Cuando operas a nivel internacional, los números del impuesto al valor agregado (IVA) son una forma de demostrar que tu empresa lo hace de forma legal. Estos identificadores demuestran que estás cobrando los impuestos correctos, aplicando las exenciones adecuadas y protegiendo a la empresa si algo sale mal. Los Países Bajos, por ejemplo, permiten la autoliquidación del IVA para las transacciones transfronterizas si el cliente tiene un número de IVA. Sin embargo, a veces los números de IVA pueden ser incorrectos: pueden ser falsos, estar mal escritos o utilizarse indebidamente. Y si no detectas un error a tiempo, tu cumplimiento normativo podría estar en peligro.

A continuación, explicaremos cómo verificar un número de IVA (btw nummer controleren), qué puede salir mal si no lo haces y cómo incorporar la validación en tus operaciones de una manera flexible y lista para la auditoría.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un número de IVA y por qué lo necesitan las empresas?
  
• ¿Por qué es importante comprobar los números de IVA?
  
• ¿Cómo se comprueba un número de IVA holandés?
  
• ¿Cómo utilizas el sistema VIES de la UE para la validación del IVA?
  
• ¿Qué sucede si un número de IVA no es válido?
  
• ¿Con qué frecuencia las empresas deben verificar los números de IVA?
  
• ¿Qué herramientas pueden automatizar las comprobaciones del número de IVA?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing
  

¿Qué es un número de IVA y por qué lo necesitan las empresas?

Un número de IVA es un documento de identidad oficial que indica que tu empresa está registrada para recaudar el IVA. En la UE, es necesario disponer de un número de IVA si vendes bienes o servicios sujetos al IVA. También indica a tus clientes, socios y autoridades fiscales que estás oficialmente inscrito en el sistema del IVA y que cumples con la normativa.

Cada país de la UE formatea los números de IVA de manera diferente, pero todos siguen el mismo patrón básico: un código de país de dos letras, seguido de una cadena única de números (y, a veces, letras). En los Países Bajos, por ejemplo, el número de IVA, denominado btw-identificatienummer, tiene el siguiente formato: NL123456789B01. Eso es diferente del RSIN, que es como los sistemas gubernamentales vinculan tu negocio a través de las bases de datos, por lo que es importante mantener estos números en orden.

¿Por qué es importante este número? Si estás registrado a efectos del IVA, puedes cobrar el IVA sobre las ventas, recuperar el IVA de los gastos empresariales y aplicar un IVA del 0 % a las ventas B2B transfronterizas que cumplan los requisitos.

Sin un número de IVA, estás cobrando el IVA de forma ilegal, no cobrando el IVA que deberías, perdiendo deducciones o limitando tu capacidad para vender fuera de tu país. Es una parte fundamental para hacer negocios en la UE de forma legal y eficiente.

¿Por qué es importante comprobar los números de IVA?

Siempre que recopiles el número de IVA de un cliente, debes verificar que sea válido. Cada vez que apliques una tasa cero a una venta B2B en la UE, estás confiando en que el número de IVA del cliente esté activo y registrado para el comercio transfronterizo. Si no es así, tendrás que asumir las consecuencias.

Si trabajas con números de IVA no válidos, te enfrentas a riesgos importantes.

No puedes aplicar una tasa cero sin un número de IVA válido

Se requiere un número de IVA del cliente válido cuando se aplica el 0 % de IVA en las ventas transfronterizas de bienes dentro de la UE. Si no tienes un número válido, debes cobrar el IVA.

Si omites la verificación y el número no es válido, los auditores pueden reclasificar la venta y tú podrías ser responsable del impuesto no recaudado más los intereses o multas.

Te protege de errores y fraudes

Los errores tipográficos ocurren. Los dígitos traspuestos o un código de país incorrecto pueden hacer que un número de IVA válido parezca inválido, pero una rápida comprobación permite detectarlo a tiempo. Además, existen números de IVA falsos. Los estafadores a veces proporcionan identificaciones falsas para evitar que se les cobre el IVA. Si no lo verificas, corres el riesgo de formar parte de una cadena que las autoridades fiscales decidan auditar.

Necesitas pruebas de diligencia debida.

Es probable que los auditores te pregunten cómo sabías que tu cliente estaba registrado a efectos del IVA. Una captura de pantalla o un registro de tu verificación es prueba de que hiciste lo correcto.

Mantiene tu facturación y tus informes en orden

Si un número de IVA no es válido, es posible que la factura no se considere una factura con IVA válida. Esto puede impedir que tu cliente reclame el IVA y complicar tus registros.

¿Cómo se comprueba un número de IVA holandés?

Cada país de la UE formatea los números de IVA de manera diferente. Los números de IVA holandeses siguen un formato específico, por lo que verificarlos requiere precisión, especialmente en el caso de los empresarios individuales.

Pasos para verificar un número de IVA holandés

1. Obtén el número de identificación de IVA completo de tu cliente.
   En los Países Bajos, el número de identificación del IVA (btw-id) comienza con NL, seguido de nueve dígitos, luego una B y dos dígitos de control.

2. No lo confundas con su RSIN
   Las entidades legales también obtienen un segundo número: el RSIN. Este se utiliza solo para presentaciones, no para facturas ni para ventas transfronterizas. El RSIN es similar, pero está vinculado al número de identificación personal (BSN) de una empresa. Ese número no se validará en el sistema de la UE, por lo que siempre debes utilizar el número de identificación fiscal para las comprobaciones del IVA.

3. Utiliza la herramienta de validación del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES) de la UE.
   Ve al sitio web del VIES y selecciona Países Bajos (NL) en el menú desplegable. A continuación, introduce el resto del número de IVA tal y como aparece, junto con tu número de IVA. Por último, envía el formulario y espera a recibir el resultado de la validación en tiempo real.

4. Comprueba el resultado
   Si el número de IVA es válido, aparecerá una confirmación de que el número está activo, a menudo con el nombre y la dirección de la empresa registrada. Si no es válido, comprueba primero que no haya errores tipográficos y confirma que tienes el número correcto (btw-id, no RSIN). Si es necesario, ponte en contacto con el cliente.

Guarda una captura de pantalla o un registro con fecha y hora de la validación, especialmente si aplicas el IVA con inversión del sujeto pasivo.

¿Cómo se utiliza el sistema VIES de la UE para la validación del IVA?

El VIES de la UE es la forma oficial de comprobar si una empresa está registrada a efectos del IVA para las transacciones transfronterizas en la UE. La herramienta de búsqueda consulta el registro del IVA de cada país en tiempo real.

Con VIES, puedes confirmar si un número de IVA es válido y está activo. Puedes cotejar el número de IVA con una empresa registrada, y algunos países incluyen un nombre y una dirección asociados. Además, puedes generar registros a prueba de auditorías de tu actividad de validación.

Para usar VIES:

1. Ve al sitio de VIES.

2. Selecciona el país e introduce el número de IVA, incluido el prefijo de dos letras (p. ej., DE, NL, FR).

3. Envía la consulta. El VIES obtiene los datos de la autoridad fiscal de ese país al instante.

Si el resultado es válido, aparecerá un mensaje de confirmación, a menudo con el nombre y la ubicación de la empresa. Si no es válido, podría deberse a un error tipográfico, a un número desactivado o a que la empresa no ha sido activada para el comercio en toda la UE. Vuelve a verificar con el cliente o consulta a la autoridad nacional si es necesario.

Guarda el resultado de la validación en formato PDF o haz una captura de pantalla. Si más adelante surgen dudas, esto servirá como prueba de que hiciste tu trabajo con la diligencia debida

¿Qué sucede si un número de IVA no es válido?

Un número de IVA no válido puede dar lugar a riesgos fiscales, problemas con las facturas y riesgos de auditoría. Lo que suceda a continuación dependerá del momento en que se detecte.

Si lo detectas antes de la venta

Simplemente cobra el IVA sobre los productos como si se tratara de una venta nacional (no puedes aplicar el tipo cero). A continuación, pide al cliente que confirme o actualice su número de IVA. Evita problemas de cumplimiento normativo aplicando el tipo cero solo después de comprobar el número.

Si te enteras después de la venta

Es posible que tengas que devolver el IVA aunque el cliente haya declarado estar registrado a efectos del IVA. Otras situaciones posibles son la emisión de una factura no válida, lo que significa que tu cliente podría exigir una nota de crédito o una nueva emisión. También podrían aplicarse sanciones o intereses, dependiendo de la normativa local y de cómo se haya gestionado el error.

Las autoridades fiscales se toman esto muy en serio, ya que disponer de un número de IVA válido es un requisito legal para aplicar el tipo impositivo del 0 % a las ventas de bienes dentro de la UE.

Si un número de IVA finalmente no se valida

Comprueba todo dos veces primero. Revisa el formato para asegurarte de que el número de IVA tiene el código del país, los dígitos correctos y no hay errores tipográficos. Confirma que también estás utilizando el número de identificación correcto, como el btw-id en los Países Bajos. Pide al cliente que lo verifique con su agencia fiscal o que proporcione un nuevo número.

¿Con qué frecuencia deben verificar las empresas los números de IVA?

Un número de IVA no es permanente. Puede desactivarse, revocarse o modificarse, y si eso ocurre y tú no lo sabes, eres tú quien queda expuesto.

Para evitarlo, los equipos inteligentes adoptan hábitos básicos con respecto a los números de IVA:

• Verifica siempre en el momento del onboarding: nunca apliques el IVA con inversión del sujeto pasivo a mercancías sin un número válido por adelantado.

• Reverificación periódica: crea un ciclo de verificación trimestral o mensual para los clientes B2B activos. Esto detecta cambios antes de que se conviertan en problemas.

• Reinicia las verificaciones cuando haya cambios: si un cliente cambia el nombre de su empresa, su dirección o su número de IVA (o si algo te parece raro), realiza una nueva verificación de inmediato.

• Automatiza siempre que sea posible: los sistemas pueden validar en tiempo real y marcar los números caducados o no válidos antes de emitir una factura.

Si te hacen una auditoría, tendrás que demostrar cuándo fue la última vez que lo comprobaste y que el número seguía siendo válido en el momento de la venta.

¿Qué herramientas pueden automatizar las comprobaciones del número de IVA?

Las comprobaciones manuales funcionan hasta que necesitas ampliarlas. Si gestionas un gran volumen de ventas en la UE o ventas recurrentes, la automatización ahorra tiempo y reduce el riesgo.

Hay varias opciones útiles:

• Integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API) VIES: la UE proporciona una API de validación en tiempo real. Puedes integrarla en tu sistema de facturación o de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para comprobar automáticamente los números de IVA en momentos clave, como el registro, la facturación o antes de la exención fiscal. VIES también tiene un sistema solicitudes por lotes que te permite presentar varios números de IVA para su validación simultánea.

• Plataformas contables o fiscales: muchas admiten la validación masiva del IVA y registran los resultados para las pistas de auditoría.

• Plataformas de pago con lógica fiscal: Stripe, por ejemplo, puede validar los formatos de los números de IVA durante el proceso de pago, aplicar el tratamiento de IVA adecuado y mantener un registro de la transacción, todo ello sin necesidad de realizar ningún esfuerzo manual.

• Herramientas de supervisión: comprueban los números de IVA almacenados según un calendario y te avisan si alguno deja de ser válido.

Configúralo una vez y todas las transacciones serán más inteligentes, rápidas y seguras por defecto.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de cuentas por cobrar, desde la creación de la factura hasta el cobro del pago. Ya sea que administres una facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápidamente y a optimizar sus operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales de manera fácil, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que te ayuda a mantener el control de tu flujo de caja.

• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápidamente con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos con tecnología de IA que te ayudan a recuperar más ingresos.

• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.

• Reduce la carga de trabajo de la oficina administrativa: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pagos de facturas alojada en Stripe.

• Integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP) popular, lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.

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