Una parte del lavoro svolto nei Paesi Bassi consiste nel tenere traccia di più numeri ufficiali, tra cui il numero della Camera di commercio (KVK), il numero di partita IVA e il numero RSIN. La maggior parte dei fondatori, dei CFO e dei team di conformità non pensa al proprio RSIN, un numero che viene assegnato a determinate organizzazioni nel sistema olandese, fino a quando non devono presentare qualcosa per le loro attività, verificare un'entità o iniziare a utilizzare un servizio finanziario. Tuttavia, il numero RSIN è un'informazione importante che collega ogni aspetto dietro le quinte.

Di seguito viene spiegato cos'è un numero RSIN, a chi serve, come funziona nei sistemi olandesi e perché è così importante.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un numero RSIN?
  
• Chi deve avere un numero RSIN?
  
• Come viene assegnato il numero RSIN?
  
• Dove viene utilizzato il numero RSIN nell'amministrazione aziendale olandese?
  
• Il numero RSIN è visibile al pubblico o tenuto riservato?
  
• Quali sono i rischi legati all'uso improprio o alla segnalazione errata del numero RSIN?
  

Che cos'è un numero RSIN?

RSIN è l'acronimo di "Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer", che significa Numero di informazioni sulle entità giuridiche e sulle partnership. Questo codice viene assegnato automaticamente a determinati tipi di organizzazioni quando sono registrate nel sistema olandese.

Il numero RSIN non viene utilizzato nelle operazioni quotidiane. Esso, infatti è il modo in cui i sistemi governativi olandesi, come l'amministrazione fiscale, la KVK e il catasto, collegano la tua attività tra i vari database. Il numero RSIN consente a questi sistemi di abbinare in modo affidabile i registri fiscali, le dichiarazioni, le registrazioni e le informative normative all'entità corretta, anche se la ragione sociale cambia o se operi con più marchi. L'ufficio tributario utilizza inoltre il numero RSIN per generare la partita IVA aziendale. Se sei titolare di una fondazione o di un'organizzazione non profit con lo status di ANBI (organizzazione di pubblica utilità), il tuo codice fiscale o RSIN deve essere pubblicato sul tuo sito web per garantire la massima trasparenza.

Chi deve avere un numero RSIN?

Il fatto che la tua attività ottenga o meno un numero RSIN dipende dalla tua struttura giuridica. Il sistema riflette il modo in cui la legge olandese definisce la tua attività. Ti viene assegnato un numero RSIN se la tua organizzazione rientra in una delle seguenti categorie:

• Entità giuridiche: includono aziende private (BV), società per azioni (NV), fondazioni, associazioni e cooperative. Sono legalmente distinte dai loro fondatori o direttori, quindi a ciascuno di loro viene assegnato uno specifico numero RSIN.

• Partnership registrate: includono le società in nome collettivo (VOF), le società in accomandita semplice (CV) e le partnership professionali. Sebbene non dispongano di un'identità legale completa come le BV o le NV, sono comunque entità formalizzate che devono essere chiaramente identificate nei sistemi governativi.

Se sei un titolare di ditta individuale, non otterrai un numero RSIN. Secondo la legge olandese, non esiste una separazione legale tra te e la tua attività, quindi il numero BSN viene utilizzato a fini fiscali e amministrativi.

Come viene assegnato il numero RSIN?

Non è necessario richiedere un numero RSIN. Se la tua attività è idonea, il numero RSIN viene emesso automaticamente. Quando registri una nuova entità giuridica o una partnership formale con la KVK, viene generato un numero RSIN come parte della procedura di registrazione. Questo vale per strutture come BV, NV, fondazioni, associazioni e partnership registrate come VOF e CV.

Una volta emesso, il codice RSIN compare nell'estratto KVK ufficiale della tua attività. È il documento ufficiale che riassume la registrazione legale dell'entità, tra cui nome, forma giuridica e indirizzo registrato. La KVK condivide il numero RSIN con altri enti governativi olandesi, tra cui l'amministrazione fiscale. Il numero RSIN è il codice di riferimento che l'amministrazione fiscale utilizza per generare il numero di partita IVA e il numero di imposta sulle buste paga.

Una volta assegnato, il numero RSIN non cambia. Se la tua azienda aggiorna il suo nome, cambia direttore o sposta uffici, il numero RSIN rimane costante. È l'identificativo stabile che collega la tua entità in tutti i sistemi legali, fiscali e normativi, anche quando altri dettagli cambiano. A differenza del numero KVK, che è più visibile nelle operazioni quotidiane, o della partita IVA, che potresti citare ai clienti, il numero RSIN opera dietro le quinte ma consente alla tua attività di essere compresa in modo coerente in tutta l'infrastruttura governativa.

Dove viene utilizzato il numero RSIN nell'amministrazione aziendale olandese?

Non utilizzerai il numero RSIN nelle operazioni quotidiane. Ecco dove serve e perché è importante.

Amministrazione fiscale

L'amministrazione fiscale (Belastingdienst) utilizza il numero RSIN come ID di riferimento per tutte le attività fiscali. È il modo in cui la tua attività viene collegata alla partita IVA, alle dichiarazioni dei redditi aziendali, ai conti delle imposte sulle retribuzioni (se assumi personale) e alle comunicazioni dell'ufficio delle imposte.

Estratto di registrazione KVK

Il numero RSIN della tua azienda è indicato nell'estratto ufficiale della KVK, insieme a nome, forma giuridica e indirizzo. Questo documento viene spesso utilizzato nei flussi di lavoro di attivazione, verifica e conformità, in particolare quando si lavora con banche, fornitori di servizi di pagamento o partner transfrontalieri.

Bilanci e dichiarazioni

Il numero RSIN viene utilizzato per identificare la tua attività quando presenti i bilanci annuali o i documenti normativi. Compare nei report finanziari pubblici, nelle banche dati commerciali e nei registri delle imprese.

Status di ente di beneficenza (ANBI)

Organizzazioni come gli enti di beneficenza con status ANBI devono pubblicare i numero RSIN sui loro siti web e il numero è ricercabile anche attraverso il database pubblico ANBI dell'autorità fiscale. In questo modo si crea trasparenza per i donatori, le autorità fiscali e le autorità di regolamentazione.

Il numero RSIN è visibile al pubblico o tenuto riservato?

Il numero RSIN compare sull'estratto KVK della tua azienda, ovvero il documento di registrazione ufficiale che indica la tua struttura giuridica e altri dettagli fondamentali. Chiunque può acquistare questo estratto dalla KVK pagando una piccola commissione. Quindi, anche se un numero RSIN non è immediatamente ricercabile, è accessibile a chiunque voglia cercarlo ed è disposto a pagare la commissione.

Se la tua organizzazione ha lo status ANBI, le regole di trasparenza olandesi richiedono la pubblicazione del numero RSIN sul tuo sito web. Viene inoltre iscritta nel registro pubblico ANBI ospitato dall'autorità fiscale.

Quali sono i rischi legati all'uso improprio o alla segnalazione errata del numero RSIN?

Come per qualsiasi identificatore ufficiale, il numero RSIN deve essere segnalato in modo accurato e coerente, altrimenti può causare seri problemi alla tua attività. Ecco cosa rischi se usi in modo improprio o dichiari in modo errato il numero RSIN.

Dichiarazioni fiscali errate o non corrispondenti

Il numero RSIN è il riferimento per tutti gli identificativi fiscali, inclusi il numero di partita IVA e i conti fiscali delle buste paga. La mancata corrispondenza tra il numero RSIN e quanto registrato presso l'amministrazione fiscale può portare a ritardi nella presentazione, al rifiuto dei moduli o a verifiche di conformità non necessarie.

Problemi con l'attivazione o la verifica di terze parti

Se il codice RSIN non corrisponde ai dati KVK o IVA presenti nei database governativi o di conformità, potrebbero verificarsi dei ritardi quando apri un conto bancario aziendale, configuri un account Stripe o inizi a utilizzare altri servizi finanziari. Gli identificativi non corrispondenti sono un segnale di avvertimento nelle procedure di adeguata verifica della clientela (KYC) e antiriciclaggio (AML).

Problemi normativi per le organizzazioni con status ANBI

Il numero RSIN fa parte degli obblighi di divulgazione pubblica per le organizzazioni di beneficenza con status ANBI. Se una di queste organizzazioni non pubblica il proprio RSIN come richiesto o ne pubblica uno errato, può rischiare la mancata conformità. Questo, a sua volta, mette a repentaglio la deducibilità fiscale dei donatori e lo status giuridico dell'organizzazione.

Complessità degli audit ed esposizione legale

Le autorità di regolamentazione e i revisori utilizzano i numeri RSIN per fare controlli incrociati con bilanci, dichiarazioni fiscali e altre comunicazioni. Se il numero RSIN indicato in tali documenti è incoerente o errato, può complicare l'audit e verosimilmente portare a risultati di mancata conformità, anche se i dati alla base sono veritieri.