多くの歯科医院にとって、診療と同じくらいスムーズで安心できる支払い体験を提供することは難しい課題です。保険の確認、患者負担額の見積もり、請求書の送付、分割払いや残額の処理など、決済処理は複雑になりがちです。そして、そうした煩雑さは患者にも伝わってしまいます。

支払い処理を正しく行うことがますます重要になっています。世界の歯科サービス市場は 2024 年に 4,758 億 3,000 万ドル の規模があり、2034 年までに 7,637 億 4,000 万ドルを超えると予想されています。以下は、より賢く、患者に優しい歯科向け決済処理を構築するための実践的なガイドです。

目次

• 歯科向け決済処理とは何か、そしてその仕組みについて
  
• 歯科医院に最適な支払い端末は何ですか?
  
• 歯科支払いのセキュリティとコンプライアンスの要件は何ですか?
  
• 歯科診療に最適な支払いソリューションの選び方
  

歯科向け決済処理とは何か、そしてその仕組みについて

歯科向け決済処理には、患者が予約を入れた時点から、保険精算後に最後の一円まで受け取るまでのすべての支払いに関わる業務を指します。これは、自己負担金の管理、保険からの払い戻し、患者の残高管理、そして財務に関するやり取りを一元的に管理するシステムです。

仕組みは以下の通りです。

訪問前

多くの場合、治療前に保険が確認されます。補償内容の詳細、自己負担額、事前承認の有無がチェックされ、双方が費用や手続きの見通しを把握します。その後、治療計画と費用の見積もりが患者に提示され、できれば臨床計画と財務計画の両方に患者の同意が得られます。

予約時

患者は、見積もりされた自己負担分を、通常はカード、デジタルウォレット、または銀行振込で支払います。決済処理システムが取引を管理し、資金をあなたの口座へ送金します。最適なシステムは請求ソフトと直接連携し、支払いが自動的に患者の帳簿に記録される仕組みになっています。

訪問後

請求担当チームは、適切なコードや必要書類 (レントゲン写真、診療記録、事前承認書など) を添えて保険会社に請求を行います。保険会社は請求内容を審査し、補償対象や非対象の項目、患者が支払うべき残額を明記した給付明細書を発行します。

保険金が支払われたら

患者の口座に支払いを記録します。残額がある場合は、患者に請求書や支払い用リンクをメールやSMSで送付します。カード情報が登録されていて患者の同意がある場合は、残額を自動で請求し、領収書を送ることも可能です。

残高がある場合

患者はオンライン、対面、または電話で支払います。トークン化された決済方法を導入している歯科医院では、患者にカード情報を再入力してもらうことなく、安全に残額を回収できます。目標は迅速に取引を完了させ、未払い請求を追いかける手間を減らすことです。

歯科医院に最適な支払い端末は何ですか?

歯科医院では、支払い端末は患者体験、受付の業務フロー、そして収益管理システムの一部です。適切な端末はプライバシーを保護し、既存の技術環境と統合され、スタッフの業務効率を高めます。

ここでは、検討すべき要素をご紹介します。

主要機能

すべての端末はチップ付きカード、タッチ決済、Apple Pay やGoogle Pay などのデジタルウォレットに対応している必要があります。患者がどの支払い方法を好むかわからないので、端末はすべての方法に対応できるべきです。直感的な操作画面を重視しましょう。読みやすい表示、タッチスクリーン、シンプルな案内が、操作のしやすさに貢献します。

柔軟性

支払いは、受付、診察室、あるいは歯科椅子の上で行う必要がある場合もあります。

次のことを考慮してください。

• スタッフが持ち運べるワイヤレスまたはハンドヘルド型のリーダー。これにより会計時の滞りを減らし、治療後のよりプライベートな金銭のやり取りも可能になります。
  
• iPhoneやAndroid端末で利用できるタッチ決済は、相談や柔軟な治療エリアに最適です
  
• 患者数が多いクリニックや広い院内の場合、1 拠点に複数の端末を設置
  

システムとの統合

最適な端末は、歯科医院の診療管理ソフトや決済プロセッサと直接連携し、受付スタッフがシステム間を行き来したり、データを手入力したりする手間を省きます。支払いは患者元帳に直接反映されるため、手作業によるミスを減らし、手動での照合作業も回避できます。

例えば Stripe Terminal は Stripe の決済プラットフォーム全体と連携します。そのため、患者が対面、オンライン、モバイルのいずれで支払っても、すべてのデータが同じバックエンドに集約されます。これにより、統合レポートの作成が容易になり、管理するプラットフォームも減り、後で残高の回収が必要になった場合も対応しやすくなります。

セキュリティとコンプライアンス

使用する端末は、セキュリティ基準を満たし、リスクを最小限に抑えるのに役立つ必要があります。

これには以下のものが必要です。

• ポイントツーポイント暗号化 (P2PE) により、機密情報が読み取り可能な形式でシステムに触れることはありません
  
• トークン化 は、継続請求を提供する場合や、患者の同意を得て保険後の残高を請求する場合のカード情報に適用されます
  
• カード情報を端末に保存しないため、スタッフがカード番号全桁を確認したり記録したりできない
  

運用上の適合性

• 接続オプション: 環境に最適な方法を選びましょう。柔軟性のある Wi-Fi、安定性の高い Ethernet、モバイル向けの Bluetooth などがあります。
  
• 領収書: 内蔵プリンター、メールまたはテキスト領収書、またはその両方が必要かどうかを決定します。多くのクリニックでは紙の領収書を使わない場合もあります。
  
• セットアップとメンテナンス: 更新のしやすさ、サポートの対応状況、ダウンタイムの管理方法を考慮しましょう。端末の再起動でスケジュールが狂わないようにすることが重要です。
  
• コスト構造: ベンダーによっては端末を直接販売する場合もあれば、リースやサービス契約とセットで提供する場合もあります。サポート、保証、アップグレード方法などを含めた総所有コストを考慮しましょう。
  

クリニックに最適な端末は、優先事項によって異なります。会計をより迅速にしたい場合は、タッチ決済、カード情報の保存機能、最新のユーザーインターフェースを備えた端末を選びましょう。保険請求や患者残高との連携を重視する場合は、診療管理ソフトとスムーズに統合できる端末が適しています。成長したい場合は、複数拠点やチーム、将来的なサービス分野 (例:矯正、審美) に対応できる端末を選ぶことが重要です。

優れた端末は、日常の管理を減らし、スタッフの業務効率を高め、患者が来院の最後の瞬間まで安心して丁寧に対応されていると感じられるようにします。支払いシステム全体の中で適切に機能する端末を選びましょう。

歯科支払いのセキュリティとコンプライアンスの要件は何ですか?

歯科医院で支払いをプロセスする場合、次の 2 種類の規制が適用されます。

• 患者の健康情報を管理するもの
  
• 決済カードのセキュリティを規定するもの
  

これらがどのように、いつ重複するのかを理解することは、患者データを保護し、責任を回避し、業務を適切に維持するために必要です。以下でそれぞれを詳しく見ていきましょう。

患者の健康情報

米国の 医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律(HIPAA)のような法令は、保護された健康情報保護された医療情報 (PHI) の管理方法に関するルールを規定しています。決済処理システムが資金の移動のみを行い、患者情報や治療内容を扱わない場合は、この規制の対象外となることがあります。しかし、システムが支払いと臨床データの両方を処理する場合 (例:「ジェーン・ドウの 14 番歯のクラウンに 250 ドル」)、対象となる可能性が高いです。

特に診療管理ソフトウェアと連携する場合、一部のシステムでは、その境界が曖昧になることがあります。決済データが患者記録と結びついている場合は、安全を期して、そのシステムを PHI 規制の対象として扱うことをおすすめします。

コンプライアンスを維持するには:

• PHI を安全に保存および送信できるベンダーと連携する
  
• セキュリティ保護されていない決済メッセージに治療内容を含めない
  
• PHI を平文のメールやテキストメッセージ (SMS) で送信しない
  

決済カードのセキュリティ

世界的な基準である Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) や EU の改訂版決済サービス指令 (PSD2) などの法律は、歯科向け決済におけるカードセキュリティ要件を定めています。歯科医院が対面、オンライン、電話でクレジットカードやデビットカードを受け付ける場合、以下の点を重視すべきです。

• PCI 準拠のツールを使用する: カード決済のセキュリティに関して最高水準を満たす決済プロバイダーを選びましょう。たとえば、Stripe はPCI レベル 1 認証 を取得しています。
  
• カード情報を自分で保存しない: Excel シートにカード番号を記録したり、引き出しに保管された紙のフォームを使ったり、セキュアなシステムを介さない手動入力は避けましょう。カード情報は入力され次第トークン化・暗号化される端末を使用し、診療所が直接機密データに触れないようにすることが重要です。
  
• 安全なネットワークと最新の機器を使用する: カードリーダーは Europay、Mastercard、Visa (EMV) チップおよび非接触決済に対応しているべきで、これらは磁気ストライプのスワイプよりも安全性が高いです。端末やソフトウェアは常に最新の状態に保ち、特に決済ツールに接続されているオフィスの Wi-Fi はしっかりとセキュリティ対策を施しましょう。
  
• スタッフの教育: 決済業務に関わる全員が、どの情報が機密データであるか、正しい入力方法、そして避けるべき行為 (例:カード情報の書き留めやメール送信など) を理解していることが重要です。
  

歯科診療に最適な支払いソリューションの選び方

歯科の支払いは複雑で、対面、オンライン、定期支払い、保険調整後の支払い、分割払いなどが同時に発生することが多いです。適切な決済ソリューションは、これらすべてのケースでの資金管理を簡素化する役割を果たします。

オプションを評価する方法は次のとおりです。

システムとの連携を確認する

決済ツールは診療管理ソフトと連携できることが望ましく、最低でも余計な手間を増やさないものであるべきです。

次の点をご確認ください。

• 患者台帳への自動記録
  
• 支払いチャネル全体での統合レポート
  
• プラットフォーム間での二重入力なし
  

Stripe は、Dentally のような歯科ソフトウェアプロバイダーと簡単に連携し、すべての種類の支払いを同期できます。

歯科の業務フローに特化した機能を優先する

汎用な支払いソリューションは、臨床環境では不十分かもしれません。

ツールが以下に対応していることを確認しましょう。

• 対面、オンライン、モバイル決済
  
• 残高請求または継続支払いのための保存済みカード
  
• サブスクリプション形式の請求書 (歯科矯正や会員プランに最適)
  
• 支払いリンクが埋め込まれた請求書
  
• 1 つのアカウントで複数の拠点または提供者を管理
  
• オプションの資金調達ツール
  

デフォルトでセキュリティとコンプライアンスを要求する

選択するソリューションは以下の要件を満たす必要があります。

• PCI レベル 1 準拠
  
• 保存されたカードデータに対して暗号化とトークン化を使用していること
  

法令遵守プログラムをゼロから構築する必要はありません。

患者体験を評価する

患者さんの支払いはどれほど簡単ですか？受付で「Tap to Pay」を利用できますか？モバイル対応のリンクからオンラインで支払えますか？登録済みのカードに問題なく請求できますか？請求書や領収書は患者さんにわかりやすい内容になっていますか？

支払いソリューションにはブランドが反映されています。シンプルで透明性の高い支払いプロセスは、患者に強く良い印象を与えることができます。

レポート作成および照合機能を確認する

次のことができるようになります。

• 日付、プロバイダー、または拠点ごとに支払いを追跡する
  
• 各銀行入金にどの取引が含まれていたかを確認する
  
• 未払い残高を迅速に特定
  
• スプレッドシートを探す手間なく、会計システムと照合できる
  

適切なダッシュボードを使用すると、管理時間を大幅に節約できます。

手数料体系と総コストを理解する

すべての決済業者は取引手数料を請求します。しかし、すべての価格設定がわかりやすいでわけではありません。

以下のことを考えてみましょう。

• 毎月の最低額や明細書手数料はありますか?
  
• PCI 準拠またはその対応に追加料金を支払いますか?
  
• プラットフォームは継続請求に対していくら請求しますか?
  
• ハードウェアの費用は一括払いですか？バンドルされていますか？それともリースですか？
  

Stripe は透明性が高い価格設定で隠れた料金がないため、企業が将来の計画を立てやすく、予期しない請求を避けられるようにしています。

拡張性と柔軟性を考慮する

支払いシステムは、2 番目の拠点を開設したり、美容サービスの提供を開始したり、新しいスケジューリングまたは請求ソフトウェアに切り替えたりしても、引き続き機能しますか？オープンな API、柔軟な設定オプション、複数拠点のサポートがあるかを確認しましょう。優れたシステムは、クリニックの成長を妨げることなく、一緒に成長していくべきです。

柔軟性のないシステムに縛られない

専用ハードウェアや数年契約を必須とするベンダーは、条件が本当に有利でない限り避けましょう。変化に対応できる余地のあるソリューションを選ぶことが大切です。Stripe のようなプラットフォームなら、シンプルなプラグアンドプレイの設定でも、よりカスタマイズされたアプローチでも、必要に応じて柔軟に構築できます。

最適な支払いソリューションとは、チームの業務を簡単にし、患者体験を向上させ、財務状況をより透明にするものです。もしまだ院内、オンライン、残高支払いを管理するために複数のシステムを組み合わせているなら、統合する時期です。