Onderdeel van zakendoen in Nederland is het bijhouden van meerdere officiële nummers, waaronder je Kamer van Koophandel-nummer (KVK), je nummer voor de belasting over toegevoegde waarde (btw) en je RSIN. De meeste oprichters, CFO's en complianceteams denken pas na over hun RSIN's (een code die in het Nederlandse systeem aan bepaalde organisaties wordt toegewezen) als ze iets voor hun onderneming moeten indienen, een entiteit moeten verifiëren of een financiële dienst gaan gebruiken. Je RSIN is echter een belangrijk stukje informatie dat alles achter de schermen ongemerkt met elkaar verbindt.

Hieronder leggen we uit wat een RSIN is, wie er een nodig heeft, hoe het werkt in verschillende Nederlandse systemen en waarom het zo belangrijk is.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een RSIN?
  
• Voor wie is een RSIN verplicht?
  
• Hoe wordt het RSIN toegewezen?
  
• Waar wordt het RSIN gebruikt in de Nederlandse administratie?
  
• Is RSIN zichtbaar voor het publiek of wordt het vertrouwelijk gehouden?
  
• Wat zijn de risico's van misbruik of verkeerde rapportage van je RSIN?
  

Wat is een RSIN?

RSIN staat voor 'Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer'. Deze code wordt automatisch toegewezen aan bepaalde typen organisaties wanneer ze zijn geregistreerd in het Nederlandse systeem.

Je RSIN wordt niet gebruikt in je dagelijkse activiteiten. In plaats daarvan is het RSIN de manier waarop Nederlandse overheidssystemen, zoals de Belastingdienst, KVK en het Kadaster, je onderneming aan elkaar koppelen in databases. Met je RSIN kunnen deze systemen op betrouwbare wijze belastinggegevens, aangiften, registraties en wettelijke openbaarmakingen koppelen aan de juiste entiteit, zelfs als je onderneming van naam verandert of als je onder meerdere merken actief bent. De Belastingdienst gebruikt je RSIN ook om je zakelijke btw-nummer te genereren. Als je een stichting of non-profitorganisatie runt met de ANBI-status (d.w.z. algemeen nut beogende instellingen), moet je RSIN- of btw-nummer ter transparantie op je website worden gepubliceerd.

Voor wie is een RSIN verplicht?

Of je onderneming al dan niet een RSIN krijgt, hangt af van je juridische structuur. Het systeem weerspiegelt hoe de Nederlandse wetgeving je onderneming definieert. Je krijgt een RSIN toegewezen als je organisatie in een van deze categorieën valt:

• Juridische entiteiten: Hieronder vallen besloten vennootschappen (bv's), naamloze vennootschappen (nv's), stichtingen, verenigingen en coöperaties. Deze zijn juridisch gescheiden van hun oprichters of directeuren, dus ze krijgen elk hun eigen RSIN.

• Geregistreerde maatschappen: Deze omvatten vennootschappen onder firma (vof's), commanditaire vennootschappen (cv's) en professionele partnerschappen. Hoewel ze geen volledige juridische identiteit hebben zoals bv's of nv's, zijn het nog steeds geformaliseerde entiteiten die duidelijk moeten worden geïdentificeerd in de systemen van de overheid.

Als je een eenmanszaak bent, krijg je geen RSIN. Volgens de Nederlandse wet is er geen wettelijke scheiding tussen jou en je onderneming, dus je burgerservicenummer (BSN) wordt gebruikt voor fiscale en administratieve doeleinden.

Hoe wordt het RSIN toegewezen?

Je hoeft geen RSIN aan te vragen. Als je onderneming in aanmerking komt, wordt het RSIN automatisch uitgegeven. Wanneer je een nieuwe rechtspersoon of formeel samenwerkingsverband bij de KVK registreert, wordt als onderdeel van dat registratieproces een RSIN gegenereerd. Dit geldt voor structuren zoals bv's, nv's, stichtingen, verenigingen en geregistreerde maatschappen zoals vof's en cv's.

Nadat je RSIN is uitgegeven, wordt het weergegeven in het officiële KVK-uittreksel voor je onderneming. Dit is het officiële document dat de wettelijke registratie van je entiteit samenvat, inclusief naam, rechtsvorm en geregistreerd adres. De KVK deelt het RSIN met andere Nederlandse overheidsinstanties, waaronder de Belastingdienst. Je RSIN is het anker dat de Belastingdienst gebruikt om je btw-nummer en loonbelastingnummer te genereren.

Na toewijzing verandert het RSIN niet meer. Als je onderneming zijn naam wijzigt, van directeur verandert of verhuist, blijft het RSIN hetzelfde. Het is de stabiele identificatiecode die je entiteit met elkaar verbindt in wettelijke, fiscale en regelgevende systemen, zelfs als andere gegevens wijzigen. In tegenstelling tot je KVK-nummer, dat beter zichtbaar is in de dagelijkse activiteiten, of je btw-nummer, dat je aan klanten zou kunnen opgeven, werkt het RSIN achter de schermen. Het zorg er echter ervoor dat je onderneming consistent wordt begrepen in de hele overheidsinfrastructuur.

Waar wordt het RSIN gebruikt in de Nederlandse administratie?

Je gebruikt je RSIN niet in de dagelijkse activiteiten. Dit is waar het opduikt en waarom het belangrijk is.

Belastingdienst

De Belastingdienst gebruikt het RSIN als anker-ID voor alle belastinggerelateerde activiteiten. Het is hoe je onderneming is gekoppeld aan je btw-nummer, aangiften vennootschapsbelasting, loonbelastingrekeningen (als je personeel in dienst hebt) en communicatie van de Belastingdienst.

Uittreksel KVK-registratie

Het RSIN van je onderneming wordt vermeld in het officiële KVK-uittreksel, naast de naam, rechtsvorm en het adres. Dit document wordt vaak gebruikt bij onboarding-, verificatie- en complianceworkflows, met name wanneer je samenwerkt met banken, betaaldienstverleners of internationale partners.

Jaarrekeningen en aangiften

Het RSIN wordt gebruikt om je onderneming te identificeren wanneer je een jaarrekening of wettelijke aangifte indient. Het komt voor in openbare financiële verslaglegging, commerciële databases en ondernemingsregisters.

Status voor goede doelen (ANBI)

Organisaties zoals goede doelen met de ANBI-status moeten hun RSIN's op hun website publiceren. Het nummer is ook doorzoekbaar via de openbare ANBI-database van de Belastingdienst. Dit creëert transparantie voor donoren, belastingautoriteiten en toezichthouders.

Is RSIN zichtbaar voor het publiek of wordt het vertrouwelijk gehouden?

Je RSIN staat vermeld op het KVK-uittreksel van je onderneming, het officiële registratiedocument waarin je juridische structuur en andere belangrijke gegevens worden vermeld. Iedereen kan tegen een kleine vergoeding dit uittreksel kopen bij de KVK. Hoewel een RSIN dus niet direct doorzoekbaar is, is het toegankelijk voor iedereen die het wil opzoeken en bereid is de vergoeding te betalen.

Als je organisatie de ANBI-status heeft, ben je volgens de Nederlandse transparantieregels verplicht om het RSIN op je website te publiceren. Het komt ook voor in het openbare ANBI-register van de Belastingdienst.

Wat zijn de risico's van misbruik of verkeerde rapportage van je RSIN?

Zoals bij elke officiële identificatiecode, moet je RSIN nauwkeurig en consistent worden gerapporteerd, anders kan het grote problemen veroorzaken voor je onderneming. Dit is wat je riskeert als je je RSIN verkeerd gebruikt of verkeerd rapporteert.

Onjuiste of niet-overeenkomende belastingaangiften

Je RSIN is het anker voor al je belastingidentificatiecodess, waaronder je btw-nummer en loonbelastingrekeningen. Als je RSIN niet overeenkomt met de gegevens van de Belastingdienst, kan dat leiden tot vertraagde aangiften, afgewezen formulieren of onnodige compliancecontroles.

Problemen met onboarding of verificatie door derden

Als je RSIN niet overeenkomt met je KVK of als btw-gegevens in overheids- of compliancedatabases, kun je vertraging oplopen wanneer je een zakelijke bankrekening opent, een Stripe-account opzet of andere financiële diensten gaat gebruiken. Niet-overeenkomende identificatiecodes zijn een waarschuwingssignaal in processen voor ken-je-klant (KYC) en witwasbestrijding (AML).

Problemen met regelgeving voor organisaties met ANBI-status

Het RSIN is onderdeel van de openbaarmakingsverplichtingen voor goede doelen met de ANBI-status. Als een van deze organisaties zijn RSIN niet publiceert zoals verplicht of de verkeerde publiceert, kan het risico lopen op niet-compliance. Dat brengt op zijn beurt de fiscale aftrekbaarheid van donoren en de juridische status van de organisatie in gevaar.

Complexiteit van audits en juridische blootstelling

Toezichthouders en auditors gebruiken RSIN's om te verwijzen naar financiële overzichten, belastingaangiften en andere openbaarmakingen. Als het RSIN dat in die documenten wordt vermeld inconsistent of onjuist is, kan dit een audit bemoeilijken en mogelijk leiden tot bevindingen van niet-compliance, zelfs als de onderliggende gegevens kloppen.