Pour faire des affaires aux Pays-Bas, il faut obtenir plusieurs numéros officiels, notamment le numéro de la Chambre de commerce (KVK), le numéro de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et le numéro RSIN. La plupart des créateurs d’entreprises, des directeurs financiers et des équipes de conformité ne pensent pas à leur RSIN (un code attribué à certaines organisations dans le système néerlandais) tant qu’ils n’ont pas besoin de transmettre une déclaration pour leur entreprise, de vérifier une entité ou de commencer à utiliser un service financier. Mais le numéro RSIN constitue une information importante qui relie discrètement tout en arrière-plan.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu’est un numéro RSIN, qui en a besoin, comment il fonctionne dans les systèmes néerlandais et pourquoi il est si important.

Que contient cet article?

• Présentation du RSIN
  
• Entités qui ont besoin d’un RSIN
  
• Mode d’attribution du RSIN
  
• Utilisation du RSIN dans l’administration des entreprises néerlandaises
  
• Visibilité ou confidentialité du RSIN
  
• Risques associés à une mauvaise utilisation ou une fausse déclaration du RSIN
  

Présentation du RSIN

RSIN est l’abréviation de « Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer », ce qui signifie : numéro d’information sur les entités juridiques et les sociétés de personnes. Ce code est attribué automatiquement à certains types d’organisations lorsqu’elles sont inscrites dans le système néerlandais.

Votre numéro RSIN n’est pas utilisé dans le cadre de vos activités quotidiennes. Il correspond plutôt à la façon dont les systèmes du gouvernement néerlandais, tels que l’administration fiscale, la KVK et le registre foncier, relient votre entreprise entre les bases de données. Votre RSIN permet à ces systèmes de faire correspondre de manière fiable les dossiers fiscaux, les déclarations, les inscriptions et les informations exigées par la réglementation à la bonne entité, même si le nom de votre entreprise change ou si vous exercez vos activités sous plusieurs marques. L’administration fiscale utilise également votre numéro RSIN pour générer votre numéro de TVA d’entreprise. Si vous dirigez une fondation ou un organisme à but non lucratif ayant le statut d’ANBI (c’est-à-dire d’organisme d’intérêt public), votre RSIN ou votre numéro fiscal doit être publié sur votre site Web à des fins de transparence.

Entités qui doivent avoir un RSIN

L’obligation pour votre entreprise d’avoir ou non un RSIN dépend de votre structure juridique. Le système reflète la manière dont le droit néerlandais définit votre entreprise. Un RSIN vous est attribué si votre organisation appartient à l’une des catégories suivantes :

• Entités juridiques : Il s’agit notamment des sociétés privées (BV), des sociétés anonymes (NV), des fondations, des associations et des coopératives. Ces entités sont juridiquement distinctes de leurs fondateurs ou administrateurs, de sorte qu’elles reçoivent chacune leur propre RSIN.

• Sociétés de personnes enregistrées : Il s’agit notamment des sociétés en nom collectif (VOF), des sociétés en commandite (CV) et des partenariats professionnels. Bien qu’elles n’aient pas d’identité juridique complète comme les BV ou NV, elles restent des entités formelles qui doivent être clairement identifiées dans les systèmes gouvernementaux.

Si vous êtes un entrepreneur individuel, vous n’aurez pas de numéro RSIN. En vertu de la loi néerlandaise, il n’y a pas de séparation juridique entre vous et votre entreprise, votre numéro d’identification du citoyen (BSN) est donc utilisé à des fins fiscales et administratives.

Mode d’attribution du RSIN

Vous n’avez pas besoin de demander un RSIN. Si votre entreprise est admissible, il est attribué automatiquement. Lorsque vous enregistrez une nouvelle entité juridique ou une nouvelle société de personnes officielle auprès de la KVK, un RSIN est généré dans le cadre de cette procédure d’enregistrement. Cela concerne les structures telles que les BV, les NV, les fondations, les associations et les sociétés de personnes enregistrées telles que les VOF et les CV.

Une fois émis, votre numéro RSIN apparaît dans l’extrait KVK officiel de votre entreprise. Il s’agit du document officiel qui récapitule l’enregistrement légal de votre entité, notamment son nom, sa forme juridique et son adresse enregistrée. La KVK communique le RSIN à d’autres organismes gouvernementaux néerlandais, notamment l’administration fiscale. Votre RSIN est la référence utilisée par l’administration fiscale pour générer votre numéro de TVA et votre numéro pour les cotisations sociales.

Une fois attribué, le RSIN ne change plus. Si votre entreprise change de nom ou d’administrateur – ou déménage – le RSIN reste le même. Il s’agit de la référence d’identification qui relie votre entité entre les systèmes juridiques, fiscaux et réglementaires, même si d’autres détails changent. Contrairement à votre numéro KVK, qui est plus visible dans les opérations quotidiennes, ou à votre numéro de TVA, que vous pouvez communiquer à vos clients, le RSIN fonctionne en arrière-plan, mais permet à votre entreprise d’être référencée de manière cohérente dans l’ensemble de l’infrastructure gouvernementale.

Utilisation du RSIN dans l’administration des entreprises néerlandaises

Vous n’utiliserez pas votre RSIN dans le cadre de vos activités quotidiennes. Découvrez à quoi il sert et pourquoi il est important.

Administration fiscale

L’administration fiscale (Belastingdienst) utilise le RSIN comme identifiant de référence pour toutes les activités fiscales. Il s’agit de la manière dont votre entreprise est reliée à votre numéro de TVA, aux déclarations d’impôt sur les sociétés, aux comptes de cotisations sur les salaires (si vous employez du personnel) et aux communications du bureau des impôts.

Extrait d’enregistrement de la KVK

Le numéro RSIN de votre entreprise figure dans l’extrait officiel de la KVK, aux côtés de son nom, de sa forme juridique et de son adresse. Ce document est souvent utilisé dans les processus d’inscription, de vérification et de mise en conformité, en particulier lorsque vous travaillez avec des institutions financières, des prestataires de services de paiement ou des partenaires transfrontaliers.

États financiers et déclarations

Le RSIN sert à identifier votre entreprise lorsque vous soumettez des comptes annuels ou des déclarations réglementaires. Il apparaît dans les rapports financiers publics, les bases de données commerciales et les registres des entreprises.

Statut d’organisme de bienfaisance (ANBI)

Les organisations telles que les organismes caritatifs ayant le statut d’ANBI doivent publier leur numéro RSIN sur leur site Web. Ce numéro peut également être recherché dans la base de données publique des ANBI de l’administration fiscale. Cela offre de la transparence pour les donateurs, les autorités fiscales et les organismes de contrôle.

Visibilité ou confidentialité du RSIN

Votre numéro RSIN figure sur l’extrait de la KVK de votre entreprise. Il s’agit du document officiel d’enregistrement qui décrit votre structure juridique et fournit d’autres informations essentielles. Tout le monde peut se procurer cet extrait de la KVK pour une somme modique. Ainsi, bien qu’un RSIN ne soit pas immédiatement consultable, il est accessible à tous ceux qui le souhaitent et qui sont prêts à payer les frais correspondants.

Si votre organisation a le statut d’ANBI, les règles de transparence néerlandaises exigent que vous publiiez le RSIN sur votre site Web. Il figure également dans le registre public des ANBI hébergé par l’administration fiscale.

Risques associés à une mauvaise utilisation ou une fausse déclaration du RSIN

Comme pour tout identifiant officiel, votre RSIN doit être utilisé avec précision et cohérence, sous peine d’entraîner des problèmes importants pour votre entreprise. Découvrez ce que vous risquez en cas de mauvaise utilisation ou de fausse déclaration de votre RSIN.

Déclarations fiscales incorrectes ou incohérentes

Votre numéro RSIN est le point d’ancrage de tous vos identifiants fiscaux, y compris votre numéro TVA et vos comptes de cotisations sociales. Une incohérence entre votre numéro RSIN et ce qui figure dans les dossiers de l’administration fiscale peut entraîner des retards dans les déclarations, des formulaires rejetés ou des vérifications de conformité inutiles.

Problèmes liés à l’inscription ou à la vérification par un tiers

Si votre numéro RSIN ne correspond pas à votre KVK ou à vos informations de TVA dans les bases de données gouvernementales ou de conformité, vous risquez de subir des retards lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, de la création d’un compte Stripe ou de l’utilisation d’autres services financiers. Des identifiants qui ne correspondent pas déclenchent un signal d’alarme dans les processus de connaissance du client et de lutte contre le blanchiment d’argent.

Problèmes réglementaires pour les organisations ayant le statut d’ANBI

Le RSIN fait partie des obligations de divulgation publique pour les organismes de bienfaisance ayant le statut d’ANBI. Si une organisation de ce type omet de publier son numéro RSIN comme elle le doit, ou publie le mauvais numéro, elle risque de ne pas être en conformité, ce qui met en péril la déductibilité fiscale des donateurs et le statut juridique de l’organisation.

Complexité de vérification et risques juridiques

Les organismes de réglementation et de vérification utilisent les numéros RSIN pour faire coïncider les états financiers, les déclarations fiscales et d’autres renseignements. Si le numéro RSIN indiqué dans ces documents est incohérent ou inexact, cela peut compliquer une vérification et éventuellement conduire à des conclusions de non-conformité, même si les données sous-jacentes sont fiables.