Quando você opera internacionalmente, os números de IVA (imposto sobre valor agregado) são uma das formas de sua empresa provar que está fazendo isso legalmente. Esses identificadores mostram que você cobra o imposto certo, aplica as isenções certas e protege a empresa se algo der errado. Os Países Baixos, por exemplo, permitem a cobrança reversa de IVA para transações internacionais se o cliente tiver um número de IVA. No entanto, às vezes, os números de IVA podem estar errados: podem ser falsificados, digitados incorretamente ou usados indevidamente. E se você não detectar um erro antecipadamente, sua conformidade pode estar em risco.

Abaixo, explicaremos como verificar um número de IVA (btw nummer controlleren), o que pode dar errado se não verificar e como integrar a validação às suas operações de forma flexível e pronta para auditoria.

O que este artigo aborda?

• O que é um número de IVA e por que as empresas precisam dele?
  
• Por que é importante verificar os números de IVA?
  
• Como você verifica um número de IVA holandês?
  
• Como usar o sistema VIES da UE para validação de IVA?
  
• O que acontece se um número de IVA for inválido?
  
• Com que frequência as empresas devem verificar os números de IVA?
  
• Quais ferramentas podem automatizar as verificações de número de IVA?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é um número de IVA e por que as empresas precisam dele?

Um número de IVA é uma identificação oficial que indica ao mundo que sua empresa está registrada para recolher o IVA. Um ID IVA é exigido na UE se você vende bens ou serviços sujeitos a IVA. Também sinaliza aos seus clientes, parceiros e autoridades fiscais que você está oficialmente no sistema de IVA e segue as regras.

Cada país da UE formata os números de IVA de forma diferente, mas seguem o mesmo padrão básico: um código de país de duas letras, seguido por uma série única de números (e às vezes letras). Nos Países Baixos, por exemplo, o ID do IVA, chamado btw-identificatienummer, parece assim: NL123456789B01. Isso é diferente do RSIN, que é como os sistemas governamentais vinculam suas empresas entre bancos de dados, por isso é importante manter esses números corretos.

Por que esse número é importante? Se você tem registro de IVA, pode cobrar IVA sobre as vendas, recuperar o IVA sobre as despesas da empresa e aplicar IVA de 0% sobre vendas B2B internacionais qualificadas.

Sem um número de IVA, você pode estar cobrando IVA de forma ilegal, deixando de cobrar IVA quando deveria, perdendo deduções ou limitando sua capacidade de vender de forma internacional. Esse número é uma parte essencial para fazer negócios na UE de forma legal e eficiente.

Por que é importante verificar os números de IVA?

Sempre que você recolhe o número de IVA de um cliente, verifique se ele é válido. Toda vez que você aplicar alíquota zero a uma venda B2B na UE, estará confiando que o número de IVA do cliente está ativo e registrado para comércio internacional. Caso contrário, você terá que lidar com as consequências.

Se você trabalhar com números de IVA inválidos, estará sujeito a riscos significativos.

Não é possível aplicar alíquota zero sem um número de IVA válido.

Um número de IVA do cliente válido é obrigatório para a aplicação de IVA de 0% nas vendas internacionais de mercadorias na UE. Se não tiver um número válido, você deve cobrar IVA.

Se você pular a verificação e o número for inválido, os auditores poderão reclassificar a venda e você poderá ser responsável pelo imposto não recolhido mais juros ou multas.

Ele protege você contra erros e fraudes

Os erros de digitação acontecem. Os dígitos invertidos ou o código de país errado podem fazer um número de IVA real parecer inválido, mas uma checagem rápida detecta isso cedo. Além disso, existem números de IVA falsos. Às vezes, os agentes fraudulentos dão IDs falsos para evitar a cobrança de IVA. Se você não verificar, corre o risco de fazer parte de uma cadeia que as autoridades fiscais decidem auditar.

Você precisa de comprovante de due diligence

Os auditores provavelmente perguntarão como você sabia que seu cliente estava registrado no IVA. Uma captura de tela ou o registro da verificação serve como comprovante de que você agiu corretamente.

Ele mantém seu faturamento e relatórios organizados

Se um número de IVA for inválido, a fatura pode não se qualificar como uma fatura de IVA válida, o que pode impedir seu cliente de recuperar o IVA e complicar seus registros.

Como verificar um número de IVA holandês?

Cada país da UE formata os números de IVA de forma diferente. Os números de IVA holandeses seguem um formato específico, por isso, verificá-los exige precisão, especialmente para empresários individuais.

Etapas para verificar um número de IVA holandês

1. Obtenha o ID do IVA completo do seu cliente
   Nos Países Baixos, o número de identificação do IVA (btw-id) começa com NL, seguido por nove dígitos, um B e dois dígitos de verificação.

2. Não confunda com o RSIN
   As pessoas jurídicas também recebem um segundo número: o RSIN. Ele é usado apenas para declarações, não para faturas ou vendas internacionais. O RSIN é semelhante, mas está vinculado ao identificador pessoal da empresa (BSN). Esse número não é validado no sistema no sistema da UE, portanto, use sempre o btw-id para verificações de IVA.

3. Utilizar a ferramenta de validação do Sistema de Troca de Informações de IVA (VIES) da UE
   Acesse o site do VIES e selecione Países Baixos (NL) no menu suspenso. Em seguida, insira o restante do número de IVA exatamente como informado, junto com o seu número de IVA. Por fim, envie o formulário e aguarde o resultado da validação da produção.

4. Verifique o resultado
   Se o número de IVA for válido, você verá uma confirmação de que o número está ativo, muitas vezes com o nome da empresa registrada e endereço. Se ele for inválido, primeiro verifique se há erros de digitação e confirme se você tem o número correto (btw-id, não RSIN). Se necessário, entre em contato com o cliente.

Salve uma captura de tela ou registro com carimbo de data e hora da validação, especialmente se você estiver aplicando a cobrança reversa do IVA.

Como você usa o sistema VIES da UE para a validação do IVA?

O VIES da UE é a forma oficial de verificar se uma empresa está registrada no IVA para transações internacionais na UE. A ferramenta de pesquisa consulta o registro de IVA de cada país em tempo real.

Com o VIES, você pode confirmar se um número de IVA é válido e está ativo. Você pode associar o número de IVA a uma empresa registrada, e alguns países incluem um nome e endereço associados. E você pode gerar registros de auditoria de sua atividade de validação.

Para usar o VIES:

1. Acesse o site do VIES.

2. Selecione o país e insira o número de IVA, incluindo o prefixo de duas letras (por exemplo, DE, NL, FR).

3. Envie a consulta. O VIES acessa dados da autoridade fiscal desse país instantaneamente.

Se o resultado for válido, você verá uma mensagem de confirmação, muitas vezes com o nome e localização de uma empresa. Se for inválido, isso pode significar um erro de digitação, um número desativado ou a empresa não foi ativada para o comércio em toda a UE. Verifique novamente com o cliente ou consulte a autoridade nacional, se necessário.

Salve o resultado da validação como um PDF ou registre uma captura de tela.Se surgirem perguntas posteriormente, esta é a comprovação de que você fez sua due diligence.

O que acontece se um número de IVA for inválido?

Um número de IVA inválido pode gerar exposição fiscal, problemas de faturamento e risco de auditoria.O que acontece a seguir depende de quando você detecta.

Se você detectar antes da venda

Basta cobrar o IVA sobre os produtos como se fosse uma venda doméstica (você não pode zerar). Em seguida, peça ao cliente para confirmar ou atualizar seu número de IVA. Evite problemas de conformidade aplicando alíquota zero depois que o número for verificado.

Se você descobrir depois da venda

Você pode acabar devendo IVA retroativo mesmo que o cliente tenha alegado estar registrado no IVA. Outros cenários incluem a emissão de uma fatura inválida, o que significa que seu cliente pode exigir uma nota de crédito ou reemissão. Como alternativa, podem ser aplicadas multas ou juros, dependendo das regras locais e de como o erro foi tratado.

As autoridades fiscais levam isso a sério porque ter um ID de IVA válido é uma condição legal para aplicar a alíquota de 0% às vendas intracomunitárias de mercadorias dentro da UE.

Se um número de IVA não for validado ao final

Verifique tudo primeiro. Verifique se o número de IVA tem o código de país, os dígitos corretos e não há erros de digitação. Confirme se você também está usando o ID correto, como o btw-id nos Países Baixos. Peça ao cliente para confirmar com o órgão tributário ou fornecer um novo número.

Com que frequência as empresas devem verificar os números de IVA?

O número de IVA não é permanente. Ele pode ser desativado, revogado ou alterado, e se isso acontecer e você não souber, é você quem está exposto.

Para se proteger contra isso, equipes bem preparadas adotam práticas básicas em relação aos números de IVA:

• Sempre verifique no onboarding: nunca aplique IVA com mecanismo de cobrança reversa sobre mercadorias sem um número válido desde o início.

• Revise regularmente: crie um ciclo de verificação trimestral ou mensal para clientes B2B ativos. Isso detecta mudanças antes que se tornem passivos.

• Acione novas verificações em caso de alteração: se um cliente alterar o nome da empresa, endereço ou o ID IVA (ou se algo parecer incorreto), faça uma nova verificação imediatamente.

• Automatize sempre que possível: os sistemas podem validar em tempo real e sinalizar números vencidos ou inválidos antes que você emita uma fatura.

Se você estiver sendo auditado, precisará mostrar quando fez a última verificação e se o número ainda era válido no momento da venda.

Quais ferramentas podem automatizar as verificações de número de IVA?

As verificações manuais funcionam até que você precise crescer. Se você lida com grandes volumes ou vendas recorrentes na UE, a automação economiza tempo e reduz o risco.

Há várias opções úteis:

• Integração com a API (interface de programação de aplicações) do VIES: a UE oferece uma API de validação em tempo real. Você pode incorporá-la ao seu sistema de faturamento ou gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para verificar automaticamente os números de IVA em pontos-chave, como cadastro, faturamento ou antes de aplicar alíquota zero. O VIES também tem um sistema de solicitação em lote que permite enviar vários números de IVA para validação simultânea.

• Plataformas contábeis ou fiscais: muitas aceitam a validação em massa do IVA e registram os resultados para fins de auditoria.

• Plataformas de pagamento com lógica tributária: a Stripe, por exemplo, pode validar os formatos de número de IVA durante o Checkout, aplicar o tratamento de IVA correto e manter um registro da transação, tudo isso sem esforço manual.

• Ferramentas de monitoramento: elas verificam números de IVA armazenados em um cronograma e o alertam se um se tornar inválido.

Configure-o uma vez, e a cada transação ele se torna mais inteligente, mais rápido e mais seguro, por padrão.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças recorrentes ou pontuais, a Stripe ajuda empresas a receber pagamentos mais rapidamente e a otimizar operações:

• Automatize contas a receber: crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de programação. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando no controle do fluxo de caixa.

• Acelere o fluxo de caixa: reduza o prazo médio de recebimento (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com opções integradas, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança baseadas em IA que ajudam a recuperar mais receita.

• Melhore a experiência do cliente: ofereça uma experiência moderna de pagamento com suporte a mais de 25 idiomas, 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas podem ser acessadas e pagas facilmente por meio de um portal de autoatendimento do cliente.

• Reduza o trabalho administrativo: gere faturas em poucos minutos e diminua o tempo gasto com cobranças usando lembretes automáticos e uma página de pagamento de fatura hospedada pela Stripe.

• Integre com seus sistemas existentes: o Stripe Invoicing se integra a softwares populares de contabilidade e ERP, mantendo as informações sincronizadas e reduzindo entradas manuais.

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