När du bedriver gränsöverskridande verksamhet är momsregistreringsnummer ett sätt för ditt företag att bevisa att verksamheten är laglig. Dessa identifieringsnummer visar att du tar ut rätt skatt, tillämpar rätt undantag och skyddar företaget om något går fel. Nederländerna tillåter till exempel omvänd skattskyldighet för moms för gränsöverskridande transaktioner om kunden har ett momsregistreringsnummer. Ibland kan dock momsregistreringsnummer vara fel: de kan vara falska, felskrivna eller missbrukade. Och om du inte upptäcker ett misstag tidigt kan din efterlevnad äventyras.

Nedan förklarar vi hur du kontrollerar ett momsregistreringsnummer, vad som kan gå fel om du inte gör det och hur du bygger in validering i din verksamhet på ett flexibelt och revisionsklart sätt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett momsregistreringsnummer och varför behöver företag det?
  
• Varför är det viktigt att kontrollera momsregistreringsnummer?
  
• Hur kontrollerar man ett nederländskt momsregistreringsnummer?
  
• Hur använder man EU:s VIES-system för validering av momsregistreringsnummer?
  
• Vad händer om ett momsregistreringsnummer är ogiltigt?
  
• Hur ofta ska företag verifiera momsregistreringsnummer?
  
• Vilka verktyg kan automatisera kontroller av momsregistreringsnummer?
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är ett momsregistreringsnummer och varför behöver företag det?

Momsregistreringsnummer är ett myndighetsutfärdat ID som informerar om att ditt företag är registrerat för att ta ut moms. Ett momsregistreringsnummer krävs i EU om du säljer varor eller tjänster som är momspliktiga. Det signalerar också till dina kunder, partner och skattemyndigheter att du officiellt omfattas av systemet för moms och följer reglerna.

Varje EU-land formaterar momsregistreringsnummer på olika sätt, men de följer samma grundläggande mönster: en landskod med två bokstäver, följt av en unik siffersträng (och ibland bokstäver). I Nederländerna ser till exempel momsregistreringsnumret, som kallas btw-identificatienummer, ut så här: NL123456789B01. Det skiljer sig från RSIN, vilket är hur statliga system länkar ditt företag mellan databaser, så det är viktigt att hålla rätt på dessa siffror.

Varför spelar detta nummer någon roll? Om du är momsregistrerad kan du ta ut moms på försäljning, begära tillbaka moms på företagets utgifter och tillämpa 0 % moms på gränsöverskridande B2B-försäljning som uppfyller kriterierna.

Utan ett momsregistreringsnummer tar du antingen ut moms olagligt, tar inte ut moms, går miste om avdrag eller begränsar din möjlighet att sälja över gränserna. Det är en viktig del av att bedriva en verksamhet i EU på ett lagligt och effektivt sätt.

Varför är det viktigt att kontrollera momsregistreringsnummer?

När du samlar in en kunds momsregistreringsnummer måste du kontrollera att det är giltigt. Varje gång du nollskattar moms på en B2B-försäljning i EU förlitar du dig på att kundens momsregistreringsnummer är aktivt och registrerat för gränsöverskridande handel. Om det inte är det måste du hantera konsekvenserna.

Om du arbetar med ogiltiga momsregistreringsnummer står du inför betydande risker.

Du kan inte nollskatta utan ett giltigt momsregistreringsnummer

Ett giltigt momsregistreringsnummer för kunden krävs när du tillämpar 0 % moms på gränsöverskridande försäljning av varor inom EU. Om du inte har ett giltigt nummer måste du debitera moms.

Om du hoppar över verifieringen och numret är ogiltigt kan revisorer omklassificera försäljningen och du kan bli skyldig att betala den skatten som inte tagits ut plus ränta eller straffavgifter.

Det skyddar dig från fel och bedrägerier

Stavfel händer. Siffror i fel ordning eller fel landskoden kan göra att ett riktigt momsregistreringsnummer ser ogiltigt ut, men en snabb kontroll fångar upp detta tidigt. Dessutom finns det falska momsregistreringsnummer. Bedrägliga aktörer anger ibland falska nummer för att undvika att debiteras moms. Om du inte verifierar riskerar du att bli en del av en kedja som skattemyndigheterna beslutar att granska.

Du behöver bevis på due diligence

Skatterevisorerna kommer sannolikt att fråga hur du visste att din kund var momsregistrerad. En skärmdump eller logg över din kontroll är bevis på att du gjorde rätt.

Det håller din fakturering och rapportering ren

Om ett momsregistreringsnummer är ogiltigt kanske fakturan inte uppfyller kriterierna för en giltig momsfaktura. Det kan hindra kunden från att begära tillbaka moms och komplicera bokföringen.

Hur kontrollerar man ett nederländskt momsregistreringsnummer?

Alla EU-länder formaterar momsregistreringsnummer olika. Nederländska momsregistreringsnummer har ett visst format, så det krävs precision för att kontrollera dem, särskilt för enskilda firmor.

Steg för att verifiera ett nederländskt momsregistreringsnummer

1. Få det fullständiga momsregistreringsnummer från kunden
   I Nederländerna börjar momsregistreringsnummer (btw-id) med NL, följt av nio siffror, därefter ett B och två kontrollsiffror.

2. Blanda inte ihop det med deras RSIN
   Juridiska personer får också ett andra nummer: RSIN. Detta används endast för deklarationer, inte fakturor eller gränsöverskridande försäljning. RSIN ser ungefär likadant ut men är kopplat till ett företags personliga ID-nummer (BSN). Detta nummer valideras inte i EU-systemet, så använd alltid btw-id för att kontrollera moms.

3. Använd valideringsverktyget i EU:s informationsutbytessystem för moms (VIES)
   Gå till VIES-webbplatsen och välj Nederländerna (NL) i rullgardinsmenyn. Ange sedan resten av momsregistreringsnumret exakt som du har fått det, tillsammans med ditt momsregistreringsnummer. Skicka slutligen in formuläret och vänta på ett valideringsresultat visas.

4. Kontrollera resultatet
   Om momsregistreringsnumret är giltigt visas en bekräftelse på att numret är aktivt, ofta med det registrerade företagets namn och adressen. Om det är ogiltigt, dubbelkolla först om det är felskrivet och bekräfta att du har rätt nummer (btw-id, inte RSIN). Följ upp med kunden om det behövs.

Spara en skärmbild eller tidsstämplad dokumentation av valideringen, särskilt om du tillämpar omvänd momsskyldighet.

Hur använder man EU:s VIES-system för validering av moms?

EU:s VIES är det officiella sättet att kontrollera om ett företag är momsregistrerat för gränsöverskridande transaktioner i EU. Sökverktyget frågar varje lands momsregister i realtid.

Med VIES kan du bekräfta om ett momsregistreringsnummer är giltigt och aktivt. Du kan matcha momsregistreringsnummer med ett registrerat företag, och vissa länder inkluderar ett associerat namn och en adress. Och du kan generera revisionsbevis som styrker din valideringsaktivitet.

Så här använder du VIES:

1. Gå till VIES-webbplatsen.

2. Välj land och ange momsregistreringsnummer, inklusive prefixet med två bokstäver (t.ex. DE, NL, FR).

3. Skicka in förfrågan. VIES hämtar data direkt från det landets skattemyndighet.

Om resultatet är giltigt visas ett bekräftelsemeddelande, ofta med ett företags namn och plats. Om det är ogiltigt kan det innebära ett stavfel, ett inaktiverat nummer eller att företaget inte har aktiverats för handel inom EU. Kontrollera med kunden igen eller kontakta den nationella myndigheten om det behövs.

Spara valideringsresultatet som en PDF-fil eller ta en skärmbild. Om frågor uppstår senare är det här beviset på att du genomförde din due diligence.

Vad händer om ett momsregistreringsnummer är ogiltigt?

Ett ogiltigt momsregistreringsnummer kan utlösa skatteexponering, problem med fakturor och revisionsrisk. Vad som händer härnäst beror på när du fångar upp det.

Om du fångar det före försäljningen

Debitering av moms på varor som om det vore en inhemsk försäljning (du kan inte nollskatta den). Be sedan kunden att bekräfta eller uppdatera sitt momsregistreringsnummer. Undvik problem med efterlevnad genom att nollskatta först efter att numret har kontrollerats.

Om du får reda på det efter försäljningen

Du kan vara skyldig att betala tillbaka moms även om kunden hävdade att han eller hon var momsregistrerad. Andra scenarier är att utfärda en ogiltig faktura, vilket innebär att kunden kan kräva en kreditnota eller återutfärdande. Alternativt kan straffavgifter eller ränta tillkomma, beroende på lokala regler och hur felet hanterades.

Skattemyndigheter tar detta på allvar eftersom ett giltigt momsregistreringsnummer är ett juridisk villkor för att nollskatta på EU-intern försäljning av varor.

Om ett momsregistreringsnummer i slutändan inte valideras

Dubbelkolla allt först. Kontrollera formateringen för att se till att momsregistreringsnummer har landskod, korrekta siffror och inga stavfel. Bekräfta att du också använder rätt ID, till exempel btw-id i Nederländerna. Be kunden att verifiera med sitt skattekontor eller ange ett nytt nummer.

Hur ofta ska företag verifiera momsregistreringsnummer?

Ett momsregistreringsnummer är inte permanent. Det kan inaktiveras, återkallas eller ändras, och om det händer och du inte vet om det så är det du som exponeras.

För att undvika detta använder smarta team grundläggande vanor när det gäller momsregistreringsnummer:

• Verifiera alltid vid onboarding: Tillämpa aldrig omvänd debitering av moms på varor utan ett giltigt nummer i förväg.

• Kontrollera regelbundet: Bygg in en kvartalsvis eller månadsvis verifieringscykel för aktiva B2B-kunder. På så sätt fångas förändringar upp innan de blir till skyldigheter.

• Utlös förnyade kontroller vid ändringar: Om en kund ändrar sitt företagsnamn, adress eller momsregistreringsnummer (eller om något känns fel) ska du köra en ny kontroll omedelbart.

• Automatisera där det är möjligt: System kan validera i realtid och flagga utgångna eller ogiltiga nummer innan du utfärdar en faktura.

Om du granskas måste du visa när du senast kontrollerade och att numret fortfarande var giltigt vid försäljningstillfället.

Vilka verktyg kan automatisera kontroller av momsregistreringsnummer?

Manuella kontroller fungerar tills du behöver skala upp dem. Om du hanterar stora volymer eller återkommande försäljning inom EU sparar automatisering tid och minskar risken.

Det finns flera användbara alternativ:

• API-integration av VIES: EU tillhandahåller ett validerings-API i realtid. Du kan bygga in det i ditt fakturerings- eller CRM-system (Customer Relationship Management) för att kontrollera momsregistreringsnummer vid viktiga tidpunkter, t.ex. registrering, fakturering eller före nollskattning. VIES har också ett system för batchbegäran som gör att du kan skicka in flera momsregistreringsnummer för validering samtidigt.

• Redovisnings- eller skatteplattformar: Många har stöd för massvalidering av moms och loggar resultat för verifieringskedjor.

• Betalningsplattformar med skattelogik: Stripe kan till exempel validera momsregistreringsnummer i kassan, tillämpa rätt moms och föra register över transaktionen – allt utan manuellt arbete.

• Övervakningsverktyg: Dessa kontrollerar sparade momsregistreringsnummer i ett schema och varnar dig om ett blir ogiltigt.

Konfigurera det en gång så blir varje transaktion smartare, snabbare och säkrare som standard.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.