En del av att göra affärer i Nederländerna är att hålla reda på flera olika officiella nummer, bland annat handelskammarnummer (KVK), momsregistreringsnummer (moms) och RSIN-nummer. De flesta grundare, ekonomichefer och efterlevnadsteam tänker inte på sina RSIN-nummer – en kod som tilldelas vissa organisationer i det nederländska systemet – förrän de måste lämna in något för sina företag, verifiera en enhet eller börja använda en finansiell tjänst. Men ditt RSIN är en viktig bit information som tyst kopplar samman allt bakom kulisserna.

Nedan förklarar vi vad ett RSIN är, vem som behöver ett, hur det fungerar i nederländska system och varför det är så viktigt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett RSIN?
  
• Vem måste ha ett RSIN?
  
• Hur tilldelas RSIN?
  
• Var används RSIN i nederländsk företagsekonomi?
  
• Är RSIN synligt för allmänheten eller hålls det konfidentiellt?
  
• Vilka är riskerna med att missbruka eller felrapportera ditt RSIN?
  

Vad är ett RSIN?

RSIN står för "Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer", vilket betyder informationsnummer för juridiska personer och partnerskap. Den här koden tilldelas automatiskt till vissa typer av organisationer när de registreras i det nederländska systemet.

Ditt RSIN-nummer används inte i din dagliga verksamhet. RSIN är istället hur nederländska statliga system – som skatteförvaltningen, KVK och fastighetsregistret – länkar samman ditt företag över databaser. Ditt RSIN-nummer gör det möjligt för dessa system att på ett tillförlitligt sätt matcha skatteregister, deklarationer, registreringar och lagstadgade upplysningar till rätt enhet, även om ditt företagsnamn ändras eller om du är verksam under flera varumärken. Skattemyndigheten använder också ditt RSIN för att ta fram ditt momsregistreringsnummer. Om du driver en stiftelse eller ideell organisation med ANBI-status (dvs. allmännyttig organisation) måste ditt RSIN- eller skattenummer publiceras på din webbplats för transparens.

Vem måste ha ett RSIN-nummer?

Huruvida ditt företag får ett RSIN eller inte beror på din juridiska struktur. Systemet återspeglar hur nederländsk lag definierar ditt företag. Du tilldelas ett RSIN om din organisation tillhör någon av följande kategorier:

• Juridiska personer: Dessa inkluderar privata företag (BV), offentliga aktiebolag (NV), stiftelser, föreningar och kooperativ. Dessa är juridiskt åtskilda från sina grundare eller styrelseledamöter, så var och en av de får sina egna RSIN-nummer.

• Registrerade partnerskap: Dessa inkluderar handelsbolag (VOF), kommanditbolag (CV) och professionella partnerskap. Även om de inte har fullständiga juridiska identiteter som BV eller NV, är de fortfarande formaliserade enheter som måste identifieras tydligt i regeringens system.

Enskilda firmor får inte ett RSIN. Enligt nederländsk lag finns det ingen juridisk åtskillnad mellan dig och ditt företag, så ditt medborgarservicenummer (BSN) används för skattemässiga och administrativa ändamål.

Hur tilldelas RSIN?

Du behöver inte ansöka om eller begära ett RSIN. Om ditt företag är behörigt utfärdas RSIN automatiskt. När du registrerar en ny juridisk person eller ett formellt partnerskap med KVK genereras ett RSIN som en del av registreringsprocessen. Detta gäller strukturer som BV, NV, stiftelser, föreningar och registrerade partnerskap som VOFs och CVs.

När RSIN-numret har utfärdats visas det i det officiella KVK-utdraget för ditt företag. Det är det officiella dokumentet som sammanfattar din enhets juridiska registrering, inklusive namn, juridisk form och registrerad adress. KVK delar RSIN med andra nederländska statliga organ, inklusive skatteförvaltningen. RSIN är det ankare som Skatteförvaltningen använder för att ta fram ditt moms- och löneskattenummer.

När RSIN-numret har tilldelats ändras det inte. Om ditt företag uppdaterar namn, byter styrelseledamöter eller flyttar kontor förblir RSIN-numret detsamma. Det är den stabila identifieraren som binder samman din enhet i juridiska, skattemässiga och regleringsmässiga system, även när andra detaljer ändras. Till skillnad från ditt KVK-nummer, som är mer synligt i den dagliga verksamheten, eller ditt moms-nummer, som du kanske uppger för kunder, fungerar RSIN bakom kulisserna men gör att ditt företag kan förstås konsekvent i hela den offentliga infrastrukturen.

Var används RSIN inom nederländsk företagsadministration?

Du kommer inte att använda ditt RSIN i den dagliga verksamheten. Här är var de dyker upp och varför de är viktiga.

Skatteförvaltning

Skatteförvaltningen (Belastingdienst) använder RSIN som ankar-id för all skatterelaterad verksamhet. Det är så ditt företag är kopplat till ditt momsnummer, bolagsskattedeklarationer, löneskattekonton (om du anställer personal) och kommunikation från skatteverket.

Utdrag om KVK-registrering

Ditt företags RSIN-nummer anges i det officiella KVK-utdraget, tillsammans med namn, juridisk form och adress. Det här dokumentet används ofta i arbetsflöden för onboarding, verifiering och efterlevnad, särskilt när du arbetar med banker, betaltjänstleverantörer eller gränsöverskridande partner.

Bokslut och deklarationer

RSIN-numret används för att identifiera ditt företag när du skickar in årsredovisningar eller lagstadgade deklarationer. Den förekommer i offentlig finansiell rapportering, kommersiella databaser och företagsregister.

Status som välgörenhetsorganisation (ANBI)

Organisationer som välgörenhetsorganisationer med ANBI-status måste publicera sina RSIN-nummer på sina webbplatser, och numret är också sökbart via skattemyndighetens offentliga ANBI-databas. Detta skapar transparens för givare, skattemyndigheter och tillsynsmyndigheter.

Är RSIN synligt för allmänheten eller hålls det konfidentiellt?

Ditt RSIN visas på ditt företags KVK-utdrag, som är det officiella registreringsdokumentet som listar din juridiska struktur och andra viktiga detaljer. Vem som helst kan köpa detta utdrag från KVK mot en liten avgift. Så även om ett RSIN inte är omedelbart sökbart, är det tillgängligt för alla som vill slå upp det och är villiga att betala avgiften.

Om din organisation har ANBI-status kräver nederländska transparensregler att du publicerar RSIN på din webbplats. Det visas också i det offentliga ANBI-registret som hanteras av skattemyndigheten.

Vilka är riskerna med att missbruka eller felrapportera ditt RSIN?

Som med alla officiella identifierare måste ditt RSIN rapporteras korrekt och konsekvent, annars kan det orsaka stora problem för ditt företag. Här är vad du riskerar om du missbrukar eller felrapporterar ditt RSIN.

Felaktiga eller ej överensstämmande skattedeklarationer

Ditt RSIN är ankaret för alla dina skatteidentifierare, inklusive ditt momsnummer och löneskattekonton. Om ditt RSIN inte stämmer överens med det som finns registrerat hos skatteförvaltningen kan det leda till försenade inlämningar, avvisade formulär eller onödiga efterlevnadsgranskningar.

Problem med onboarding eller verifiering av tredje part

Om ditt RSIN-nummer inte stämmer överens med dina KVK- eller momsuppgifter i myndighets- eller efterlevnadsdatabaser kan det uppstå förseningar när du öppnar ett bankkonto för företag, skapar ett Stripe-konto eller börjar använda andra finansiella tjänster. Identifierare som inte matchar är ett varningstecken i processer för kundkännedom (KYC) och penningtvätt (AML).

Regelproblem för organisationer med ANBI-status

RSIN är en del av informationsskyldigheterna för välgörenhetsorganisationer med ANBI-status. Om en av dessa organisationer inte publicerar sitt RSIN enligt kraven, eller publicerar fel, kan den riskera att inte uppfylla kraven. Det äventyrar i sin tur givarnas skatteavdrag och organisationens juridiska status.

Revisionens komplexitet och rättsliga exponering

Tillsynsmyndigheter och revisorer använder RSIN-nummer för att jämföra finansiella rapporter, skattedeklarationer och andra upplysningar. Om de referenssäkerhetsnummer som anges i dessa dokument är inkonsekventa eller felaktiga kan det komplicera en revision och eventuellt leda till att man upptäcker bristande efterlevnad, även om de underliggande uppgifterna är välgrundade.