Lorsque vous opérez à l’international, les numéros de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) constituent un moyen pour votre entreprise de prouver qu’elle agit légalement. Ces identifiants montrent que vous facturez la bonne taxe, appliquez les exonérations appropriées et protégez l’entreprise en cas de problème. Les Pays-Bas, par exemple, autorisent l’autoliquidation de la TVA pour les transactions transfrontalières si le client possède un numéro de TVA. Cependant, les numéros de TVA peuvent parfois être incorrects : ils peuvent être falsifiés, mal saisis ou mal utilisés. Si vous ne détectez pas l’erreur rapidement, votre conformité peut être compromise.

Ci-dessous, nous expliquons comment vérifier un numéro de TVA (btw nummer controleren), ce qui peut mal se passer si vous ne le faites pas, et comment intégrer la validation dans vos opérations de manière flexible et prête pour un audit.

Sommaire

• Qu’est-ce qu’un numéro de TVA, et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?
  
• Pourquoi est-il important de vérifier les numéros de TVA ?
  
• Comment vérifier un numéro de TVA néerlandais ?
  
• Comment utiliser le système VIES de l’UE pour la validation de la TVA ?
  
• Que se passe-t-il si un numéro de TVA n'est pas valide ?
  
• À quelle fréquence les entreprises doivent-elles vérifier les numéros de TVA ?
  
• Quels outils peuvent automatiser les contrôles de numéros de TVA ?
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un numéro de TVA, et pourquoi les entreprises en ont-elles besoin ?

Un numéro de TVA est une pièce d'identité officielle délivrée par le gouvernement qui indique que votre entreprise est enregistrée pour collecter la TVA. Un identifiant TVA (VAT ID) est obligatoire dans l’UE si vous vendez des biens ou services soumis à la TVA. Il informe également vos clients, partenaires et autorités fiscales que vous faites officiellement partie du système TVA et que vous respectez les règles.

Chaque pays de l’UE a son propre format de numéro de TVA, mais tous suivent le même schéma de base : un code pays à deux lettres, suivi d’une série unique de chiffres (et parfois de lettres). Aux Pays-Bas, par exemple, l’identifiant TVA, appelé btw-identificatienummer, se présente ainsi : NL123456789B01. Cela diffère du RSIN, utilisé par les systèmes gouvernementaux pour relier votre entreprise dans différentes bases de données, il est donc important de ne pas confondre ces numéros.

Pourquoi ce numéro est-il important ? Si vous êtes immatriculé à la TVA, vous pouvez débiter la TVA sur les ventes, récupérer la TVA sur les dépenses d’entreprise et appliquer la TVA 0 % sur les ventes B2B transfrontalières admissibles.

Sans numéro de TVA, vous risquez soit de facturer illégalement la TVA, soit de ne pas la facturer alors que vous y êtes tenu, soit de passer à côté de déductions fiscales, soit de limiter votre capacité à vendre à l’international. Il s’agit d’un élément clé pour exercer légalement et efficacement une activité dans l’UE.

Pourquoi est-il important de vérifier les numéros de TVA ?

Chaque fois que vous collectez le numéro de TVA d’un client, vous devez en vérifier la validité. À chaque fois que vous appliquez le taux zéro à une vente B2B dans l’UE, vous vous fondez sur le fait que le numéro de TVA du client est actif et enregistré pour le commerce transfrontalier. Dans le cas contraire, vous devrez en assumer les conséquences.

Si vous travaillez avec des numéros de TVA non valides, vous courez des risques importants.

Vous ne pouvez pas appliquer le taux zéro sans numéro de TVA valide

Un numéro de TVA client valide est requis pour appliquer une TVA à 0 % sur les ventes transfrontalières de biens au sein de l’UE. À défaut, vous devez facturer la TVA.

Si vous ne procédez pas à la vérification et que le numéro est invalide, les autorités de contrôle peuvent requalifier la vente et vous rendre redevable de la taxe non perçue, majorée d’intérêts ou de pénalités.

Il vous protège des erreurs et fraudes

Les fautes de frappe se produisent. Des chiffres inversés ou un mauvais code pays peuvent faire paraître invalide un numéro de TVA réel, mais une vérification rapide permet de détecter ces erreurs tôt. De plus, il existe de faux numéros de TVA. Des acteurs frauduleux fournissent parfois de fausses identifications pour éviter la TVA. Si vous ne vérifiez pas, vous risquez de vous retrouver impliqué dans une chaîne que les autorités fiscales décideront de contrôler.

Vous avez besoin d’un justificatif de devoir de vigilance

Les auditeurs vous demanderont probablement comment vous avez vérifié que votre client était bien enregistré à la TVA. Une capture d’écran ou un journal de votre vérification constitue une preuve que vous avez agi correctement.

Cela permet de maintenir votre Invoicing et vos rapports propres

Si un numéro de TVA n’est pas valide, la facture peut ne pas être considérée comme une facture TVA valide. Cela peut empêcher votre client de récupérer la TVA et compliquer vos registres.

Comment vérifier un numéro de TVA néerlandais ?

Chaque pays de l’UE a son propre format de numéro de TVA. Les numéros de TVA néerlandais suivent un format spécifique, ce qui rend leur vérification particulièrement précise, surtout pour les travailleurs indépendants.

Étapes à suivre pour vérifier un numéro de TVA néerlandais

1. Obtenez le numéro de TVA complet de votre client
   Aux Pays-Bas, le numéro d'identification TVA (btw-id) commence par NL, suivi de neuf chiffres, puis d'un B et de deux chiffres de contrôle.

2. Ne le confondez pas avec son RSIN
   Les personnes morales reçoivent également un second numéro : le RSIN. Il est utilisé uniquement pour les déclarations, et non pour les factures ou les ventes transfrontalières. Le RSIN ressemble au numéro de TVA mais est lié à l’ID personnel de l’entreprise (BSN). Ce numéro ne sera pas reconnu par le système européen, il faut donc toujours utiliser le btw-id pour les vérifications de TVA.

3. Utilisez l’outil de validation du système d’échange d’informations TVA (VIES) de l’UE
   Rendez-vous sur le site de VIES et sélectionnez Pays-Bas (NL) dans le menu déroulant. Ensuite, saisissez le reste du numéro de TVA exactement comme indiqué, ainsi que votre numéro de TVA. Enfin, soumettez le formulaire et attendez un résultat de validation en mode production.

4. Vérifiez le résultat
   Si le numéro de TVA est valide, vous verrez une confirmation indiquant que le numéro est actif, souvent accompagnée du nom et de l’adresse de l’entreprise enregistrée. S’il est invalide, vérifiez d’abord les fautes de saisie et assurez-vous d’utiliser le bon numéro (btw-id, pas le RSIN). Contactez ensuite le client si nécessaire.

Enregistrez une capture d’écran ou un horodatage de la validation, surtout si vous appliquez l’autoliquidation de la TVA.

Comment utiliser le système VIES de l’UE pour la validation de la TVA ?

Le système VIES de l’UE est le moyen officiel de vérifier si une entreprise est immatriculée à la TVA pour les transactions transfrontalières au sein de l’Union européenne. L’outil de consultation interroge en temps réel les registres de TVA de chaque pays.

Avec VIES, vous pouvez vérifier si un numéro de TVA est valide et actif. Vous pouvez faire correspondre ce numéro à une entreprise enregistrée, et certains pays fournissent également le nom et l’adresse associés. Vous pouvez enfin générer des preuves de vérification exploitables en cas d’audit.

Pour utiliser VIES :

1. Allez sur le site VIES.

2. Sélectionnez le pays et saisissez le numéro de TVA, y compris le préfixe à deux lettres (par exemple, DE, NL, FR).

3. Envoyez la requête. VIES récupère instantanément les données auprès de l'autorité fiscale de ce pays.

Si le résultat est valide, vous verrez un message de confirmation, souvent accompagné du nom et de la localisation de l’entreprise. S’il est invalide, cela peut indiquer une erreur de saisie, un numéro désactivé ou une entreprise non activée pour le commerce au sein de l’UE. Le cas échéant, vérifiez à nouveau avec le client ou consultez l’autorité nationale compétente.

Conservez le résultat de la vérification sous forme de PDF ou faites une capture d’écran. En cas de question ultérieure, cela prouvera que vous avez effectué votre devoir de vigilance.

Que se passe-t-il si un numéro de TVA n’est pas valide ?

Un numéro de TVA invalide peut entraîner des risques fiscaux, des problèmes de facturation et des risques de contrôle. La suite dépend du moment où vous détectez l’erreur.

Si vous détectez l’erreur avant la vente

Facturez simplement la TVA sur les biens comme pour une vente nationale (vous ne pouvez pas appliquer le taux zéro). Ensuite, demandez au client de confirmer ou de mettre à jour son numéro de TVA. Évitez les problèmes de conformité en n’appliquant le taux zéro qu’une fois le numéro vérifié.

Si vous détectez l’erreur après la vente

Vous pourriez devoir reverser la TVA même si le client affirme être enregistré à la TVA. D’autres situations possibles incluent l’émission d’une facture invalide, ce qui pourrait amener votre client à demander un avoir ou une réémission. Selon les règles locales et la manière dont l’erreur a été gérée, des pénalités ou des intérêts peuvent également s’appliquer.

Les autorités fiscales prennent cela très au sérieux, car disposer d’un numéro de TVA valide est une condition légale pour appliquer le taux de 0 % sur les ventes intracommunautaires de biens.

Si un numéro de TVA ne se valide finalement pas

Vérifiez d’abord tous les éléments. Contrôlez la mise en forme pour vous assurer que le numéro de TVA comporte le code pays, le bon nombre de chiffres et qu’il n’y a pas de faute de saisie. Assurez-vous également d’utiliser le bon identifiant, comme le btw-id aux Pays-Bas. Demandez au client de vérifier auprès de son administration fiscale ou de fournir un nouveau numéro.

À quelle fréquence les entreprises doivent-elles vérifier les numéros de TVA ?

Un numéro de TVA n’est pas permanent. Il peut être désactivé, révoqué ou modifié, et si cela se produit et que vous ne le savez pas, c’est vous qui êtes exposé.

Afin d’éviter ce type de problème, les équipes les plus rigoureuses mettent en place des réflexes simples autour des numéros de TVA :

• Vérifier toujours lors de l'inscription des utilisateurs : n'appliquez jamais à l'avance l’autoliquidation de la TVA sur les marchandises sans numéro valide.

• Revérifier régulièrement : mettez en place un cycle de vérification mensuel ou trimestriel pour les clients B2B actifs. Cela permet de détecter les changements avant qu’ils ne deviennent des sources de risque.

• Déclencher de nouvelles vérifications en cas de changement : si un client change de nom de l'entreprise, d'adresse ou de numéro de TVA (ou si quelque chose semble inhabituel), effectuez immédiatement une nouvelle vérification.

• Automatiser lorsque cela est possible : les systèmes peuvent valider en temps réel et signaler les numéros expirés ou non valides avant que vous n'émettiez une facture.

Si vous faites l'objet d'un audit, vous devrez indiquer lors de votre dernière vérification que le numéro était toujours valide au moment de la vente.

Quels outils peuvent automatiser les contrôles de numéros de TVA ?

Les vérifications manuelles fonctionnent tant que vous n’avez pas besoin de les développer. Si vous traitez un volume élevé ou des ventes récurrentes dans l’UE, l’automatisation permet de gagner du temps et de réduire les risques.

Il existe plusieurs options utiles :

• Intégration de l’API VIES : L’UE fournit une API de validation en temps réel. Vous pouvez l’intégrer à votre système de facturation ou de gestion de la relation client (CRM) pour vérifier automatiquement les numéros de TVA à des moments clés, comme lors de l’inscription, de la facturation ou avant l’application du taux zéro. VIES propose également un système de requêtes groupées permettant de soumettre plusieurs numéros de TVA à valider simultanément.

• Plateformes comptables ou fiscales : de nombreux services de support permettent la validation en masse des numéros de TVA et conservent un historique des résultats pour la traçabilité en cas d’audit.

• Plateformes de paiement avec gestion fiscale : Stripe, par exemple, peut vérifier le format des numéros de TVA lors du paiement, appliquer le traitement fiscal approprié et conserver un enregistrement de la transaction, le tout sans intervention manuelle.

• Outils de surveillance : ils vérifient régulièrement les numéros de TVA enregistrés et vous alertent si l’un d’entre eux devient invalide.

Configurez-le une seule fois, et chaque transaction devient par défaut plus intelligente, plus rapide et plus sûre.

Comment Stripe Invoicing peut vous accompagner

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients (AR), de la création de la facture à l’encaissement du paiement. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à se faire payer plus rapidement et à rationaliser leurs opérations :

• Automatiser la gestion des créances : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans aucun codage. Stripe suit automatiquement l’état des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à maîtriser votre flux de trésorerie.

• Accélérer les flux de trésorerie : réduisez le délai moyen de paiement (DSO) et faites-vous payer plus rapidement grâce à des paiements mondiaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance s’appuyant sur l’IA qui vous aident à récupérer plus de revenus.

• Améliorer l’expérience client : offrez une expérience de paiement moderne, disponible en plus de 25 langues, 135 devises et plus de 100 moyens de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à régler via un portail client en libre-service.

• Réduire la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré aux relances grâce aux rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe, avec paiement intégré.

• Intégrer les systèmes existants : Stripe Invoicing s’intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources d’entreprise (ERP) les plus courants, vous aidant à maintenir la synchronisation des systèmes et à réduire la saisie manuelle des données.

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