dan je bij klanten in rekening hebt gebracht. Dat betekent dat je recht hebt op een terugbetaling.

• Voorbeeld: Een onderneming brengt NZD 200 aan GST over verkopen in rekening, maar betaalt NZD 500 aan GST over onkosten. De onderneming ontvangt een terugbetaling van NZD 300.
  

De IRD verwerkt terugbetalingen binnen 15 werkdagen na je aangifte, mits verdere controle niet nodig is.

Termijnen voor GST-aangifte en betalingen

Ondernemingen doen elke maand, elke twee maanden of elke zes maanden GST-aangifte, afhankelijk van de omzet en de gekozen aangiftecycli. De meeste kleine bedrijven doen om de twee maanden of om de zes maanden aangifte.

De standaard vervaldatum voor GST-aangiften en -betalingen is de 28e van de maand die volgt op het einde van het belastingtijdvak. Zo moet een onderneming met een aangifteperiode van twee maanden die op 28 februari eindigt, op 28 maart aangifte doen en betalen, en een onderneming met aan aangifteperiode die op 31 januari eindigt, op 28 februari aangifte doen en betalen.

Er zijn twee uitzonderingen op deze vervaldatums:

• Het belastingtijdvak dat eindigt op 30 november heeft een vervaldatum van 15 januari.

• Het belastingtijdvak dat eindigt op 31 maart heeft een vervaldatum van 7 mei.

GST-aangifte doen

Ondernemingen doen aangifte via het myIR-systeem van de IRD, dat automatisch de netto te betalen of terug te betalen GST berekent.

Zelfs als er geen GST verschuldigd is, moet je aangifte doen. Als je niet op tijd aangifte doet of betaalt, kunnen boetes en rente in rekening worden gebracht.

Het gebruik van GST-calculators en boekhoudsoftware

In eerste instantie kun je GST voor alle facturen en onkosten handmatig berekenen, maar naarmate je onderneming groeit, neemt de kans op fouten toe en kost je dat steeds meer tijd. Door gebruik te maken van vertrouwde software kun je berekeningsfouten tot een minimum beperken, tijd besparen en aan compliancevereisten voldoen. Boekhoudsoftware kan automatisch worden bijgewerkt wanneer de belastingregels veranderen. Ook wordt een uitgebreide belastinggeschiedenis bijgehouden voor audits en worden GST-betalingen vastgelegd voor eenvoudige belastingaangifte.

Hieronder noemen we een paar tools die kunnen helpen bij het berekenen van GST en het doen van aangifte.

Tools om GST te berekenen

Met gratis online GST-calculators kun je de prijzen inclusief GST en exclusief GST direct berekenen. Voer een nettobedrag in en er wordt 15% GST toegevoegd. Voer een brutobedrag in en het belastingdeel wordt uitgesplitst.

Deze tools zijn handig voor het steekproefsgewijs controleren van cijfers, maar ze helpen niet bij het bijhouden van of het rapporteren over GST.

Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware automatiseert elke stap van de GST-berekening. Systemen zoals Xero, MYOB en QuickBooks bieden onder meer de volgende functies:

• Verkopen en onkosten vermelden inclusief, exclusief of vrijgesteld van GST

• GST over elke transactie automatisch bijhouden

• Overzichten van GST-teruggaven genereren voor eenvoudigere en nauwkeurigere aangifte

Stripe Tax

Als je Stripe gebruikt voor betalingen, of je nu een webshop, SaaS-bedrijf of een dienstverlenende onderneming hebt, kun je Stripe Tax integreren om GST automatisch te berekenen.

Met Stripe Tax kun je het volgende doen:

• Belastbare transacties identificeren en waar nodig 15% GST toepassen

• Vrijstelling toepassen op de juiste verkopen, zoals niet-belastbare of buitenlandse transacties

• Belastingrapporten genereren die kunnen worden gebruikt voor GST-aangiften

• Integratie met boekhoudprogramma's zodat belastinggegevens rechtstreeks in de boeken terechtkomen

Dit is vooral handig voor ondernemingen die in meerdere belastingregio's actief zijn en zich aan verschillende belastingtarieven en -regels moeten houden.

Fouten die je moet voorkomen bij het berekenen van GST

Zelfs ondernemingen met beproefde protocollen kunnen kostbare fouten maken met GST, van het verkeerd classificeren van verkopen tot het terugvorderen van een te hoog bedrag over onkosten. Hieronder lees je waar je op moet letten en hoe je veelvoorkomende valkuilen kunt vermijden.

Prijzen inclusief GST verkeerd berekenen op basis van prijzen exclusief GST

Een veelgemaakte fout is het onjuist extraheren van GST uit een totaalprijs. Veel mensen denken dat ze gewoon 15% van een prijs inclusief GST kunnen nemen om het GST-gedeelte te bepalen, maar dat klopt niet.

Als een product bijvoorbeeld NZD 115,00 inclusief GST kost en je berekent 15% daarvan, dan krijg je NZD 17,25, wat onjuist is. Het juiste GST-bedrag is NZD 15,00. Dat vind je door 115,00 te delen door 1,15 en dat bedrag af te trekken van 115,00. Of je kunt ook het ezelsbruggetje van de IRD gebruiken (vermenigvuldigen met 3 en vervolgens delen door 23).

Om deze fout te voorkomen, moet je altijd de juiste formule toepassen. Deel de bedragen inclusief GST door 1,15 en vermenigvuldig de bedragen exclusief GST met 0,15.

GST terugvorderen voor onkosten waarvoor terugvordering niet mogelijk is

Alleen omdat onkosten zakelijk gerelateerd zijn, wil nog niet zeggen dat de GST kan worden teruggevorderd. Veel ondernemingen vorderen ten onrechte GST terug over:

• Persoonlijke onkosten of onkosten voor gemengd gebruik (bijv. voor een auto die voor 50% zakelijk wordt gebruikt, kan slechts 50% van de GST worden teruggevorderd)

• Aankopen bij leveranciers zonder GST-registratie

• Buitenlandse diensten

Om dit te voorkomen, vorder je alleen GST terug voor onkosten die rechtstreeks verband houden met je belastbare bedrijfsactiviteiten en controleer je altijd de facturen van leveranciers: geen GST-nummer betekent geen terug te vorderen GST. Stel je terughoudend op. Wanneer je te veel terugvordert, kan dat na controle leiden tot correcties of boetes.

Geen nauwkeurige administratie van GST-transacties bijhouden

Als je een factuur kwijtraakt, loop je mogelijk een legitieme GST-terugvordering mis. Als je een onvolledige administratie bijhoudt, kun je GST terugvorderen waarop je geen recht had, wat kan leiden tot belastingcorrecties.

Dat voorkom je als volgt:

• Bewaar alle facturen fysiek of digitaal

• Bewaar facturen minimaal zeven jaar

• Reconcilieer regelmatig je GST-rekeningen om te controleren of de in rekening gebrachte GST en voorbelasting overeenkomen met je administratie

Verkopen met een nultarief, vrijstelling en een standaardtarief verkeerd classificeren

Op sommige transacties moet geen GST worden toegepast, en als je transacties door elkaar haalt, betaal je mogelijk te veel of te weinig. Veelgemaakte fouten zijn onder meer:

• Exports met nultarief afhandelen als standaardverkoop en ten onrechte 15% GST in rekening brengen

• Het verkeerd classificeren van verkopen die zijn vrijgesteld van GST en deze meenemen in GST-berekeningen

Wijs de juiste belastingcodes toe in je boekhoudsysteem om ervoor te zorgen dat transacties correct worden ingedeeld.

Gemiste aangiftetermijnen of onjuiste aangegeven cijfers

Te late of onjuiste GST-aangiften leiden tot boetes en rente. Veelvoorkomende fouten zijn:

• Vergeten om aangifte te doen op de vervaldatum (meestal de 28e van de volgende maand)

• Het maken van rekenfouten wat leidt tot te lage of te hoge GST-cijfers in de aangifte

Om dit te voorkomen, stel je een week of twee voor de termijn herinneringen in je agenda in en controleer je altijd de cijfers. Vergelijk verkopen en onkosten met die van vorige perioden om inconsistenties te achterhalen. Zelfs als je geen GST hoeft te betalen, moet je altijd aangifte doen om boetes te voorkomen.