Parmi les conditions nécessaires pour faire des affaires aux Pays-Bas figure l'obligation de disposer de plusieurs numéros officiels, notamment votre numéro de chambre de commerce (KVK), votre numéro de TVA et votre RSIN. La plupart des fondateurs, des directeurs financiers et des équipes de conformité ne pensent pas à leur RSIN (un code attribué à certaines organisations dans le système néerlandais) tant qu'ils n'ont pas besoin de déposer une déclaration pour leur entreprise, de vérifier une entité ou de commencer à utiliser un service financier. Votre RSIN est cependant un élément d'information important qui sous-tend tout ce qui se passe en arrière-plan.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu'est un RSIN, qui en a besoin, comment il fonctionne dans les systèmes néerlandais et pourquoi il est si important.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'un RSIN ?
  
• Qui est tenu d'avoir un RSIN ?
  
• Comment le RSIN est-il attribué ?
  
• Où le RSIN est-il utilisé au sein de l'administration néerlandaise des entreprises ?
  
• Le RSIN est-il public ou confidentiel ?
  
• Quels sont les risques liés à une utilisation ou une déclaration incorrectes de votre RSIN ?
  

Qu'est-ce qu'un RSIN ?

RSIN est l'abréviation de « Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer », ce qui signifie « numéro d'information sur les personnes morales et les sociétés de personnes ». Ce code est attribué automatiquement à certains types d'organisations lorsqu'elles sont inscrites au système néerlandais.

Votre numéro RSIN n'est pas utilisé dans le cadre de vos activités quotidiennes. En revanche, le RSIN permet aux systèmes administratifs néerlandais, tels que l'administration fiscale, la KVK et le registre foncier, de relier votre entreprise à l'ensemble des bases de données. Votre RSIN permet à ces systèmes de transmettre de manière fiable les dossiers fiscaux, les déclarations, les immatriculations et les divulgations réglementaires à la bonne entité, même si le nom de votre entreprise change ou si vous exercez vos activités sous plusieurs marques. L'administration fiscale utilise également votre RSIN pour générer votre numéro de TVA d'entreprise. Si vous dirigez une fondation ou un organisme à but non lucratif ayant le statut d'ANBI (c'est-à-dire d'organisme d'intérêt public), votre RSIN ou votre numéro fiscal doit être publié sur votre site Web à des fins de transparence.

Qui est tenu d'avoir un RSIN ?

L'obligation ou non de détenir un RSIN dépend de la structure juridique de votre entreprise. Le système tient compte de la manière dont le droit néerlandais définit votre entreprise. Un RSIN vous est attribué si votre organisation appartient à l'une des catégories suivantes :

• Personnes morales : il s'agit notamment des sociétés privées (BV), des sociétés anonymes (NV), des fondations, des associations et des coopératives. Elles sont juridiquement distinctes de leurs fondateurs ou administrateurs et reçoivent donc chacune leur propre RSIN.

• Sociétés de personnes enregistrées : Il s'agit notamment des sociétés de personnes générales (VOF), des sociétés de personnes générales limitées (CV) et des sociétés de personnes professionnelles. Bien qu'elles n'aient pas d'identité juridique complète comme les BV ou NV, elles restent des entités formalisées qui doivent être clairement identifiées dans les systèmes administratifs.

Si vous êtes une entreprise individuelle, vous ne recevrez pas de RSIN. En vertu de la loi néerlandaise, il n'existe pas de séparation juridique entre vous et votre entreprise, c'est pourquoi votre numéro de service citoyen (BSN) est utilisé à des fins fiscales et administratives.

Comment le RSIN est-il attribué ?

Vous n'avez pas à faire de demande de RSIN. Si votre entreprise est admissible, le RSIN est émis automatiquement. Lorsque vous immatriculez une nouvelle entité juridique ou une nouvelle société de personnes officielle auprès de la KVK, un RSIN est généré dans le cadre de cette procédure. Ce principe vaut pour les structures telles que les BV, les NV, les fondations, les associations et les sociétés de personnes enregistrées telles que les VOF et les CV.

Une fois émis, votre RSIN apparaît dans l'extrait KVK officiel de votre entreprise. Il s'agit du document officiel qui récapitule les informations d'immatriculation juridique de votre entité, notamment son nom, sa forme juridique et son adresse de domiciliation. La KVK partage le RSIN avec d'autres organismes publics néerlandais, y compris l'administration fiscale. L'administration fiscale utilise votre RSIN comme référence pour générer vos numéros de TVA et d'impôt sur les salaires.

Une fois attribué, le RSIN ne change pas, même si votre entreprise change de nom ou d'administrateur ou déménage. Il permet d'identifier votre entité dans les systèmes juridiques, fiscaux et réglementaires, même si d'autres informations changent. Contrairement à votre numéro KVK, qui est plus visible dans le cadre des activités quotidiennes, ou à votre numéro de TVA, que vous pouvez communiquer à vos clients, le RSIN opère en arrière-plan, mais permet à votre entreprise d'être comprise de manière cohérente dans l'ensemble de l'infrastructure administrative.

Où le RSIN est-il utilisé au sein de l'administration néerlandaise des entreprises ?

Vous n'utiliserez pas votre RSIN dans le cadre de vos activités quotidiennes. Voici où il apparaît et pourquoi il est important.

Administration fiscale

L'administration fiscale (Belastingdienst) utilise le RSIN comme identifiant de référence pour toutes les activités fiscales. C'est ainsi que votre entreprise est reliée à son numéro de TVA, à ses déclarations d'impôt sur les sociétés, à ses comptes d'impôts sur les salaires (si vous employez du personnel) et aux communications de l'administration fiscale.

Extrait d'immatriculation à la KVK

Le RSIN de votre entreprise figure dans l'extrait KVK officiel aux côtés de son nom, de sa forme juridique et de son adresse. Ce document est souvent utilisé dans les processus d'inscription, de vérification et de mise en conformité, en particulier lorsque vous travaillez avec des banques, des prestataires de services de paiement ou des partenaires transfrontaliers.

États financiers et déclarations

Le RSIN sert à identifier votre entreprise lorsque vous déposez comptes annuels ou des déclarations réglementaires. Il apparaît dans les rapports financiers publics, les bases de données commerciales et les registres des entreprises.

Statut d'association caritative (ANBI)

Les organisations telles que les associations caritatives ayant le statut ANBI doivent publier leur RSIN sur leur site Web, et ce numéro est également consultable dans la base de données publique des ANBI de l'administration fiscale. Cela favorise la transparence pour les donateurs, les autorités fiscales et les régulateurs.

Le RSIN est-il public ou confidentiel ?

Votre RSIN figure sur l'extrait KVK de votre entreprise, c'est-à-dire le document d'immatriculation officiel qui répertorie votre structure juridique ainsi que d'autres informations essentielles. N'importe qui peut acheter cet extrait auprès de la KVK pour une somme modique. Ainsi, même si un RSIN n'est pas immédiatement consultable, il est accessible à toute personne qui le souhaite et est prête pour cela à payer.

Si votre organisation a le statut d'ANBI, les règles de transparence néerlandaises exigent que vous publiiez le RSIN sur votre site Web. Il figure également dans le registre public des ANBI hébergé par l'administration fiscale.

Quels sont les risques liés à une utilisation ou une déclaration incorrectes de votre RSIN ?

Comme tout identifiant officiel, votre RSIN doit être déclaré de manière précise et cohérente, sinon cela peut causer des problèmes majeurs pour votre entreprise. Voici ce que vous risquez si vous utilisez ou déclarez votre RSIN de manière incorrecte.

Déclarations fiscales incorrectes ou incohérentes

Votre RSIN est l'identifiant de référence de tous vos identifiants fiscaux, y compris vos numéros de TVA et de comptes d'impôts sur les salaires. Une incohérence entre votre RSIN et ce qui figure dans les dossiers de l'administration fiscale peut entraîner des retards dans les déclarations, des rejets de formulaires ou des examens de conformité inutiles.

Problèmes liés à l'inscription ou à la vérification par un tiers

Si votre RSIN ne correspond pas à votre numéro de KVK ou à vos informations de TVA dans les bases de données publiques ou de conformité, vous risquez de subir des retards lors de l'ouverture d'un compte bancaire professionnel, de la création d'un compte Stripe ou de l'utilisation d'autres services financiers. Des identifiants incohérents constituent des signes avant-coureurs dans le cadre des processus de connaissance du client (KYC) et de lutte contre le blanchiment d'argent (AML).

Problèmes réglementaires pour les organisations ayant le statut d'ANBI

Le RSIN fait partie des obligations de divulgation publique pour les associations caritatives ayant le statut d'ANBI. Si l'une de ces associations omet de publier son RSIN comme il se doit ou ne publie pas le bon numéro, elle risque de ne pas être en conformité. Cela met en péril la déductibilité fiscale des donateurs et le statut juridique de l'association.

Complexité en cas d'audit et risque de responsabilité

Les organismes de réglementation et d'audit utilisent les RSIN pour croiser des données provenant d'états financiers, de déclarations fiscales et d'autres informations. Si le RSIN indiqué dans ces documents est incohérent ou incorrect, cela peut compliquer un audit et éventuellement conduire à des constatations de non-conformité, même si les données sous-jacentes sont saines.