Wenn Sie grenzüberschreitend tätig sind, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, nachzuweisen, dass es rechtmäßig handelt. Die Nummer zeigt, dass Sie die richtige Steuer berechnen, die richtigen Ausnahmen anwenden und das Unternehmen schützen, falls etwas schiefgeht. Die Niederlande zum Beispiel erlauben das Reverse-Charge-Verfahren für grenzüberschreitende Transaktionen, wenn der Kunde bzw. die Kundin eine USt-IdNr. hat. Manchmal können USt-IDs aber auch falsch sein, etwa, wenn sie gefälscht, falsch eingegeben oder vertauscht werden. Und wenn Sie Fehler nicht frühzeitig erkennen, kann das Ihre Compliance gefährden.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie eine USt-IdNr. überprüfen können, was passieren kann, wenn Sie keine Validierung vornehmen, und wie Sie sie flexibel und prüfungssicher in Ihre Abläufe integrieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine USt-IdNr. und wozu brauchen Unternehmen sie?
  
• Warum ist es ratsam, die USt-IdNr. zu überprüfen?
  
• Wie überprüft man eine niederländische USt-IdNr.?
  
• Wie funktioniert das MIAS-System der EU zur Validierung von USt-IDs?
  
• Was passiert bei einer ungültigen USt-IdNr.?
  
• Wie oft sollten Unternehmen USt-IDs überprüfen?
  
• Welche Tools können die Überprüfung der USt-IdNr. automatisieren?
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine USt-IdNr. und wozu brauchen Unternehmen sie?

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine behördlich ausgestellter Nummer, die international belegt, dass Ihr Unternehmen USt. einziehen darf. In der EU ist eine USt-IdNr. erforderlich, wenn Sie EU-weit umsatzsteuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Sie bestätigt außerdem gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnern und -partnerinnen wie auch den Steuerbehörden, dass Sie offiziell im Umsatzsteuersystem gelistet sind und die entsprechenden Regeln befolgen.

Jedes EU-Land formatiert USt-IDs anders, aber alle folgen dem gleichen Grundmuster: einem zweistelligen Ländercode folgt eine eindeutige Zahlen- oder Zeichenfolge. In den Niederlanden beispielsweise sieht die USt-IdNr., die in der Landessprache „btw-identificatienummer“ heißt, wie folgt aus: NL123456789B01. Sie unterscheidet sich von der RSIN, anhand derer Ihr Unternehmens in allen behördlichen Datenbanken gefunden wird. Die beiden Nummern sollten daher niemals vertauscht werden.

Warum ist die Nummer wichtig? Wenn Sie umsatzsteuerlich registriert sind, können Sie auf Verkäufe Umsatzsteuer erheben, Umsatzsteuer, die Sie auf Unternehmensausgaben gezahlt haben, zurückfordern und auf bestimmte grenzüberschreitende B2B-Verkäufe 0 % Umsatzsteuer erheben.

Ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erheben Sie entweder rechtswidrig Umsatzsteuer, erheben keine Umsatzsteuer, die Sie eigentlich erheben müssten, lassen sich steuerliche Vorteile entgehen oder beschränken Ihre Möglichkeiten, grenzüberschreitend zu verkaufen. Die Nummer ist, anders gesagt, ein zentraler Baustein legalen und effizienten Wirtschaftens in der EU.

Warum ist es ratsam, die USt-IdNr. zu überprüfen?

Wann immer Sie die USt-IdNr. eines Kunden abfragen, müssen Sie überprüfen, ob sie gültig ist. Bei umsatzsteuerfreien B2B-Verkäufen innerhalb der EU verlassen Sie sich darauf, dass die USt-IdNr. des Kunden aktiv und für den grenzüberschreitenden Handel registriert ist. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen.

Mit einer ungültigen USt-IdNr. zu arbeiten, ist mit erheblichen Risiken verbunden.

Ohne eine gültige USt-IdNr. sind umsatzsteuerfreie Verkäufe verboten

Wenn Sie 0 % USt. auf grenzüberschreitende Verkäufe von Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU erheben, ist dafür immer die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kundenunternehmens erforderlich. Wenn Sie keine gültige USt-IdNr. haben, müssen Sie Umsatzsteuer berechnen.

Wenn Sie die Nummer nicht verifizieren und sie ungültig ist, können Steuerprüfer den Verkauf neu einstufen und Sie tragen im Zweifel die nicht eingezogenen Steuern wie auch Zinsen oder Strafzahlungen.

Die Validierung schützt Sie vor Fehlern und Betrug

Tippfehler passieren. Zahlendreher oder der falsche Ländercode können eine echte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ungültig machen. Durch eine schnelle Überprüfung fällt das früh auf. Außerdem gibt es gefälschte USt-IDs. Betrügerische Akteur/innen geben mitunter gefälschte USt-IDs an, um zu vermeiden, dass ihnen Umsatzsteuer berechnet wird. Ohne Verifizierung riskieren Sie daher, Teil einer Kette von Unternehmen zu werden, die einer steuerlichen Prüfung unterzogen werden.

Sie benötigen einen Nachweis Ihrer Sorgfaltspflicht

Steuerprüfer werden Sie wahrscheinlich fragen, woher Sie wussten, dass Ihr Kunde entsprechend umsatzsteuerlich registriert war. Ein Screenshot oder Protokoll Ihrer Validierung beweist, dass Sie alles richtig gemacht haben.

Rechnungsstellung und Berichte bleiben sauber

Ist eine USt-IdNr. ungültig, gilt die Rechnung möglicherweise nicht als umsatzsteuerlich gültige Rechnung. Dies kann Ihren Kunden daran hindern, seine USt. zurückzuerhalten, und Ihre Berichterstattung erschweren.

Wie überprüft man eine niederländische USt-IdNr.?

USt-Nummern werden in jedem EU-Land anders formatiert. Niederländische USt-Nummern unterliegen einem bestimmten Format. Daher ist eine genaue Prüfung erforderlich, insbesondere bei Einzelunternehmer/innen.

Schritte zur Verifizierung einer niederländischen USt-IdNr.

1. Erhalten Sie die vollständige USt-IdNr. von Ihrem Kunden bzw. Ihrer Kundin
   In den Niederlanden beginnt die USt-IdNr. (btw-id) mit NL, gefolgt von neun Ziffern, einem B und zwei Prüfziffern.

2. Verwechseln Sie sie nicht mit der RSIN
   Juristische Personen erhalten in den Niederlanden noch eine zweite Nummer, die RSIN. Diese wird nur für Steuererklärungen, nicht für Rechnungen oder grenzüberschreitende Verkäufe verwendet. Die RSIN sieht ähnlich aus, ist aber an die persönliche ID (BSN) eines Unternehmens gebunden. Diese Nummer taucht im Validierungssystem nicht auf. Verwenden Sie zur Validierung der USt-IdNr. also immer die btw-id.

3. Prüfen Sie die USt-IdNr. im Validierungstool der EU, dem Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS)
   Rufen Sie die MIAS-Website auf und wählen Sie im Dropdown-Menü Niederlande (NL) aus. Geben Sie als Nächstes den Rest der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer genau wie angegeben ein, außerdem Ihre eigene USt-IdNr. Reichen Sie das Formular anschließend ein und warten Sie auf das Ergebnis der Live-Validierung.

4. Prüfen Sie das Ergebnis
   Wenn die USt-IdNr. gültig ist, sehen Sie eine Bestätigung, dass die Nummer aktiv ist. Oft stehen auch der registrierte Unternehmensname und die Geschäftsadresse dabei. Wenn die Nummer ungültig ist, überprüfen Sie sie zuerst auf Tippfehler und stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Nummer haben (btw-id, nicht RSIN). Wenn alles stimmt, sollten Sie sich an Ihren Kunden bzw. Ihre Kunden wenden.

Speichern Sie einen Screenshot oder einen Bestätigung der Validierung mit Zeitstempel, insbesondere wenn Sie das Reverse-Charge-Verfahren anwenden.

Wie funktioniert das MIAS-System der EU zur Validierung von USt-IDs?

Das MIAS der EU ist die offizielle Möglichkeit, zu überprüfen, ob ein Unternehmen für grenzüberschreitende Transaktionen in der EU umsatzsteuerlich registriert ist. Das Suchtool durchsucht bei Anfragen das Umsatzsteuerregister jedes Landes.

Über MIAS können Sie überprüfen, ob eine USt-IdNr. gültig und aktiv ist. Sie können abgleichen, dass eine USt-IdNr. zu einem registrierten Unternehmen gehört, und einige Länder geben darüber hinaus den Namen und die Adresse des entsprechenden Unternehmens an. Außerdem können Sie prüfungssicher dokumentieren, dass Sie eine USt-IdNr. validiert haben.

So verwenden Sie MIAS:

1. Öffnen Sie die MIAS-Website.

2. Wählen Sie das Land aus und geben Sie die USt-IdNr. ein, einschließlich des aus zwei Buchstaben bestehenden Präfixes (z. B. DE, NL, FR).

3. Schicken Sie Ihre Abfrage ab. MIAS durchsucht daraufhin sofort die Daten der Steuerbehörde des entsprechenden Landes.

Wenn das Ergebnis gültig ist, sehen Sie eine Bestätigungsmeldung, oft mit dem Namen und der Adresse des Unternehmens. Wenn Sie kein gültiges Ergebnis erhalten, könnte es an einem Tippfehler liegen. Die Nummer könnte aber auch deaktiviert worden sein oder das Unternehmen wurde noch nicht für den EU-weiten Handel aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an das betreffende Unternehmen oder bei Bedarf an die entsprechende Behörde.

Speichern Sie das Validierungsergebnis als PDF oder machen Sie einen Screenshot. Wenn später Fragen auftreten, haben Sie damit den Beweis, dass Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nachgekommen sind.

Was passiert bei einer ungültigen USt-IdNr.?

Eine ungültige USt-IdNr. kann zu Problemen mit Steuern, Rechnungen und dem Finanzamt führen. Was alles passiert, hängt davon ab, wie schnell Sie das Problem erkennen und beheben.

Vor dem Verkauf erkannt

Erheben Sie ganz einfach Umsatzsteuer auf die Waren bzw. Dienstleistungen, ganz so, als handelte es sich um einen Inlandsverkauf. Sie können diesen Verkauf nicht zum umsatzsteuerlichen Nulltarif durchführen. Bitten Sie als Nächstes den Kunden bzw. die Kundin, Ihnen seine bzw. ihre korrekte oder aktualisierte USt-IdNr. mitzuteilen. Indem Sie den Nulltarif immer erst nach der Verifizierung einer gültigen USt-IdNr. anwenden, vermeiden Sie Compliance-Probleme.

Nach dem Verkauf erkannt

In diesem Fall müssen Sie die Umsatzsteuer möglicherweise im Nachgang einfordern, auch wenn der Kunde angibt, umsatzsteuerlich registriert zu sein. Andere Szenarien sind, dass Sie eine ungültige Rechnung ausstellen und Ihr Kunde eine Stornorechnung oder eine Neuausstellung der Rechnung verlangt. Es können auch Strafzahlungen oder Zinsen anfallen, je nach lokalen Vorschriften und der Art und Weise, wie Sie mit dem Fehler umgegangen sind.

Steuerbehörden nehmen das Thema sehr ernst, da eine gültige USt-IdNr. eine rechtliche Voraussetzung dafür ist, auf EU-weite Verkäufe den Steuersatz von 0 % anzuwenden.

USt-IdNr. kann nicht validiert werden

Überprüfen Sie zunächst alles noch einmal. Prüfen Sie die Formatierung darauf, dass die USt-IdNr. den Ländercode, die korrekten Ziffern und keine Tippfehler enthält. Vergewissern Sie sich, dass Sie auch die richtige Nummer verwenden, z. B. etwa die btw-id in den Niederlanden. Bitten Sie den Kunden, sich beim Finanzamt rückzuversichern oder Ihnen eine neue Nummer mitzuteilen.

Wie oft sollten Unternehmen USt-IDs überprüfen?

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern sind nicht in Stein gemeißelt. Sie können deaktiviert, widerrufen oder geändert werden. Wenn das ohne Ihr Wissen geschieht, kann das im Zweifel zum Problem für Sie werden.

Um sich vor solchen Szenarien zu schützen, gibt es in cleveren Teams einige grundsätzliche Routinen in Bezug auf USt-IDs:

• USt-IdNr. immer beim Onboarding verifizieren: Wenden Sie das Reverse-Charge-Verfahren niemals auf Waren ohne gültige USt-IdNr. an.

• USt-IdNr. regelmäßig überprüfen: Führen Sie einen vierteljährlichen oder monatlichen Verifizierungszyklus für aktive B2B-Kunden ein. Dadurch werden Änderungen erfasst, bevor sie zum Problem werden.

• Bei Stammdatenänderungen USt-IdNr.-Prüfung auslösen: Führen Sie umgehend eine erneute Prüfung durch, wenn ein Unternehmenskunde seinen Unternehmensnamen, seine Adresse oder seine Steuernummer ändert (oder Ihnen sonst etwas ungewöhnlich vorkommt).

• Möglichst automatisieren: Automatisierte Systeme können abgelaufene oder ungültige Nummern sofort erkennen und Sie darauf hinweisen, bevor Sie die entsprechende Rechnung ausstellen.

Bei einer Steuerprüfung müssen Sie nachweisen, wann Sie die USt-IdNr. zuletzt geprüft haben und dass sie zum Zeitpunkt dieses Verkaufs noch gültig war.

Welche Tools können die Überprüfung der USt-IdNr. automatisieren?

Manuelle Prüfungen funktionieren so lange, bis Sie sie skalieren müssen. Wenn Sie viele oder wiederkehrende EU-weite Verkäufe abwickeln, spart Ihnen die Automatisierung Zeit und reduziert Risiken.

Es gibt mehrere nützliche Optionen:

• MIAS-Programmierschnittstelle (API): Die EU stellt eine Echtzeitvalidierungs-API bereit. Sie können diese in Ihr Abrechnungs- oder Customer-Relationship-Management(CRM)-System integrieren, um USt-IDs automatisch zu wichtigen Zeitpunkten wie Registrierung, Rechnungsstellung oder bei Rechnungen zum umsatzsteuerlichen Nullsatz überprüfen zu lassen. MIAS verfügt außerdem über ein System für mehrere Anfragen gleichzeitig, sodass Sie auch mehrere USt-IDs gleichzeitig validiert lassen können.

• Buchhaltungs- oder Steuerplattformen: Viele dieser Plattformen unterstützen die Validierung von USt-IdNr. und protokollieren ihre Ergebnisse für mögliche Steuerprüfungen.

• Zahlungsplattformen mit Steuerlogik: Stripe beispielsweise kann das Format der USt-IdNr. während des Bezahlvorgangs validieren, den richtigen Umsatzsteuersatz anwenden und die Transaktion protokollieren, und alles ohne irgendeinen manuellen Aufwand.

• Monitoring-Tools: Diese Tools überprüfen gespeichert USt-IDs nach einem Zeitplan und benachrichtigen Sie, wenn sie eine ungültige Nummer finden.

Nach der einmaligen Einrichtung wird jede Transaktion standardmäßig smarter, schneller und sicherer ablaufen.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahnungstools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP-Software) integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.

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