Per molti studi dentistici, può essere impegnativo capire come fare in modo che l'esperienza di pagamento sia tanto sicura quanto l'assistenza fornita. Tra la verifica dell'assicurazione, la valutazione della responsabilità del paziente, l'invio delle fatture e la gestione di finanziamenti o saldi parziali, l'elaborazione dei pagamenti può essere rapidamente complicata. Quando lo è, i pazienti se ne accorgono.

Diventa sempre più importante elaborare correttamente i pagamenti. Il mercato globale dei servizi dentali valeva 475,83 miliardi di dollari nel 2024 e si prevede che supererà i 763,74 miliardi di dollari entro il 2034. Di seguito è riportata una guida pratica per creare un'elaborazione dei pagamenti per cure dentali più intelligente e a misura di paziente.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti per cure dentali e come funziona?
  
• Quali sono i migliori terminali di pagamento per gli studi dentistici?
  
• Quali sono i requisiti di sicurezza e conformità dei pagamenti per cure dentali?
  
• Come scegliere la soluzione di pagamento migliore per uno studio dentistico
  

Che cos'è l'elaborazione dei pagamenti per cure dentali e come funziona?

L'elaborazione dei pagamenti per cure dentali include tutto ciò che lo studio fa per essere pagato, dal momento in cui un paziente fissa un appuntamento all'ultimo centesimo riscosso dopo il rimborso dell'assicurazione. È il sistema che gestisce pagamenti effettuati di persona, rimborsi assicurativi, saldi dei pazienti e comunicazioni finanziarie.

Ecco come funziona.

Prima della visita

L'assicurazione viene spesso consultata prima del trattamento. I dettagli della copertura, i pagamenti integrativi e le preautorizzazioni vengono controllati in modo che il paziente e lo studio sappiano cosa aspettarsi. Al paziente vengono presentati un piano terapeutico e una stima dei costi. Idealmente, il paziente autorizza il piano clinico e finanziario.

All'appuntamento

Il paziente paga la sua parte stimata, in genere tramite carta, wallet o bonifico bancario. L'elaboratore del pagamento gestisce la transazione e trasferisce i fondi sul conto dello studio. Le migliori configurazioni si integrano direttamente con il software di fatturazione in modo che i pagamenti siano registrati automaticamente nel conto del paziente.

Dopo la visita

Il team di fatturazione presenta una richiesta all'assicurazione utilizzando i codici corretti e la documentazione richiesta, ad esempio radiografia, note o preapprovazioni. L'assicuratore esamina la richiesta ed emette una spiegazione delle prestazioni che dettaglia cosa è coperto, cosa non lo è e cosa rimane da pagare al paziente.

Una volta che l'assicurazione ha pagato

Il pagamento viene registrato sul conto del paziente. Se è dovuto un saldo, il paziente riceve una fattura o un link di pagamento tramite email o SMS. Se è stata salvata una carta e si ottiene il consenso del paziente, è possibile eseguire automaticamente l'addebito del saldo residuo e inviare una ricevuta.

Se c'è un saldo residuo

I pazienti pagano online, di persona o per telefono. Gli studi che utilizzano metodi di pagamento tokenizzati possono riscuotere i saldi in modo sicuro senza chiedere ai pazienti di reinserire i dati della carta. L'obiettivo è chiudere rapidamente il ciclo in modo da non dovere tener traccia delle fatture non pagate.

Quali sono i migliori terminali di pagamento per gli studi dentistici?

In uno studio dentistico, il terminale di pagamento fa parte dell'esperienza del paziente, del flusso di lavoro della reception e del sistema di incasso più ampio. Il sistema giusto garantisce la privacy, si integra con le tecnologie in uso e aiuta il personale a lavorare in modo più efficiente.

Ecco gli elementi da considerare:

Funzioni principali

Ogni terminale dovrebbe fornire assistenza a carte con chip, Tap to Pay e wallet come Apple Pay o Google Pay. Non puoi sapere quale modalità di pagamento preferirà il paziente, quindi il terminale dovrebbe essere in grado di gestirle tutte. Richiedi un'interfaccia intuitiva. Display facilmente leggibili con touch screen e messaggi semplici possono essere utili.

Flessibilità

Potrebbe essere necessario riscuotere il pagamento alla reception, in una saletta di consulenza o anche dalla poltrona del dentista.

Prendi in considerazione:

• Lettori wireless o portatili che possono muoversi insieme al personale e ridurre al minimo i colli di bottiglia al completamento della transazione, consentendo conversazioni finanziarie private dopo il trattamento
  
• Tap to Pay per dispositivi iPhone o Android, ideali per aree di consulenza o terapeutiche flessibili
  
• Più terminali per località se lo studio ha volumi elevati o un grande spazio fisico
  

Integrazione con i sistemi attuali

I migliori terminali si connettono direttamente con il software di gestione dello studio dentistico e l'elaboratore del pagamento, in modo che il team della reception non passi da un sistema all'altro o debba reimmettere i dati. I pagamenti vengono inseriti direttamente nel conto del paziente, riducendo gli errori manuali e aiutando a evitare riconciliazioni manuali.

Ad esempio, Stripe Terminal si collega alla più ampia piattaforma Payments di Stripe. Quindi, sia che un paziente paghi di persona, online o tramite dispositivo mobile, tutti i dati confluiscono nello stesso back-end. Questo significa rendicontazione unificata, meno piattaforme da gestire e follow-up più semplici se si deve riscuotere un saldo in un secondo momento.

Sicurezza e conformità

Qualsiasi terminale utilizzato dovrebbe aiutare a rispettare gli standard di sicurezza e ridurre al minimo l'esposizione ai rischi.

Questo richiede:

• Crittografia point-to-point (P2PE) in modo che le informazioni sensibili non raggiungano mai i sistemi in formato leggibile
  
• Tokenizzazione per i pagamenti con carta registrata, se si offrono addebiti ricorrenti o si desiderano addebiti dei saldi post-assicurazione con il consenso del paziente
  
• Nessuna memorizzazione locale dei dati delle carte, quindi il personale non può vedere né registrare i numeri di carta completi
  

Adattamenti operativi

• Opzioni di connettività: scegli ciò che funziona meglio nel tuo ambiente: Wi-Fi per la flessibilità, Ethernet per la stabilità o Bluetooth per i dispositivi mobili.
  
• Ricevute: decidi se ti serve una stampante integrata, ricevute tramite email, SMS o entrambe. Molti studi evitano completamente la carta.
  
• Configurazione e manutenzione: considera la facilità di aggiornamento, la disponibilità dell'assistenza e il modo in cui vengono gestiti i tempi di inattività. Un riavvio del terminale non dovrebbe stravolgere il programma.
  
• Struttura dei costi: alcuni fornitori vendono i terminali a titolo definitivo, altri li affittano o li includono in pacchetti con contratti di servizio. Tieni conto del costo totale di proprietà, compresi assistenza, garanzia e percorsi di aggiornamento.
  

Il terminale migliore per lo studio dipende dalle priorità. Se il tuo obiettivo è un completamento della transazione più veloce, richiedi Tap to Pay, supporto per carte salvate e un'interfaccia utente moderna. Se il tuo obiettivo è un coordinamento migliore con la fatturazione per le assicurazioni e i saldi dei pazienti, scegli qualcosa che si integri perfettamente con il software del tuo studio. Se ti vuoi ingrandire, assicurati che il tuo terminal possa supportare più sedi e team, o linee di servizio future (ad esempio, ortodonzia o estetica).

Un ottimo terminale riduce le procedure di amministrazione quotidiane, rende il personale più efficiente e aiuta i pazienti a sentirsi sicuri e assistiti fino all'ultima visita. Trova un terminale che si adatti al quadro generale del tuo sistema di pagamento.

Quali sono i requisiti di sicurezza e conformità dei pagamenti per cure dentali ?

Quando si elaborano i pagamenti a uno studio dentistico, si devono rispettare due tipi di normative:

• Quelle che regolano le informazioni sulla salute dei pazienti
  
• Quelle che regolano la sicurezza delle carte di pagamento
  

È necessario comprendere come e quando si sovrappongono per proteggere i dati dei pazienti, evitare responsabilità e mantenere corrette le operazioni. Osserviamo più da vicino ciascuna di esse.

Informazioni sulla salute del paziente

Una legge come l'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) degli Stati Uniti stabilisce regole su come gestire le informazioni sanitarie protette (PHI). Se l'elaboratore del pagamento sposta solo del denaro, e non informazioni sul paziente o dettagli sulla terapia, potrebbe essere esterno a questo ambito. Tuttavia, se il sistema gestisce pagamenti e dati clinici (ad esempio, "250 $ per una corona sul dente 14 di Jane Doe"), probabilmente vi è soggetto.

Alcuni sistemi non sono chiari, soprattutto se si integrano con il software di gestione dello studio. Se i dati di pagamento sono legati alle cartelle cliniche dei pazienti, si deve fare attenzione e trattare il sistema come se rientrasse nelle normative per le PHI.

Per mantenere la conformità:

• Collaborare con fornitori in grado di memorizzare e trasmettere i dati PHI in modo sicuro
  
• Non includere i dettagli del trattamento nei messaggi di pagamento non protetti
  
• Non inviare mai le PHI tramite email o messaggi di testo (SMS)
  

Sicurezza delle carte di pagamento

Standard globali come Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), nonché leggi come la direttiva revisionata sui servizi di pagamento (PSD2) della UE, stabiliscono i requisiti di sicurezza delle carte di pagamento per i pagamenti delle cure dentali. Gli studi dentistici che accettano carte di credito o di debito presentate di persona, online o per telefono dovrebbero dare priorità a quanto segue:

• Utilizzare strumenti conformi alle norme PCI: scegliere un fornitore di servizi di pagamento che soddisfi gli standard più elevati di protezione dei pagamenti con carta. Stripe, ad esempio, è certificato PCI di livello 1.
  
• Non memorizzare i dati della carta: questo significa niente fogli Excel con i numeri delle carte, niente moduli cartacei conservati in un cassetto e nessun inserimento manuale dei dati della carta, a meno che non avvenga attraverso un sistema protetto. Utilizzare terminali di tokenizzazione e crittografia della carta all'atto dell'inserimento, in modo che lo studio non acceda mai a dati sensibili.
  
• Utilizzare reti sicure e dispositivi aggiornati: i lettori di carte devono supportare chip Europay, Mastercard e Visa (EMV) e pagamenti contactless, generalmente più sicuri delle strisce magnetiche. Terminali e software devono essere mantenuti aggiornati e il Wi-Fi dell'ufficio deve essere protetto, soprattutto se è collegato agli strumenti di pagamento.
  
• Formare il personale: chiunque gestisca i pagamenti dovrebbe capire quali sono i dati sensibili, come inserirli correttamente e cosa evitare (ad esempio, annotare i dati della carta o inviarli tramite email).
  

Come scegliere la soluzione di pagamento migliore per uno studio dentistico

I pagamenti per cure dentali sono complessi e spesso coinvolgono, contemporaneamente, pagamenti di persona, online, ricorrenti, rettificati per l'assicurazione e finanziati. La soluzione di pagamento corretta dovrebbe semplificare la gestione del denaro in ciascuno di questi scenari.

Ecco come valutare le opzioni disponibili.

Assicurarsi che si integri con i propri sistemi

Lo strumento di pagamento dovrebbe connettersi con il software di gestione dello studio. quanto meno, non dovrebbe creare ulteriore lavoro.

Richiedi:

• La registrazione automatica nel conto del paziente
  
• Rendicontazione unificata di tutti i canali di pagamento
  
• Nessuna doppia immissione tra le piattaforme
  

Stripe di può integrare facilmente con i fornitori di software per cure dentali come Dentally, per sincronizzare tutti i tipi di pagamenti.

Dare priorità alle funzioni sviluppate per i flussi di lavoro delle cure dentali

Le soluzioni di pagamento generiche presentano spesso delle carenze in un ambiente clinico.

Assicurarsi che lo strumento supporti:

• Pagamenti di persona, online e con dispositivi mobili
  
• Carte salvate per la fatturazione del saldo o per pagamenti ricorrenti
  
• Fatturazione in modalità di abbonamento (ottima per l'ortodonzia e i piani associativi)
  
• Addebito con link di pagamento incorporati
  
• Più sedi o fornitori in un unico account
  
• Strumento di finanziamento opzionale
  

Esigere la sicurezza e la conformità come funzioni predefinite

Qualsiasi soluzione scelta dovrebbe essere:

• Conforme alle norme PCI di livello 1
  
• Utilizzo di crittografia e tokenizzazione per i dati delle carte salvati
  

Non dovrebbe essere necessario creare un programma di conformità a partire da zero.

Valutare l'esperienza del paziente

Quanto è facile pagare per i pazienti? Possono usare Tap to Pay alla reception? Possono pagare online attraverso un link compatibile con i dispositivi mobili? È possibile senza difficoltà l'addebito su una carta salvata? La fattura o la ricevuta ha senso per il paziente?

La soluzione di pagamento è l'immagine del marchio. Un processo di pagamento semplice e trasparente può dare ai pazienti un'impressione forte e positiva.

Rivedere le funzioni di rendicontazione e riconciliazione

Dovrebbe essere possibile:

• Tracciare i pagamenti per data, fornitore o località
  
• Vedere quali transazioni erano incluse in ogni deposito bancario
  
• Identificare rapidamente i saldi in sospeso
  
• Effettuare la riconciliazione con il sistema di contabilità senza cercare tra i fogli di calcolo
  

La dashboard corretta può far risparmiare molto tempo all'amministratore.

Comprendere la struttura delle commissioni e il costo totale

Ogni elaboratore dei pagamenti addebita delle commissioni sulle transazioni, ma non tutte le tariffe sono trasparenti.

Chiedere quanto segue:

• Sono previsti importi minimi mensili o commissioni per gli estratti conto?
  
• Si paga un supplemento per la conformità alle norme PCI o per l'assistenza?
  
• Quali sono le commissioni della piattaforma per gli addebiti ricorrenti?
  
• I costi dell'hardware vengono pagati in anticipo, sono integrati o in leasing?
  

Stripe utilizza tariffe trasparenti senza commissioni nascoste, che aiutano le attività a pianificare il futuro evitando addebiti a sorpresa.

Tener conto della scalabilità e della flessibilità

Il sistema di pagamento funzionerà ancora se si apre una seconda sede, si inizia a offrire servizi estetici o si passa a un nuovo software di pianificazione o fatturazione? Richiedere interfacce di programmazione applicazioni (API), opzioni di configurazione flessibili e assistenza per sedi multiple. Un buon sistema dovrebbe crescere insieme all'attività, non ostacolarla.

Non chiudersi in qualcosa di rigido

Evitare o fornitori che richiedono hardware esclusivo o contratti pluriennali, a meno che i termini non siano davvero favorevoli. Scegliere una soluzione che lasci spazio agli adattamenti. Piattaforme come Stripe offrono la libertà di creare ciò che serve, sia che si voglia una semplice configurazione plug-and-play o un approccio più personalizzato.

La soluzione di pagamento migliore è quella che semplifica il lavoro del team, migliora l'esperienza del paziente e rende più trasparenti le finanze. Se si stanno ancora combinando sistemi per gestire pagamenti in studio, online e a saldo, è il momento di consolidarli.