Voor veel tandartspraktijken kan het een uitdaging zijn om de betalingservaring net zo goed te maken als de zorg die ze bieden. Samen met het verifiëren van verzekeringen, het inschatten van de verantwoordelijkheid van de patiënt, facturen versturen, en het afhandelen van financiering of gedeeltelijke saldi, kan het betalingsproces snel ingewikkeld worden. En als dat gebeurt, merken patiënten dat.

Het wordt steeds belangrijker om betalingen correct te verwerken. De wereldwijde markt voor tandheelkundige zorg was in 2024 $ 475,83 miljard waard en zal naar verwachting in 2034 meer dan $ 763,74 miljard bedragen. Hieronder vindt u een praktische gids voor het opzetten van slimmere, patiëntvriendelijkere tandheelkundige betalingsverwerking.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is tandheelkundige betalingsverwerking en hoe werkt het?
  
• Wat zijn de beste betaalterminals voor tandartspraktijken?
  
• Wat zijn de beveiligings- en compliance-vereisten voor tandheelkundige betalingen?
  
• Hoe kiest u de beste betalingsoplossing voor uw tandartspraktijk?
  

Wat is tandheelkundige betalingsverwerking en hoe werkt het?

Tandheelkundige betalingsverwerking omvat alles wat uw praktijk doet om betalingen te ontvangen, vanaf het moment dat een patiënt een afspraak maakt tot de laatste cent die u int nadat de verzekering is geregeld. Het is het systeem dat contante betalingen, verzekeringsvergoedingen, patiëntsaldi en financiële communicatie beheert.

Dit is hoe het werkt.

Voor het bezoek

Verzekering wordt vaak voorafgaand aan de behandeling geverifieerd. Dekkingsdetails, eigen bijdragen en machtigingen worden gecontroleerd, zodat zowel de patiënt als de praktijk weten wat ze kunnen verwachten. De patiënt krijgt een behandelplan en een kostenraming voorgelegd. Idealiter ondertekent de patiënt het klinische en financiële plan.

Op de afspraak zelf

De patiënt betaalt het geschatte deel, meestal via een betaalkaart,digitale wallet, of bankoverschrijving. De betalingsverwerker handelt de transactie af en maakt geld over naar uw rekening. De beste configuraties integreren rechtstreeks met uw facturatiesoftware, zodat betalingen automatisch worden geregistreerd in het patiëntendossier.

Na het bezoek

Uw facturatieteam dient een claim in bij de verzekeraar met de juiste codes en vereiste documentatie. Dit kunnen röntgenfoto's, notities of voorafgaande goedkeuringen zijn. De verzekeraar beoordeelt de claim en geeft een toelichting op de vergoedingen, waarin wordt beschreven wat gedekt is, wat niet en wat de patiënt zelf moet betalen.

Zodra de verzekering betaalt

U boekt de betaling op de rekening van de patiënt. Als er een openstaand saldo is, ontvangt de patiënt een factuur of een betaallink per e-mail of sms. Als er een betaalkaart in het bestand is opgeslagen en u toestemming hebt van de patiënt, kunt u het resterende saldo automatisch in rekening brengen en eenontvangstbewijs sturen.

Als er nog een resterend saldo is

Patiënten betalen online, persoonlijk of telefonisch. Praktijken die tokenized betaalmethoden gebruiken, kunnen veilig saldo's innen zonder dat patiënten hun betaalkaartgegevens opnieuw moeten invoeren. Het doel is om de cirkel snel te sluiten, zodat u niet achter onbetaalde rekeningen aan hoeft te gaan.

Wat zijn de beste betaalterminals voor tandartspraktijken?

In een tandartspraktijk maakt de betaalterminal deel uit van de patiëntervaring, de workflow van de receptie en uw bredere inkomstensysteem. De juiste terminal bewaart de privacy, integreert met uw technologie en helpt het personeel efficiënter te werken.

Hier moet u rekening mee houden:

Kernfunctionaliteit

Elke betaalterminal moet chipkaarten,Tap to Pay, en digitale wallets zoals Apple Pay of Google Pay ondersteunen. U weet niet welke betalingsmethode de patiënt verkiest, dus de betaalterminal zou ze allemaal moeten kunnen verwerken. Kies voor een intuïtieve interface. Gemakkelijk af te lezen displays, aanraakschermen en eenvoudige aanwijzingen kunnen hierbij helpen.

Flexibiliteit

Het kan zijn dat u een betaling moet innen bij de receptie, in een spreekkamer of zelfs in de tandartsstoel.

Overweeg de volgende oplossingen:

• Draadloze of draagbare lezers die met het personeel mee kunnen, omdat deze knelpunten bij het afrekenen kunnen minimaliseren en meer persoonlijke financiële gesprekken na de behandeling mogelijk kunnen maken
  
• Tap to Pay voor iPhone- of Android-apparaten, die zeer geschikt zijn voor consulten of flexibele behandelingsgebieden
  
• Meerdere terminals per locatie als u een praktijk met veel patiënten of een grote fysieke ruimte hebt
  

Integratie met uw systemen

De beste terminals maken rechtstreeks verbinding met uw beheersoftware en betalingsverwerker van de tandartspraktijke, zodat het team aan de receptie niet tussen systemen hoeft te schakelen of gegevens opnieuw hoeft in te voeren. Betalingen worden rechtstreeks naar het patiëntendossier geboekt, wat handmatige fouten kan verminderen en handmatige reconciliatie helpt voorkomen.

Stripe Terminal maakt bijvoorbeeld verbinding met het bredere betaalplatform van Stripe. Dus of een patiënt nu persoonlijk, online of via mobiel betaalt, alle gegevens stromen naar dezelfde backend. Dat betekent gebundelde rapportage, minder platforms om te beheren en eenvoudigere follow-ups als u later een saldo moet berekenen.

Beveiliging en compliance

Elke betaalterminal die u gebruikt, moet u helpen aan de beveiligingsnormen te voldoen en uw risicoblootstelling te minimaliseren.

Daarvoor is het volgende vereist:

• Point-to-point-encryptie (P2PE) zodat gevoelige informatie nooit in leesbare vorm in uw systemen terechtkomt
  
• Tokenisatie voor betalingen met een opgeslagen betaalkaart, als u terugkerende facturatie aanbiedt of na verzekering saldi wilt in rekening brengen met toestemming van de patiënt
  
• Geen lokale opslag van betaalkaartgegevens, zodat het personeel geen volledige betaalkaartnummers kan zien of registreren
  

Operationele match

• Connectiviteitsopties: Kies wat het beste werkt in uw omgeving: wifi voor flexibiliteit, Ethernet voor stabiliteit of Bluetooth voor mobiel.
  
• Inkomsten: Beslis of u een ingebouwde printer, E-mail- of sms-ontvangstbewijzen of beide nodig hebt. Veel praktijken maken helemaal geen gebruik van papier.
  
• Configuratie en onderhoud: Houd rekening met het gemak van updates, beschikbaarheid van ondersteuning en hoe downtime wordt afgehandeld. Het opnieuw opstarten van de betaalterminal mag uw planning niet doen verstoren.
  
• Kostenstructuur: Sommige leveranciers verkopen terminals direct, terwijl anderen ze leasen of bundelen met serviceovereenkomsten. Houd rekening met de totale eigendomskosten, inclusief ondersteuning, garantie en upgrademogelijkheden.
  

De beste betaalterminal voor de praktijk hangt af van de prioriteiten. Als u sneller wilt afrekenen, kies dan voor Tap to Pay, ondersteuning voor opgeslagen kaarten en een moderne gebruikersinterface. Wilt u een betere coördinatie met verzekeringsfacturen en patiëntsaldi, kies dan een terminal die naadloos integreert met de praktijksoftware. Wilt u groeien, zorg er dan voor dat de terminal meerdere locaties en teams of toekomstige servicelijnen (bijv. orthodontie, cosmetica) kan ondersteunen.

Een goede terminal vermindert de dagelijkse administratie, maakt personeel efficiënter en zorgt ervoor dat patiënten zich tot het laatste moment van hun bezoek zelfverzekerd en goed behandeld voelen. Zoek een terminal die past bij het grotere geheel van het betalingssysteem.

Wat zijn de beveiligings- en compliancevereisten voor tandheelkundige betalingen?

Wanneer u betalingen verwerkt in een tandartspraktijk, heeft u te maken met twee soorten regelgeving:

• Degenen die de gezondheidsinformatie van patiënten beheren
  
• Degenen die de veiligheid van betaalkaarten beheren
  

Begrijpen hoe en wanneer ze elkaar overlappen, is noodzakelijk om patiëntgegevens te beschermen, aansprakelijkheid te voorkomen en uw activiteiten schoon te houden. Hier is een nadere blik op elk van deze aspecten.

Gezondheidsinformatie van de patiënt

Wetgeving zoals de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) in de VS stelt regels vast voor het beheren van beschermde gezondheidsinformatie (PHI). Als uw betalingsverwerker alleen geld overmaakt en geen patiëntinformatie of behandelingsgegevens, valt dit mogelijk buiten het toepassingsgebied. Maar als uw systeem zowel betalingen als klinische gegevens verwerkt (bijv. "$ 250 voor een kroon op tand nr. 14 voor Jane Doe"), komt het waarschijnlijk wel in aanmerking.

Sommige systemen vervagen de grens, vooral als ze geïntegreerd zijn met uw praktijkbeheersoftware. Als betalingsgegevens zijn gekoppeld aan patiëntendossiers, neem dan het zekere voor het onzekere en behandel het systeem alsof het onder de PHI-regelgeving valt.

Om aan de regels te blijven voldoen:

• Werk samen met leveranciers die PHI veilig kunnen opslaan en verzenden
  
• Vermeld geen behandelingsgegevens op in onbeveiligde betalingsberichten
  
• Verstuur nooit PHI via gewone e-mail of sms
  

Beveiliging van de betaalkaart

Wereldwijde normen zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), evenals wetten zoals deherziene Payment Services Directive (PSD2) in de EU, bepalen de veiligheidseisen voor betaalkaarten voor tandheelkundige betalingen. Tandartspraktijken die persoonlijk, online of telefonisch creditcards of betaalkaarten accepteren, moeten prioriteit geven aan het volgende:

• Gebruik PCI-compatibele tools: Kies een betaaldienstverlener die voldoet aan de hoogste standaard voor het beveiligen van kaartbetalingen. Stripe is bijvoorbeeldPCI Level 1-gecertificeerd.
  
• Sla zelf geen kaartgegevens op: Dat betekent geen Excel-sheets met kaartnummers, geen papieren formulieren die in een la blijven liggen en geen handmatige invoer van kaartgegevens, tenzij via een beveiligd systeem. Gebruik terminals die de betaalkaart tokeniseren en versleutelen zodra deze is ingevoerd, zodat uw praktijk nooit met de gevoelige gegevens in aanraking komt.
  
• Gebruik beveiligde netwerken en bijgewerkte apparaten: Kaartlezers moeten betalingen met een Europay-, Mastercard- en Visa (EMV)-chip en contactloze betalingen ondersteuen, die over het algemeen veiliger zijn dan betalingen met een magneetstrip. Terminals en software moeten up-to-date worden gehouden en de wifi op kantoor moet worden beveiligd, vooral als deze is verbonden met betaalmiddelen.
  
• Leid uw personeel op: Iedereen die betalingen verwerkt, moet weten welke gegevens gevoelig zijn, hoe ze correct moeten worden ingevoerd en wat ze moeten vermijden (bijvoorbeeld kaartgegevens opschrijven of per e-mail versturen).
  

Hoe kiest u de beste betalingsoplossing voor uw tandartspraktijk?

Tandheelkundige betalingen zijn complex en omvatten vaak persoonlijke, online, terugkerende betalingen, betalingen via de verzekering en gefinancierde betalingen allemaal tegelijk. De juiste betalingsoplossing moet de manier waarop u in elk van deze scenario's met geld omgaat, vereenvoudigen.

Hier leest u hoe u uw opties kunt evalueren.

Zorg ervoor dat het is geïntegreerd met uw systemen

Uw betaaltool moet gekoppeld zijn met de managementsoftware van uw praktijk. Het zou op zijn minst geen extra werk voor u moeten opleveren.

Zoek dan ook naar:

• Automatische boeking naar het patiëntendossier
  
• Gebundelde rapportage over betalingskanalen
  
• Geen dubbele invoer tussen platformen
  

Stripe kan eenvoudig worden geïntegreerd met leveranciers van tandheelkundige software zoalsDentally om alle soorten betalingen te synchroniseren.

Geef prioriteit aan functies die zijn ontwikkeld voor tandheelkundige workflows

Algemene betalingsoplossingen schieten in een klinische omgeving vaak tekort.

Zorg ervoor dat de tool het volgende ondersteunt:

• Fysieke, online en mobiele betalingen
  
• Opgeslagen kaarten voor facturatie van het saldo ofterugkerende betalingen
  
• Facturatie via een abonnement (ideaal voor orthodontie of lidmaatschapsplannen)
  
• Facturatie met ingebedde betalingslinks
  
• Meerdere locaties of providers onder één rekening
  
• Optionele financieringstool
  

Vraag standaard om beveiliging en naleving

Welke oplossing u ook kiest, deze moet:

• Voldoen aan PCI Level 1
  
• Gebruik maken van encryptie en tokenisatie voor opgeslagen betaalkaartgegevens
  

Het is niet nodig om een complianceprogramma vanaf nul op te bouwen.

Evalueer de patiëntervaring

Hoe gemakkelijk is het voor patiënten om te betalen? Kunnen ze Tap to Pay gebruiken bij de receptie? Kunnen ze online betalen met een mobiele link? Kun je een opgeslagen kaart zonder problemen opladen? Is de factuur of het ontvangstbewijs begrijpelijk voor de patiënt?

Uw betalingsoplossing weerspiegelt uw merk. Een eenvoudige, transparante betaalprocedure kan een sterke, positieve indruk maken op patiënten.

Bekijk de rapportage- en reconciliatiefuncties

U zou in staat moeten zijn om:

• Betalingen te volgen op datum, aanbieder of locatie
  
• Te bekijken welke transacties in elke bankstorting zijn opgenomen
  
• Snel openstaande saldi te identificeren
  
• Af te stemmen op uw boekhoudsysteem zonder spreadsheets door te spitten
  

Het juiste dashboard kan u veel administratieve tijd besparen.

Begrijp de kostenstructuur en de totale kosten

Elke verwerker brengt transactiekosten in rekening. Maar niet alle prijzen zijn transparant.

Stel de volgende vragen:

• Zijn er maandelijkse minimumbedragen of afschriftkosten?
  
• Betaalt u extra voor PCI-compliance of -support?
  
• Hoeveel rekent het platform voor terugkerende facturering?
  
• Worden hardwarekosten vooraf betaald, gebundeld of geleased?
  

Stripe hanteert transparante prijzen zonder verborgen kosten. Zo kunnen bedrijven plannen maken voor de toekomst en onverwachte kosten vermeden worden.

Denk aan schaalbaarheid en flexibiliteit

Werkt uw betalingssysteem nog steeds als u een tweede locatie opent, cosmetische diensten gaat aanbieden, of overstapt op nieuwe plannings- of facturatiesoftware? Zoek naar open API's (Application Programming Interfaces), flexibele installatiemogelijkheden en ondersteuning voor meerdere locaties. Een goed systeem moet met uw praktijk meegroeien en deze niet belemmeren.

Sluit jezelf niet op in een stijve structuur
Vermijd leveranciers die bedrijfseigen hardware of meerjarige contracten vereisen, tenzij de voorwaarden echt gunstig zijn. Kies een oplossing die je de ruimte geeft om je aan te passen. Platformen zoals Stripe bieden de vrijheid om te bouwen wat je nodig hebt, of je nu een eenvoudige plug-and-play-configuratie wilt of een meer op maat gemaakte aanpak.

De beste betalingsoplossing is er een die het werk van uw team gemakkelijker maakt, de patiëntervaring verbetert en uw financiën transparanter. Als u nog steeds systemen aan elkaar koppelt om betalingen op kantoor, online betalingen en balansbetalingen te beheren, is het hoog tijd om alles samen te voegen.