Pour de nombreux cabinets dentaires, trouver comment rendre l’expérience de paiement tout aussi solide que les soins qu’ils prodiguent peut être difficile. Entre la vérification de l’assurance, l’estimation de la responsabilité du patient, l’envoi de factures et le traitement du financement ou des soldes partiels, le traitement des paiements peut se compliquer rapidement.

Bien traiter les paiements devient de plus en plus important. Le marché mondial des services dentaires s’élevait à 475,83 milliards de dollars en 2024 et devrait dépasser 763,74 milliards de dollars d’ici 2034. Vous trouverez ci-dessous un guide pratique pour mettre en place un traitement des paiements dentaires plus intelligent et plus adapté aux patients.

Sommaire

• Qu’est-ce que le traitement des paiements dentaires et comment fonctionne-t-il?
  
• Quels sont les meilleurs terminaux de paiement pour les cabinets dentaires?
  
• Quelles sont les exigences de sécurité et conformité pour les paiements dentaires?
  
• Comment choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire
  

Qu’est-ce que le traitement des paiements dentaires et comment fonctionne-t-il?

Le traitement des paiements dentaires comprend tout ce que votre cabinet fait pour se faire payer, depuis le moment où un patient fixe un rendez-vous jusqu’au dernier centime que vous collectez après le règlement de l’assurance. C’est le système qui gère les paiements à sa charge, les remboursements d’assurance, les soldes des patients et la communication financière.

Voici comment cela fonctionne.

Avant la visite

L'assurance est souvent vérifiée avant le traitement. Les détails de la couverture, les copayes et les préautorisations sont vérifiés afin que le patient et le cabinet sachent à quoi s'attendre. Un plan de traitement et une estimation des coûts sont présentés au patient. Idéalement, le patient approuve le plan clinique et financier.

Au rendez-vous

Le patient paie sa partie estimée, généralement par carte, portefeuille numérique ou virement bancaire. Le prestataire de services de paiement gère la transaction et transfère les fonds sur votre compte. Les meilleures configurations s’intègrent directement à votre logiciel de facturation pour que les paiements soit automatiquement enregistrés dans le grand livre du patient.

Après la visite

Votre équipe de facturation dépose une demande auprès de l’assureur à l’aide des bons codes et de la documentation requise. Cela peut inclure des radiographies, des notes ou des préapprobations. L’assureur examine la demande et émet une explication des prestations qui détaille ce qui est couvert, ce qui ne l’est pas et ce qu’il reste au patient à payer.

Une fois que l'assurance paie

Vous affichez le paiement dans le compte du patient. S’il y a un solde dû, le patient reçoit une facture ou un lien de paiement par courriel ou par texto. Si une carte est sauvegardée dans ses dossiers et que vous avez le consentement du patient, vous pouvez automatiquement paiement le solde restant et envoyer un reçu.

S’il reste un solde

Les patients paient en ligne, en personne ou par téléphone. Les cabinets qui utilisent des modes de paiement tokenisés peuvent collecter les soldes en toute sécurité sans demander aux patients de saisir à nouveau les informations carte. L’objectif est de boucler la boucle rapidement pour ne pas avoir à faire la chasse aux factures impayées.

Quels sont les meilleurs terminaux de paiement pour les cabinets dentaires?

Dans un cabinet dentaire, le terminal de paiement fait partie de l'expérience patient, du flux de travail à la réception et de votre système de revenus plus large. Un bon terminal préserve la confidentialité, s'intègre à votre suite d'outils technologique et aide le personnel à travailler plus efficacement.

Vous trouverez ci-dessous les éléments à prendre en compte.

Fonctionnalités essentielles

Chaque Terminal doit prendre en charge les cartes à puce, les Paiements rapides et les portefeuilles numériques comme Apple Pay ou Google Pay. Vous ne savez pas quel mode de paiement le patient préfèrera donc votre Terminal devrait pouvoir les gérer tous. Recherchez une interface intuitive. Des écrans faciles à lire, des écrans tactiles et des invites simples peuvent tous vous aider.

Flexibilité

Vous devrez peut-être collecter le paiement à la réception, dans une salle de consultation ou même dans un fauteuil de dentiste.

Envisagez ce qui suit :

• Lecteurs sans fil ou portables pouvant se déplacer avec votre personnel, car ceux-ci peuvent minimiser les goulets d'étranglement au paiement et permettre des conversations financières plus privées après le traitement
  
• Paiement rapide pour les appareils iPhone ou Android, qui sont parfaits pour les consultations ou les zones de traitement flexibles
  
• Plusieurs terminaux par lieu si vous avez un cabinet à fort volume ou un espace physique important
  

Intégration avec vos systèmes

Les meilleurs terminaux s’associent directement à votre logiciel de gestion de cabinet dentaire et votre prestataire de services de paiement afin que votre équipe de réception ne bascule pas entre les systèmes ou ne retape pas les données. Les paiements sont directement publiés dans le grand livre des patients, ce qui peut réduire les erreurs manuelles et vous aider à éviter le rapprochement manuel.

Par exemple, Stripe Terminal se connecte à la plateforme de paiements plus large de Stripe. Ainsi, qu’un patient paie en personne, en ligne ou via mobile, toutes les données circulent dans le même dorsal. Cela signifie des rapports harmonisés, moins de plateformes à gérer et des suivis plus faciles si vous devez collecter un solde plus tard.

Sécurité et conformité

Tout terminal que vous utilisez devrait vous aider à respecter les normes de sécurité et à minimiser votre exposition aux risques.

Cela nécessite ce qui suit :

• Chiffrement point à point (P2PE) pour que les informations sensibles ne touchent jamais vos systèmes sous forme lisible
  
• Utilisation de jetons pour les paiements avec carte au dossier, si vous proposez une facturation récurrente ou si vous souhaitez un paiement post-assurance avec le consentement du patient
  
• Pas de stockage local des données de la carte afin que le personnel ne puisse pas voir ou enregistrer les numéros de carte complets
  

Ajustement opérationnel

• Options de connectivité : Choisissez ce qui fonctionne le mieux dans votre environnement – Wi-Fi pour la flexibilité, Ethernet pour la stabilité ou Bluetooth pour les appareils mobiles.
  
• Reçus : Décidez si vous avez besoin d'une imprimante intégrée, d’envoyer les reçus par courriel ou par message texte, ou les deux. Un grand nombre de cabinets ont complètement abandonné le papier.
  
• Configuration et maintenance : Tenez compte de la facilité des mises à jour, soutenez la disponibilité et gérez les indisponibilités. Un redémarrage du terminal ne doit pas faire dérailler votre planification.
  
• Structure des coûts : Certains fournisseurs vendent carrément des terminaux, tandis que d'autres les louent ou les regroupent avec des contrats de prestation de services. Tenir compte du coût total de possession, y compris soutenir, garantir et mettre à niveau les voies.
  

Le meilleur Terminal pour votre cabinet dépendra de vos priorités. Si votre objectif est un paiement plus rapide, recherchez Paiement rapide, la prise en charge des cartes sauvegardées et une interface utilisateur moderne. Si votre objectif est une meilleure coordination avec la facturation d’assurance et les soldes des patients, choisissez quelque chose qui s'intègre harmonieusement avec votre logiciel de gestion de cabinet. Si vous voulez vous développer, assurez-vous que votre Terminal peut prendre en charge plusieurs emplacements et équipes ou futures lignes de services (p. ex. orthodontie, cosmétique).

Un excellent Terminal réduit l'administration quotidienne, rend le personnel plus efficace et aide les patients à se sentir en confiance et à être pris en charge au dernier moment de leurs visites. Trouvez un Terminal qui s'intègre dans l'image globale de votre système de paiement.

Quelles sont les exigences de sécurité et conformité pour les paiements dentaires?

Lorsque vous traitez les paiements dans un cabinet dentaire, vous travaillez avec deux types de réglementation :

• Celles qui régissent l'information sur la santé des patients
  
• Celles qui régissent la sécurité des cartes paiement
  

Comprendre comment et quand elles se chevauchent est nécessaire pour protéger les données des patients, éviter toute responsabilité et assurer la conformité de vos opérations.

Information sur la santé des patients

Une législation telle que la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) aux États-Unis établit des règles sur la façon de gérer les informations de santé protégées (ISP). Si votre prestataire de services de paiement ne déplace que de l’argent, et non des informations sur les patients ou des détails sur le traitement, cela pourrait être en dehors de ce champ d’application. Mais si votre système gère à la fois les données de paiement et cliniques (par exemple, « 250 $ pour une couronne sur la dent n° 14 pour Jane Doe »), il est probablement sujet à cette réglementation.

Certains systèmes brouillent les cartes, surtout s’ils s’intègrent à votre logiciel de gestion de cabinet. Si les données de paiement sont liées aux dossiers des patients, jouez la prudence et traitez le système comme s’il tombait sous le coup de la réglementation des PHS.

Pour rester conforme :

• Travaillez avec des fournisseurs qui peuvent stocker et transmettre des PHI en toute sécurité
  
• N’incluez pas les détails du traitement dans les messages de paiement non garantis
  
• N'envoyez jamais de PHI par courriel simple ou messagerie texte (message texte)
  

Sécurité de la carte de paiement

Les normes mondiales telles que le Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), ainsi que des lois telles que la directive révisée sur les services de paiement (PSD2) dans l'UE, dictent les exigences de sécurité des cartes de paiement pour les paiements dentaires. Les cabinets dentaires qui acceptent les cartes de crédit ou de débit en personne, en ligne, ou par téléphone devraient donner la priorité aux éléments suivants :

• Utilisez des outils conformes à la norme PCI : Choisissez un prestataire de services de paiement répondant au plus haut Standard de sécurisation des paiements par carte. Stripe, par exemple, est certifié PCI Level 1.
  
• Ne stockez pas vous-même les informations de la carte : Cela signifie d’éviter les feuilles Excel avec numéros de cartes, pas de formulaires papier réels dans un tiroir, ainsi que la saisie manuelle des informations de la cartes sauf si c’est par un système sécurisé. Utilisez des terminaux qui utilisent des jetons et chiffrent la carte dès sa saisie afin que votre cabinet ne touche jamais aux données sensibles.
  
• Utilisez des réseaux sécurisés et des appareils mis à jour : Les lecteurs carte doivent prendre en charge Europay, Mastercard, et Visa (EMV) chip and les Paiements sans contact, qui sont généralement plus sûrs que les bandes magnétiques. Les terminaux et logiciels doivent être tenus à jour, et le Wi-Fi de bureau doit être sécurisé, surtout s’il est connecté aux outils de paiement.
  
• Formez votre personnel : Tous ceux qui gèrent les paiements doivent comprendre quelles données sont sensibles, comment les saisir correctement, et ce qu'il faut éviter (par ex., noter les informations carte ou les envoyer par courriel).
  

Comment choisir la meilleure solution de paiement pour votre cabinet dentaire

Les paiements dentaires sont complexes et impliquent souvent des paiements en personne, en ligne, récurrents, ajustés en fonction de l'assurance et financés, tout à la fois. La bonne solution de paiement devrait simplifier la façon dont vous gérez l'argent dans chacun de ces scénarios.

Voici comment évaluer vos options.

Assurez-vous qu'il s'intègre à vos systèmes

Votre outil de paiement doit s’associer à votre logiciel de gestion de cabinet. À tout le moins, il ne doit pas vous créer de travail supplémentaire.

Cherchez :

• Affichage automatique dans le grand livre du patient
  
• Production de rapports harmonisés entre les différents canaux de paiement
  
• Pas de double entrée entre les plateformes
  

Stripe peut facilement intégrer avec des fournisseurs de logiciels dentaires comme Dentally pour synchroniser tous les types de paiement.

Hiérarchiser les fonctionnalités conçues pour les flux de travail dentaires

Les solutions de paiement généralistes sont souvent insuffisantes dans un environnement clinique.

Assurez-vous que l'outil prend en charge :

• Les paiements en personne, en ligne et mobiles
  
• Les cartes sauvegardées pour la facturation du solde ou les paiements récurrents
  
• Facturation de type abonnement (très bien pour les plans de membership en orthodontie.
  
• Facturation lien de paiement intégré
  
• Plusieurs sites ou prestataires sous un même compte
  
• Outil de financement facultatif
  

Exiger la sécurité et la conformité par défaut

Toute solution que vous choisissez devrait avoir les caractéristiques suivantes :

• Conforme au niveau 1 de PCI
  
• Utilisation chiffrement et utilisation de jetons pour les données carte sauvegardées
  

Vous ne devriez pas avoir besoin de construire un programme de conformité à partir de zéro.

Évaluer l’expérience du patient

Le paiement est-il facile pour les patients? Peut-on utiliser le Paiement rapide à la réception? Peut-on payer en ligne avec un lien adapté aux appareils mobiles? Peut-on payer avec une carte sauvegardée sans difficulté ? La facture ou le reçu a-t-il un sens pour le patient ?

Votre solution de paiement reflète votre marque. Un processus de paiement simple et transparent peut faire une impression forte et positive sur les patients.

Vérifier les fonctions de rapports et rapprochement

Vous devriez être en mesure de faire ce qui suit :

• Suivre les paiements par date, fournisseur ou emplacement
  
• Voir quelles transactions ont été incluses dans chaque dépôt bancaire
  
• Identifier rapidement les soldes en souffrance
  
• Faire le rapprochement avec votre système comptable sans fouiller dans les feuilles de calculs
  

Le bon Dashboard peut vous faire gagner un temps d'administration important.

Comprendre la structure des frais et le coût total

Chaque sous-traitant (de/des données) facture des frais de transaction, mais tous les prix ne sont pas transparents.

Posez les questions suivantes :

• Y a-t-il des minimums mensuels ou des frais de relevé?
  
• Payez-vous un supplément pour conformité PCI ou pour le service d’assistance?
  
• Combien la plateforme facture-t-elle pour la facturation récurrente?
  
• Les coûts de matériel sont-ils payés d'avance, groupés ou loué?
  

Stripe utilise une tarification transparente sans frais cachés, ce qui aide les entreprises à planifier leur avenir tout en évitant les frais surprises.

Tenir compte de l’évolutivité et de la flexibilité

Votre système de paiement fonctionnera-t-il encore si vous ouvrez un second lieu, commencez à offrir des services cosmétiques ou passez à un nouveau logiciel de planification ou de facturation? Recherchez des interfaces de programmation de formulaires d'inscription (API) ouvertes, des options de configuration flexibles et soutenez la multilocalisation. Un bon système devrait croître avec votre cabinet, pas le ralentir.

Ne vous enfermez pas dans quelque chose de rigide

Évitez les fournisseurs qui nécessitent du matériel exclusif ou des contrats pluriannuels, à moins que les conditions ne soient vraiment favorables. Choisissez une solution qui vous donne une marge d'adaptation. Les plateformes comme Stripe offrent la liberté de construire ce dont vous avez besoin, que vous souhaitiez une configuration prête à l’emploi simple ou une approche plus personnalisée.

La meilleure solution de paiement est celle qui facilite le travail de votre équipe, l’expérience du patient et la transparence de vos finances. Si vous continuez à assembler des systèmes pour gérer les paiements en cabinet, en ligne et en solde, il est temps de consolider.