Parte de fazer negócios na Holanda é manter o controle de vários números oficiais, incluindo o número da Câmara de Comércio (KVK), o número do imposto sobre o valor agregado (IVA) e o RSIN. A maioria dos fundadores, CFOs e equipes de conformidade não pensa em seus RSINs – um código atribuído a determinadas organizações no sistema holandês – até que tenham que declarar algo para suas empresas, verificar uma entidade ou começar a usar um serviço financeiro. Mas seu RSIN é uma informação importante que conecta silenciosamente tudo nos bastidores.

Abaixo, explicaremos o que é um RSIN, quem precisa de um, como ele funciona em todos os sistemas holandeses e por que é tão importante.

Neste artigo:

• O que é um RSIN?
  
• Quem deve ter um RSIN?
  
• Como o RSIN é atribuído?
  
• Onde o RSIN é usado na administração holandesa de empresas?
  
• O RSIN é visível ao público ou mantido confidencial?
  
• Quais são os riscos de usar ou informar incorretamente seu RSIN?
  

O que é um RSIN?

RSIN significa "Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer", que significa Número de Informação de Entidades Jurídicas e Sociedades. Esse código é atribuído automaticamente a determinados tipos de organizações quando estão cadastradas no sistema holandês.

Seu RSIN não é usado em suas operações diárias. Em vez disso, o RSIN é a forma como os sistemas do governo holandês — como a Administração Tributária, a KVK e o registro de propriedades — conectam sua empresa em bancos de dados. Seu RSIN permite que esses sistemas associem de forma confiável registros fiscais, declarações, registros e divulgações regulatórias à entidade correta, mesmo se o nome da sua empresa mudar ou se você operar sob várias marcas. O fisco também usa seu RSIN para gerar seu número fiscal de IVA corporativo. Se você administra uma fundação ou organização sem fins lucrativos com status ANBI (ou seja, Organização de Benefício Público), seu RSIN ou número fiscal deve ser publicado em seu site para fins de transparência.

Quem deve ter um RSIN?

Se a sua empresa recebe ou não um RSIN depende da sua estrutura jurídica. O sistema reflete como a lei holandesa define sua empresa. Você receberá um RSIN se sua organização se enquadrar em uma destas categorias:

• Pessoas jurídicas: incluem sociedades limitadas (BVs), sociedades anônimas (NVs), fundações, associações e cooperativas. Elas são legalmente distintas de seus fundadores ou diretores, por isso cada uma recebe seu próprio RSIN.

• Sociedades registradas: incluem sociedades em geral (VOFs), sociedades limitadas (CVs) e sociedades profissionais. Embora não tenham identidades jurídicas completas, como BVs ou NVs, ainda são entidades formalizadas que precisam ser claramente identificadas nos sistemas do governo.

Se você é um empresário individual, não receberá um RSIN. Na lei holandesa, não há separação legal entre você e sua empresa, portanto, seu número de serviço de cidadão (BSN) é usado para fins fiscais e administrativos.

Como o RSIN é atribuído?

Você não precisa solicitar um RSIN. Se a sua empresa for elegível, o RSIN será emitido automaticamente. Quando você registra uma nova pessoa jurídica ou sociedade formal junto à KVK, um RSIN é gerado como parte desse processo de cadastro. Isso se aplica a estruturas como BVs, NVs, fundações, associações e parcerias registradas, como VOFs e CVs.

Uma vez emitido, seu RSIN aparece no extrato oficial da KVK para sua empresa. Esse é o documento oficial que resume o registro legal da sua entidade, incluindo nome, forma jurídica e endereço registrado. A KVK compartilha o RSIN com outros órgãos do governo holandês, incluindo a Administração Tributária. Seu RSIN é a âncora que a Administração Fiscal usa para gerar seu número de IVA e número fiscal da folha de pagamento.

Uma vez atribuído, o RSIN não é alterado. Se sua empresa atualizar o nome, mudar de diretor ou mudar de escritório, o RSIN permanecerá constante. É o identificador estável que une sua entidade entre sistemas jurídicos, fiscais e regulatórios, mesmo quando outros detalhes mudam. Ao contrário do seu número da KVK, que é mais visível nas operações diárias, ou do seu número de IVA, que você pode citar aos clientes, o RSIN opera nos bastidores, mas permite que seu negócio seja entendido de forma consistente em toda a infraestrutura governamental.

Onde o RSIN é usado na administração holandesa de empresas?

Você não usará seu RSIN nas operações diárias. Veja onde ele aparece e por que é importante.

Administração tributária

A Administração Tributária (Belastingdienst) usa o RSIN como ID de âncora para todas as atividades relacionadas a impostos. É como sua empresa é vinculada ao seu número de IVA, declarações de imposto de renda corporativo, contas de imposto sobre a folha de pagamento (se você empregar funcionários) e comunicações do órgão fiscal.

Extrato de registro da KVK

O RSIN da sua empresa está listado no extrato oficial da KVK, junto com seu nome, forma jurídica e endereço. Este documento é frequentemente usado em fluxos de trabalho de onboarding, verificação e conformidade, especialmente quando você trabalha com bancos, provedores de serviços de pagamento ou parceiros internacionais.

Demonstrações financeiras e declarações

O RSIN é usado para identificar sua empresa quando você envia contas anuais ou registros regulatórios. Ela aparece em relatórios financeiros públicos, bancos de dados comerciais e registros de empresas.

Estatuto de caridade (ANBI)

Organizações como instituições de caridade com status ANBI devem publicar seus RSINs em seus sites, e o número também pode ser pesquisado no banco de dados público ANBI da autoridade fiscal. Isso gera transparência para doadores, autoridades fiscais e reguladores.

O RSIN é visível ao público ou mantido confidencial?

Seu RSIN aparece no extrato da KVK da sua empresa, que é o documento de registro oficial que lista sua estrutura jurídica e outros detalhes essenciais. Qualquer pessoa pode comprar este extrato da KVK por uma pequena taxa. Portanto, embora um RSIN não seja instantaneamente pesquisável, ele é acessível a qualquer pessoa que queira procurá-lo e esteja disposto a pagar a taxa.

Se sua organização tiver status ANBI, as regras de transparência holandesas exigem que você publique o RSIN em seu site. Ele também aparece no cadastro público da ANBI hospedado pelo fisco.

Quais são os riscos de usar ou informar incorretamente seu RSIN?

Como acontece com qualquer identificador oficial, seu RSIN precisa ser relatado com precisão e consistência, ou pode causar grandes problemas para sua empresa. Veja o que está em risco se você usar ou informar incorretamente o seu RSIN.

Declarações fiscais incorretas ou incompatíveis

Seu RSIN é a âncora para todos os seus identificadores fiscais, incluindo seu número de IVA e contas de impostos sobre a folha de pagamento. Um descompasso entre seu RSIN e o que está cadastrado na Administração Tributária pode causar atrasos nas declarações, informes rejeitados ou análises de conformidade desnecessárias.

Problemas com onboarding ou verificação de terceiros

Se o RSIN não corresponder aos dados da KVK ou de IVA em bancos de dados governamentais ou de conformidade, pode ocorrer atrasos na abertura de uma conta bancária empresarial, configuração de uma conta Stripe ou no uso de outros serviços financeiros. Identificadores não correspondentes são um sinal de alerta nos processos de Conheça seu Cliente (KYC) e de Combate à Lavagem de Dinheiro (AML).

Problemas regulatórios para organizações com status ANBI

O RSIN faz parte das obrigações de divulgação pública para organizações de caridade com status ANBI. Se uma dessas organizações não publicar seu RSIN conforme exigido ou publicá-lo errado, pode correr o risco de não conformidade. Isso, por sua vez, compromete a dedutibilidade fiscal dos doadores e o status legal da organização.

Complexidade da auditoria e exposição legal

Reguladores e auditores usam RSINs para fazer referência cruzada de demonstrações financeiras, declarações fiscais e outras divulgações. Se o RSIN listado nesses documentos for inconsistente ou incorreto, isso pode complicar uma auditoria e, possivelmente, levar a conclusões de não conformidade, mesmo que os dados subjacentes sejam sólidos.