Quando operi a livello transfrontaliero, i numeri di partita IVA sono uno dei modi in cui la tua attività dimostra di comportarsi legalmente. Questi identificatori dimostrano che stai applicando correttamente l'imposta, stai applicando le esenzioni giuste e proteggi la tua l'attività se qualcosa va storto. Nei Paesi Bassi, ad esempio, è consentito scaricare l'IVA delle transazioni transfrontaliere se il cliente ha una partita IVA. A volte, tuttavia, i numeri di partita IVA possono essere sbagliati: falsi, digitati erroneamente o utilizzati in modo improprio. Se non si rileva in anticipo un errore, la conformità potrebbe essere a rischio.

Di seguito viene illustrato come controllare una partita IVA (btw nummer controleren), cosa può andare storto in caso contrario e come integrare la convalida nelle operazioni, in modo flessibile e pronto per qualsiasi revisione.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è la partita IVA e perché serve alle attività
  
• Perché è importante controllare la partita IVA
  
• Come controllare un numero di partita IVA olandese
  
• Utilizzo del VIES dell'UE per la convalida dell'IVA
  
• Cosa succede se una partita IVA non è valida
  
• Frequenza con cui le attività devono verificare i numeri di partita IVA
  
• Strumenti che possono automatizzare il controllo della partita IVA
  
• In che modo Stripe Invoicing può essere d'aiuto
  

Che cos'è la partita IVA e perché serve alle attività

La partita IVA è un identificativo rilasciato da un'autorità governativa per indicare al mondo che la tua attività è registrata per riscuotere l'IVA. La partita IVA è obbligatoria nell'UE se vendi beni o servizi soggetti a IVA. Inoltre, segnala ai tuoi clienti, ai partner e alle autorità fiscali che sei ufficialmente integrato nel sistema IVA e che ne segui le regole.

Ogni Paese dell'UE ha una diversa formattazione dei numeri di partita IVA, ma segue lo stesso schema di base: codice del Paese di due lettere, seguito da una stringa univoca di numeri (talvolta lettere). Nei Paesi Bassi, ad esempio, un numero di partita IVA, detto btw-identificatienummer, è simile a questo: NL123456789B01. È diverso dall'RSIN, che collega la tua attività all'interno dei database, quindi è importante mantenere la correttezza di entrambi i numeri.

Perché questo numero è importante? Se sei registrato ai fini IVA, puoi addebitare IVA sulle vendite, recuperare IVA sulle spese dell'attività e applicare l'IVA allo 0% sulle vendite transfrontaliere B2B idonee.

Senza una partita IVA, potresti addebitare illegalmente l'IVA, non addebitare l'IVA nel modo corretto, perdendo le detrazioni o limitando la tua capacità di vendere all'estero. È un elemento fondamentale della conduzione di un'attività legale ed efficiente nell'UE.

Perché è importante controllare la partita IVA

Ogni volta che acquisisci la partita IVA di un cliente, devi verificare che questa sia valida. Ogni volta che attribuisci un'aliquota zero a una vendita B2B nella UE, confidi nel fatto che la partita IVA del cliente sia attiva e registrata per il commercio transfrontaliero. In caso contrario, dovrai affrontarne le conseguenze.

Se lavori con partite IVA non valide, incorri in notevoli rischi.

Non puoi applicare l'aliquota zero senza una partita IVA valida

Quando applichi l'IVA allo 0% sulle vendite transfrontaliere di beni all'interno dell'UE è necessario che la partita IVA del cliente sia valida. Se non disponi di un numero valido, devi necessario addebitare l'IVA.

Se salti la verifica e il numero non è valido, i revisori potrebbero riclassificare la vendita e potresti essere responsabile dell'imposta non riscossa, a cui vengono applicati interessi o sanzioni.

Questo ti protegge da errori e frodi

Possono verificarsi errori di battitura, Trasposizioni di cifre o codici di Paese errati possono far sembrare non valida una partita IVA autentica, ma questo viene scoperto subito con un rapido controllo. Inoltre, esistono falsi numeri di partita IVA. I truffatori forniscono a volte degli ID falsi per evitare che venga addebitata l'IVA. Se non si esegue una verifica, si rischia di inserirsi in una catena soggetta a controlli da parte delle autorità fiscali.

Ti occorre una prova della due diligence

Probabilmente i revisori ti chiederanno come facevi a sapere che il tuo cliente era registrato ai fini IVA. Una schermata catturata o la registrazione del tuo controllo dimostrerà che hai fatto la cosa giusta.

Mantiene puliti la fatturazione e i report

Se una partita IVA non è valida, la fattura potrebbe non qualificarsi come fattura IVA valida. Questo potrebbe impedire al cliente di recuperare l'IVA, complicando le registrazioni.

Come controllare un numero di partita IVA olandese

Ogni Paese dell'UE formatta i numeri di partita IVA in modo diverso. I numeri di partita IVA olandesi seguono un formato specifico, quindi la loro verifica richiede precisione, soprattutto per i titolari di ditte individuali.

Passaggi per verificare una partita IVA olandese

1. Ottieni il numero di partita IVA completo dal cliente
   Nei Paesi Bassi, il numero di partita IVA (btw-id) inizia con NL, seguito da nove cifre, una B e due cifre di controllo.

2. Non confonderlo con il numero RSIN
   Alle persone giuridiche viene assegnato anche un secondo numero: lo RSIN, che viene utilizzato solo per le dichiarazioni, non per le fatture o per le vendite transfrontaliere. Lo RSIN ha un aspetto simile, ma è legato all'ID personale (BSN) dell'attività. Tale numero non viene convalidato nel sistema UE, quindi utilizza sempre il btw-id per i controlli dell'IVA.

3. Utilizza lo strumento di convalida del sistema di scambio delle informazioni IVA (VIES) dell'UE
   Vai al sito web VIES e seleziona Paesi Bassi (NL) dal menu a discesa. Quindi inserisci il resto della partita IVA esattamente come indicato, insieme alla tua partita IVA. Infine, invia il modulo e attendi il risultato della convalida in tempo reale.

4. Verifica il risultato
   Se la partita IVA è valida, vedrai confermato che il numero è attivo, spesso insieme alla ragione sociale registrata e all'indirizzo. Se non è valido, controlla prima di tutto che non ci siano errori di battitura e verifica di avere il numero corretto (btw-id, non RSIN). Se necessario, contatta il cliente.

Salva la schermata o una registrazione con data e ora della convalida, soprattutto se stai applicando l'IVA da scaricare.

Utilizzo del VIES dell'UE per la convalida dell'IVA

Il sistema VIES dell'UE è il metodo ufficiale per verificare se un'attività è registrata ai fini IVA per le transazioni transfrontaliere nell'UE. Questo strumento di ricerca interroga in tempo reale il registro IVA di ciascun Paese.

Con VIES puoi verificare se una partita IVA è valida e attiva. Puoi abbinare la partita IVA a un'attività registrata e alcuni Paesi includono il nome e l'indirizzo associati a essa. Inoltre, puoi generare registri dell'attività di convalida a prova di revisione.

Per utilizzare VIES:

1. Vai al sito di VIES.

2. Seleziona il Paese e inserisci la partita IVA, incluso il prefisso di due lettere (ad esempio, DE, NL, FR).

3. Invia l'interrogazione: VIES recupera istantaneamente i dati dall'autorità fiscale di quel Paese.

Se il risultato è valido, appare un messaggio di conferma, spesso con il nome e la sede dell'attività. Se non è valido, questo potrebbe essere causato da un errore di battitura, da un numero disattivato o che dal fatto che l'attività non è stata attivata per il commercio in tutta la UE. Ricontrolla il cliente o, se necessario, consulta l'autorità nazionale.

Salva il risultato della convalida in formato PDF o acquisisci la schermata. Se in seguito sorge qualche dubbio, questa dimostra che hai effettuato una due diligence.

Cosa succede se una partita IVA non è valida

Una partita IVA non valida può causare l'esposizione a imposte, problemi di fatturazione e rischi di revisioni. Quello che succede dopo dipende dal momento in cui la rilevi.

Se la rilevi prima della vendita

Puoi semplicemente addebitare l'IVA sui beni come se si trattasse di una vendita nazionale (non la puoi applicare con aliquota zero). Poi chiedere al cliente di confermare o aggiornare la sua partita IVA. Per evitare problemi di conformità, applica l'aliquota zero solo dopo che del pagamento è stato completato.

Se la rilevi dopo la vendita

Potresti dover restituire l'IVA anche se il cliente dichiara di essere registrato ai fini IVA. Altri scenari includono l'emissione di una fattura non valida, per cui il cliente potrebbe richiedere una nota di credito o una riemissione. In alternativa, potresti essere soggetto a sanzioni o interessi, a seconda delle norme locali e del modo in cui è stato gestito l'errore.

Le autorità fiscali valutano molto seriamente questo aspetto, poiché un numero di partita IVA valido è la condizione legale per l'applicazione dell'aliquota 0% sulle vendite di beni all'interno dell'UE.

Se alla fine una partita IVA non viene convalidata

Prima di tutto ricontrolla ogni cosa. Controlla il formato per assicurarti che la partita IVA abbia il codice del Paese e le cifre corretti, e non vi sia alcun errore di battitura. Verifica inoltre di utilizzare il documento di identità corretto, come il btw-id nei Paesi Bassi. Chiedi al cliente di verificarlo con l'ufficio tributario o di fornire un nuovo numero.

Frequenza con cui le attività devono verificare i numeri di partita IVA

La partita IVA non è permanente, ma può essere disattivata, revocata o cambiata. Se questo avviene a tua insaputa, risulti scoperto.

Per proteggersi da questa evenienza, i team più svegli adottano qualche comportamento di base riguardo alla IVA:

• Verificarlo sempre all'attivazione: non scaricare mai l'IVA sui beni senza avere in anticipo un numero valido.

• Ricontrollarlo regolarmente: implementa un ciclo di verifica trimestrale o mensile per i clienti B2B attivi, in modo da rilevare i cambiamenti prima che creino irregolarità.

• Attivare nuovi controlli all'atto del cambiamento: se un cliente cambia ragione sociale, indirizzo o partita IVA (o se qualcosa va storto), ripeti immediatamente il controllo.

• Automatizzare ove possibile: i sistemi possono convalidare i numeri in tempo reale e segnalare quelli scaduti o non validi prima dell'emissione di una fattura.

Se vieni sottoposto a un controllo, dovrai dimostrare quando hai effettuato l'ultimo controllo e la validità del numero al momento della vendita.

Strumenti che possono automatizzare il controllo della partita IVA

I controlli manuali funzionano finché non è necessario scalarli. Se gestisci volumi elevati o vendite ricorrenti nell'UE, l'automazione consente di risparmiare tempo e ridurre i rischi.

Esistono diverse opzioni utili:

• Integrazione con l'API di VIES: l'UE fornisce un'API per la convalida in tempo reale. Puoi integrarla nel tuo sistema di fatturazione o CRM per verificare automaticamente i numeri di partita IVA negli elementi, come la registrazione, la fatturazione, o prima di applicare l'aliquota zero. VIES dispone inoltre di un sistema di richiesta batch che consente di inviare più numeri di partita IVA da convalidare contemporaneamente.

• Piattaforme contabili o fiscali: molte offrono assistenza per la convalida IVA in batch e la per la registrazione dei risultati in caso di revisione.

• Piattaforme di pagamento con logica fiscale: Stripe, ad esempio, può convalidare i formati delle partite IVA durante il checkout, applicare il trattamento IVA corretto e tenere traccia della transazione, il tutto senza alcun impegno manuale.

• Strumenti di monitoraggio: controllano i numeri di partita IVA salvati in modo pianificato, avvisando se uno di essi non è valido.

Configurali una volta per tutte, e per impostazione predefinita ogni transazione diventerà più intelligente, veloce e sicura.

Vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica la gestione della contabilità clienti, dalla creazione delle fatture alla riscossione dei pagamenti. Stripe aiuta le attività a gestire i singoli addebiti e gli addebiti ricorrenti, per ricevere più rapidamente i pagamenti e semplificare le operazioni. Con Stripe Invoicing puoi:

• Automatizzare la contabilità clienti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza utilizzare alcun codice. Stripe tiene traccia automaticamente dello stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.

• Accelerare il flusso di cassa: riduci i giorni di scoperto (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.

• Migliorare l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con il supporto di oltre 25 lingue, 135 valute e più di 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili attraverso un portale self-service per i clienti.

• Ridurre il carico del lavoro di back-office: genera le fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla loro riscossione con i promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture ospitata da Stripe.

• Integrare i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i software più diffusi di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere sincronizzati i sistemi e ridurre l'inserimento manuale dei dati.

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