Al hacer negocios en los Países Bajos es importante llevar un registro de varios números oficiales, como el número de la Cámara de Comercio (KVK), el número de IVA y el RSIN. La mayoría de los fundadores, directores financieros y equipos de cumplimiento no piensan en su RSIN (un código que se asigna a ciertas organizaciones en el sistema holandés) hasta que necesitan presentar documentación de la empresa, verificar una entidad o comenzar a usar un servicio financiero. Pero tu RSIN es una pieza fundamental de información que conecta silenciosamente todo lo que está detrás de escena.

A continuación, explicaremos qué es un RSIN, quién lo necesita, cómo funciona en los sistemas holandeses y por qué es tan importante.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un RSIN?
  
• ¿Quién tiene la obligación de tener un RSIN?
  
• ¿Cómo se asigna el RSIN?
  
• ¿Para qué se utiliza el RSIN en la administración empresarial holandesa?
  
• ¿El RSIN es visible para el público o se mantiene confidencial?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de hacer un mal uso o de informar incorrectamente tu RSIN?
  

¿Qué es un RSIN?

RSIN son las siglas de «Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer», que significa Número de Información de Entidades Jurídicas y Asociaciones. Este código se asigna automáticamente a determinados tipos de organizaciones cuando se registran en el sistema holandés.

Tu RSIN no se utiliza durante las operaciones diarias. El RSIN, en cambio, es el identificador que usan organismos gubernamentales neerlandeses —como la Administración Tributaria, la Cámara de Comercio (KVK) y el Registro de la Propiedad— para vincular tu empresa en sus bases de datos. Tu RSIN permite que los sistemas gubernamentales relacionen de forma confiable los registros, declaraciones y divulgaciones fiscales y normativas con la entidad correcta, incluso si cambias el nombre de la empresa o si operas bajo distintas marcas. La Agencia Tributaria también utiliza tu RSIN para generar el número de IVA corporativo. Si diriges una fundación o una organización sin fines de lucro con estatus ANBI (organización de beneficio público), deberás publicar tu RSIN o número fiscal en tu sitio web como medida de transparencia.

¿Quién tiene la obligación de tener un RSIN?

El hecho de que tu empresa obtenga o no un RSIN depende de su estructura legal. El sistema refleja cómo la legislación holandesa define tu empresa. Se te asigna un RSIN si tu organización pertenece a una de las siguientes categorías:

• Entidades legales: Incluyen empresas privadas (BV), sociedades anónimas (NV), fundaciones, asociaciones y cooperativas. Estas son legalmente independientes de sus fundadores o directores, por lo que cada una tiene sus propios RSIN.

• Sociedades registradas: Incluyen sociedades colectivas generales (VOF), sociedades limitadas (CV) y sociedades profesionales. Aunque no tienen personalidad jurídica completa como las BV o las NV, siguen siendo entidades formalizadas que deben estar claramente identificadas en los sistemas del gobierno.

Si tienes una empresa unipersonal, no obtendrás un RSIN. De acuerdo con la legislación holandesa, no existe una distinción legal entre tú y tu empresa, por lo que tu número de servicio al ciudadano (BSN) se utiliza a efectos fiscales y administrativos.

¿Cómo se asigna el RSIN?

No hará falta ninguna acción de tu parte para solicitar un RSIN. Si tu empresa cumple con los requisitos, el RSIN se emite automáticamente. Cuando registras una nueva entidad legal o sociedad formal con el KVK, se genera un RSIN como parte de ese proceso de registro. Esto aplica a estructuras como las BV, las NV, las fundaciones, las asociaciones y las sociedades registradas, como las VOF y las CV.

Una vez emitido, tu RSIN aparece en el extracto oficial de KVK de tu empresa. Ese es el documento oficial que resume el registro legal de tu entidad, incluido el nombre, la forma jurídica y la dirección registrada. El KVK se encarga de compartir el RSIN con otros organismos gubernamentales holandeses, incluida la Administración Tributaria. El RSIN es el ancla que utiliza la Administración Tributaria para generar tu número de IVA y número de impuesto de nómina.

Una vez asignado, el RSIN permanece igual. Si tu empresa modifica su nombre, cambia de directores o se muda de oficina, el RSIN sigue siendo el mismo. Es el identificador constante que conecta a tu entidad en todos los sistemas legales, fiscales y normativos, incluso si otros datos cambian. A diferencia de tu número KVK, que es más visible en las operaciones diarias, o tu número de IVA, que suele compartirse con los clientes, el RSIN opera en segundo plano, pero permite que tu empresa sea reconocida de forma coherente en toda la infraestructura gubernamental.

¿Para qué se utiliza el RSIN en la administración empresarial holandesa?

No utilizarás tu RSIN en las operaciones diarias. Aquí explicamos dónde aparece y por qué es importante.

Administración Tributaria

La Administración Tributaria (Belastingdienst) utiliza el RSIN como identificador principal para todas las actividades relacionadas con los impuestos. Es la manera en que tu empresa se vincula a tu número de IVA, las declaraciones del impuesto sobre los ingresos corporativos, las cuentas de impuestos sobre la nómina (si tienes empleados) y las comunicaciones con la oficina tributaria.

Extracto de registro de KVK

El RSIN de tu empresa aparece en el extracto oficial de KVK, junto con su nombre, forma jurídica y dirección. Este documento se suele utilizar en los flujos de trabajo de onboarding, verificación y cumplimiento de la normativa, especialmente cuando trabajas con bancos, proveedores de servicios de pago o socios transfronterizos.

Estados financieros y declaraciones

El RSIN se utiliza para identificar a tu empresa cuando presentas cuentas anuales o declaraciones reglamentarias. Aparece en informes financieros públicos, bases de datos comerciales y registros de empresas.

Estado de beneficencia (ANBI)

Las organizaciones, como las benéficas con estatus ANBI, deben publicar su RSIN en sus sitios web. Además, el número se puede consultar en la base de datos pública de ANBI de la autoridad fiscal. Esto genera transparencia para los donantes, las autoridades fiscales y los reguladores.

¿El RSIN es visible para el público o se mantiene confidencial?

Tu RSIN aparece en el extracto de KVK de tu empresa, que es el documento de registro oficial que incluye tu estructura legal y otros detalles clave. Cualquiera puede comprar este extracto en el KVK por un módico precio. Aunque el RSIN no se puede consultar de inmediato, está disponible para cualquiera que desee buscarlo, siempre que esté dispuesto a pagar la tarifa correspondiente.

Si tu organización tiene el estatus ANBI, las normas de transparencia de los Países Bajos exigen que publiques el RSIN en tu sitio web. También figura en el registro público de ANBI alojado por la autoridad fiscal.

¿Cuáles son los riesgos de hacer un mal uso o informar incorrectamente tu RSIN?

Al igual que con cualquier identificador oficial, debes proporcionar tu RSIN de manera precisa y consistente, ya que de lo contrario podría causar problemas importantes para tu empresa. A continuación se enumeran los riesgos de hacer un mal uso o informar incorrectamente tu RSIN.

Declaraciones de impuestos incorrectas o inconsistentes

El RSIN es el ancla de todos tus identificadores fiscales, incluido el número de IVA y las cuentas de impuestos sobre la nómina. Si tu RSIN no coincide con el registro de la Administración Tributaria, podrías enfrentar retrasos en las declaraciones, rechazo de formularios o revisiones de cumplimiento innecesarias.

Problemas con el onboarding o la verificación de terceros

Si tu RSIN no coincide con el de la KVK o los datos de IVA en las bases de datos gubernamentales o de cumplimiento normativo, podrías experimentar demoras al abrir una cuenta bancaria comercial, configurar una cuenta de Stripe o comenzar a usar otros servicios financieros. Los identificadores inconsistentes son una señal de alerta en los procesos de Conozca a su cliente (KYC) y de prevención del blanqueo de capitales (AML).

Problemas regulatorios para organizaciones con estatus ANBI

El RSIN forma parte de las obligaciones de divulgación pública para las organizaciones benéficas con estatus ANBI. Si alguna de estas organizaciones no publica su RSIN como se requiere o publica uno incorrecto, podría estar en riesgo de incumplir la normativa. Esto, a su vez, podría poner en peligro la deducibilidad de impuestos para los donantes y el estatus legal de la organización.

Complejidad de la auditoría y exposición legal

Los reguladores y auditores utilizan los RSIN para hacer una referencia cruzada de los estados financieros, las declaraciones fiscales y otras divulgaciones. Si el RSIN que aparece en estos documentos es inconsistente o incorrecto, puede complicar la auditoría y, posiblemente, llevar a hallazgos de incumplimiento, incluso si los datos subyacentes son correctos.