Für Ihre Geschäftstätigkeit in den Niederlanden müssen Sie mehrere offizielle Nummern im Auge behalten, darunter die Handelskammernummer (KVK), die Umsatzsteuernummer (USt.) und die RSIN. Die meisten Gründer/innen, Finanzvorstände und Compliance-Teams denken nicht über ihre RSINs nach – einen Code, der bestimmten Organisationen im niederländischen System zugewiesen wird. Dies ändert sich erst, wenn sie etwas für ihr Unternehmen einreichen, eine Einheit verifizieren oder einen Finanzdienst in Anspruch nehmen müssen. Ihre RSIN ist jedoch eine wichtige Information, die hinter den Kulissen alles miteinander verbindet.

Im Folgenden erklären wir, was eine RSIN ist, wer sie braucht, wie sie in niederländischen Systemen funktioniert und warum sie so wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine RSIN?
  
• Wer muss eine RSIN haben?
  
• Wie wird die RSIN zugewiesen?
  
• Wo wird die RSIN in der niederländischen Unternehmensverwaltung verwendet?
  
• Ist RSIN für die Öffentlichkeit sichtbar oder wird sie vertraulich behandelt?
  
• Welche Risiken bestehen bei Missbrauch oder Falschmeldung Ihrer RSIN?
  

Was ist eine RSIN?

RSIN steht für „Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer“, was so viel wie „Informationsnummer für juristische Personen und Personengesellschaften“ bedeutet. Dieser Code wird automatisch bestimmten Arten von Organisationen zugewiesen, wenn sie im niederländischen System registriert sind.

Ihre RSIN wird im Tagesgeschäft nicht verwendet. Stattdessen dient die RSIN dazu, dass niederländische Behörden wie die Steuerverwaltung, die KVK und das Grundbuchamt Ihr Unternehmen über verschiedene Datenbanken hinweg miteinander verknüpfen. Mit Ihrer RSIN können diese Systeme Steuerunterlagen, Einreichungen, Registrierungen und behördliche Offenlegungen zuverlässig der richtigen Einheit zuordnen, selbst wenn sich Ihr Firmenname ändert oder Sie unter mehreren Marken tätig sind. Das Finanzamt verwendet Ihre RSIN auch, um Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu generieren. Wenn Sie eine Stiftung oder eine gemeinnützige Organisation mit ANBI-Status (d. h. eine gemeinnützige Organisation) führen, muss Ihre RSIN oder Steuernummer aus Gründen der Transparenz auf Ihrer Website veröffentlicht werden.

Wer benötigt eine RSIN?

Ob Ihr Unternehmen eine RSIN erhält oder nicht, hängt von Ihrer Rechtsform ab. Das System spiegelt wider, wie das niederländische Recht Ihr Unternehmen definiert. Ihnen wird eine RSIN zugewiesen, wenn Ihr Unternehmen in eine der folgenden Kategorien fällt:

• Juristische Personen: Dazu gehören private Unternehmen (BVs), Aktiengesellschaften (NVs), Stiftungen, Vereine und Genossenschaften. Diese unterscheiden sich rechtlich von ihren Gründern/Gründerinnen oder Geschäftsführern/Geschäftsführerinnen, sodass sie jeweils ihre eigenen RSINs erhalten.

• Eingetragene Partnerschaften: Dazu gehören offene Handelsgesellschaften (VOFs), Kommanditgesellschaften (CVs) und Personengesellschaften. Sie verfügen zwar nicht über eine vollständige Rechtspersönlichkeit wie BVs oder NVs, sind jedoch formelle Einheiten, die in den Systemen der Regierung eindeutig identifiziert werden müssen.

Als Einzelunternehmer/in erhalten Sie keine RSIN. Nach niederländischem Recht besteht keine rechtliche Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen, sodass Ihre Bürgerservicenummer (BSN) für steuerliche und administrative Zwecke verwendet wird.

Wie wird die RSIN zugewiesen?

Sie müssen keine RSIN beantragen oder anfordern. Wenn Ihr Unternehmen die Voraussetzungen erfüllt, wird die RSIN automatisch vergeben. Wenn Sie eine neue juristische Person oder eine formelle Personengesellschaft beim KVK registrieren, wird im Rahmen dieses Registrierungsprozesses eine RSIN generiert. Dies gilt für Strukturen wie BVs, NVs, Stiftungen, Vereine und eingetragene Partnerschaften wie VOFs und CVs.

Nach der Ausstellung wird Ihre RSIN im offiziellen KVK-Auszug für Ihr Unternehmen angezeigt. Dies ist das offizielle Dokument, das die rechtliche Registrierung Ihres Unternehmens zusammenfasst, einschließlich Name, Rechtsform und eingetragener Adresse. Die KVK teilt die RSIN mit anderen niederländischen Behörden, darunter die Steuerverwaltung. Ihre RSIN ist die Referenznummer, anhand derer die Steuerbehörde Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Lohnsteuer-Identifikationsnummer generiert.

Nach der Zuweisung ändert sich die RSIN nicht mehr. Wenn Ihr Unternehmen seinen Namen ändert, Vorstandsmitglieder wechselt oder Büroräume wechselt, bleibt die RSIN konstant. Es ist die stabile Kennung, die Ihr Unternehmen über rechtliche, steuerliche und regulatorische Systeme hinweg zusammenhält, auch wenn sich andere Details ändern. Im Gegensatz zu Ihrer KVK-Nummer, die im täglichen Geschäftsbetrieb besser sichtbar ist, oder Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie Ihren Kundinnen und Kunden möglicherweise mitteilen, wird die RSIN im Hintergrund verwendet, ermöglicht jedoch, dass Ihr Unternehmen innerhalb der gesamten staatlichen Infrastruktur einheitlich verstanden wird.

Wo wird die RSIN in der niederländischen Unternehmensverwaltung verwendet?

Sie werden Ihre RSIN nicht im Tagesgeschäft verwenden. Hier wird es angezeigt und warum es wichtig ist.

Steuerverwaltung

Die Steuerbehörde (Belastingdienst) verwendet die RSIN als Referenz-ID für alle steuerbezogenen Vorgänge. Auf diese Weise wird Ihr Unternehmen mit Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ihren Körperschaftsteuererklärungen, Ihren Lohnsteuerkonten (sofern Sie Mitarbeiter/innen beschäftigen) und der Kommunikation mit dem Finanzamt verknüpft.

Auszug aus dem Handelsregister (KVK)

Die RSIN Ihres Unternehmens wird im offiziellen KVK-Auszug zusammen mit Name, Rechtsform und Adresse aufgeführt. Dieses Dokument wird häufig in Onboarding-, Verifizierungs- und Compliance-Workflows verwendet, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Banken, Zahlungsdienstleistern oder grenzüberschreitenden Partnern.

Finanzberichte und Einreichungen

Die RSIN wird verwendet, um Ihr Unternehmen zu identifizieren, wenn Sie Jahresabschlüsse oder behördliche Unterlagen einreichen. Sie erscheint in öffentlichen Finanzberichten, kommerziellen Datenbanken und Unternehmensregistern.

Gemeinnützigkeit (ANBI)

Organisationen wie Wohltätigkeitsorganisationen mit ANBI-Status müssen ihre RSINs auf ihren Websites veröffentlichen. Die Nummer ist auch in der öffentlichen ANBI-Datenbank der Steuerbehörde durchsuchbar. Das schafft Transparenz für Spender/innen, Steuerbehörden und Aufsichtsbehörden.

Ist RSIN für die Öffentlichkeit sichtbar oder wird sie vertraulich behandelt?

Ihre RSIN erscheint auf dem KVK-Auszug Ihres Unternehmens, dem offiziellen Registrierungsdokument, in dem Ihre Rechtsform und andere wichtige Details aufgeführt sind. Jeder kann diesen Auszug gegen eine geringe Gebühr beim KVK kaufen. Eine RSIN ist zwar nicht sofort durchsuchbar, aber sie ist für jeden zugänglich, der sie nachschlagen möchte und bereit ist, die Gebühr zu zahlen.

Wenn Ihre Organisation den ANBI-Status hat, verlangen die niederländischen Transparenzregeln, dass Sie die RSIN auf Ihrer Website veröffentlichen. Sie wird auch im öffentlichen ANBI-Register angezeigt, das von der Steuerbehörde gehostet wird.

Welche Risiken bestehen bei Missbrauch oder Falschmeldung Ihrer RSIN?

Wie jede offizielle Kennung muss auch Ihre RSIN genau und konsistent gemeldet werden, sonst kann sie Ihrem Unternehmen große Probleme bereiten. Folgendes riskieren Sie, wenn Sie Ihre RSIN missbrauchen oder falsch melden.

Falsche oder widersprüchliche Angaben

Ihre RSIN ist der Anker für alle Ihre Steuerkennungen, einschließlich Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihrer Lohnsteuerkonten. Eine Diskrepanz zwischen Ihrer RSIN und den bei der Steuerbehörde hinterlegten Daten kann zu verspäteten Einreichungen, abgelehnten Formularen oder unnötigen Compliance-Prüfungen führen.

Probleme beim Onboarding oder der Verifizierung durch Dritte

Wenn Ihre RSIN nicht mit Ihren KVK- oder Umsatzsteuerdaten in den Datenbanken der Behörden oder Compliance-Datenbanken übereinstimmt, kann es zu Verzögerungen bei der Eröffnung eines Geschäftskontos, der Einrichtung eines Stripe-Kontos oder der Nutzung anderer Finanzdienstleistungen kommen. Nicht übereinstimmende Identifikatoren sind ein Warnsignal in Know-Your-Customer- (KYC) und Anti-Geldwäsche-Prozessen (AML).

Regulatorische Probleme für Organisationen mit ANBI-Status

Die RSIN ist Teil der Offenlegungspflichten für gemeinnützige Organisationen mit ANBI-Status. Wenn eine dieser Organisationen ihre RSIN nicht wie vorgeschrieben veröffentlicht oder eine falsche RSIN veröffentlicht, kann dies zu Verstößen führen. Das wiederum gefährdet die steuerliche Abzugsfähigkeit der Spender/innen und den rechtlichen Status der Organisation.

Komplexität der Prüfung und rechtliche Risiken

Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer/innen verwenden RSINs, um Finanzberichte, Steuererklärungen und andere Offenlegungen miteinander zu vergleichen. Wenn die in diesen Dokumenten aufgeführte RSIN inkonsistent oder falsch ist, kann dies eine Prüfung erschweren und möglicherweise zu Feststellungen der Nichteinhaltung führen, selbst wenn die zugrunde liegenden Daten solide sind.